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Benachrichtigungen und Erinnerungen anpassen
Benachrichtigungen und Erinnerungen aus dem Online-Terminbuchungskalender kannst Du anpassen oder durch Deine eigenen Inhalte ersetzen. Das umfasst E-Mails und SMS-Nachrichten, die als Teil des Prozesses der Registrierung und Buchung generiert werden. Erinnerungs- und Follow-up-Nachrichten können auf ähnliche Weise angepasst werden. Fast alle Benachrichtigungen können sogenannten „Auto-Text“ enthalten, d. h. „magische Wörter“, die automatisch durch einen dynamischen Wert ersetzt werden, wenn die Nachricht generiert wird.
In diesem Artikel erfährst Du mehr über:
Text, der während des Buchungsvorgangs auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann ebenfalls angepasst werden, allerdings mit einem etwas anderem Syntax, siehe den Bereich Mitteilungen auf dem Bildschirm anpassen.
Welche Nachrichten sind in den E-Mails wichtig
Wir empfehlen den Einsatz von mindestens 3 der möglichen Meldungen für die Versendung von E-Mails an Deine Kunden. Letztendlich kannst Du diese Mitteilungen genau an Deine Kundenbedürfnisse anpassen. Hier nur ein paar Ideen, welche Nachrichten und welche Inhalte für den Anfang vielleicht wichtig für Dich sein können:
- Plantitel einsetzen: Gib hier Deinem Terminkalender einen passenden Titel, falls das noch nicht geschehen ist. Dieser sollte eindeutig alle Angebote in Deinem Terminkalender umfassen, damit Kunden besser wissen, was sie von Dir erwarten können. Der Plantitel wird in einigen E-Mails standardmäßig mit eingebunden.
- Nachricht, die E-Mail-Bestätigungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll: Das System versendet hierfür bereits eine Standard-Nachricht, falls das unter KONFIGURIEREN > Vorgang aktiviert ist. Wie diese aussieht, kannst Du weiter unten sehen. Hier kannst Du zusätzlichen Text zu der Standard-Nachricht hinzufügen oder einen komplett eigenen Text erstellen. Vielleicht willst Du Deinen Kunden danken, dass sie eine online Buchung bei Dir gemacht haben. Überlege, ob Du einen Link integrieren willst, der die Kunden auf Deine Webseite weiterleitet und/oder ob Du sie für mögliche weitere Buchungen mit einem anderen Link wieder auf Deinen Terminkalender zurückschicken willst.
- Nachricht, die E-Mail-Erinnerungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll: Hier kannst Du Deine Kunden an die Buchung oder den Termin erinnern, damit sie pünktlich zu Dir kommen oder gegebenenfalls rechtzeitig absagen können. Überlege, ob Du hier an weitere Dinge außerhalb von Zeit und Ort erinnern möchtest, wie beispielsweise die richtige Ausstattung bei Freizeitaktivitäten. Falls gewünscht kannst Du auch in diese E-Mail ein Formular mit dem Auto-Text
$formin den E-Mail-Text einfügen, wenn dieses Formular bereits mit diesem Online-Terminbuchungskalender verbunden ist. Oder Du kannst wahlweise auch ein anderes Formular (nur eigenständige Formulare), das eine eigene URL hat mit einem Link einbinden.
Benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen
Im Laufe des Prozesses von Registrierung und Buchungsprozesses werden verschiedene Arten von E-Mails verschickt. Während sich Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails auf bestimmte Termine beziehen, werden Registrierungs-E-Mails versendet, wenn ein Benutzer ein neues Benutzer-Konto bei der ersten Anmeldung anlegt.
E-Mail Nachrichten als Bestätigung der Registrierung anpassen
Ob ein Benutzer sich registrieren muss und damit selber ein Benutzerkonto erstellt, kannst Du aktivieren unter Zugangskontrolle. Dort legst Du fest, was er eingeben muss und ob er sein Benutzerkonto verifizieren muss, indem er auf einen Link klickt.
