Hotelbett

Tutorial für Hotel oder Pension Buchung

Nutzen Sie SuperSaaS, um ein Reservierunssystem für ein kleines Hotel oder eine Pension zu erstellen

SuperSaaS ist ein Universal Reservierungssystem, deshalb fehlen ihm manche Funktionen, die Sie in einer speziellen Reservierungssysteme für Hotels finden können. Es eignet sich aber sehr gut als kostengünstige Lösung für Unterkünfte mit nur wenigen Zimmern. Diese Seite zeigt Ihnen eine Beispieleinrichtung für ein kleines Hotel, eine Pension oder Ferienanlage. Das Endergebnis können Sie in diesem Demo-Reservierungssystem sehen. Diese Merkmale können für Sie interessant sein:

Beispiele für verschiedene Ansichten

1 Zimmer 3 Zimmer Verfügbar

Schritt 0: Wie werden Ihre Nutzer Sie finden?

Sie können einen SuperSaaS-Reservierungskalender zwar auch für sich allein verwenden, aber wahrscheinlich möchten Sie auch ein paar Webseiten hinzufügen, auf denen Sie zum Beispiel Ihre Zimmer beschreiben und Ihre Kontaktdaten angeben. Wenn Sie noch keine Webseite für Ihre Zimmer haben, können Sie einen der zahlreichen Services im Internet nutzen, um diese einzurichten.

Wenn Sie einen Reservierungsplan erstellen, erhalten Sie einen Weblink, der auf Ihr Reservierungssystem verweist und etwa so aussieht: "www.supersaas.de/schedule/Ihr_Hotel". Falls Sie Ihre eigene Domain besitzen, können Sie den Teil supersaas.de durch Ihren eigenen Domainnamen ersetzen. Sie können diesen Link dann mit einem Text wie "Hier buchen" oder "Verfügbarkeit anzeigen" auf Ihrer Webseite platzieren. Sie können diesen Link auch auf einen Flyer drucken oder per E-Mail versenden.

Schritt 1: Ein Konto anlegen

Wenn Sie noch kein SuperSaaS-Konto haben, klicken Sie auf "Anmelden" oben auf dieser Seite und füllen Sie das Formular aus. Bitte achten Sie darauf, einen für Ihre Kunden verständlichen Kontonamen zu wählen, denn dieser wird in Ihrer Online Webadresse erscheinen. Das Reservierungssystem sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Link für die Aktivierung Ihres Kontos. Wenn Sie auf den Link in Ihrer E-Mail geklickt haben, können Sie sich einloggen und gelangen zur Dashboard-Seite.

Schritt 2: Einen Belegungsplan anlegen

Im Menü auf der rechten Seite können Sie auf "Neuer Plan" klicken und gelangen so zum Assistenten für einen neuen Belegungsplan. Der Assistent fragt Sie zunächst, ob Sie einen Plan vom Typ "Kapazität" oder vom Typ "Ressource" anlegen möchten. Für dieses Beispiel würden Sie einen "Ressource"-Plan wählen, in dem jedes Ihrer Zimmer eine Ressource ist. Sie können auf den Hilfe-Link in der oberen rechten Ecke klicken, um sich eine genauere Erklärung der Unterschiede zwischen den beiden Planarten anzeigen zu lassen. Die weiteren Fragen des Assistenten sollten selbsterklärend sein. Auf der letzten Seite des Assistenten wird die Webadresse angezeigt, unter der sich Ihr Belegungsplan befindet.

Schritt 3: Optionen anpassen

Normalerweise arbeitet der Belegungsplan mit Stunden und Minuten, bei einer Pension werden Sie aber wollen, dass er mit ganzen Tagen arbeitet. Klicken Sie dazu auf "Konfigurieren" und dann auf die Registerkarte "Ressourcen". Suchen Sie hier nach der Einstellung "Alle Zeiten runden auf den/die nächste/(n): …" und wählen Sie "Tag". Sie können auch die Mindestdauer einer Reservierung auf 1 Tag festlegen. Standardmäßig behandelt das Reservierungssystem ganze Tage als die 24 Stunden zwischen Mitternacht und Mitternacht. Bei einem eintägigen Termin liegen Anfangs- und Enddatum am selben Tag. Für ein Hotel kann es praktischer sein, mit einer An- und Abreisezeit zu arbeiten, die eher in der Mitte des Tages liegt. Wenn Sie im dafür vorgesehenen Feld (mit dem Text "Anfangseinschränkungen") eine An- und Abreisezeit eingeben, werden die Reservierungen entsprechend verschoben. Bei einem eintägigen Termin liegen Anfangs- und Enddatum dann an aufeinanderfolgenden Tagen.

