Golfer

Online Reservierungssystem und Terminplan für Ihre Website

Dieses Tutorial zeigt Ihnen anhand eines Golfturniers, wie Sie ein Online Event Reservierungssystem anlegen können. Sie können es einfach als Anmeldeformular verwenden oder aufwendigere Funktionen hinzufügen, etwa eine automatisierte Warteliste oder eine Einziehung von Zahlungen bei jeder Anmeldung. Das Endergebnis können Sie sich in diesem Demo-Reservierungssystem ansehen. Diese Anweisungen sollten sich problemlos an Ihren spezifischen Bedarf anpassen lassen. Beispielsweise können die Anweisungen ebenso gut dazu verwendet werden, die Terminbuchung für eine Theateraufführung einzurichten oder die Anmeldung zu einer Party zu ermöglichen.

In diesem Beispiel erstellen wir ein Reservierungssystem für eine einzelne Veranstaltung. Wenn Sie mehrere Veranstaltungen haben und die Teilnehmer sich ein Datum aus dem Buchungskalender aussuchen sollen, oder wenn Ihre Veranstaltung aus verschiedenen Teilen besteht, die einzeln ausgewählt werden können, dann sollten Sie sich stattdessen das Tutorial "Kapazitätsplan" ansehen.

So verwenden Sie diese Dokumentation

Normalerweise wird ein SuperSaaS Terminplan mit einem „Erstellen und Testen“-Zyklus eingerichtet:

  1. Legen Sie mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan an
  2. Probieren Sie aus, ob er wie erwartet funktioniert
  3. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Konfiguration vor und gehen Sie dann zurück zu Schritt 2
  4. Wenn Sie zufrieden sind, integrieren Sie den Online Terminplan in Ihre eigene Website

Diese Dokumentation folgt diesem Grundmuster, weicht aber an einigen Stellen davon ab, um eine logische Gruppierung nach Themen zu ermöglichen. Wenn Sie unten auf den Link „Nächstes Kapitel“ klicken, sehen Sie das Material in linearer Reihenfolge. Sie können aber über die tutorial index auch schnell zu einem für Sie interessanten Thema springen.

Falls Sie noch kein Konto bei SuperSaaS haben, legen Sie bitte vor dem Start eines an. Es ist kostenlos und Sie benötigen dafür nichts weiter als eine gültige E-Mail-Adresse. Loggen Sie sich in Ihr Konto ein, um zur Dashboard-Seite zu gelangen. Wenn Sie bereits einen anderen Terminplan angelegt haben, wird dieser auf der Dashboard-Seite angezeigt, andernfalls ist diese zum größten Teil leer.

Mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan anlegen

Klicken Sie auf die Option „Neuer Plan“ im Menü rechts, um den Assistenten zur Planerstellung zu starten. Der Assistent wird Ihnen eine Reihe von Fragen stellen und einen Online Terminplan mit Standardeinstellungen anlegen, die zu Ihrer Situation passen. Auf dem ersten Bildschirm des Assistenten können Sie zwischen „Kapazitätsplan“ und „Ressourcenplan“ wählen. Diese Wahl ist sehr wichtig, denn im Unterschied zu allen anderen Einstellungen können Sie sie nicht ändern, sondern müssen einen ganz neuen Terminplan anlegen.

Für dieses Beispiel brauchen wir einen Terminplan vom Typ "Kapazität", denn es können natürlich mehrere Personen an unserer Veranstaltung teilnehmen. Wenn Sie die Veranstaltung in Zeitfenster aufteilen möchten, wobei jeder Slot von einer Person gebucht werden kann – zum Beispiel für die Anmeldung zu einem Elternabend –, dann ist das Tutorial "Ressourcenplan" besser geeignet.

Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt 2 zu gelangen, in dem Sie Ihrem Terminplan einen Titel geben. Dieser Titel bildet zusammen mit Ihrem Kontonamen die Webadresse, die Anwender Ihres Terminplans in ihrem Browser sehen. Sie können den Terminplan einfach "Terminplan" nennen, aber es ist für Ihre Anwender hilfreicher, wenn Sie einen Namen wählen, der das, was Sie verplanen, besser beschreibt. Wir wählen hier "Golfturnier" und klicken auf "Nächster Schritt".