Um den Text der Registrierungs-E-Mail anzupassen, gehe zu der Seite Layouteinstellungen. Standardmäßig enthält eine Registrierungs-E-Mail Folgendes:
*Wenn Sie die Benutzerüberprüfung aktiviert haben mit der Auswahl „Bestätigungs-E-Mail mit einem Link senden, auf den der Benutzer klicken muss“, enthält diese E-Mail einen Link
E-Mail Nachrichten als Termin Bestätigung und Erinnerungen anpassen
Unter KONFIGURIEREN > Vorgang kannst Du das automatische Versenden einer Terminbestätigung und/oder einer Terminerinnerung einige Zeit vor dem Termin aktivieren.
Den Inhalt der Nachrichten für die Bestätigung und/oder Erinnerung von Buchungsterminen kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout anpassen. Als Standard enthält die E-Mail für die Terminbestätigung die folgenden Informationen:
Hallo Name,
Mit dieser Nachricht bestätigen wir, dass Ihre Reservierung* erstellt wurde.
Details neue Reservierung*:
… Details der neuen Reservierung …
Sie können auf den Plan zugreifen über:
Mit dieser Nachricht bestätigen wir, dass Ihre Reservierung* erstellt wurde.
Details neue Reservierung*:
… Details der neuen Reservierung …
Sie können auf den Plan zugreifen über:
https://www.supersaas.de/schedule/konto_name/kalender_name?day=…
Bitte antworten Sie nicht auf diese Nachricht. Sie wurde automatisch erstellt und Antworten werden nicht gelesen.* Den Begriff „Reservierung“ kannst Du ändern unter KONFIGURIEREN > Vorgang
Klicke rechts auf den Button „Vorschau“ um den kompletten Text der E-Mail zur Terminbestätigung bzw. zur Terminerinnerung inklusive Deiner Anpassungen zu sehen.
Folgenachricht nach dem Termin einsetzen
Unter KONFIGURIEREN > Zugang kannst Du auch eine Folgenachricht als Follow-up-E-Mail aktivieren. Diese kannst Du auf zwei Arten einsetzen:
- E-Mail als zweite Terminerinnerung: Setze dafür eine negative Zahl bei der Angabe der Zeit ein, zu der die E-Mail versendet wird, die anzeigt wie viel Zeit vor dem Start des Termins diese zweite Terminerinnerung versendet werden soll.
- Dankes-Mitteilung, Erinnerung an Kauf von Guthaben sowie Bitte um Feedback und Bewertung: Setze dafür eine positive Zahl ein bei der Angabe der Zeit, die angibt wie viel Zeit nach dem Start des Termins diese dritte E-Mail versendet werden soll.
Den Inhalt der Folgenachricht bzw. Follow-up-E-Mail kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen. Klicke rechts auf den Button „Vorschau“ um den kompletten Text der Follow-up-E-Mail inklusive Deiner Anpassungen zu sehen.
Ausgehende E-Mails sehen
Alle von Deinem Konto gesendeten E-Mails werden eine Stunde lang in der Datenbank gespeichert. Du kannst sie in Deinem Konto in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails sehen. Damit kannst Du überprüfen welche Mitteilungen in der letzten Stunde gesendet wurden, an wen sie gesendet wurden und ob sie das enthalten, was Du erwartest.
Der Mailserver überspringt automatisch E-Mails, die an eine Adresse gesendet werden, die auf
@test.com endet, aber sie werden trotzdem in der Liste der kürzlich gesendeten E-Mails angezeigt.
Auf diese Weise kannst Du auf einfache Art verschiedene E-Mails testen, ohne eine Menge E-Mails an ein echtes E-Mail-Konto senden zu müssen.
