Fitness

Terminplan und Buchungssystem - Mehrere Termine pro Zeitfenster

Dieses Tutorial zeigt Ihnen anhand eines Fitnessclub-Beispiels, wie Sie einen Terminbuchungskalender einrichten können. Das Endergebnis finden Sie in diesem Demo-Buchungssystem. Diese Anweisungen sollten sich problemlos an Ihren spezifischen Bedarf anpassen lassen. Beispielsweise können die Anweisungen ebenso gut dazu verwendet werden, ein Online Planungssystem einzurichten, mit dem Schüler für eine Klasse oder Teilnehmer für eine Konferenz angemeldet werden.

So verwenden Sie diese Dokumentation

Normalerweise wird ein SuperSaaS Terminplan mit einem „Erstellen und Testen“-Zyklus eingerichtet:

  1. Legen Sie mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan an
  2. Probieren Sie aus, ob er wie erwartet funktioniert
  3. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Konfiguration vor und gehen Sie dann zurück zu Schritt 2
  4. Wenn Sie zufrieden sind, integrieren Sie den Online Terminplan in Ihre eigene Website

Diese Dokumentation folgt diesem Grundmuster, weicht aber an einigen Stellen davon ab, um eine logische Gruppierung nach Themen zu ermöglichen. Wenn Sie unten auf den Link „Nächstes Kapitel“ klicken, sehen Sie das Material in linearer Reihenfolge. Sie können aber über die tutorial index auch schnell zu einem für Sie interessanten Thema springen.

Falls Sie noch kein Konto bei SuperSaaS haben, legen Sie bitte vor dem Start eines an. Es ist kostenlos und Sie benötigen dafür nichts weiter als eine gültige E-Mail-Adresse. Loggen Sie sich in Ihr Konto ein, um zur Dashboard-Seite zu gelangen. Wenn Sie bereits einen anderen Terminplan angelegt haben, wird dieser auf der Dashboard-Seite angezeigt, andernfalls ist diese zum größten Teil leer.

Mit dem Assistenten einen einfachen Terminplan anlegen

Klicken Sie auf die Option „Neuer Plan“ im Menü rechts, um den Assistenten zur Planerstellung zu starten. Der Assistent wird Ihnen eine Reihe von Fragen stellen und einen Online Terminplan mit Standardeinstellungen anlegen, die zu Ihrer Situation passen. Auf dem ersten Bildschirm des Assistenten können Sie zwischen „Kapazitätsplan“ und „Ressourcenplan“ wählen. Diese Wahl ist sehr wichtig, denn im Unterschied zu allen anderen Einstellungen können Sie sie nicht ändern, sondern müssen einen ganz neuen Terminplan anlegen.

Für dieses Beispiel brauchen wir einen Terminplan vom Typ "Kapazität", denn es können natürlich mehrere Personen gleichzeitig eine Fitnessstunde buchen. Wenn das, was Sie planen möchten, zu einer bestimmten Zeit nur ein Mal verplant werden kann, beispielsweise ein Besprechungsraum oder eine private Klavierstunde, dann sollten Sie im Tutorial "Ressourcenplan" weiterlesen. In manchen Situationen funktionieren auch beide Planarten. Wenn Sie zum Beispiel zwei Boote vermieten möchten, können Sie entweder einen Kapazitätsplan "Boote" mit einer Kapazität von zwei anlegen oder einen Ressourcenplan mit zwei Ressourcen, Boot 1 und Boot 2. Probieren Sie einfach beide Terminpläne aus und bleiben Sie bei der Version, die Ihnen besser gefällt. Wenn Sie möchten, können Sie hier genaue Beschreibungen über die verschiedene Belegungsplantypen sehen.

Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt 2 zu gelangen, in dem Sie Ihrem Terminplan einen Titel geben. Dieser Titel bildet zusammen mit Ihrem Kontonamen die Webadresse, die Anwender Ihres Plans in ihrem Browser sehen. Sie können den Terminplan einfach "Plan" nennen, aber es ist für Ihre Benutzer hilfreicher, wenn Sie einen Namen wählen, der das, was Sie verplanen, besser beschreibt. Wir wählen hier "Fitnessstunden" und klicken auf "Nächster Schritt".

In Schritt 3 legen wir fest, wie viele Personen an einer Stunde teilnehmen können. Sie können die Personenzahl je nach Klasse ändern, dies ist nur der Standardwert. Ebenso können Sie eine Standarddauer der Klasse angeben, die Sie später für jede Klasse einzeln ändern können. Schließlich gibt es ein Kontrollkästchen, über das Sie angeben können, ob das Online Buchungssystem automatisch eine Warteliste anlegen soll, wenn eine Stunde ausgebucht ist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Beenden", um den Terminplan anzulegen und direkt Online zu stellen. Sie haben nun ein voll funktionsfähiges Online Buchungssystem. Probieren wir nun aus, ob es auch funktioniert.

