Individuelle Formulare

Das Standardformular zur Erfassung von Termindaten während eines Buchungsvorgangs bietet eine begrenzte Anzahl anpassbarer Felder. Wenn Sie zusätzliche Informationen erfassen möchten, können Sie ein individuelles Formular anlegen, das Platz für viele weitere Felder bietet und andere Spezialfuktionen wie eine größere Vielfalt von Widgets und Formatierungsoptionen enthält.

Ein individuelles Formular lässt sich auf drei verschiedene Weisen verwenden:

  1. Ein Formular kann dazu benutzt werden, zusätzliche Informationen zu erfassen, wenn jemand eine Buchung vornimmt. Dadurch können Sie viel mehr Informationen als mit dem Standardformular erfassen.
  2. Ein Formular kann dazu benutzt werden, zusätzliche Informationen zu erfassen, wenn jemand sich für ein Konto anmeldet. Dies ist praktisch für Formulare, die nur einmal ausgefüllt zu werden brauchen, beispielsweise, um die Zustimmung zu den Geschäftsbedingungen einzuholen.
  3. Ein Formular kann auch eigenständig, also außerhalb eines Buchungsvorgangs, benutzt werden. Das bedeutet, Sie können jemanden direkt zu einem Formular weiterleiten, ohne einen Planungsschritt durchlaufen zu müssen. Dies ist praktisch für die Anmeldung zu einer einmaligen Veranstaltung, bei der Sie den Planungsschritt auslassen können.

Ein individuelles Formular anlegen

Zum Anlegen eines neuen Formulars gehen Sie auf die Dashboard-Seite und wählen Sie im rechten Menü die Option „Neues Formular“. Sie müssen dann zunächst zwischen einem „integrierten“ und einem „eigenständigen“ Formular wählen. Später können Sie ganz leicht zwischen den beiden Formulararten wechseln. Wenn Sie unsicher sind, welches Sie benötigen, wählen Sie für den Anfang das „integrierte“ Formular, denn es lässt sich einfacher einrichten. Wenn Sie zuvor bereits ein individuelles Formular angelegt haben, erscheint außerdem eine Option, mit der Sie dieses Formular als Grundlage Ihres neuen Formulars kopieren können.

Designer für neues Formular Auf dem nächsten Bildschirm können Sie das Formular gestalten. Wählen Sie zunächst eine Feldart aus dem linken unteren Bereich, beispielsweise ein „Textfeld“ oder „Optionsfelder“. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das Feld anpassen können, indem Sie einen Namen, einen Standardwert und verschiedene andere Optionen festlegen, die je nach gewählter Feldart variieren. Die Optionen können auch frei gelassen werden, wenn Sie einem Feld keine Bezeichnung oder einen Hilfstext zuordnen möchten, das Layout passt sich dann entsprechend an.

Die meisten Feldarten bieten ein Kontrollkästchen vom Typ „Pflichtfeld“ an. Das bedeutet, dass das Formular nicht abgeschickt werden kann, wenn das Feld frei gelassen wird. Manche Felder enthalten auch ein Kontrollkästchen vom Typ „Eindeutig“. Mit dieser Option wird gewährleistet, dass bei jedem Formular ein anderer Wert in diesem Feld stehen muss. Das kann beispielsweise dann hilfreich sein, wenn die Anwender einen eindeutigen Namen wählen sollen. Im Feld „Hilfstext“ können Sie einen Text eingeben, der direkt neben dem Feld platziert wird und dem Kunden dabei hilft, dieses auszufüllen.

Einige Felder enthalten eine Liste von Optionen, beispielsweise die „Optionsfelder“ und das „Drop-down-Menü“. Sie führen jede Option in einer separaten Zeile auf und können auf Wunsch den Text, der in der Datenbank gespeichert werden soll, in eckigen Klammern hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel die Option „New York Suite [Zimmer 1]“ anbieten, zeigt die Benutzeroberfläche „New York Suite“ an, aber wenn Sie das Formular herunterladen, sehen Sie „Zimmer 1“. Wenn Sie nur Klammern zu einer Option hinzufügen, wird in der Datenbank nichts gespeichert, was Sie zusammen mit der Option „Pflichtfeld“ dazu verwenden können, eine nicht wählbare Option zu erstellen. Eine praktische Anwendung dieses Sonderfalls ist es, als erste Option eines Drop-down-Menüs „Bitte wählen Sie einen/eine/ein [ ]“ festzulegen. Die Option „Pflichtfeld“ lässt sich auch zu einem Feld mit einem einzigen Kontrollkästchen hinzufügen. Dadurch können Sie eine Option „Aktivieren Sie dieses Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen“ erstellen. Die Bedingungen würden Sie typischerweise in einem HTML-Feld über diesem Feld platzieren.

