Therapeut

Tutorial Serviceplan

Dieses Tutorial erklärt die Verwendung eines Plans vom Typ "Service" zur Erstellung eines Terminkalenders. SuperSaaS bietet neben dem Servicetyp noch zwei weitere Planarten, nämlich den Typ "Kapazität" und den Typ "Ressource". Um herauszufinden, welche Planart für Ihre Zwecke am besten geeignet ist, lesen Sie bitte die Erklärung der verschiedenen Planarten.

In dieser Demo können Sie mit einem funktionsfähigen Beispiel für einen Serviceplan experimentieren. Die Demo verwendet einen Therapeuten als Beispiel, aber Sie werden sofort sehen, dass sich dieser Plan ebenso auf eine Zahnarztpraxis, ein Nagelstudio oder jede andere Einrichtung anwenden lässt, die eine Reihe von Dienstleistungen zur Auswahl anbietet.

Servicepläne können Ressourcenpläne verwenden

Für einen Service müssen üblicherweise eine oder mehrere "Ressourcen" zur Verfügung stehen. Für den Service "Massage" zum Beispiel müsste die Ressource "Therapeut" verfügbar sein. Und für den Service "Besprechungsraum mit Projektor" müssten sowohl ein Besprechungsraum als auch ein Projektor zur Verfügung stehen. Bei der Berechnung der Verfügbarkeit stellt das Servicesystem sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Damit dies funktioniert, müssen Sie einen oder mehrere Pläne vom Typ Ressource erstellen, von denen die Dienstleistung abhängt. Sie können dies vor oder nach dem Anlegen des Serviceplans tun. Alle Ressourcen können sich in einem einzigen Ressourcenplan befinden, Sie können sie aber auch auf verschiedene Pläne verteilen. Wenn Sie austauschbare Ressourcen haben, beispielsweise verschiedene Räume, in denen die Dienstleistung erbracht werden kann, dann sollten sich diese Ressourcen im selben Ressourcenplan befinden.

Es können auch mehrere Servicepläne von demselben Ressourcenplan abhängen. Dies kann dann nützlich sein, wenn Sie auf verschiedene Gruppen von Endbenutzern verschiedene Beschränkungen anwenden möchten. Beispielsweise kann die Gruppe "Mitglieder" berechtigt sein, Einzelheiten zu den Online Buchungen anderer Mitglieder zu sehen und einen anderen Preis zahlen als die Nichtmitglieder.

In dem speziellen Fall, in dem ein Serviceplan nur eine einzige Ressource verwendet, brauchen Sie keinen separaten Ressourcenplan anzulegen. Sie können diese einfach konfigurieren, damit sich keine Termine überschneiden. Ein Beispiel ist ein Serviceplan für eine einzelne Therapeutin: solange sie die einzige ist, die Termine annimmt, ist kein separater Ressourcenplan mit ihrer Verfügbarkeit notwendig, wenn sich die Online Termine ohnehin nicht überschneiden können.

Mit dem Assistenten einen neuen Serviceplan anlegen

Klicken Sie auf den Link "Neuer Plan" im Menü rechts auf der SuperSaaS Dashboard-Seite, um einen neuen Plan anzulegen. Vorausgesetzt, dass Sie bereits ein SuperSaaS-Konto haben und eingeloggt sind, finden Sie einen Link zum Dashboard oben auf dieser Seite. Sie kommen dann zu einem Assistenten, in dem Sie einige Fragen beantworten müssen. Daraufhin wird ein Plan mit zu Ihrer Situation passenden Standardeinstellungen angelegt. Auf dem ersten Bildschirm des Assistenten müssen Sie einen Plantyp wählen. Diese Wahl ist wichtig, denn im Gegensatz zu allen anderen Einstellungen können Sie sie nur ändern, indem Sie einen ganz neuen Plan anlegen. Dieses Tutorial geht davon aus, dass Sie einen Plan vom Typ "Service" gewählt haben. Wenn Sie hier unsicher sind, lesen Sie bitte die Erklärung im Assistenten.

Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie einen Namen für Ihren Online Serviceplan festlegen und im letzten Schritt die Dienstleistungen sowie Standardwerte für die Verfügbarkeit der Dienstleistungen aufführen. Im Einrichtungsassistenten definieren Sie nur Namen und Dauer jeder Dienstleistung. Wenn Sie bereits einen Ressourcenplan angelegt haben, sehen Sie neben jeder Dienstleistung außerdem einen Wähler, mit dem Sie definieren können, welche Ressource sie nutzt. Später haben Sie Gelegenheit, zusätzliche Einzelheiten wie Preis und Beschreibung für jeden Service anzugeben. Wenn Sie nur einen einzigen Service definieren, wird die Benutzeroberfläche so angepasst, dass der Servicewähler ausgeblendet bleibt.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Geschäftstage mit festen Startzeiten zu unterteilen, zu denen Ihre Kunden Online buchen können, beispielsweise jede Stunde oder alle 10 Minuten. Das Servicesystem arbeitet zwar auch mit frei wählbaren Startzeiten korrekt, es kann dann aber zu unerwarteten Ergebnissen kommen. Wenn zum Beispiel die Verfügbarkeit von Ressourcen sich nur um wenige Minuten unterscheidet, würde das Buchungssystem mit winzigen Kästchen von nur wenigen Minuten Dauer anzeigen, dass für den gebuchten Service zu dieser Zeit verschiedene Ressourcen verfügbar sind. Dies ist nur in seltenen Fällen praktisch und könnte Ihre Benutzer verwirren. Wenn die Startzeiten stundenweise beschränkt sind, zeichnet das Servicesystem ein Raster aus Kästchen, welche die für diese spezielle Stunde verfügbaren Ressourcen enthalten – dies sieht viel ansprechender aus.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Beenden" geklickt haben, konfiguriert das Buchungssystem Ihren Serviceplan und stellt ihn sofort Online.

Die Grundfunktionen ausprobieren

Menüfeld

Um den Serviceplan auszuprobieren, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Benutzen", die Sie im Menüfeld finden (siehe Abbildung rechts). Diese ist nur sichtbar, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, normale Benutzer können sie nicht sehen. Sie können Ihren Serviceplan auch über die SuperSaaS Dashboard-Seite finden, die Sie immer über den Link in der rechten oberen Bildschirmecke aufrufen können.

Beispiel Serviceplan

Zu Beginn ist der Serviceplan vollkommen leer. Wenn Sie mehr als einen Service eingegeben haben, finden Sie auf der linken Bildschirmhälfte eine Spalte, in der Sie einen Service auswählen können. Um einen Online Termin einzutragen, klicken Sie bitte auf eines der gepunkteten Felder, welche die Stellen anzeigen, an denen Sie eine Buchung anlegen können.

Wenn Sie auf "Reservierung anlegen" klicken, wird der Serviceplan aktualisiert und zeigt den Termin an. Die Verfügbarkeit wird entsprechend angepasst. Klicken Sie erneut auf den Termin, den Sie gerade angelegt haben. Es wird ein Fenster mit den Schaltflächen "Aktualisieren" und "Löschen" eingeblendet, mit denen Sie den Terminplan bearbeiten können.

In einem Serviceplan angelegte Termine erscheinen auch auf den Ressourcenplänen aller Ressourcen, von denen sie abhängen, können dort aber nicht bearbeitet werden. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster mit einem Link zu dem Serviceplan, in dem sie bearbeitet werden können. Wenn derselbe Termin in verschiedenen Plänen erscheint, zählt er für Ihre Abonnementnutzung dennoch nur als ein einziger Termin.

Die Konfiguration ändern

Der Assistent richtet den Serviceplan mit zweckmäßigen Standardwerten ein. Es ist aber wahrscheinlich, dass Sie die Konfiguration ändern möchten, damit sie noch besser zu Ihrem Bedarf passt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" und Sie gelangen zur Seite Konfigurationsübersicht, auf der Sie eine Zusammenfassung aller verfügbaren Optionen finden. Auf dieser Übersichtseite können Sie auch den Terminplan löschen oder vorübergehend sperren. Die erste Registerkarte, "Services", wird auf dieser Seite detailliert erklärt. Für die übrigen Registerkarten gibt es jeweils ein eigenes Kapitel.