Dynamische Nachrichten mit Auto-Text
Auto-Text sind „magischen Wörter“, die automatisch von einem dynamischen Wert ersetzt werden, wenn die Nachricht erstellt wird. Das ermöglicht es Dir, beispielsweise den Nutzer (Kunden) mit einem persönlichen Namen anzusprechen oder eine Mitteilung von einer bestimmten Sprache abhängig zu machen.
Ein Wort wird in Auto-Text mit dem vorhergehendem Symbol $ markiert, wie beispielsweise bei $name. In der nachfolgenden Tabelle findest Du Auto-Text Zeichenfolgen, die in Mitteilungen bei E-Mails für die online Termine in diesem online Buchungssystem eingesetzt werden können.
Auto-Text Zeichen für E-Mails
| Das Wort… | …wird ersetzt von |
|---|---|
$name | Der Name der Person, an die die Mail adressiert ist, sofern verfügbar |
$dear | Schreibt „Liebe(r) $name,“ es sei denn, $name ist nicht bekannt |
$login | Der Anmeldename des Erstellers (leer, wenn der Administrator angemeldet oder nicht angemeldet ist) |
$subject | Der Rest dieser Zeile wird als Betreffzeile der E-Mail verwendet. Sie kann andere magische Wörter enthalten |
$url | Ein Link, der auf den Terminplan zum Zeitpunkt der Reservierung verweist |
$modurl | Ein Link, der ein Token enthält, das die Änderung dieser Reservierung ohne Anmeldung ermöglicht |
$action | Beschreibt, welche Aktion diese E-Mail ausgelöst hat, z.B.: „Deine Reservierung ist $action“ → „Deine Reservierung ist erstellt worden“ |
$details | Listet die Buchungsdetails auf, nützlich, wenn diese von dem unten stehenden $replace Kode entfernt wurden |
$replace | Entfernt den gesamten vom System generierten Text. Es wird nur Dein Text angezeigt |
$nourl | Entfernt nur die URL aus dem vom System generierten Text |
$id | Die ID des Objekts. Dies ist nützlich, um schnell im Supervisor-Interface nachzusehen |
$slot_id | Die ID des Zeitfensters, zu dem dieses Objekt gehört (nur Kapazitätsplan) |
$form_id | Die ID des Formulars, wenn an dieses Objekt ein Formular angehängt ist |
$start | Die Anfangszeit, das Zeitende und das Erstellungsdatum für diese Buchung. Benutze $start_time oder $finish_time, um nur die Zeit angeben zu können |
$created | Das Datum für die Erstellung von dieser Buchung, und der Zeitpunkt zu der sie zuletzt geändert oder gelöscht wurde |
$when | Zeigt Start- und Endzeit an und fügt je nach Konfiguration Zeitzoneninformationen hinzu |
$previous_start | Wenn der Termin aktualisiert wurde, wird die Startzeit/Anfangszeit vor dem Update angezeigt |
$length | Die Dauer des Termins dargestellt als H:MM (Stunde:Minuten)oder DD:HH:MM (Tag:Stunde:Minuten) |
$ical | Die Buchung wird als iCalendar-Datei an die Benachrichtigung angehängt |
$meeting_url | Zeigt den Link zum Google-Meeting oder Zoom-Meeting, wenn es eines gibt |
$doorcode | Zeigt einen Code mit 6 Stellen an, kompatibel im Wirkungsbereich der elektronischen Türschlössern von Nuki |
$form | Wenn ein Formular mit diesem Objekt verbunden ist, wird es als HTML-Datei angehängt |
$price | Preis des Termins. Bei wiederkehrenden Terminen ist es der Preis des ersten Termins |
$credit | Aktuelles Guthaben des Nutzers (nach Anlegen des Termins) |
$resources | Die Namen der verbundenen Ressourcen (nur Serviceplan) |
$position | Zeigt die Position auf der Warteliste (nur Kapazitätsplan Kalender) |
$address | Zeigt den Inhalt des Adressfeldes an, falls vorhanden |
