Therapeut

Tutorial zum Serviceplan

In diesem Tutorial wird die Nutzung eines Belegungsplans vom „Typ Service“ zur Erstellung eines Terminkalenders erläutert. SuperSaaS bietet neben dem Servicetyp noch zwei weitere Plantypen, nämlich den „Typ Kapazität“ und den „Typ Ressource“. Um herauszufinden, welcher Typ sich für Ihre Zwecke am besten eignet, lesen Sie bitte die Erläuterung der verschiedenen Plantypen.

In dieser Demo können Sie mit einem Beispiel eines Serviceplans experimentieren. Die Demo verwendet als Beispiel einen Therapeuten, aber es sollte deutlich werden, wie sich dies auf eine Zahnarztpraxis, ein Nagelstudio oder jedes andere Unternehmen anwenden lässt, bei dem eine Reihe von Dienstleistungen zur Auswahl steht.

Servicepläne können Ressourcenpläne nutzen

Ein Service erfordert typischerweise die Verfügbarkeit einer oder mehrerer „Ressourcen“. Der Service „Massage“ würde beispielsweise die Verfügbarkeit der Ressource „Therapeut“ erfordern. Und der Service „Besprechungsraum mit Projektor“ würde sowohl die Verfügbarkeit eines Besprechungsraums als auch die eines Projektors erfordern. Bei der Berechnung der Verfügbarkeit gewährleistet das Online Buchungssystem, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Damit dies funktioniert, müssen Sie einen oder mehrere Pläne vom Typ Ressource anlegen, von denen der Service abhängt. Dies können Sie vor oder nach dem Anlegen des Serviceplans tun. Alle Ressourcen können sich in einem einzigen Ressourcenplan befinden, Sie können diese aber auch auf verschiedene Pläne verteilen. Wenn Sie austauschbare Ressourcen haben, beispielsweise mehrere Besprechungsräume, und der Service in jeder davon erbracht werden kann, sollten diese Ressourcen in demselben Ressourcenplan platziert werden.

Es ist auch möglich, dass mehrere Servicepläne von denselben Ressourcenplänen abhängen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie verschiedene Beschränkungen auf verschiedene Gruppen von Endbenutzern anwenden möchten. Beispielsweise kann der Gruppe „Mitglieder“ ermöglicht werden, die Einzelheiten dessen zu sehen, was andere Mitglieder gebucht haben, und einen anderen Preis als die Nichtmitglieder zu zahlen.

In dem speziellen Fall, dass ein Serviceplan nur eine einzige Ressource verwendet, brauchen Sie keinen separaten Ressourcenplan anzulegen. Konfigurieren Sie den Online Belegungsplan einfach mit der Option „überlappende Termine vermeiden“. Ein Beispiel hierfür ist ein Serviceplan für eine bestimmte Therapeutin: solange sie die einzige ist, die Termine akzeptiert, ist kein separater Ressourcenplan mit ihrer Verfügbarkeit erforderlich, wenn sich die Termine ohnehin nicht überschneiden können.

Mit dem Assistenten einen neuen Serviceplan anlegen

Klicken Sie auf den Link „Neuer Plan“ im rechten Menü der Dashboard-Seite, um einen neuen Belegungsplan anzulegen. Vorausgesetzt, dass Sie bereits ein SuperSaaS-Konto besitzen und eingeloggt sind, finden Sie oben auf dieser Seite einen Link zum Dashboard. Dieser führt Sie zu einem Assistenten, der Ihnen eine Reihe von Fragen stellt und dann einen Belegungsplan mit zweckmäßigen Standardeinstellungen für Ihre Situation anlegt. Auf dem ersten Bildschirm des Assistenten haben Sie die Wahl unter den verschiedenen Plantypen. Diese Wahl ist wichtig, denn im Gegensatz zu allen anderen Einstellungen können Sie sie nur verändern, indem Sie mit einem neuen Belegungsplan noch einmal ganz von vorn beginnen. Dieses Tutorial geht davon aus, dass Sie sich für einen Plan vom Typ „Service“ entschieden haben. Wenn Sie hier unsicher sind, lesen Sie bitte die Erläuterungen im Assistenten.

Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie gebeten, einen Namen für Ihren Belegungsplan zu wählen, und im letzten Schritt müssen Sie dann die Services und Standardwerte für die Verfügbarkeit der Services aufführen. Im Einrichtungsassistenten definieren Sie nur Namen und Dauer jedes Services. Wenn Sie bereits einen Ressourcenplan angelegt haben, sehen Sie neben jedem Service außerdem ein Auswahlelement, mit dem Sie definieren können, welche Ressourcen er nutzen soll. Später erhalten Sie Gelegenheit, für jeden Service zusätzliche Details wie etwa einen Preis und eine Beschreibung anzugeben. Wenn Sie nur einen einzigen Service definieren, passt sich die Benutzeroberfläche entsprechend an und das Auswahlelement wird ausgeblendet.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Tage in feste Anfangszeiten zu unterteilen, zu denen die Teilnehmer Online buchen können, beispielsweise jede Stunde oder alle 10 Minuten. Auch wenn das Buchungssystem mit beliebigen Anfangszeiten korrekt arbeitet, kann es hier zu überraschenden Ergebnissen kommen. Wenn die Verfügbarkeit von Ressourcen sich beispielsweise nur um wenige Minuten unterscheidet, würde das Online Buchungssystem mit winzigen Feldern von wenigen Minuten Länge anzeigen, dass für die in diesem Moment gebuchten Services verschiedene Ressourcen zur Verfügung stehen. Dies ist nur selten praktisch und könnte Ihre Teilnehmer verwirren. Wenn Anfangszeiten stundenweise beschränkt sind, zeichnet das Buchungssystem ein Raster aus Feldern, in denen die für diese bestimmte Stunde verfügbaren Ressourcen enthalten sind, was viel besser aussieht.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Beenden“ klicken, konfiguriert das Buchungssystem Ihren Belegungsplan und stellt ihn direkt Online.

Die Grundfunktionen ausprobieren

Menüfeld

Um den Belegungsplan auszuprobieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzen“, die Sie im Menüfeld finden (siehe Abbildung rechts). Sie ist nur sichtbar, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, reguläre Benutzer sehen sie nicht. Sie können Ihren Belegungsplan auch über die Dashboard-Seite finden, zu der Sie immer über den Link in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms gelangen können.

Beispiel für Serviceplan

Zu Beginn ist der Belegungsplan völlig leer. Wenn Sie mehr als einen Service eingegeben haben, finden Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Spalte zur Auswahl eines Services. Um einen Online Termin zu erstellen, klicken Sie auf eines der gepunkteten Felder, mit denen die Stellen angegeben werden, an denen eine Buchung möglich ist.

Wenn Sie auf „Reservierung erstellen“ klicken, wird der Online Buchungskalender aktualisiert, um den Termin anzuzeigen, und passt die Verfügbarkeit entsprechend an. Klicken Sie erneut auf den Termin, den Sie gerade angelegt haben, und es erscheint ein Fenster mit den Schaltflächen „Aktualisieren“ und „Löschen“, mit denen Sie ihn bearbeiten können.

In einem Serviceplan angelegte Termine erscheinen in den Ressourcenplänen aller Ressourcen, von denen sie abhängig sind, können dort aber nicht bearbeitet werden. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster mit einem Link zu dem Online Belegungsplan, in dem sie bearbeitet werden können. Wenn derselbe Termin in mehreren Plänen erscheint, zählt er für Ihre Abonutzung dennoch als ein einziger Termin.