Die Registerkarte "Services"

Registerkarte Services

Auf der Registerkarte Services sind die verfügbaren Dienstleistungen und ihre Beziehung zu den Ressourcen aufgeführt. Wenn Sie keine Registerkarte "Services" sehen, dann schauen Sie sich vielleicht gerade einen anderen Plantyp an: die anderen Plantypen haben eine "Ressourcen"- statt einer "Services"-Registerkarte.

In der oberen Hälfte des Bildschirms können Sie Ihre Dienstleistungen anlegen und aktualisieren. Sie können auf die Zeilen klicken und sie an eine andere Position ziehen, wenn Sie die Reihenfolge der Services ändern möchten. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Neuer Service" oder auf die Schaltfläche "Bearbeiten" eines bestehenden Services klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Details verändern können. Um die Farbe zu ändern, klicken Sie mehrmals auf das farbige Feld in der oberen rechten Ecke des Pop-up-Fensters. Sie können für jeden Service einen Festpreis eingeben. Wenn Sie mehr Flexibilität möchten, können Sie aber auch Preisregeln festlegen, etwa "dieser Service kostet am Wochenende 20 % weniger". Weitere Informationen zum Festlegen von Preisregeln finden Sie im Tutorial Zahlung.

Das Optionsfeld "Ausgeblendet" ermöglicht es Ihnen, einen Service anzulegen, der nur dem Administrator und den Superbenutzern zur Verfügung steht. Ausgeblendete Services erscheinen nicht in der Serviceliste, die Ihre Kunden sehen können. Wenn die Verfügbarkeit eine andere Dauer für einen Service verwenden soll, können Sie dies auch auf einfachere Weise erreichen: auf der Registerkarte "Zugang" gibt es ein Kontrollkästchen "Superbenutzern und dem Administrator erlauben, alle Zeitbeschränkungen zu ignorieren" - über dieses Kästchen können Sie eine frei wählbare Endzeit gleich im Terminplan eingeben, anstatt einen separaten Service dafür anzulegen.

Im großen Feld unten können Sie eine Beschreibung des Services eingeben, die erscheint, wenn der Service gewählt wird. Diese Beschreibung kann formatiert sein und Bilder enthalten. Sie können aber nur zu Bildern verlinken, die im Internet verfügbar sind, es kann also erforderlich sein, dass Sie diese zuerst auf eine Website hochladen.

Wenn Ihr Konto Ressourcenpläne enthält, finden Sie im Fenster auch einen mit "Ressourcen" markierten Abschnitt, in dem Sie angeben können, welche Ressourcen verfügbar sein müssen, damit eine Buchung vorgenommen werden kann. Sie können zum Beispiel festlegen, dass für eine Behandlung ein bestimmter Therapeut und ein Behandlungsraum gleichzeitig gebucht werden müssen. Um neue Ressourcen hinzuzufügen, gehen Sie zur Dashboard-Seite, klicken Sie auf "Neuer Plan" und wählen Sie dann einen Plan vom Typ "Ressource". Sie können auch auf der Registerkarte "Ressourcen" eines bereits bestehenden Ressourcenplans zusätzliche Ressourcen hinzufügen.

