Online Buchungskalender - Kalenderprogramme verbinden

Bitte beachten Sie, dass die auf dieser Seite beschriebenen Funktionen für kostenlose Konten nicht zur Verfügung stehen

SuperSaaS bietet verschiedene Möglichkeiten der Verbindung mit anderen Programmen:

  1. Sie können die verfügbar/beschäftigt-Informationen in einem Google Kalender dazu verwenden, nicht verfügbare Zeiträume in dem Online Buchungssystem zu sperren
  2. Sie können einen Online Terminkalender veröffentlichen, damit dieser in einem Kalender Programm wie Outlook oder Google Kalender angezeigt wird
  3. Wenn Sie erweiterte Synchronisierungsfunktionen benötigen und Programmierer sind, steht Ihnen auch eine API (Application Programming Interface) zur Verfügung. In der API-Dokumentation erfahren Sie weitere Einzelheiten.

1. Verfügbarkeit eines Plans über Google Kalender einrichten

Wenn Sie einen Online Google Kalender mit einem SuperSaaS Terminkalender verknüpfen, erscheinen Ereignisse in Ihrem Google Kalender als nicht verfügbare Zeiträume in Ihrem Online Buchungskalender. Das ist beispielsweise dann praktisch, wenn Sie einen persönlichen Terminkalender haben und Kunden nur zu den Zeiten buchen lassen möchten, in denen Sie frei sind. Wenn Sie allgemeine Öffnungszeiten in einem Terminkalender festlegen, werden die Benutzer auf die Zeiträume beschränkt, die sowohl in die Öffnungszeiten fallen als auch in Ihrem persönlichen Online Kalender verfügbar sind. Beachten Sie, dass nur die verfügbar/beschäftigt-Informationen synchronisiert werden; Ihre Kunden werden also keinerlei Einzelheiten aus Ihrem persönlichen Terminkalender sehen. Diese Funktion kann auch dann nützlich sein, wenn Sie sehr komplexe Öffnungszeiten haben, die sich leichter mit den flexiblen Optionen von Online Google Kalender definieren lassen als mit den in SuperSaaS integrierten Möglichkeiten.

Dies sind die erforderlichen Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:

Kalender-ID in Google Kalender
  1. Vergewissern Sie sich, dass die verfügbar/beschäftigt-Informationen Ihres Google-Kalenders öffentlich zugänglich sind. Suchen Sie in Google Kalender die Einstellung "Diesen Kalender freigeben", wählen Sie "Diesen Kalender öffentlich machen" und optional "Nur anzeigen, ob ich verfügbar/beschäftigt bin (Details ausblenden)". Wenn der Kalender, mit dem Sie synchronisieren, seinerseits ein Kalender ist, den Google von einem anderen Ort bekommt, dann kann die Freigabe nur erfolgen, wenn Sie den Online Kalender hinzufügen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise den Online Kalender hinzufügen und entfernen, um die Freigabeoption zu ändern.
  2. Vergewissern Sie sich, dass die Zeitzone in Google Kalender und in SuperSaaS richtig eingestellt ist. Die Zeitzonen müssen nicht auf beiden Kalendern gleich sein, aber wenn sie unterschiedlich sind, werden die Zeiten nach Bedarf übersetzt, Sie sollten also dafür sorgen, dass eine solche Übersetzung absichtlich erfolgt.
  3. Finden Sie die Kalender-ID für den Kalender heraus, den Sie synchronisieren möchten. Klicken Sie in Google Kalender im Drop-down-Menü neben dem Kalendernamen auf "Kalendereinstellungen", um zur Registerkarte "Kalenderdetails" zu gelangen. Die ID steht unten auf der Seite im Bereich "Kalenderadresse" (siehe Abbildung). Wenn dies Ihr Hauptkalender ist, ist diese ID normalerweise mit Ihrer Google-Benutzerkennung identisch. Wenn Sie aber einen sekundären Kalender benutzen, ist es eine lange Adresse, die etwa so aussieht: "teuappgh9sdojl@group.calendar.google.com".
  4. Gehen Sie auf der Online SuperSaaS Website zum Bildschirm "Überwachen", Registerkarte "Synchronisierung" und geben Sie die Kalender-ID in das entsprechende Feld ein. Wenn Sie weiterhin selbst während der Zeit Termine eintragen möchten, die der Google Kalender als beschäftigt anzeigt, markieren Sie das Kästchen "Dem Administrator erlauben, Zeitbeschränkungen zu ignorieren" und klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Sobald dies eingerichtet ist, überprüft das SuperSaaS Buchungssystem Ihren Google Kalender regelmäßig auf Updates. Die Häufigkeit, mit der die Verfügbarkeitsdaten vom Google Kalender aus aktualisiert werden, hängt davon ab, wie oft auf Ihren Terminkalender zugegriffen wird. Jedes Mal, wenn jemand Ihren Terminkalender benutzt, beurteilt das Buchungssystem, ob unsere Kopie Ihrer Daten älter als 15 Minuten ist. Falls dies zutrifft, erhält ein anderer Server den Befehl, unsere Kopie zu aktualisieren. Dieser Updatevorgang kann einige Sekunden dauern, deshalb kann es erforderlich sein, die Seite ein zweites Mal neu zu laden, um die aktualisierten Informationen zu sehen. Dies sollte für die Benutzer kein Problem darstellen, da sie immer mehr als eine Seite benutzen, bevor sie eine Buchung vornehmen können. Wenn Sie aber selbst Ihren Terminkalender kontrollieren und bereits das Fenster geöffnet haben, kann es erforderlich sein, dass Sie verschiedene Seiten aufrufen, bevor Sie die Aktualisierung sehen. Derzeit werden bis zu 6 Monate in der Zukunft Ihres Google-Kalenders abgerufen. Sie sollten also vielleicht sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht für länger im Voraus buchen können, falls dies eine Einschränkung ist.

