Terminplan für Ihre Website - So wird das Workflow angepasst

Flussdiagramm Terminbuchungsvorgang

Sie können den Workflow auf der Prozessseite anpassen. Diese erreichen Sie, indem Sie auf den blauen Schriftzug „Konfigurieren“ und dann auf die Registerkarte „Prozess“ klicken. Auf der Prozessseite finden Sie zunächst ein Flussdiagramm mit einer ausführlichen Darstellung der Schritte, die man zur Online Buchung eines Termins durchlaufen muss. Dazu gehören nicht die Schritte zum Anlegen eines Login-Namens; diese werden auf der Seite „Zugangskontrolle“ dargestellt und hier ausführlich erläutert. Das Flussdiagramm wird dynamisch aktualisiert, wenn Sie Änderungen am Rest der Seite vornehmen. Wenn Sie zum Beispiel „Eine Bestätigung senden“ auswählen, erscheint dieser zusätzliche Schritt im Flussdiagramm.

Unter dem Flussdiagramm können Sie angeben, welche Informationen mit jeder Buchung abgefragt werden sollen. Beachten Sie bitte: wenn Sie vom Benutzer verlangen, sich mit seiner E-Mail einzuloggen, dann wird diese E-Mail nicht mit jeder Buchung abgefragt, weil sie dem Online Buchungssystem schon bekannt ist.

Wenn Sie den Teilnehmer um die Angabe von Informationen bitten, die er bereits bei der Anmeldung übermittelt hat, dann wird der Wert, den er bei der Anmeldung verwendet hat, als Standardwert benutzt. Wenn Sie zum Beispiel beim Erstellen eines Login-Namens nach einer Adresse fragen und diese dann bei der Erstellung einer Buchung erneut abfragen, wird der zuerst eingegebene Wert als Standard angezeigt, sodass der Kunde ihn nicht erneut schreiben muss.

Individuelle Benutzeroberfläche

Die meisten Eingabefelder sind einfach Textfelder. Ausnahmen bilden das Adresse-Feld (ein mehrzeiliges Textfeld) und das Land-Feld (ein Drop-down-Menü). Sie können beim Erstellen eines Login-Namens auf der Seite „Zugangskontrolle“ zwei individuelle Textfelder hinzufügen und weitere zwei hier, sodass Sie insgesamt vier individuelle Felder nutzen können. Die beiden benutzerdefinierten Felder auf dieser Seite können durch Klicken auf den Link „Anpassen“ neben ihnen weiter angepasst werden und zu einem größeren Textbereich oder einem Drop-down-Menü werden. Wenn Sie verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbieten, kann ein Drop-down-Feld für Ihre Benutzer eine gute Möglichkeit sein, um etwas auszuwählen. Auf dem Anpassungsbildschirm wird erklärt, wie Sie die verschiedenen Optionen aufführen können. Sie können auch eine Produktkennung festlegen, die mit jeder Auswahl gespeichert wird. Dies ermöglicht eine problemlose Integrierung in Ihr Backoffice, wenn Sie sich den Terminplan beispielsweise als Excel-Datei herunterladen.

Wenn Sie mehr Felder benötigen, als aufgeführt sind, können Sie ein benutzerdefiniertes Formular anlegen, das eine unbegrenzte Anzahl von Feldern besitzen und auch Anmerkungen wie Hinweise zur Verwendung enthalten kann. Auf der SuperSaaS Dashboard-Seite finden Sie im rechten Menü einen Link „Neues Formular“. Über diesen gelangen Sie zu einem Formular-Editor, mit dem Sie ein Formular mit Feldern aller Art gestalten können, darunter auch „Kontrollkästchen“ und „Optionsfelder“. Wenn Sie dem Formular einen Namen gegeben und es abgespeichert haben, enthält die Registerkarte „Prozess“ eine Option zum Verknüpfen des Formulars mit Ihrem Terminplan. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, jeden dieses Formular ausfüllen zu lassen, der sich anmeldet oder der eine Buchung vornimmt. Als Beispiel können Sie Ihren Kunden die Seite „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ anzeigen lassen, bevor diese eine Online Buchung durchführen können.

Wenn Sie auf der Seite „Zugangskontrolle“ ein „Supervisor-Feld“ angelegt haben, erscheint eine Option, über die Sie dieses Feld für Ihren Endbenutzer ein- oder ausblenden können. Ein Supervisor-Feld ist praktisch für das Speichern von Informationen, die der Endbenutzer nicht verändern soll, beispielsweise eine Mitgliedsnummer. Sie können dieses Feld auch dazu verwenden, einem bestimmten Kunden einen Rabatt zu gewähren. Wenn Sie den Text -10 % in das Supervisor-Feld eingeben, wird der Rabatt auf dem Bezahlbildschirm automatisch auf alle Zahlungen angewendet, die dieser Kunde über die Site tätigt.