Menüfeld

Probieren Sie die Grundfunktionen aus

Um Ihren Online Terminplan zu verwenden, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Benutzen“ im Menüfeld (siehe Abbildung rechts). Diese ist nur sichtbar, wenn Sie als Administrator eingeloggt sind. Normale Benutzer sehen den gleichen Terminplan, aber mit weniger Optionen. Sie können die Schaltfläche „Benutzen“ auch auf Ihrer Dashboard-Seite finden. Zum Dashboard gelangen Sie jederzeit, indem Sie auf den Link in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. Eine weitere Option ist die Verwendung der Lesezeichen-Funktion in Ihrem Browser, mit der Sie Ihren Online Terminplan schnell finden können.

Leerer Terminplan Wenn Sie Ihre Anwendung zum ersten Mal öffnen, erscheint Online ein leerer Terminplan. Eine Menge dessen, was Sie hier sehen können, lässt sich konfigurieren. Sie können zum Beispiel immer nur einen Tag oder Monat anzeigen lassen oder auch überhaupt keinen Terminplan – aber darauf kommen wir später zurück, zunächst wollen wir die Grundfunktionen Ihres Online Buchungssystems ausprobieren.

Wir beginnen damit, eine Klasse zu erstellen, also ein leeres Zeitfenster, für das unsere Teilnehmer Termine buchen können. Klicken Sie im Terminplan auf die Stelle, an der Sie den Terminplan erstellen möchten, und das Fenster "Neuer Slot" erscheint. Wenn sich das Dialogfenster an einer unpraktischen Stelle befindet, können Sie es einfach wie jedes andere Fenster verschieben (mit der linken Maustaste auf die Titelleiste klicken, Taste gedrückt halten und ziehen). Dialog Neuer Slot Statt zum korrekten Datum zu navigieren, können Sie auch einfach das Datum im Feld "Wann" ändern. Geben Sie einen aussagekräftigen "Titel" und eine "Beschreibung" an, wenn es für Ihre Benutzer nicht offensichtlich ist, was sie buchen. Später können Sie zusätzliche Felder wie "Preis" und "Ort" hinzufügen. Je nachdem, welche Felder Sie ausgefüllt haben, kann Ihr Online Terminplan etwas anders aussehen als hier dargestellt. Klicken Sie mehrmals auf das eckige Symbol unten rechts auf der Seite, um die Farbe zu ändern. Wir geben hier eine geringe Kapazität von 4 (Personen pro Stunde) ein, um Ihnen später noch die Wartelisten zeigen zu können. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Slot erstellen" klicken, erscheint der neue Slot auf dem Wochenplan.

Durch einen Klick auf das Zeitfenster, das Sie gerade angelegt haben, erscheint eine leere Stunde ohne Termine. Im unteren Bereich finden Sie die drei Links "Neue Reservierung", "Slot bearbeiten" und "Schließen". Der Link "Neue Reservierung" ist dann praktisch, wenn Sie Teilnehmer an Ihrer Stunde manuell hinzufügen möchten, etwa weil diese telefonisch gebucht haben und Sie auf der Website die tatsächliche Gesamtzahl anzeigen möchten. Beachten Sie, dass Ihre Endbenutzer verschiedene Optionen sehen werden, auf die wir später noch zurückkommen.

Wenn wir nun auf "Neue Reservierung" klicken, können wir einen Termin eingeben. Standardmäßig fragt das Online Buchungssystem nur nach einem Namen, wir werden später sehen, wie wir das ändern können. Klicken Sie auf "Reservierung erstellen" und dann erneut auf die Klasse - Sie werden sehen, dass sich ein paar Dinge verändert haben. Erste Buchung Die Klasse zeigt nun unseren gerade angelegten Termin und das farbige Feld zeigt "1/4" an - das bedeutet, dass von 4 verfügbaren Plätzen 1 belegt ist. Außerdem erscheint im Zeitfenster ein grünes Häkchen, das darauf hinweist, dass wir selbst einen Termin hinzugefügt haben. Das ist praktisch für Ihre Teilnehmer, die hier schnell sehen können, für welche Klassen sie sich angemeldet haben.