$field_1 | Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die im Konfigurationsbildschirm unter dem Reiter Vorgang definiert wurden |
$field_1a | Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die auf der Seite Zugangskontrolle definiert sind |
$su | Zeigt den Wert des Supervisor-Feldes, wenn er verfügbar ist |
$if "action" | Der Rest des Satzes wird nur ausgegeben, wenn action der aktuellen Aktion entspricht. Um die Bedingung auf mehrere Zeilen anzuwenden, schließe sie in geschweifte Klammern ein. Unten findest Du eine Liste möglicher Aktionen |
$else {message} | Der Kode $else kann nur einer $if Bedingung folgen. Die Nachricht muss in geschweifte Klammern eingefasst sein und wird nur gezeigt, wenn die vorhergehende $ifBedingung nicht wahr ist. |
$skip | Sende diese E-Mail nicht. Kann kombiniert werden mit $if und $else um nur bei bestimmte Aktionen/Auslösern E-Mails zu versenden |
$description | Nur Serviceplan Kalender: Zeigt die Überschrift bzw. den Name (description) des gebuchten Services, die Beschreibung (service) des gebuchten Services |
$title | Nur Kapazitätsplan Kalender: Zeigt die Überschrift (title), den Ort (location), die Beschreibung (description) und die Anzahl der Buchungen. Level zeigt die Anzahl der Buchungen in einem Zeitfenster an. Bei Terminplänen mit mehreren Ressourcen enthält $description den Namen der Ressource |
Normalerweise wird Dein benutzerdefinierter Text an die vom System generierte E-Mail angehängt.
Wenn Du dagegen die Zeichenfolge $replace irgendwo in die Nachricht einstellst, dann ersetzt Dein Text die Standard-Nachricht des Systems ganz.
Beachte, dass das Feld zum Anpassen des Textes von Terminbestätigungen alle möglichen E-Mail-Bestätigungen steuert, nicht nur neue Buchungsbestätigungen. Um den Text für eine bestimmte Bestätigung anpassen zu können, brauchst Du die abhängige Aussage von einem
$if Satz, wie unten erklärt.
Für E-Mails zur Terminbuchungsbestätigung und Terminerinnerung kannst Du eine Vorschau der E-Mail sehen, indem Du auf das Symbol Vorschau rechts neben dem Feld klickst, wo Du den Text für die E-Mail und den Auto-Text eingegeben hast. Dabei wird eine E-Mail auf der Grundlage des zuletzt aktualisierten Termins gezeigt.
„if“ Bedingungen
Die Befehle können auch verkettet werden. Der folgende Code-Auszug (code snippet) würde nur die Überschrift ändern, wenn ein neuer Termin erstellt wird, und lässt ansonsten die Standardüberschrift:
$if "created" {$subject Sie haben einen neuen Termin um $start}
Verfügbare if-Bedingungen
Die $if Bedingungen erlauben die folgenden Werte:
created(erstellt)changed(geändert)deleted(gelöscht)approved(bestätigt)refunded(erstattet)placed_on_the_waiting_list(platziert auf der Warteliste)changed_on_the_waiting_list(geändert auf der Warteliste)removed_from_the_waiting_list(entfernt von der Warteliste)placed(platziert, was bedeutet von der Warteliste verschoben werden, um ein normaler Termin zu werden)
$if "placed_on_the_waiting_list" {Sie sind die Nummer $position auf der Warteliste}
Länder spezifische Bedingungen
Du kannst auch eine Sprachkennung, wie EN für Englisch oder ES für Spanisch einsetzen, um nur dann eine Nachricht zu zeigen, wenn eine Person diese bestimmte Sprache im Online-Terminbuchungskalender ausgewählt hat.
