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Was können Benutzer auf meinem online Kalender machen?

Ob eine Anmeldung für den online Kalender verlangt wird, kann man bei den Einstellungen für den Kalender unter KONFIGURIEREN > Zugang einstellen. Hier gibst Du ein, ob Benutzer (und Superbenutzer) Buchungen hinzufügen, verändern oder löschen dürfen. Auf dieser Seite sind die Einstellungsmöglichkeiten, die festlegen, was ein normaler Benutzer über die Buchungen zu sehen bekommt. Zusätzlich zu den Einstellungen der Zugangsrechte für normale Benutzer, können auf der Seite ‘Zugang’ auch Superbenutzer für diesen Kalender und deren Zugangsrechte festgelegt werden.

Den online Kalender ansehen und benutzen

Die Einstellungen Deines Kalenders ergeben sich automatisch aus der Auswahl, die Du während der Einrichtung der Kalender machst. Je nach dem, wie Du den Kalender installierst, wird er nachher Deinen Kunden andere Auswahlmöglichkeiten lassen. Dabei wird die Option, dass jeder den Plan sehen kann und die Benutzer sich einloggen müssen, um einen Termin zu machen oder zu verändern, am meisten genutzt. Falls Du ausschließlich angemeldeten Benutzern erlauben willst Deinen Plan/Kalender zu sehen und zu benutzen, dann solltest Du unter Wer kann den Plan sehen? die Variante Kunden müssen sich einloggen, um den Plan zu sehen… auswählen. Beachte: das System bewahrt Dich von alleine davor widersprüchliche Kriterien auszuwählen. Falls Du beispielsweise die Möglichkeit auswählst, dass nur Du und autorisierte Superbenutzer Veränderungen im Kalender machen können, ist die Auswahl Jeder, der eine Buchung vornehmen kann, kann alle Buchungen aktualisieren oder löschen… unter Wer kann Buchungen aktualisieren? nicht wählbar.

Zugangseinstellungen

Deshalb solltest Du darauf achten, dass sich die Auswahlmöglichkeiten bei der Aktivierung von “Nur Personen, die das gemeinsame Passwort kennen” und “Nur Personen mit einer bestimmten IP-Adresse”, unter Zugangskontrolle leicht unterscheiden. Die Auswahl, die Nutzung von Deinem online Kalender, auf eine bestimmte Gruppe von Menschen zu beschränken, verändert damit auch andere Einstellungen.

Du kannst den Leuten auf Deinem Kalender auch erlauben Veränderungen ohne jede Anmeldung vorzunehmen. Das vereinfacht den Buchungsprozess. Allerdings stehen dann einige wichtige Funktionen, wie die Buchungshistorie, nicht mehr zur Verfügung. Beachte auch, dass dadurch unerwünschte Aktivitäten auf Deinem online Kalender, wie beispielsweise das Ausfüllen mit falschen Terminen, nicht mehr verhindert werden kann. Falls das ein Problem werden sollte, kannst Du auf jeden Fall auch später noch eine Anmeldung verlangen. Falls Du nur dem jeweiligen nicht-angemeldeten Benutzern erlauben möchtest, dass sie ihre Buchungen oder Termine verändern können, dann kannst Du einen speziellen Link mit dem magischen Wort $modurl in den Termin bei der Bestätigung per Email an Deine Kunden einbauen.

Wenn Du den Leuten erlaubst Veränderungen vorzunehmen ohne sich anzumelden, dann solltest Du das Häkchen neben Email-Adresse als Login-Namen verwenden unter Zugangskontrolle machen. Damit wird ein neues Extrafeld im Buchungsformular verfügbar.

Sichtbare Termindetails

Für was Du den SuperSaaS Kalender benutzen möchtest, entscheidet auch darüber, ob Du vielleicht bestimmte Buchungsdetails vor Deinen Benutzern verstecken willst. Besonders im gewerblichen Umfeld oder wenn Du aus wirtschaftlichen Gründen einen Buchungskalender einsetzen möchtest, kann das helfen die Daten Deiner Kunden geheimzuhalten. Umgekehrt willst Du eventuell für einen internen Gebrauch, beispielsweise bei Terminreservierungen für einen Konferenzraum, den Benutzern erlauben, ebenfalls zu sehen, wer sonst noch den Raum belegt hat.

Sichtbarkeit eines Buchungsdetails

Es gibt vier Auswahlmöglichkeiten, wie Buchungsdetails dargestellt werden können. Das reicht von ‘Der Plan zeigt alle Informationen an’ bis zu ‘Der Plan zeigt keinerlei Einzelheiten anderer Buchungen an’. (Die verfügbaren Auswahlkriterien sind leicht unterschiedlich bei den verschiedenen Plan Typen.) Falls die Email-Adresse Teil des Anmeldeprozesses ist, kannst auch bei Email-Adressen unvollständig zeigen ein Häkchen setzen, um zu verhindern, dass die Email-Adressen Deiner Benutzern aus dem Kalender kopiert werden können. So wird nur der Teil vor dem @ gezeigt.

Zugangsrechte für Superbenutzer

Superbenutzer, die durch Kunden-Management eingefügt wurden, haben Zugang zu allen Kalendern innerhalb des Kontos. Wenn Du dem Superbenutzer lieber nur Zugang zu einem speziellen Kalender geben willst, dann kannst Du den Anmeldenamen/Loginnamen unter ‘Zugang’ unter ‘KONFIGURIEREN’ bei diesem einzelnen Kalender hinzufügen. Je Kalender kannst Du nur einen einzigen Superbenutzer zusätzlich hinzufügen.

Zugangseinstellung für Superbenutzer

Superbenutzer können neben der Freigabe alle Buchungsdetails sehen zu dürfen, zusätzliche Rechte erhalten. Du kannst Superbenutzern beispielsweise erlauben, die Öffnungszeiten und den Urlaubsplan mit den entsprechenden Schließzeiten zu ändern.