Therapeut

Ein Online Buchungssystem für einen Therapeuten anlegen

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie ein Termin Buchungssystem für einen Therapeuten anlegen. Das Endergebnis können Sie sich in diesem Demo-Buchungssystem ansehen. Diese Anweisungen sollten sich problemlos an Ihren spezifischen Bedarf anpassen lassen. Beispielsweise können die Anweisungen ebenso gut dazu verwendet werden, ein Online Termin Buchungssystem für einen Friseursalon, einen Fotografen oder einen Fahrlehrer einzurichten.

So verwenden Sie diese Dokumentation

Normalerweise wird ein SuperSaaS Terminplan mit einem „Erstellen und Testen“-Zyklus eingerichtet:

  1. Legen Sie mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan an
  2. Probieren Sie aus, ob er wie erwartet funktioniert
  3. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Konfiguration vor und gehen Sie dann zurück zu Schritt 2
  4. Wenn Sie zufrieden sind, integrieren Sie den Online Terminplan in Ihre eigene Website

Diese Dokumentation folgt diesem Grundmuster, weicht aber an einigen Stellen davon ab, um eine logische Gruppierung nach Themen zu ermöglichen. Wenn Sie unten auf den Link „Nächstes Kapitel“ klicken, sehen Sie das Material in linearer Reihenfolge. Sie können aber über die tutorial index auch schnell zu einem für Sie interessanten Thema springen.

Falls Sie noch kein Konto bei SuperSaaS haben, legen Sie bitte vor dem Start eines an. Es ist kostenlos und Sie benötigen dafür nichts weiter als eine gültige E-Mail-Adresse. Loggen Sie sich in Ihr Konto ein, um zur Dashboard-Seite zu gelangen. Wenn Sie bereits einen anderen Terminplan angelegt haben, wird dieser auf der Dashboard-Seite angezeigt, andernfalls ist diese zum größten Teil leer.

Mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan anlegen

Klicken Sie auf die Option „Neuer Plan“ im Menü rechts, um den Assistenten zur Planerstellung zu starten. Der Assistent wird Ihnen eine Reihe von Fragen stellen und einen Online Terminplan mit Standardeinstellungen anlegen, die zu Ihrer Situation passen. Auf dem ersten Bildschirm des Assistenten können Sie zwischen „Kapazitätsplan“ und „Ressourcenplan“ wählen. Diese Wahl ist sehr wichtig, denn im Unterschied zu allen anderen Einstellungen können Sie sie nicht ändern, sondern müssen einen ganz neuen Terminplan anlegen.

Für dieses Beispiel verwenden wir einen Online Terminplan vom Typ "Ressource", da zu einer bestimmten Zeit immer nur eine Person einen Therapeuten aufsuchen kann. Wenn das, was Sie planen möchten, mehrere Buchungen für denselben Zeitraum aufnehmen kann – etwa eine Yogastunde –, dann brauchen Sie einen Plan vom Typ "Kapazität". Auch wenn bei dem, was Sie planen möchten, nur ein Termin in einem bestimmten Zeitraum möglich ist, kann ein Kapazitätsplan (mit einer Kapazität von 1) dennoch die bessere Wahl sein, da es zwischen den beiden Planarten einige weitere Unterschiede gibt. Der Assistent erklärt diese Unterschiede ausführlich. Wenn Sie einen Terminplan vom Typ "Kapazität" nutzen möchten, sollten Sie stattdessen im Tutorial "Kapazitätsplan" weiterlesen. In manchen Situationen funktionieren auch beide Planarten – bitte probieren Sie einfach beide Terminpläne aus und bleiben Sie bei der Version, die Ihnen besser gefällt. Wenn Sie möchten, können Sie hier weitere Informationen über die verschiedene Belegungsplantypen sehen.

Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt 2 zu gelangen, in dem Sie das Basiszugangsmodell festlegen. In unserem Therapeutenbeispiel brauchen wir ein "Buchungssystem", bei dem sich die Benutzer anmelden können, um eine Buchung Online vorzunehmen. Die Option "Selbstbedienung" würde ein allen zugängliches Buchungssystem einrichten, in dem jeder Termine eingeben oder löschen kann. Dies wäre für eine geschlossene Benutzergruppe geeignet, etwa zum Erstellen eines Reservierungskalenders für Besprechungsräume. Die Option "Veranstaltungskalender" hingegen ermöglicht den Teilnehmeren lediglich, sich Ihren Terminplan anzusehen, ohne etwas ändern zu können.

In Schritt 3 werden Sie gefragt, ob Sie eine oder mehrere Ressourcen planen möchten. Wenn Sie mehrere haben, müssen Sie diese aufführen. Wenn Sie eine Liste verschiedener Ressourcen eingeben, können diese nebeneinander im Terminplan angezeigt werden. Wenn Sie dies nicht möchten, legen Sie einfach für jede Ressource einen eigenen Terminplan an. Für den Moment gehen wir davon aus, dass es nur einen Therapeuten gibt. (Falls Ihr Therapeut mehrere verschiedene Behandlungen durchführen kann, können diese hier nicht aufgeführt werden – wir kommen später darauf zurück.)

Im nächsten Schritt werden Sie nach einem Titel für Ihren Terminplan gefragt. Dieser Titel bildet zusammen mit Ihrem Kontonamen die Webadresse, die Anwender Ihres Plans in ihrem Browser sehen. Sie können den Terminplan einfach "Plan" nennen, aber es ist für Ihre Kunden hilfreicher, wenn Sie einen Namen wählen, der das, was Sie verplanen, besser beschreibt. Wir nehmen hier "Therapeut" und klicken auf "Nächster Schritt". Sie können den Namen des Terminplans (und Ihren Kontonamen) später ändern. In diesem Fall ändert sich dann aber auch die Online Webadresse Ihres Buchungskalenders entsprechend.

Im letzten Schritt können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressource festlegen (dieser Schritt unterscheidet sich je nachdem, welche Auswahl Sie im Assistenten getroffen haben). Die Einstellungen hier dienen nur als Richtschnur, Sie können die Öffnungszeiten später pro Tag oder Ressource einzeln verändern. Das Buchungssystem kann die einfachste Benutzeroberfläche bieten, wenn Termine zu bestimmten Zeiten beginnen, denn dann kann es "Zeitfenster" generieren, auf die der Kunde zum Buchen klicken kann. Die Demo zeigt eine solche Einrichtung. Sie können "*.00, *.30" eingeben, damit das Buchungssystem alle halbe Stunde so ein Feld zeichnet. Dies kommt möglicherweise nicht infrage, wenn Sie Sitzungen oder Behandlungen mit unterschiedlicher Länge anbieten. In diesem Fall kann der Teilnehmer auf einen beliebigen Punkt im Online Buchungskalender klicken, um eine Uhrzeit auszuwählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Beenden", um den Terminplan anzulegen und direkt Online zu stellen. Wir haben nun ein voll funktionsfähiges Buchungssystem. Probieren wir nun aus, ob es auch funktioniert.

Menüfeld

Probieren Sie die Grundfunktionen aus

Um Ihren Online Terminplan zu verwenden, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Benutzen“ im Menüfeld (siehe Abbildung rechts). Diese ist nur sichtbar, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind. Normale Benutzer sehen den gleichen Terminplan, aber mit weniger Optionen. Sie können die Schaltfläche „Benutzen“ auch auf Ihrer Dashboard-Seite finden. Zum Dashboard gelangen Sie jederzeit, indem Sie auf den Link in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. Eine weitere Option ist die Verwendung der Lesezeichen-Funktion in Ihrem Browser, mit der Sie Ihren Online Terminplan schnell finden können.

Leerer Terminplan Wenn Sie Ihre Anwendung zum ersten Mal öffnen, erscheint Online ein leerer Terminplan. Eine Menge dessen, was Sie hier sehen können, lässt sich konfigurieren. Sie können zum Beispiel immer nur einen Tag oder Monat anzeigen lassen oder auch überhaupt keinen Terminplan – aber darauf kommen wir später zurück, zunächst wollen wir die Grundfunktionen Ihres Online Buchungssystems ausprobieren.