$if "ES" {Gracias} $else {Danke}
Mehrere Bedingungen können z.B. mit sogenannten logischen Operatoren kombiniert werden:
$if "created || placed_on_the_waiting_list" {Thank you for booking} (logische Abfolge ODER, eine der Bedingungen muss wahr sein)$if "EN && deleted" {Cancellation confirmed} (logische Abfolge UND, beide Bedingungen müssen wahr sein)
modurl einsetzen
Eine weitere Anwendung für Auto-Text ist die Möglichkeit Deinen Kunden einen Link zur Verfügung zu stellen, der sie zu einer Ansicht weiterleitet, wo Deine Kunden ihren Termin selber bearbeiten können. Der erzeugte Link bringt die Benutzer dabei auch ohne Anmeldung zu ihren eigenen Buchungen. Du könntest dafür diesen Text an Deine E-Mail zur Terminbestätigung einfügen:
Eine weitere Anwendung für Auto-Text ist die Möglichkeit Deinen Kunden einen Link zur Verfügung zu stellen, der sie zu einer Ansicht weiterleitet, wo Deine Kunden ihren Termin selber bearbeiten können. Der erzeugte Link bringt die Benutzer dabei auch ohne Anmeldung zu ihren eigenen Buchungen. Du könntest dafür diesen Text an Deine E-Mail zur Terminbestätigung einfügen:
Um Ihren Termin online zu ändern, gehen Sie zu:
$modurl
Der Kode $modurl erstellt einen Link, der ein Zeichen enthält, mit dem der Besucher dieses Links den Termin ändern oder löschen kann, ohne sich dafür einloggen zu müssen.
Das ist dann besonders nützlich, wenn Du Benutzern das Erstellen von Terminen ohne Anmeldung erlaubst und sie auf diese Weise die Möglichkeit haben ihre eigenen Termine nachträglich ändern zu können. Mehr über dieses Thema kannst Du in unserem Blog über personalisierte E-Mails im online Terminkalender erfahren.
E-Mail Nachrichten im Stil mit HTML anpassen
Standardmäßig werden E-Mails im Format „Plain-Text“ versendet, da dieses Format die besten Chancen hat, Spam-Filter zu passieren. Durch Ändern der E-Mail in eine HTML Formatierung auf der Seite Layout Einstellungen bekommst Du die Möglichkeit, E-Mails zu gestalten. Der HTML-Texteditor für E-Mails verfügt über Buttons zum Hinzufügen von Farben und Links. Du kannst den HTML-Code der E-Mails selbst bearbeiten, indem Du auf die kleine Symbol „Quellcode“ klickst.
Wenn Du zu viele Links oder Bilder in eine E-Mail einfügst, könnte Deine E-Mail als Spam markiert werden. Beachte, dass das von E-Mail-Clients unterstützte HTML nur eine kleine Teilmenge des von Webbrowsern unterstützten HTML ist.
Erschwerend kommt hinzu, dass jeder E-Mail-Client eine andere Teilmenge von HTML unterstützt und den Kode etwas anders darstellt.
Daher ist es am besten, sich an die begrenzten Optionen des Editors zu halten.
Wenn Du ein Entwickler bist und die volle Kontrolle über die Formatierung der E-Mail brauchst oder die Möglichkeit Anhänge hinzufügen zu können, dann nutze die Option E-Mail von Deinem eigenen Server einrichten zu können.
Einstellen der Absenderadresse
Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen von Deinem Konto mit keine_antwort@supersaas.com in dem „Von“ Feld als Absenderadresse gesendet.
Es ist eine gute Idee dieses Feld zu ändern, um Deinen Nutzern zu versichern, dass diese Nachricht von Dir kommt und damit Antworten zu Dir zurückkommen.
Du kannst die Absenderadresse für Nachrichten ändern unter Layouteinstellungen.
Dabei kannst Du entweder die „Antwort an“ Einstellung ändern oder die Absenderadresse „Von“ unter „Senden von“ in Deine eigene E-Mail-Adresse ändern.