Jedes Feld kann auf „Normal“ (Standard), „Ausgeblendet“ oder „Schreibgeschützt“ eingestellt werden. Wenn ein Feld ausgeblendet wird, ist es nur für Superbenutzer und den Administrator sichtbar. Das kann praktisch sein, um interne Anmerkungen hinzuzufügen, die der Kunde nicht sehen soll. Beachten Sie, dass es an einem anderen Ort im Reservierungssystem auch eine Option gibt, mit der sich ein gesamtes Formular ausblenden lässt. Wenn Sie diese Option nutzen, können Sie einfach alle Felder auf „Normal“ eingestellt lassen. Wenn ein Feld auf „Schreibgeschützt“ eingestellt ist, kann jeder das Feld sehen, aber nur Superbenutzer und der Administrator können Änderungen daran vornehmen. Dies ist etwa für eine Mitgliedsnummer praktisch, die der Kunde sehen darf, aber nicht bearbeiten soll.

Wenn Sie auf „Feld hinzufügen“ geklickt haben, erscheint das Feld im Formular und Sie können ein weiteres erstellen. Beachten Sie, dass die Änderungen am Formular erst dann wirksam werden, wenn Sie auf „Änderungen speichern“ klicken. Sie können auch auf die Schaltfläche im Formular klicken, um die Seite zu speichern.

Wenn Sie das Formular in einen Terminplan integriert verwenden, werden Sie wahrscheinlich keine Standardfelder wie „E-Mail“ zu Ihrem individuellen Formular hinzufügen wollen. Nutzen Sie dafür stattdessen das passende Feld auf dem Standardformular. Der Grund dafür ist, dass das Reservierungssystem nicht wissen wird, wie es Bestätigungen oder Erinnerungen per E-Mail an ein individuelles Feld senden soll, das Sie „E-Mail“ genannt haben, stattdessen wird es versuchen, das E-Mail-Feld des Standardformulars zu verwenden. Die Felder des Standardformulars lassen sich auch einfacher in einer Listenansicht auf den Überwachen-Seiten des Plans anzeigen.

Ein Formular anpassen

Wenn Sie ein Feld bearbeiten möchten, können Sie einfach darauf klicken, um ein Pop-up-Fenster „Feld bearbeiten“ anzeigen zu lassen. Um die Anordnung der Felder im Formular zu verändern, klicken Sie auf ein Feld und ziehen Sie es mit der Maus an den gewünschten Ort. Beachten Sie bitte: wenn Sie ein Feld aus dem Formular löschen, gehen die Informationen verloren, die sich in bereits abgeschickten Formularen in diesem Feld befunden haben. Die Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie die Seite speichern.

Sie können das Layout der Felder über die Schaltflächen im oberen linken Bereich anpassen. Standardmäßig werden die Felder mit der Bezeichnung über dem Text aufgeführt, Sie können aber stattdessen auch zwei Spalten anzeigen lassen, wobei in der linken die Bezeichnungen und in der rechten die Felder stehen. Wenn Sie Felder ohne Bezeichnung haben, erstrecken diese sich über beide Spalten.

Ein- und Zwei-Spalten-Layout Die Standardoption „Auto“ für die Formularbreite ermöglicht dem Browser die Wahl des optimalen Layouts. Dies bedeutet normalerweise, dass der Browser das Formular so anpasst, dass es so breit ist wie das größte Feld. Sie können diese Anpassung aber mithilfe der Schaltflächen „S“, „M“ und „L“ außer Kraft setzen und das Formular auf eine Breite von 600, 750 oder 900 Pixeln einstellen lassen. Wenn Sie das Zwei-Spalten-Layout verwenden, können Sie den Browser außerdem die relative Breite der beiden Spalten auf „20/80“, „30/70“ oder „40/60“ festlegen lassen oder die Einstellung „Auto“ beibehalten, in der der Browser je nach Spaltenbreite seine eigene Entscheidung trifft. Zusätzlich können Sie bei Textfeldern eine feste Breite und bei Textbereichen eine feste Höhe einstellen.