In Schritt 3 legen wir fest, wie viele Personen an unserer Veranstaltung teilnehmen können. Wir wählen hier eine niedrige Zahl, damit wir sie rasch erreichen und so die Wartelistenfunktion ausprobieren können, aber Sie können diese Zahl natürlich später ändern. Durch Aktivierung des entsprechenden Kästchens entscheiden wir, dass wir die Warteliste nutzen möchten. Sie können auch "Unbegrenzt" markieren, wenn Sie die Teilnehmerzahl nicht einschränken möchten. Als Standarddauer geben wir die Dauer unserer Veranstaltung an, nämlich 4 Stunden. Im unteren Bereich der Seite wählen wir die Option "Dies gilt nur für eine einzelne Veranstaltung, lediglich Anmeldeformular vorlegen" Durch Klicken auf die Schaltfläche "Beenden" wird ein leerer Terminplan angelegt und sofort Online gestellt. Als nächstes müssen wir definieren, wann unser Event stattfindet.

Menüfeld

Die Grundfunktionen ausprobieren

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Benutzen" im Menüfeld auf der rechten Seite, um Ihren Plan zu benutzen. Diese ist nur sichtbar, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind. Normale Benutzer sehen den gleichen Plan, aber mit weniger Optionen. Sie finden die Schaltfläche "Benutzen" auch auf Ihrer Dashboard-Seite. Diese können Sie jederzeit aufrufen, indem Sie auf den Link in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. Eine weitere Option ist die Verwendung eines Lesezeichens in Ihrem Browser, mit dem Sie Ihren Plan rasch auffinden können.

Leerer Terminplan Wenn Sie Ihre Anwendung zum ersten Mal aufrufen, erscheint ein leerer Terminplan. Eine Menge von dem, was Sie hier sehen, kann konfiguriert werden. Wir kommen später darauf zurück, lassen Sie uns zunächst die Grundfunktionen des Online Reservierungssystems ausprobieren.

Sie haben nun ein im Wesentlichen funktionierendes Termin Reservierungssystem. Zunächst erstellen wir einen leeren Slot mit den Informationen über die Veranstaltung, die wir organisieren, indem wir auf "Slot erstellen" klicken. Wenn wir auf die Schaltfläche "Slot erstellen" klicken, öffnet sich ein Fenster namens "Neuer Slot". Wenn sich das Dialogfenster an einer unpraktischen Stelle befindet, können Sie es einfach wie jedes andere Fenster verschieben (mit der linken Maustaste auf die Titelleiste klicken, Taste gedrückt halten und ziehen). Dialog Neuer Slot Geben Sie das Datum und einen aussagekräftigen "Titel" an. Das Format des Dialogs ist ein wenig anders als hier gezeigt, wenn Sie Felder auslassen. Wie wir später sehen werden, können Sie in dem Bereich über dem Terminplan eine ausführlichere Beschreibung angeben. In dem Bereich über dem Terminplan haben Sie auch verschiedene Formatierungsoptionen und können Farben ändern oder Bilder hinzufügen.

Konfiguration ändern

Vereinfachte Ansicht

Der Online Assistent hat bei der Einrichtung Ihres Terminplans eine ganze Reihe von Punkten vorausgesetzt – unter anderem auch, dass wir keinen Kalenderbildschirm anzeigen möchten. Falls wir unter verschiedenen Veranstaltungen wählen können, kann es hilfreich sein, diesen Bildschirm wieder zu aktivieren. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Konfigurieren" erreichen Sie die Seite "Konfigurationsübersicht", auf der Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Optionen sehen, die Sie ändern können. Auf dieser Seite können Sie den Terminplan auch vorübergehend sperren oder ganz löschen. Auf der Registerkarte "Layout" finden Sie die Option "Vereinfacht anzeigen, wenn nur ein Slot", die Sie deaktivieren können. Auf dieser Seite finden Sie außerdem ein Feld namens "Meldung für den oberen Bereich des Plans:", in dem wir über HTML-Text und Links weitere Einzelheiten zu unserer Veranstaltung angeben können. Klicken Sie nun zum Speichern der Seite auf die Schaltfläche im unteren Bereich und dann erneut auf "Benutzen". Wir wollen nun versuchen, eine Reservierung einzugeben, und klicken dazu auf "Neue Reservierung". Standardmäßig fragt das Reservierungssystem nur nach einem Namen, wir werden später im Tutorial Workflow anpassen erklären, wie Sie diesen ändern können.