Zunächst legen wir einen Termin fest. Klicken Sie einfach auf ein Zeitfenster und der Dialog "Neue Reservierung" erscheint. Wenn sich das Dialogfenster an einer unpraktischen Stelle befindet, können Sie es einfach wie jedes andere Fenster verschieben (mit der linken Maustaste auf die Titelleiste klicken, Taste gedrückt halten und ziehen). Dialog Neue Reservierung Statt zum korrekten Datum zu navigieren, können Sie auch einfach das Datum durch Klicken auf das Feld "Wann" ändern. Standardmäßig fragt das Buchungssystem nur nach einem Namen und einer Telefonnummer – wir werden Ihnen später zeigen, wie Sie zusätzliche Felder hinzufügen können.

Klicken Sie auf "Reservierung erstellen" und der Terminplan wird aktualisiert und zeigt den belegten Zeitraum an. Klicken Sie erneut auf das Zeitfenster, das Sie gerade angelegt haben. Es öffnet sich ein Fenster mit den Schaltflächen "Aktualisieren" und "Löschen", mit denen Sie das Fenster bearbeiten können. Der Link "Schließen" schließt dieses Dialogfenster einfach wieder und seine Funktion ist identisch mit der des rot-weißen "Schließen"-Symbols in der Titelleiste des Fensters.

Konfiguration ändern

Sie haben nun ein im Wesentlichen funktionierendes Online Termin Buchungssystem. Der Assistent hat jedoch bei der Einrichtung Ihres Terminplans eine ganze Reihe von Punkten vorausgesetzt, Sie werden also wahrscheinlich die Konfiguration ändern müssen, damit diese besser zu Ihren Anforderungen passt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Konfigurieren" erreichen Sie die Seite "Konfigurationsübersicht", auf der Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Optionen sehen, die Sie ändern können. Auf dieser Seite können Sie den Terminplan auch vorübergehend sperren oder ganz löschen. Wir besprechen hier die erste Registerkarte "Ressourcen". Die anderen Registerkarten werden in jeweils eigenen Kapiteln behandelt.

Registerkarte Ressourcen

Registerkarte "Ressourcen" für einen Terminplan vom Typ "Ressource"

Die Registerkarte "Ressourcen" der Konfigurationsseite enthält die Einstellungen, mit denen die Ressource definiert ist, also das, was Sie verplanen. Beachten Sie bitte, dass die Registerkarte "Ressourcen" anders aussieht, wenn Sie statt eines Terminplans vom Typ "Ressource" einen vom Typ "Kapazität" anlegen. Im ersten Teil können Sie Ressourcen hinzufügen oder löschen. Sie können beispielsweise einen weiteren Therapeuten hinzufügen, der in demselben Terminplan angezeigt werden soll. Vergessen Sie nicht: wenn Sie eine Ressource löschen, werden auch alle Reservierungen gelöscht, die bereits für diese Ressource geplant sind.

Im Abschnitt "Begriff zur Beschreibung eines Eintrags" können Sie statt "Reservierung" auch eine besser geeignete Bezeichnung wählen. Bei einem Therapeuten wäre dies beispielsweise "Sitzung" oder "Behandlung". Dieser Begriff wird dann in allen Dialogfeldern, Hilfe-Texten und E-Mail-Bestätigungen verwendet. Wir können auch die Bezeichnung für einen "Benutzer" ändern, beispielsweise in "Kunde", aber diese Einstellung befindet sich auf der allgemeinen Seite "Layouteinstellungen". Wenn Sie einen eigenen Namen für eine Reservierung verwenden, geben Sie die Singularform ein und das Buchungssystem verwandelt diese bei Bedarf in eine Pluralform. Fremdsprachige Wörter geben Sie bitte als "Singular,Plural" ein.