Die nächste Option ermöglicht es Ihnen, Ihre Besucher Wiederholungsbuchungen anlegen zu lassen. Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint eine neue Option „Wiederholen“ im Dialogfeld für eine neue Buchung. Die Funktionsweise der Option ist je nach Plantyp („Ressource“ oder „Kapazität“) leicht unterschiedlich. Bei einem Terminplan vom Typ „Ressource“ wird dem Benutzer angeboten, seine Buchung bis zu einem bestimmten Datum täglich/wöchentlich/monatlich usw. zu wiederholen. Bei einem Terminplan vom Typ „Kapazität“ ist diese Option nur sichtbar, wenn Sie zunächst ein Wiederholungszeitfenster anlegen. Sie können den Teilnehmer dann aus einer Liste auswählen lassen, welche Daten er wiederholen möchte, oder ihn dazu zwingen, sich gleichzeitig für alle wiederholten Daten anzumelden. Diese Option eignet sich für einen Kurs, dessen Teilnehmer der Reihe nach an allen Stunden teilnehmen sollen. Bei einem sich wiederholenden Element enthält das Dialogfeld für seine Veränderung eine Option, die es ermöglicht, zukünftig entweder nur eine einzelne Buchung oder alle Online Buchungen zu ändern.

Sie können den Buchungsvorgang weiter verändern, indem Sie im nächsten Abschnitt „Genehmigung einholen…“ oder „Zahlung abschließen…“ auswählen. Wenn Sie „Genehmigung einholen“ wählen, werden Termine nur vorläufig gebucht. Der Administrator oder ein Superbenutzer muss die Buchung bestätigen, bevor diese fest eingerichtet und eine Bestätigung versendet wird. Sie können über den Setup-Link das Buchungssystem so einrichten, dass der Administrator jedes Mal eine Benachrichtigung erhält, wenn die Genehmigung einer Buchung aussteht.

Es gibt ein Kontrollkästchen zur automatischen Genehmigung von Buchungen, die Superbenutzer oder Administrator angelegt haben. Neben dieser Einstellung kann die Buchung eines Benutzers automatisch genehmigt werden, wenn dieser „unbegrenzten Kredit“ besitzt. Mit dieser praktischen Verknüpfung können Sie vertrauenswürdigen Anwendern die Umgehung des Genehmigungssystems erlauben. Um einem Teilnehmer unbegrenzten Kredit zu gewähren, aktivieren Sie zunächst das Kreditsystem auf der Seite „Zahlungseinrichtung“. Den unbegrenzten Kredit richten Sie dann auf dem Bildschirm „Benutzerverwaltung“ ein. Über das Thema Zahlungen lässt sich noch einiges mehr sagen, deshalb gibt es ein separates Tutorial zum Einrichten von Zahlungen.

Standardmäßig bleibt der Benutzer auf derselben Seite, nachdem er eine Buchung Online abgeschlossen hat. Seine Buchung erscheint dann im Terminplan markiert und erhält einen Vermerk über die erfolgreiche Buchung. Sie können dieses Verhalten verändern, indem Sie Ihre eigene URL eingeben, auf die der Teilnehmer nach der Buchung umgeleitet wird. Um die Nachverfolgung erfolgreicher Buchungen zu erleichtern, können Sie in der URL die magischen Wörter $name, $id, $price, $slot_id, $email oder $full_name verwenden, die entsprechend durch Login-Namen, Kennung, Preis, Zeitfensterkennung, E-Mail-Adresse oder vollständigen Namen des Termins ersetzt werden. Wenn Sie Ihre eigene URL angeben, sollte die Seite, auf die Sie den Teilnehmer dann umleiten, unbedingt die erfolgreiche Ausführung seiner Buchung anzeigen. Es würde den Teilnehmer verwirren, wenn er ohne eine Bestätigung darüber, was geschehen ist, auf Ihre Homepage umgeleitet würde (und PayPal verbietet dies ausdrücklich für den Fall, dass Sie den PayPal-Zahlungsprozess nutzen). Wenn ein Teilnehmer auf den Logout-Link auf einer SuperSaaS-Seite klickt, gelangt er zu der URL, die auf der Seite „Layouteinstellungen“ festgelegt worden ist. Dies kann eine andere URL sein und es wäre empfehlenswert, hier Ihre Homepage zu verwenden.

Die nächsten Einstellungen beziehen sich auf E-Mail-Nachrichten. Beachten Sie bitte, dass die meisten Nachrichten nicht gesendet werden, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, denn dies würde rasch Ihren Posteingang überschwemmen, während Sie am Buchungssystem arbeiten. Wenn Sie also kontrollieren möchten, ob Sie die richtigen Nachrichten erhalten, melden Sie sich zunächst als normaler Benutzer an, wie es in Ihren Plan testen beschrieben wird.