Sie können die Farbe des Formulars, des Textes und aller anderen Elemente auf der Seite „Layout-Einstellungen“ ändern, die Sie über Ihr Dashboard erreichen können. Das HTML-Feld besitzt Optionen zur Festlegung von Text- und Hintergrundfarbe nur für dieses Feld. Wenn das HTML-Feld Bilder enthalten soll, müssen diese im Internet verfügbar sein, Sie können keine Bilder von Ihrem Computer hochladen.

Wenn Sie das Formular gespeichert haben, gelangen Sie zum Konfigurationsbildschirm. Von hier aus können Sie das neue Formular ausprobieren, wenn Sie auf die blaue Schaltfläche „Benutzen“ klicken. Wenn Sie das Formular verändern möchten, können Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren“ und dann auf die Registerkarte „Design“ klicken, um weiter damit zu arbeiten.

Ein Formular zu einem Buchungs- oder Anmeldungsvorgang hinzufügen

Sie können ein Formular an zwei verschiedenen Stellen hinzufügen. Wenn das Formular für jeden Termin ausgefüllt werden soll, fügen Sie es dem Buchungsvorgang bei. Auf der Registerkarte „Prozess“ der Konfigurationsseite können Sie ein Formular zu einem Terminplan hinzufügen. Wenn Sie hingegen möchten, dass das Formular nur ein Mal pro Anmeldung ausgefüllt wird, werden Sie es typischerweise dem Vorgang zur Kontoanmeldung hinzufügen. Auf der Seite „Zugangskontrolle“ können Sie ein Formular zum Anmeldungsvorgang hinzufügen. Wenn Ihre Kunden typischerweise nur eine Buchung vornehmen oder Ihre Teilnehmer sich nicht einloggen müssen, fügen Sie das Formular besser zum Buchungsvorgang hinzu.

Die Optionen zum Hinzufügen eines Formulars werden erst sichtbar, wenn Sie Ihr erstes individuelles Formular angelegt haben. Wenn Sie ein Formular hinzufügen, müssen Sie wählen, ob das Formular von Ihnen oder vom Teilnehmer auszufüllen ist und ob es für die Teilnehmer sichtbar sein soll oder nicht.

Das Formular und das Objekt, dem es hinzugefügt wurde (ein Endbenutzerkonto oder ein Termin) werden nur in der Datenbank gespeichert, wenn beide gültig sind. Wenn also jemand einen Termin vereinbart und dann den Browser schließt, ohne das dazugehörige Formular auszufüllen, wird der Termin nicht gespeichert.

Wenn Sie für neu erstellte Termine oder Konten eine Bestätigung versenden, können Sie der Bestätigungsnachricht das Formular beifügen, indem Sie das magische Wort $form in den E-Mail-Text schreiben.

Abgeschickte Formulare verwalten

Auf dem Bildschirm „Überwachen“ werden alle abgeschickten Formulare aufgeführt, unabhängig davon, ob sie als Teil eines anderen Vorgangs oder allein abgeschickt wurden. Wenn ein Formular als Teil eines anderen Vorgangs abgeschickt wurde, enthält es einen Link, über den man direkt zu dem entsprechenden Teil des Vorgangs gelangt. Eine Kurzfassung jedes Formulars können Sie in einem kleinen Pop-up-Fenster sehen, das erscheint, wenn Sie auf das Formularsymbol in der Tabelle klicken und einen Link enthält, über den die Vollversion des Formulars gelöscht oder bearbeitet werden kann.

Wenn Sie ein Formular löschen, wird es in den Papierkorb verschoben. Über den Link im oberen Bereich der Tabelle können Sie sich den Papierkorb ansehen und das Formular wiederherstellen. Wenn ein Formular einem anderen Objekt hinzugefügt worden ist (etwa einem Termin), wird es automatisch in den Papierkorb verschoben, wenn der Termin selbst gelöscht wird (es wird auch automatisch aus dem Papierkorb wiederhergestellt, wenn der Termin wiederhergestellt wird). Bei einem sich wiederholenden Termin kann ein Formular zu mehreren Objekten hinzugefügt werden. Das Formular wird dann nur in den Papierkorb verschoben, wenn alle zugehörigen Termine gelöscht worden sind. Die Elemente werden nach einer Woche automatisch aus dem Papierkorb entfernt.