Über den Link "Slot bearbeiten" können Sie Änderungen an einer Klasse vornehmen. Wenn Sie Einzelheiten der Klasse ändern, etwa die Startzeit, werden alle Buchungen für diese Klasse mit ihr zusammen zu der neuen Uhrzeit verschoben. Wir werden Ihnen später zeigen, wie Sie Teilnehmer über Änderungen informieren, die bereits diese Stunde gebucht haben. Der Link "Schließen" schließt dieses Dialogfenster einfach wieder und seine Funktion ist identisch mit der des rot-weißen "Schließen"-Symbols in der Titelleiste des Fensters.

Konfiguration ändern

Sie haben nun ein im Wesentlichen funktionierendes Online Termin Buchungssystem. Der Assistent hat jedoch bei der Einrichtung des Plans eine ganze Reihe von Punkten vorausgesetzt, Sie werden also wahrscheinlich die Konfiguration ändern müssen, damit diese besser zu Ihren Anforderungen passt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Konfigurieren" erreichen Sie die Seite "Konfigurationsübersicht", auf der Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Optionen sehen, die Sie ändern können. Auf dieser Seite können Sie den Terminplan auch vorübergehend sperren oder ganz löschen. Wir besprechen hier die erste Registerkarte "Ressourcen". Die anderen Registerkarten werden in jeweils eigenen Kapiteln behandelt.

Registerkarte Ressourcen

Registerkarte "Ressourcen" für einen Terminplan vom Typ "Kapazität"

Die Registerkarte "Ressourcen" enthält die Einstellungen, mit denen die Ressource definiert ist, also das, was Sie verplanen. Bitte beachten Sie, dass die Registerkarte "Ressourcen" anders aussieht, wenn Sie statt eines Plans vom Typ "Kapazität" einen vom Typ ‘Ressource’ anlegen. Bei den ersten Optionen geht es um die geeignete Benennung der Ressource. Die Namen, die Sie statt der Standardbezeichnungen "Slot" und "Buchung" wählen, werden im gesamten Buchungssystem verwendet. Fehlermeldungen, E-Mail-Bestätigungen und Hilfe-Seiten verwenden alle die Namen, die Sie wählen. Da wir ein Online Buchunssystem für eine Fitnessstunde anlegen, wählen wir den Begriff "Stunde". Wir können auch den Begriff für einen "Benutzer" ändern und ihn beispielsweise als "Schüler" bezeichnen. Diese Einstellung befindet sich aber auf einer anderen Seite, da sie nicht von dieser Ressource abhängig ist; wir kommen später darauf zurück. Wenn Sie einen eigenen Namen für einen Slot verwenden, geben Sie die Singularform ein und das System verwandelt diese bei Bedarf in eine Pluralform. Fremdsprachige Wörter geben Sie bitte als "Singular,Plural" ein.

Weiter unten auf der Seite "Ressourcen" können Sie nähere Angaben zur Kapazität machen. Im ersten Feld geben Sie die Standardkapazität ein, d.h. "Wie viele Personen passen in eine Klasse?”. Falls diese Antwort je nach Klasse unterschiedlich ist – kein Problem, Sie können diese Zahl bei den einzelnen Klassen ändern, wenn Sie sie anlegen. Wenn Sie "null" eingeben, wird die Überprüfung des Limits ganz deaktiviert. Das zweite Feld bestimmt, wie viele Plätze eine Person mit einem Termin buchen kann. Wenn Sie hier einen anderen Wert als 1 eingeben, wird die Benutzeroberfläche verändert und enthält dann ein Feld "Menge", wenn ein Termin gebucht wird. (Auf der Registerkarte "Prozess" können Sie den Namen des Feldes "Menge" auf Wunsch ändern und etwa "Anzahl der Plätze" eingeben). Für die Fitnessstunde bleiben wir bei 1, aber wenn Sie das Online Reservierungssystem zum Beispiel zum Verkauf von Eintrittskarten für ein Spiel nutzen würden, wäre es sinnvoll, die Teilnehmer mehrere Karten gleichzeitig kaufen zu lassen.

Als nächstes können Sie angeben, wie viele Online Buchungen ein normaler Nutzer insgesamt in allen Stunden vornehmen kann. Sie können auch festlegen, ob diese Gesamtsumme bereits stattgefundene Klassen enthalten soll. Wenn die Höchstzahl erreicht ist, kann der Teilnehmer Buchungen nur Online ändern oder löschen. Schließlich entscheidet ein Kontrollkästchen, ob jemand einen zweiten Termin für dieselbe Stunde buchen kann. Bitte beachten Sie, dass das Buchungssystem nur anhand des Login-Namens feststellen kann, ob jemand "dieselbe Person" ist. Wenn Sie den Benutzern also ermöglichen, ihren eigenen Login-Namen zu erstellen (oder wenn Sie anonyme Buchungen zulassen), kann das Buchungssystem nicht verhindern, dass jemand durch das Anlegen eines zweiten Login-Namens einen zweiten Termin bucht.