Unter der Überschrift "Limit pro Benutzer" können Sie die Anzahl der Termine festlegen, die ein normaler Kunde höchstens buchen kann. Wenn die Höchstzahl erreicht ist, kann er Termine nur ändern oder löschen. Sie können wählen, ob dieses Maximum frühere Termine beinhalten soll oder ob nur zukünftige Termine zählen sollen. Sie können auch ein separates Limit für die Anzahl von Terminen bestimmen, die an demselben Tag höchstens stattfinden können.

Die nächsten Optionen bestimmen, für wie lange Ihre Ressource gebucht werden kann. Sie haben drei Möglichkeiten:

  1. Sie können den Kunden festlegen lassen, wie lange jeder Termin dauert. In diesem Fall können Sie eine Höchst- und eine Mindestdauer eingeben, um seine Auswahl einzuschränken.
  2. Sie können jedem Termin die gleiche Dauer geben. In diesem Fall können Sie diese Dauer nur als Standardwert festlegen.
  3. Sie können den Kunden aus einer Reihe von Optionen wählen lassen. In diesem Fall erscheint ein Feld, in dem Sie die Optionen einzeln aufführen. Sehen Sie sich die Anweisungen und den Hilfe-Text an, um zu verstehen, wie Sie die Optionen festlegen können.

Unter der Überschrift "Preis" können Sie angeben, wie viel Sie für eine Buchung berechnen werden. Ob Sie diesen Preis tatsächlich über die Website berechnen möchten, oder ob Ihre Kunden lieber offline (Vorort) zahlen sollen, wird später auf der Registerkarte "Prozess" festgelegt. Sie können einen festen Betrag wählen oder diesen je nach verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel Dauer des Termins, Wochentag usw. variieren lassen. Wenn Sie die Wiederholung von Terminen zulassen, wird der angegebene Betrag mit der Anzahl der Termine eines Kunden multipliziert. Eine ausführliche Erklärung zum Thema Zahlungseinrichtung finden Sie im Tutorial Zahlung hinzufügen.

Wenn Sie die Pufferzeit auf einen anderen Wert als null einstellen, sorgt das Online Buchungssystem dafür, dass zwischen zwei Terminen immer eine bestimmte Zeit liegt, die Sie etwa zum Aufräumen benötigen. Die Pufferzeit wird nicht zwischen einem Termin und dem Anfang oder Ende der Öffnungszeiten angewendet. Im Feld "Startzeiten beschränken" können Sie die Zeiten aufführen, die Ihre Kunden als Startzeit wählen können. Wie wir bereits gesehen haben, kann das Buchungssystem eine Benutzeroberfläche mit "Zeitfenstern" anzeigen, auf die der Kunde klicken kann, wenn sowohl Dauer als auch Startzeiten der Termine festgelegt sind. In diesem Fall bestimmt die "Standarddauer" die Größe des Zeitfensters. Im nächsten Kapitel werden Sie sehen, dass Sie bestimmten Benutzern ("Superbenutzern") und sich selbst erlauben können, diese Beschränkungen zu ignorieren.

Wenn Sie keine Startzeitbeschränkungen eingeben, kann ein Termin möglicherweise überall beginnen, sodass Sie in diesem Fall wahrscheinlich eine passende Rundungszeit festlegen möchten. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Kunden unregelmäßige Zeiten wie 14.07 bis 14.23 Uhr buchen und Ihr Terminplan lauter Lücken aufweist. Wenn Sie sowohl Startzeitbeschränkungen als auch Rundungszeiten festlegen, wird nur die Endzeit gerundet.

Wenn Sie "Alle Zeiten auf den nächsten Tag runden" wählen, zeigt die Benutzeroberfläche keine Stunden und Minuten mehr an. Dies ist für mehrtägige Ereignisse praktisch, etwa die Vermietung einer Ferienwohnung, bei der eine Zeitangabe in Minuten wenig sinnvoll wäre. Sie können weiter einschränken, wann Ihre Kunden buchen können, indem Sie Öffnungszeiten festlegen. Dies geschieht auf einem anderen Bildschirm, zu dem Sie durch Klicken auf "Öffnungszeiten ändern" gelangen.


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