Hier gehen wir nun zurück zum "Konfigurieren"-Bildschirm und erläutern ausführlich die Registerkarte "Ressourcen". Die anderen Registerkarten werden in jeweils eigenen Kapiteln behandelt.

Registerkarte Ressourcen

Registerkarte "Ressourcen" für einen Terminplan vom Typ "Kapazität"

Die Registerkarte "Ressourcen" enthält die Einstellungen, mit denen die Ressource definiert ist, also das, was Sie verplanen. Beachten Sie, dass die Registerkarte "Ressourcen" anders aussieht, wenn Sie statt eines Terminplans vom Typ "Kapazität" einen vom Typ "Ressourcen" anlegen. Bei den ersten Optionen geht es um die geeignete Benennung der Ressource. Die Namen, die Sie statt der Standardbezeichnungen "Slot" und "Buchung" wählen, werden im gesamten Reservierungssystem verwendet. Fehlermeldungen, E-Mail-Bestätigungen und Hilfe-Seiten verwenden alle die Namen, die Sie wählen. Da wir ein Reservierungssystem für eine Veranstaltung anlegen, wählen wir den Begriff "Veranstaltung". Wir können auch den Begriff für einen "Benutzer" ändern und ihn beispielsweise als "Teilnehmer" bezeichnen. Diese Einstellung befindet sich aber auf einer anderen Seite, da sie sich auf das gesamte Konto bezieht; wir kommen später darauf zurück. Wenn Sie einen eigenen Namen für einen Slot verwenden, zum Beispiel "Turnier", geben Sie die Singularform ein und das Reservierungssystem verwandelt diese bei Bedarf in eine Pluralform. Fremdsprachige Wörter können Sie als "Singular, Plural" eingeben.

Weiter unten auf der Seite "Ressourcen" können Sie nähere Angaben zur Kapazität machen. Im ersten Feld geben Sie die Standardkapazität ein, d.h. “Wie viele Personen können an der Veranstaltung teilnehmen?”. Wenn Sie verschiedene Veranstaltungen mit unterschiedlichen Kapazitäten einrichten möchten, können Sie diese Anzahl dabei für jede einzelne Veranstaltung ändern. Wenn Sie "null" eingeben, wird die Überprüfung des Limits ganz deaktiviert. Das zweite Feld bestimmt, wie viele Plätze eine Person mit einer Reservierung buchen kann. Wenn Sie hier einen anderen Wert als 1 eingeben, wird die Benutzeroberfläche verändert und enthält dann ein Feld "Menge", wenn eine Online Reservierung vorgenommen wird. Für diese Veranstaltung bleiben wir bei 1, aber wenn Sie SuperSaaS zum Beispiel zum Verkauf von Eintrittskarten für ein Spiel nutzen würden, wäre es sinnvoll, die Teilnehmer mehrere Karten gleichzeitig kaufen zu lassen. Schließlich entscheidet ein Kontrollkästchen, ob jemand eine zweite Reservierung für dieselbe Veranstaltung Online buchen kann. Beachten Sie, dass das Reservierungssystem nur anhand des Login-Namens feststellen kann, ob jemand "dieselbe Person" ist. Wenn Sie den Teilnehmern also ermöglichen, ihren eigenen Login-Namen zu erstellen (oder wenn Sie anonyme Online Buchungen zulassen), kann das Reservierungssystem nicht verhindern, dass jemand durch das Anlegen eines zweiten Login-Namens eine zweite Reservierung vornimmt.