Sie können alle Formulare vom Bildschirm „Überwachen“ aus herunterladen, indem Sie auf den grünen Pfeil nach unten klicken und den Dateityp wählen. Wenn ein Formular dem Anmeldungsvorgang hinzugefügt worden ist, kann es bequem als Teil der Benutzerinformationen auf dem Bildschirm „Exportieren“ heruntergeladen werden. Ist das Formular einem Buchungsvorgang hinzugefügt worden, kann es auf der Seite „Überwachen“, Registerkarte „Download“, als Teil der Buchungen eingeschlossen werden.

Auf dem Bildschirm „Nutzungsinformationen“, den Sie über das Dashboardmenü erreichen können, sehen Sie die Gesamtzahl aller Formulare, die Sie angelegt haben, und die für Ihr Paket zulässige Gesamtzahl. Auf diesem Bildschirm können Sie auch Formulare, die nicht länger benötigt werden, schnell löschen.

Ein eigenständiges Formular verwenden

Ein eigenständiges Formular ist mit einem integrierten Formular identisch und kann auch als integriertes Formular verwendet werden, besitzt aber zusätzliche Funktionen, durch die es auch allein verwendet werden kann. Ein Anwendungsbeispiel wäre etwa das Hinzufügen eines Kontaktformulars zu Ihrer Website.

Sie können ein Formular als eigenständiges Formular bestimmen, wenn Sie es zum ersten Mal erstellen. Alternativ können Sie auch ein vorhandenes integriertes Formular in ein eigenständiges Formular umwandeln (und umgekehrt). Gehen Sie dazu auf seine Konfigurationsseite, wählen Sie die Registerkarte „Übersicht“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Umwandeln“ im unteren Bildschirmteil.

Ein eigenständiges Formular erhält seine eigene URL, über die es direkt erreicht werden kann. Sie können die URL so verändern, dass diese Ihren eigenen Domänennamen enthält, wie im Tutorial Individuelle URL erläutert wird. Es hat auch zwei zusätzliche Einstellungsbildschirme: die Registerkarte „Prozess“, auf der sich der Absendevorgang des Formulars anpassen lässt, und die Registerkarte „Nachrichten“, auf der Sie die Nachrichten anpassen können, die als Teil des Vorgangs angezeigt werden. Die Einstellungen auf diesen Registerkarten sind wirkungslos, wenn das Formular als integriertes Formular verwendet wird; in diesem Fall können die Einstellungen auf dem Konfigurationsbildschirm des Plans verändert werden, in den das Formular integriert worden ist.

Die Registerkarte „Prozess“ beschreibt, wie der Ausfüllvorgang eines Formulars aussieht. Durch die Änderungen, die Sie vornehmen, wird ein Flowchart im unteren Bereich dynamisch aktualisiert. Im ersten Abschnitt können Sie einschränken, wer auf das Formular zugreifen darf und wann das Formular zur Verfügung steht. Beispielsweise können Sie das Formular schließen, wenn sich eine bestimmte Anzahl von Personen angemeldet hat oder ein bestimmtes Datum erreicht worden ist, und danach eine individuelle Nachricht anzeigen lassen. Diese individuelle Nachricht können Sie auf der Registerkarte „Nachrichten“ definieren. Diese Registerkarte ermöglicht Ihnen außerdem die individuelle Anpassung der Nachricht „Danke“, die nach der erfolgreichen Anmeldung angezeigt wird, sowie der optionalen E-Mail-Bestätigung.

Sie können einen Link zu dem Formular auf Ihrer eigenen Website platzieren oder ihn in einen iframe setzen, ähnlich wie beim Integrieren eines Plans in Ihre Site. Wenn der Teilnehmer das Formular ausgefüllt hat, können Sie ihn entweder zurück zu Ihrer Site weiterleiten oder eine „Danke“-Nachricht anzeigen.

Wenn Sie ein ausgeblendetes Feld verwendet haben, sieht das Formular für Ihre Kunden anders aus als für Sie selbst. Um sich anzusehen, wie das Formular für einen Kunden erscheint, müssen Sie sich ausloggen und die Seite erneut aufrufen, als wären Sie ein normaler Besucher, oder das Formular in einem anderen Browser öffnen.


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