Sie können eine Änderung am Terminplan verschiedene Nachrichten generieren lassen:

Die Nachrichten an Ihre Benutzer können auf der Seite 'Layout konfigurieren' angepasst werden. Zusätzlich zu den vom Terminplan generierten Nachrichten können Sie neuen Benutzern eine Nachricht schicken, wenn diese sich anmelden, und darin auf Wunsch auch einen Link zur Bestätigung ihrer E-Mail-Adresse angeben. Diese Nachricht wird auf dem Bildschirm „Zugangskontrolle“ konfiguriert, den Sie über das Dashboard erreichen.

Termine für jemand anders anlegen

Wenn ein Termin Online angelegt wird, speichert das Buchungssystem diesen zusammen mit dem Login-Namen der Person, die ihn angelegt hat. Auf diese Weise kann ein Teilnehmer in der Ansicht „Agenda“ eine Liste seiner Termine sehen und seine Termine können in Kalenderansichten optisch anders dargestellt werden. Wenn Sie eine Buchung auf anderem Wege erhalten, beispielsweise telefonisch, können Sie diese selbst zum Terminplan hinzufügen. Wenn Sie aber als Administrator eingeloggt sind, erscheint die Buchung wie eine des Administrators. In diesem Fall können Sie im Namen der Person handeln, für die die Buchung ist. Um im Namen von jemand anders zu handeln, gehen Sie auf den Bildschirm „Benutzerverwaltung“, den Sie über das Dashboard erreichen, und klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Benutzer, als der Sie handeln möchten. Wenn Sie nun eine Buchung anlegen, wird diese als von diesem Teilnehmer erstellt aufgeführt, danach erscheint ein Schrägstrich und dann der Name der Person, die für diesen Teilnehmer gehandelt hat. So wird sichergestellt, dass die Buchung im Terminkalender dieses Kunden erscheint und dass Sie automatische E-Mail-Bestätigungen und -Erinnerungen an diesen Benutzer versenden können. Um nicht länger im Namen von jemand anders zu handeln, klicken Sie einfach auf seinen Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Während Sie als jemand anders handeln, wahren Sie Ihre eigenen Privilegien und können beispielsweise immer noch die Informationen anderer Teilnehmer sehen.

Wenn Sie die meisten oder alle Ihrer Buchungen im Namen anderer Personen vornehmen und es für Sie nicht wichtig ist, dass diese auf Ihrem eigenen Online Terminkalender erscheinen, dann gibt es auch eine schnellere Möglichkeit als die im vorherigen Absatz erklärte. Bei dieser schnelleren Methode können Sie einfach die E-Mail-Adresse der ausgehenden E-Mail-Bestätigung verändern. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zum Bildschirm „Zugangskontrolle“ und heben Sie die Markierung des Kästchens neben „E-Mail-Adresse als Login-Namen verwenden“ auf. Wenn Sie nun auf die Seite „Prozess konfigurieren“ zurückkehren, sehen Sie, dass ein Eintrag für „E-Mail-Adresse“ hinzugefügt worden ist, den Sie aktivieren können. Wenn Sie nun als Superbenutzer oder Administrator einen Termin eingeben, wird dieser E-Mail-Adresseintrag verwendet, um Bestätigungen und Erinnerungen zu versenden. Wenn ein normaler Benutzer einen Termin vereinbart und das E-Mail-Feld nicht ausfüllt, verwendet das System stattdessen den Login-Namen.

Im letzten Abschnitt der Seite können Sie festlegen, wie lange im Voraus ein Endbenutzer einen Termin Online hinzufügen oder ändern kann. Das Buchungssystem verwendet ein „gleitendes Zeitfenster“: es berechnet, wie viel Zeit zwischen dem Beginn des Termins und Ihrer aktuellen Ortszeit liegt und überprüft, ob diese in die festgelegten Grenzen fällt. Für die Einschränkung, wie lange im Voraus jemand einen Termin hinzufügen kann, können Sie eine alternative Berechnungsweise verwenden. Angenommen, Sie haben diese Einschränkung auf „Kann nicht mehr als 1 Tag im Voraus hinzufügen“ eingestellt, Sie öffnen um 9 Uhr und es ist jetzt 9 Uhr. Mit dem gleitenden Zeitfenster könnten Benutzer nur einen Termin für 9 Uhr am nächsten Tag einrichten und müssten bis 10 Uhr warten, um einen Termin für 10 Uhr festzulegen. Wenn Sie aber das Kästchen „Beim Öffnen den ganzen Tag verfügbar machen“ aktiviert haben, könnten sie für den ganzen Tag ab 9 Uhr Termine einrichten. Als Administrator können Sie Termine auch außerhalb dieser Grenzen anlegen, Sie müssen also als Endbenutzer eingeloggt sein, um überprüfen zu können, ob diese Einschränkung korrekt funktioniert.


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