Schritt 4: Preise festlegen

Angenommen, Sie berechnen für die Unterkunft einen Tagespreis, dann wählen Sie unter der Überschrift "Preis" den Punkt "Je nach Datum, Dauer oder Ressource". Wenn Sie die Seite gespeichert haben, können Sie auf den Link "Preise festlegen" klicken, um die Tagespreise und Saisonpreise zu definieren. Wenn Sie etwa im Juni den Preis um 25 € erhöhen möchten, definieren Sie eine Preisregel, die lautet: "Aktion ausführen: Preis um 25 € erhöhen", wenn das Datum "zwischen dem 1.6. und dem 30.6." liegt. Um einen Preis festzulegen, der am Wochenende doppelt so hoch ist, wählen Sie "Aktion ausführen: Preis um 100 % erhöhen", wenn der Wochentag "Samstag oder Sonntag" ist. Wenn es nun sowohl Juni als auch ein Wochenende ist, soll das Reservierungssystem dann zuerst 25 EUR aufschlagen oder erst um 100 % erhöhen? Sie entscheiden dies, indem Sie durch Ziehen mit der Maus die Reihenfolge der Preisregeln festlegen.

Schauen Sie sich doch bitte einmal die anderen Konfigurationsseiten an, um zu sehen, welche Möglichkeiten Sie noch haben. Sie können zum Beispiel auf der Seite "Prozess konfigurieren" E-Mail-Erinnerungen einrichten und bestimmen, welche Daten die Nutzer bei der Online Buchung angeben müssen. Eine detaillierte Erklärung aller Optionen auf der Registerkarte "Prozess" finden Sie im Tutorial Workflow anpassen. Falls Sie den Belegungsplan nicht für Online Buchungen nutzen, sondern damit nur die Verfügbarkeit anzeigen möchten, gehen Sie auf die Registerkarte "Zugang" und wählen Sie die Option "Nur Sie können den Plan ändern". Eine ausführliche Erläuterung aller Zugangsoptionen finden Sie im Tutorial Zugang regeln.

Schritt 5: Layout ändern

Bei einer Pension ist die Übersicht über einen ganzen Monat wahrscheinlich passender als die Standard-Wochenansicht. Dies können Sie oben auf der Registerkarte "Layout" auf der Konfigurationsseite verändern. Wenn Ihre Tage von Mitternacht bis Mitternacht dauern (im Unterschied zu einer Anreisezeit im Tagesverlauf), sollten Sie die sichtbaren Stunden so einrichten, dass sie von 0.00 bis 24.00 Uhr dauern, um sicherzustellen, dass die gesamten Zeitfenster sichtbar sind (stellen Sie "Mitternacht bis Mitternacht" ein, wenn Sie eine 12-Stunden-Uhr verwenden). Sie können auch die Farben und Grafiken des Belegungsplans ändern, damit sie besser zu den Farben auf Ihrer eigenen Website passen. Klicken Sie dazu einfach auf den Link "Layoutfarben" auf dieser Seite.

Es gibt zwei verschiedene Orte, an denen Sie das Layout verändern können: zum einen die "Layouteinstellungen" auf der Dashboard-Seite, die für alle Terminpläne Ihres Kontos gelten, und zum anderen die Registerkarte "Layout", die Sie über einen Klick auf die Schaltfläche "Konfigurieren" in einem bestimmten Belegungsplan erreichen. Die Änderungen gelten dann nur für diesen Belegungsplan. Eine ausführliche Erläuterung aller Layoutoptionen finden Sie im Tutorial Layout ändern.