Im nächsten Abschnitt "Overbooking" wird festgelegt, was passieren soll, wenn ein Slot voll ist. Hier können Sie unter folgenden Möglichkeiten wählen: Buchung verweigern, nur Ihnen die Aufhebung des Limits erlauben, das Limit ganz ignorieren oder einen Eintrag auf einer Warteliste vornehmen. Die Option "Warteliste" ist ziemlich komplex. Sie erstellt eine separate Warteliste für jedes Event und speichert die Reihenfolge, in der die Teilnehmer auf die Liste gesetzt wurden. Wenn das Kästchen für automatische Platzierung aktiviert wird, wird automatisch die erste Person auf der Warteliste platziert, falls jemand absagt. Später können Sie auf der Registerkarte "Prozess" festlegen, welche E-Mail-Benachrichtigung in diesem Fall versendet werden soll. Das Ganze kann komplizierter werden, wenn Sie mehrere Online Buchungen pro Person zulassen. Sie können mehrere Buchungen pro Person zulassen, indem Sie bei der Frage "Wie oft kann ein Slot gleichzeitig von demselben Teilnehmer gebucht werden?" eine andere Zahl als eins eingeben. Bei der Buchung erscheint dann ein Feld "Menge", in dem die Benutzer die Anzahl der Plätze eingeben können, die sie buchen möchten. Falls jemand mehr Plätze möchte, als verfügbar sind, wird er auf die Warteliste gesetzt, bis genügend Platz vorhanden ist. Und falls später jemand absagt, findet die automatische Platzierung nur dann statt, wenn genügend Platz für die Anfrage der ersten Person auf der Warteliste vorhanden ist. Als Administrator können Sie jederzeit Personen von der Warteliste platzieren, auch wenn dies über das Limit hinausgeht. Wir zeigen Ihnen später, wie das geht. Sie müssen außerdem beachten bitte, dass die automatische Platzierung den Zeitlimits unterliegt, die Sie auf der Registerkarte "Prozess" festlegen können (später in diesem Tutorial). Wenn Sie also ein Limit einrichten, damit Anmeldungen nur bis zu einem Tag im Voraus möglich sind, dann endet hier auch die automatische Platzierung.

Die Überschrift "Ort" bietet Ihnen ein Kontrollkästchen, mit dem Sie ein zusätzliches Feld zur Ortsangabe hinzufügen können. Dies können Sie beispielsweise zur genauen Bezeichnung des Raums benutzen, wenn Sie verschiedene Räume für Ihre Klassen haben. Die Benutzeroberfläche ändert sich dann leicht, um Platz für die zusätzliche Information zu schaffen, und wenn Sie Ihren Buchungskalender Online veröffentlichen, wird diese Information auch in das entsprechende Ortsfeld der Kalender von Outlook und Google übertragen.

Das Feld "Preis" wird in einem separaten Tutorial zu Preisen näher erläutert. Hier erscheint nur ein Standardwert, den Sie für jede Klasse einzeln anpassen können. Übrigens bedeutet die Festlegung eines Preises hier nicht, dass Ihre Teilnehmer auch tatsächlich über die Website zahlen müssen. Sie können den Preis auch einfach nur anzeigen und die Zahlung auf anderem Wege vereinbaren. Die Überschrift "Uhrzeit" ermöglicht es Ihnen, eine Standardlänge für Slots einzustellen, und Sie können die Benutzeroberfläche zur Anzeige der Uhrzeit verändern. Wenn Sie das Online Reservierungssystem für Dinge verwenden, die mehrere Tage lang dauern (etwa die Miete eines Ferienhauses), dann kann es ratsam sein, alle Zeiten auf ganze Tage zu runden. Die Festlegung der "Verfügbarkeit" erfolgt auf einem anderen Bildschirm. Sie ändert nur die Farbgebung des Plans, hindert Sie als Administrator aber nicht daran, zum Beispiel eine Stunde an einem Sonntag hinzuzufügen, wenn Sie angegeben haben, dass Sie sonntags geschlossen haben. Die Verfügbarkeitsinformation wird bei der Erstellung einer Wiederholungsklasse verwendet, in diesem Fall überspringt das Buchungssystem alle Tage, an denen Sie geschlossen haben.


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