Die untere Hälfte der Registerkarte Services enthält allgemeine Einstellungen, welche die Dienstleistungen beschreiben. Im Abschnitt "Für die Beschreibung eines Eintrags verwendeter Begriff" können Sie statt "Reservierung" eine passendere Bezeichnung auswählen. Im Falle eines Therapeuten wäre zum Beispiel "Sitzung" oder "Behandlung" zu bevorzugen. Dieser Begriff wird dann in allen Dialogfeldern, im Hilfetext und in E-Mail-Bestätigungen verwendet. Sie können auch die Bezeichnung für einen "Benutzer" ändern, beispielsweise in "Patient". Diese Einstellung finden Sie auf der allgemeinen Seite Layouteinstellungen. Wenn Sie für eine Reservierung einen selbst gewählten Begriff verwenden, geben Sie bitte die Singularform ein. Das Online Buchungssystem wandelt diese dann bei Bedarf in eine Pluralform um. Für unregelmäßige Pluralformen können Sie “Singular,Plural” eingeben und das System wählt dann die jeweils passende Form.

Unter der Überschrift "Limit pro Benutzer" können Sie eine Höchstzahl von Online Terminen festlegen, die ein normaler Kunde vornehmen kann. Wenn dieses Maximum erreicht ist, kann er nur noch Termine ändern oder löschen. Wenn ein Service von einem oder mehreren Ressourcenplänen abhängt, werden festgelegte Limits auch auf diese angewendet.

Wenn das Kontrollkästchen "Es können gleichzeitig mehrere Reservierungen stattfinden" nicht aktiviert ist, verhält sich der Terminplan im Grunde so, als wäre für jeden Termin eine einzige geteilte Ressource erforderlich. Dies ist dann praktisch, wenn ein einzelner Therapeut den Terminplan verwendet, da dann kein zusätzlicher Ressourcenplan notwendig ist, um seine Verfügbarkeit festzustellen.

Mit dem Feld "Startzeiten einschränken" können Sie die Verfügbarkeit in ein Raster mit Feldern der verfügbaren Zeiten aufteilen. Dadurch ist es möglich, durch einfaches Klicken auf ein Feld eine Zeit zu wählen – dies ist üblicherweise angenehmer für den Teilnehmer, als wenn die Zeit uneingeschränkt bleibt.

Wenn Sie einen Service haben, der von einer austauschbaren Ressource abhängt, kann das Buchungssystem dem Kunden optional ein Drop-down-Menü anzeigen, in dem dieser festlegen kann, welche der Ressourcen bevorzugt wird. Dies kann beispielsweise dafür verwendet werden, dass der Kunde sich eine bestimmte Friseurin für seinen Haarschnitt aussucht. Wenn Sie mehr als eine Dienstleistung haben, gibt es schließlich noch die Option, anzugeben, ob der Teilnehmer eine Liste der verfügbaren Dienstleistungen sehen soll oder ob die erste Dienstleistung auf der Liste vorgewählt werden soll.

Wie Pläne sich beeinflussen

Wenn das Buchungssystem die Verfügbarkeit überprüft, berücksichtigt es natürlich auch, ob für eine der angeforderten Ressourcen bereits ein anderer Termin besteht. Es gibt aber noch viele weitere Planungsbeschränkungen, die Sie konfigurieren können:

Ein Zeitraum steht nur zur Verfügung, wenn er alle diese Beschränkungen erfüllt, einschließlich der Beschränkungen für jede Ressource, von der Online Terminplan abhängt.

Im unteren Bereich der Registerkarte "Öffnungszeiten" für jeden Terminplan (auf dem Bildschirm "Überwachen") wird festgelegt, wie die Verfügbarkeitsinformationen angewendet werden. Über ein Kontrollkästchen kann der Administrator außerdem alle zeitlichen Beschränkungen für den Terminplan ignorieren. Wenn Sie hier eine Beschränkung deaktivieren, wird diese auch in abhängigen Dienstleistungen ignoriert.

Alle übrigen Einstellungen des Serviceplans gelten nur für Buchungen, die in diesem Plan selbst erfolgt sind. Insbesondere werden nur eine Bestätigung und nur eine Erinnerung per E-Mail versendet, so wie dies in den Bestätigungseinstellungen des Terminplans definiert ist, in dem der Teilnehmer die Buchung angelegt hat. E-Mail-Einstellungen für die abhängigen Ressourcen werden ignoriert. Außerdem gelten nur die Preis- und Zahlungseinstellungen des Plans, in dem der Termin angelegt wurde.


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