Die Konfiguration ändern

Der Assistent richtet den Online Buchungskalender mit zweckmäßigen Standards ein, aber Sie werden die Konfiguration wahrscheinlich ändern wollen, um sie besser an Ihre Anforderungen anzupassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren“, um zur Seite „Konfigurationsübersicht“ zu gelangen, auf der Sie eine Zusammenfassung aller verfügbaren Optionen finden. Auf dieser Übersichtsseite können Sie den Online Buchungskalender außerdem löschen oder vorübergehend sperren. Die erste Registerkarte, „Services“, wird auf dieser Seite ausführlich erläutert. Für die anderen Registerkarten gibt es jeweils ein eigenes Kapitel.

Die Registerkarte „Services“

Registerkarte Services

Auf der Registerkarte „Services“ sind die verfügbaren Services und ihre Beziehungen zu den Ressourcen aufgeführt. Wenn Sie keine Registerkarte „Services“ sehen, schauen Sie sich vielleicht gerade einen anderen Plantyp an: die anderen Plantypen haben statt der Registerkarte „Services“ eine Registerkarte „Ressourcen“.

In der oberen Hälfte des Bildschirms können Sie Ihre Dienste erstellen und aktualisieren. Sie können in die Zeilen klicken und sie in eine andere Position ziehen, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Services aufgeführt sind. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Neuer Service“ oder auf das Bearbeiten-Symbol eines bestehenden Services klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Einzelheiten ändern können. Um die Farbe zu ändern, klicken Sie mehrmals auf das farbige Feld in der oberen rechten Ecke des Pop-up-Fensters. Sie können für jeden Service einen festen Preis eingeben. Wenn Sie mehr Flexibilität möchten, können Sie aber auch Preisregeln erstellen, die beispielsweise „dieser Service ist am Wochenende 20 % günstiger“ angeben. Weitere Informationen zum Anlegen von Preisregeln finden Sie im Zahlungstutorial.

Mit dem Optionsfeld „Ausblenden“ können Sie einen Service erstellen, der nur dem Administrator und den Superbenutzern zur Verfügung steht. Ausgeblendete Services erscheinen nicht in der Serviceliste, die Kunden sehen. Wenn Sie möchten, dass die Verfügbarkeit für einen Online Service eine andere Länge verwendet, können Sie dies auch auf einfachere Art erreichen: auf der Registerkarte „Zugang“ finden Sie das Kontrollkästchen „Superbenutzern und dem Administrator erlauben, alle zeitlichen Beschränkungen zu ignorieren“. Damit können Sie eine beliebige Endzeit direkt im Plan eingeben, statt dafür einen separaten Service zu erstellen.

In das große Feld unten können Sie eine Beschreibung des Services eingeben, die bei Auswahl des Services erscheint. Es kann Formatierung und Bilder enthalten, Sie können aber nur zu solchen Bildern verlinken, die bereits irgendwo im Internet zur Verfügung stehen, also müssen Sie diese vielleicht zunächst auf eine Website hochladen.

Wenn Ihr Konto Ressourcenpläne enthält, finden Sie in dem Fenster auch einen Bereich „Ressourcen“, in dem Sie angeben können, welche Ressourcen bei einer Buchung zur Verfügung stehen müssen. Sie könnten zum Beispiel angeben, dass eine Behandlung die gleichzeitige Buchung eines bestimmten Therapeuten und eines Behandlungsraums erfordert. Um neue Ressourcen hinzuzufügen, gehen Sie auf die Dashboard-Seite, klicken Sie auf „Neuer Plan“ und wählen Sie den Plantyp „Ressource“. Sie können auch auf der Registerkarte „Ressourcen“ eines vorhandenen Ressourcenplans zusätzliche Ressourcen hinzufügen.

Die untere Hälfte der Registerkarte „Services“ enthält allgemeine Einstellungen, welche die Services beschreiben. Im Bereich „Begriff zur Beschreibung eines Eintrags“ können Sie statt „Reservierung“ auch eine passendere Bezeichnung wählen. Im Falle eines Therapeuten wären beispielsweise „Sitzung“ oder „Behandlung“ gut geeignet. Dieser Begriff wird dann in allen Dialogfeldern, Hilfetexten und Bestätigungsmails verwendet. Sie können auch den Begriff für einen „Benutzer“ ändern, beispielsweise in „Patient“. Diese Einstellung finden Sie auf der allgemeinen Seite „Layouteinstellungen“. Wenn Sie einen individuellen Begriff für eine Reservierung verwenden, geben Sie die Singularform ein und das System wird diese ggf. in die Pluralform umwandeln. Bei unregelmäßigen Pluralformen können Sie „Singular,Plural“ eingeben und das Buchungssystem wird die passende Form wählen.