Schritt 6: Öffnungszeiten festlegen

Falls Sie nicht die ganze Woche über geöffnet haben, können Sie auf der Seite "Öffnungszeiten" die Tage ausschließen, an denen Sie nicht geöffnet haben. Sie finden die Seite "Öffnungszeiten" auf einer Registerkarte des Überwachungsbildschirms, den Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche "Überwachen" erreichen. Für die Tage, an denen Sie geöffnet haben, müssen Sie 0.00 und 24.00 Uhr als Anfang und Ende Ihrer Öffnungszeiten wählen, damit das Reservierungssystem die Verfügbarkeit richtig anzeigen kann (bei einer 12-Stunden-Uhr nehmen Sie 12.00 am bis 12.00 am). In einem früheren Schritt haben wir die Mindestdauer einer Reservierung auf 1 Tag (24 Stunden) eingestellt. An Tagen, an denen die Öffnungszeiten nicht von 0.00 bis 24.00 Uhr eingestellt sind, würde das Reservierungssystem andernfalls annehmen, dass für eine Reservierung kein Platz mehr ist.

Sie können die Felder "Anfangs- und Enddatum" auf der Registerkarte "Öffnungszeiten" nutzen, um die Online Buchung auf eine bestimmte Saison zu beschränken. Ebenso können Sie mit der Registerkarte "Besondere Tage" die Zeiträume sperren, in denen Ihre Zimmer nicht verfügbar sind. Falls Ihre Zimmer bereits telefonisch oder auf anderem Wege gebucht worden sind, sollten Sie diese besser als Reservierungen und nicht als besondere Tage in den Belegungsplan eintragen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Belegungsplan in den richtigen Farben erscheint (d.h. "belegt"-Farbe statt "Feiertag"-Farbe). Eine weitere Option zum Anzeigen der Verfügbarkeit ist die Verknüpfung des Belegungsplans mit Google Kalender. Das Reservierungssystem ermöglicht dann nur die Online Buchung zu Zeitpunkten, die in Ihrem Google Kalender nicht belegt sind. Informationen zur Verknüpfung mit einem Google Kalender finden Sie im Tutorial Mit anderen Kalenderprogrammen verbinden.

Schritt 7: Ausprobieren

Bevor Sie das Online Reservierungssystem auf Ihrer Website platzieren, sollten Sie es einmal vom Standpunkt eines Benutzers her ausprobieren. Solange Sie als Administrator eingeloggt sind, sieht Ihr Belegungsplan ein wenig anders aus als das, was ein normaler Benutzer sehen wird. Zum Beispiel kann ein normaler Benutzer üblicherweise nicht die Termine anderer Personen ändern, während Sie das natürlich doch tun können. Ein weiterer wichtiger Unterschied ist, dass Änderungen durch den Administrator keine Bestätigungsmails auslösen, denn diese würden Ihr Postfach rasch überfluten, während Sie an der Site arbeiten.

Wenn Sie sich also einen guten Eindruck davon verschaffen wollen, was Ihre Kunden sehen werden, sollten Sie sich ausloggen, die Webadresse für Ihren Belegungsplan aufrufen, ein Benutzerkonto anlegen und sich dann wieder einloggen. Falls Sie einen zweiten Browser auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie hiermit noch einfacher die Site aus der Nutzerperspektive überprüfen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Webadresse für Ihren eigenen Belegungsplan aufrufen, denn hierher kommen ja auch Ihre Anwender. Gehen Sie nicht auf die Website von SuperSaaS. Einige Tipps dazu finden Sie unter Den Plan testen, den Sie angelegt haben.

Schritt 8: Veröffentlichen

Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, setzen Sie einfach den Link zum Online Belegungsplan auf Ihre Webseite oder senden Sie ihn per E-Mail an Ihre Benutzer. Wenn Sie Tipps zu diesem Thema möchten, lesen Sie bitte das Tutorial Einen Plan in Ihre Site integrieren. Sie können statt supersaas.de auch Ihren eigenen Domainnamen verwenden. Die Einrichtung ist dann ein wenig komplexer und wird im Tutorial Benutzerdefinierte URL erklärt.

Nächste Schritte

Sie können jederzeit zusätzliche Änderungen an Ihrem Online Belgungsplan vornehmen. Fast alle Optionen können neu konfiguriert werden, auch wenn der Belgungsplan weiter läuft. Experimentieren Sie einfach ein wenig mit den verschiedenen Einstellungen herum, um zu sehen, was mit Ihrem Belegungsplan passiert.


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