Diese Funktion gibt es derzeit nur bei Google Kalender und bei Google Apps-Kalendern, Outlook wird noch nicht unterstützt. Sie können aber zunächst Ihre Daten von Outlook oder Lotus Notes an Google Kalender senden und dann wie oben beschrieben vorgehen, um die Daten in SuperSaaS zu übertragen.

2. Einen Buchungskalender in einem anderen Kalenderprogramm veröffentlichen

Sie können Ihren Terminkalender in jedem Programm veröffentlichen, das einen standardmäßigen iCal-Feed (RFC 2445) abonnieren kann, etwa Microsoft Outlook, iCal von Apple oder Google Kalender. Die Verbindung funktioniert nur in eine Richtung: wenn Sie online etwas an Ihrem Online Kalender verändern, wird es nach der Synchronisierung in Ihrem Outlook Terminkalender angezeigt. Aber die Termine können nicht in Outlook bearbeitet werden. Sie können auch den Webcal-Link verwenden, um Ihre Buchungen auf dem Kalender Ihres PDA (beispielsweise iPhone) anzuzeigen, aber die mobile Version unserer Website ist normalerweise die bessere Wahl, weil sie mehr Funktionen bietet.

Um ein Abonnement einzurichten, müssen Sie zuerst den "webcal"-Link zu Ihrem Terminkalender herausfinden: gehen Sie zum Bildschirm "Überwachen", klicken Sie auf die Registerkarte "Synchronisieren" und folgen Sie den Anweisungen auf der Seite. Als Nächstes können Sie diesen Link in Ihrem Kalender Programm benutzen. Der Vorgang hängt ab von dem Programm, das Sie benutzen; lesen Sie die Einzelheiten bitte in der Dokumentation zu dieser Anwendung nach.

Bei einem abonnierten Kalender werden die Daten separat von den anderen Terminen in Ihrem Online Kalender gespeichert und nicht mit diesen vermischt; daher können Sie sie leicht wieder löschen, ohne Ihre anderen Termine zu ändern. Wenn Sie die Termine aus Ihrem SuperSaaS Kalender mit denen Ihres Kalenderprogramms mischen möchten, können Sie sie über die Registerkarte "Download" herunter- und dann in Ihr Terminkalender Programm hochladen. In diesem Fall können die Termine aber nicht mehr automatisch aktualisiert werden.

Die Häufigkeit, mit der die Daten aktualisiert werden, hängt von dem Programm ab (nicht von SuperSaaS). Das Standardprotokoll ist sehr unpraktisch, da es bei jedem Update die Übertragung aller Daten im Kalender verlangt, daher werden Kalenderprogramme meistens nicht sehr häufig aktualisiert. Außerdem lässt das iCal-Protokoll nur eine beschränkte Anzahl von Datenfeldern für die Übertragung zu. Das bedeutet, dass keines der individuellen Felder, die Sie in SuperSaaS definiert haben, übertragen wird. Wenn Sie Programmierer sind, können Sie diese Beschränkungen vermeiden, indem Sie die API von SuperSaaS verwenden. Diese ist effizienter und bietet alle relevanten Datenfelder, erfordert aber technisches Können zum Aufbau einer Schnittstelle.

Die iCal-Schnittstelle bietet keine Maßnahmen zur Berechtigung; falls Sie also befürchten, jemand könnte Ihren Webcal-Link herausfinden und ohne Ihr Wissen benutzen, können Sie sie sperren. Auf der Registerkarte "Zugang" können Sie unten auf dem Bildschirm den Punkt "Zugang mit Kalenderprogrammen sperren" wählen.


Zurück zu Tutorial Index