Im nächsten Abschnitt "Overbooking" wird festgelegt, was passieren soll, wenn ein Slot voll ist. Hier können Sie unter folgenden Möglichkeiten wählen: Buchung verweigern, nur Ihnen die Aufhebung des Limits erlauben, das Limit ganz ignorieren oder einen Eintrag auf einer Warteliste vornehmen. Die Option "Warteliste" ist ziemlich komplex. Sie erstellt eine separate Warteliste für jedes Event und speichert die Reihenfolge, in der die Teilnehmer auf die Liste gesetzt wurden. Wenn das Kästchen für automatische Platzierung aktiviert wird, wird automatisch die erste Person auf der Warteliste platziert, falls jemand absagt. Das Ganze kann komplizierter werden, wenn Sie mehrere Online Buchungen pro Person zulassen. Sie können mehrere Buchungen pro Teilnehmer zulassen, indem Sie bei der Frage "Wie oft kann ein Slot gleichzeitig von demselben Benutzer gebucht werden?" eine andere Zahl als eins eingeben. Bei der Buchung erscheint dann ein Feld "Menge", in dem die Benutzer die Anzahl der Plätze eingeben können, die sie buchen möchten. (Über den Link "Anpassen" auf der Registerkarte "Prozess" können Sie den Namen des Feldes "Menge" auf Wunsch ändern und etwas Geeigneteres wie "Anzahl der Plätze" eingeben). Falls jemand mehr Plätze möchte, als verfügbar sind, wird er auf die Warteliste gesetzt, bis genügend Platz vorhanden ist. Und falls später jemand absagt, findet die automatische Platzierung nur dann statt, wenn genügend Platz für die Anfrage der ersten Person auf der Warteliste vorhanden ist. Als Administrator können Sie jederzeit Personen von der Warteliste platzieren, auch wenn dies über das Limit hinausgeht. Wir zeigen Ihnen später, wie das geht. Sie müssen außerdem beachten, dass die automatische Platzierung den Zeitlimits unterliegt, die Sie auf der Registerkarte "Prozess" festlegen können (später in diesem Tutorial). Wenn Sie also ein Limit einrichten, damit Anmeldungen nur bis zu einem Tag im Voraus möglich sind, dann endet hier auch die automatische Platzierung.

Die Überschrift "Ort" bietet Ihnen ein Kontrollkästchen, mit dem Sie ein zusätzliches Feld zur Ortsangabe hinzufügen können. Dadurch können Sie angeben, wo genau die Veranstaltung stattfindet, wenn Sie mehrere Klassen haben. Die Benutzeroberfläche ändert sich dann leicht, um Platz für die zusätzliche Information zu schaffen, und wenn Sie Ihren Buchungskalender Online veröffentlichen, wird diese Information auch in das entsprechende Ortsfeld der Kalender von Outlook und Google übertragen.

Über das Feld "Preis" können Sie einen bestimmten Betrag für eine Online Buchung berechnen oder Kreditkartendaten erfassen. Durch Klicken auf "Preiseinrichtung" können Sie komplexe Preisregeln erstellen, die den Preis je nach Anzahl der verfügbaren Sitze ändern, und Sie können zum Beispiel auch einen zusätzlichen Betrag für ein optionales Mittagessen berechnen. Dies wird ausführlich im Tutorial zu Preisen erläutert. Die Überschrift "Uhrzeit" ermöglicht es Ihnen, eine Standardlänge für Slots einzustellen, und Sie können die Benutzeroberfläche zur Anzeige der Uhrzeit verändern. Wenn Sie SuperSaaS für Veranstaltungen verwenden, die mehrere Tage lang dauern, dann kann es ratsam sein, alle Zeiten auf ganze Tage zu runden. Die Festlegung der "Verfügbarkeit" erfolgt auf einem anderen Bildschirm. Sie ändert nur die Farbgebung des Terminplans, hindert Sie als Administrator aber nicht daran, zum Beispiel eine Stunde an einem Sonntag hinzuzufügen, wenn Sie angegeben haben, dass Sie sonntags geschlossen haben.


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