Unter der Überschrift „Limit pro Benutzer“ können Sie eine Höchstzahl von Terminen festlegen, die ein regulärer Kunde vereinbaren kann. Wenn diese Höchstzahl erreicht ist, kann er nur noch Termine ändern oder diese löschen. Wenn ein Service von einem oder mehreren Ressourcenplänen abhängig ist, werden dort festgelegte Limits ebenfalls angewendet.

Wenn das Kontrollkästchen „Mehrere Reservierungen können gleichzeitig stattfinden“ nicht aktiviert ist, verhält sich der Belegungsplan im Grunde so, als sei für jeden Termin eine einzige gemeinsam genutzte Ressource erforderlich. Dies ist beispielsweise günstig, wenn der Online Belegungsplan von einer einzigen praktischen Ärztin genutzt wird, da zur Nachverfolgung ihrer Verfügbarkeit kein zusätzlicher Ressourcenplan erforderlich wäre.

Das Feld „Anfangszeiten beschränken“ ermöglicht Ihnen die Aufteilung der Verfügbarkeit in ein Raster mit Feldern verfügbarer Zeiten. Dadurch kann ein Kunde eine Uhrzeit durch einfaches Klicken auf ein Feld wählen, was üblicherweise für den Teilnehmer angenehmer ist, als wenn die Zeit uneingeschränkt gelassen würde.

Wenn Sie einen Service haben, der von einer austauschbaren Ressource abhängt, kann das Online Buchungssystem dem Kunden optional ein Drop-down-Menü zeigen, in dem er festlegt, welche der Ressourcen er bevorzugt. Dies kann beispielsweise dazu verwendet werden, den Kunden für seinen Haarschnitt einen bestimmten Friseur wählen zu lassen. Wenn Sie mehrere Services haben, gibt es schließlich noch eine Option für die Festlegung, ob ein Besucher zunächst eine Liste der verfügbaren Services ohne Kalender sehen oder ob der erste Service auf der Liste vorgewählt werden soll.

Wie Pläne interagieren

Wenn das Online Buchungssystem die Verfügbarkeit überprüft, berücksichtigt es selbstverständlich auch, ob es für eine der erforderlichen Ressourcen widersprüchliche Termine gibt. Es gibt aber noch viele weitere Planungsbeschränkungen, die Sie konfigurieren können:

Ein Zeitraum ist nur verfügbar, wenn er alle diese Einschränkungen erfüllt, einschließlich der Einschränkungen für jede Ressource, von welcher der Belegungsplan abhängt.

Die Registerkarte „Öffnungszeiten“ für jeden Plan (auf dem Bildschirm „Überwachen“) besitzt im unteren Teil einen Bereich zur Festlegung, wie die Verfügbarkeitsinformationen angewendet werden, und ein Kontrollkästchen, mit dem der Administrator alle zeitlichen Einschränkungen für den Plan ignorieren kann. Wenn Sie eine Beschränkung hier ausschalten, wird sie auch in abhängigen Services ignoriert.

Alle anderen Einstellungen im Plan gelten nur für Buchungen, die in diesem konkreten Belegungsplan erfolgt sind. Insbesondere werden nur eine Bestätigungs- und eine Erinnerungsmail versendet, so wie dies von den Bestätigungseinstellungen in dem Plan definiert ist, in dem der Teilnehmer die Buchung vorgenommen hat. E-Mail-Einstellungen für die abhängigen Ressourcen werden ignoriert. Ebenso werden nur die Preis- und Zahlungseinstellungen des Plans angewendet, in dem der Termin vereinbart wurde.


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