Die Absenderadresse „Von“ zu ändern scheint erst mal attraktiv zu sein, allerdings hat diese Option den wichtigen Nachteil, dass die Mails ein höheres Risiko haben, als Spam markiert zu werden, da wir sie nicht als unsere eigenen signieren können, wenn die „Von“ Adresse von unser eigenen abweicht. Außerdem musst Du unseren Mailserver in den SPF-Eintrag Deines DNS aufnehmen, um den Internet-Standards zur Vermeidung von Spam zu entsprechen. Das Ändern eines DNS kann schwierig sein und möglicherweise hast Du nicht die Möglichkeit, den DNS Deines Mailservers zu ändern.
Die „Antwort an“ Zeile andererseits wird weiterhin keine_antwort@supersaas.com in der Absenderadresse „Von“ zeigen, aber die meisten E-Mail-Dienste werden Deinen Konto-Namen als Absender zeigen und Antworten an Dich zurückschicken. Weil unser Mailserver die Nachricht kryptografisch signiert, wenn in der Absenderadresse „Von“ supersaas.com steht, hat sie eine große Chance alle Spam Filter ungehindert zu passieren.
Nebenbei bemerkt, zeigen alle in E-Mail-Nachrichten erwähnten Links angezeigt supersaas.de, solange bis Du eine kundenspezifische Domain einstellst und mit Deinem Konto verknüpfst.
Die meisten Domains sind mit einem sogenannten SPF Record eingerichtet.
Dieser Datensatz signalisiert anderen Mailservern, dass sie nur E-Mails von einem Absender akzeptieren sollen, der in diesem SPF-Datensatz aufgeführt ist.
Wenn Du die „Von“ Absenderadresse auf Deine eigene E-Mail umstellen willst und das gespeichert hast, dann prüft unser System das Vorhandensein eines solchen SPF-Datensatzes im DNS für Deine Domain.
Falls der Datensatz vorhanden ist, muss angegeben werden, dass unser E-Mail-Server E-Mails senden darf.
Dies ist der spezifische Text, der im SPF-Eintrag enthalten sein muss:
include:spf.supersaas.com
Wenn Du Deine eigene „Von“ -Adresse verwenden möchtest und Deine E-Mail-Domäne so konfiguriert ist, dass ein Dritter nicht in Deinem Namen senden kann, kannst Du auch E-Mails über Deinen eigenen Server senden.
Deinen eigenen Server zu verwenden ist dann sinnvoll, wenn Du jeden Verweis auf SuperSaaS in den E-Mail-Kopfzeilen vermeiden willst und außerdem kannst Du dann die Nachricht kryptografisch signieren, um die Zustellbarkeit zu verbessern und die Mails besser versenden zu können.
Benutzerdefinierte SMS-Nachrichten
Über die Seite Integrationen kannst Du die Seite „SMS Gateway“ finden, wo Du die standardisierten Inhalte, vom Text für SMS Erinnerungen an den Termin, anpassen kannst. Die gleichen Auto-Text-Codes, die zur Anpassung von E-Mail-Nachrichten verwendet werden, können auch zum Anpassen von SMS-Erinnerungen an Deine Kunden verwendet werden. Beachte, dass dies keine Auswirkungen auf SMS-Benachrichtigungen hat, die an Dich gesendet werden, um Dich über neue oder aktualisierte Buchungen zu informieren.
Der Standardinhalt der SMS Erinnerung ist:
Erinnerung: <Name Termin> für <Datum und Zeit>
Das erst eingegebene Feld zeigt den Namen des Termins und das zweite Feld zeigt das Datum und die Zeit für den Termin.
Wenn Du die Nachricht nicht geändert hast, würde eine SMS Nachricht zur Erinnerung an eine Yogastunde zum Beispiel so aussehen:
Erinnerung: Yoga (Briana) für 10/10/2025 18:00
Weitere Informationen, wie SMS Nachrichten für die Terminbestätigung angepasst werden können, findest Du in der Dokumentation Bestätigungen und Erinnerungen.