Seite drucken

Benachrichtigungen und Erinnerungen anpassen

Nachrichten in Emails und SMS, die als ein Teil der Anmeldung und online Terminbuchung erstellt werden, kannst Du anpassen oder durch Deine eigenen Nachrichten ersetzen. Erinnerungen an den gebuchten Termin und Folge-Nachrichten kannst Du ähnlich anpassen. Diese Informationen in Emails oder SMS zu den bei Dir online gebuchten Terminen können Deinen Kundenservice deutlich verbessern, ermöglichen Dir einen mühelosen intensiven Kundenkontakt und helfen bei der Vermeidung von Terminausfällen.

Welche Nachrichten sind in den Emails wichtig

Wir empfehlen den Einsatz von mindestens 3 der möglichen Meldungen für die Versendung von Emails an Deine Kunden. Letztendlich kannst Du diese Mitteilungen genau an Deine Kundenbedürfnisse anpassen. Hier nur ein paar Ideen, welche Nachrichten und welche Inhalte für den Anfang vielleicht wichtig für Dich sein können:

  • Plantitel einsetzen Gib hier Deinem Terminkalender einen passenden Titel, falls das noch nicht geschehen ist. Dieser sollte eindeutig alle Angebote in Deinem Terminkalender umfassen, damit Kunden besser wissen, was sie von Dir erwarten können. Der Plantitel wird in einigen Emails standardmäßig mit eingebunden.
  • Nachricht, die Email-Bestätigungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll Das System versendet hierfür bereits eine Standard Nachricht, falls das unter KONFIGURIEREN > Vorgang aktiviert ist. Wie diese aussieht, kannst Du weiter unten sehen. Hier kannst Du zusätzlichen Text zu der Standard Nachricht hinzufügen oder einen komplett eigenen Text erstellen. Vielleicht willst Du Deinen Kunden danken, dass sie eine online Buchung bei Dir gemacht haben. Überlege, ob Du einen Link integrieren willst, der die Kunden auf Deine Webseite weiterleitet und/oder ob Du sie für mögliche weitere Buchungen mit einem anderen Link wieder auf Deinen Terminkalender zurück schicken willst.
  • Nachricht, die Email-Erinnerungen für Reservierungen hinzugefügt werden soll Hier kannst Du Deine Kunden an die Buchung oder den Termin erinnern, damit sie pünktlich zu Dir kommen oder gegebenenfalls rechtzeitig absagen können. Überlege, ob Du hier an weitere Dinge außerhalb von Zeit und Ort erinnern möchtest, wie beispielsweise die richtige Ausstattung bei Freizeitaktivitäten. Falls gewünscht kannst Du auch in diese Email ein Formular mit dem Autotext $form in den Email Text einfügen, wenn dieses Formular bereits mit diesem Kalender verbunden ist. Oder Du kannst wahlweise auch eine anderes Formular (nur eigenständige Formulare), das eine eigne URL hat mit einem Link einbinden.

Fast alle Nachrichten können sogenannten “Autotext” enthalten, die als “magische Wörter” als Platzhalter für dynamische Werte funktionieren, die sich dann in der Nachricht automatisch einfügen. Text, der auf dem Bildschirm angezeigt wird während dem Vorgang der online Buchung, kannst Du auch anpassen, aber mit einem leicht anderen Syntax. Wie Du die Bildschirmmeldungen anpassen kannst, erfährst Du in der Dokumentation.

Benutzerdefinierte Email-Benachrichtigungen und Erinnerungen

Unter KONFIGURIEREN > Vorgang kannst Du das automatische Versenden einer Terminbestätigung und/oder einer Terminerinnerung einige Zeit vor dem Termin einstellen. Als Standard enthält die Email für die Terminbestätigung die folgenden Informationen:

Liebe(r) Name,

Mit dieser Nachricht bestätigen wir, dass Ihre Reservierung* erstellt wurde.

Einzelheiten der neuen Reservierung*:

  …Einzelheiten des Termins…

Sie können auf den Plan zugreifen über:
https://www.supersaas.de/schedule/konto_name/schedule_name?day=…

Bitte antworten Sie nicht auf diese Nachricht. Sie wurde automatisch erstellt und Antworten werden nicht gelesen.
* Den Begriff “Reservierung” kannst Du ändern unter KONFIGURIEREN > Vorgang

Email Nachrichten als Bestätigung der Anmeldung anpassen

Den Text für die Bestätigung der Anmeldung kannst Du unter Layouteinstellungen eingeben. Wenn Du dieser Nachricht einen Text hinzufügen oder durch Deinen eigenen Text ersetzen möchten, dann kannst Du das hier einstellen.

Email Nachrichten als Termin Bestätigung und Erinnerungen anpassen

Den Inhalt der Nachrichten für die Bestätigung und/oder Erinnerung von Buchungsterminen kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen. Dort kannst Du auch eine zusätzliche Email einsetzen, in der Du Kunden um ein Feedback oder eine Bewertung bittest.

Folgenachricht nach dem Termin einsetzen

Unter KONFIGURIEREN > Layout kannst Du auch eine Folgenachricht aktivieren. Diese kannst Du als eine zweiter Email zur Terminerinnerung einsetzen mit einer Zahl im Minusbereich bei der Angabe der Zeit zu der die Email versendet wird, die anzeigt wie viel Zeit vor dem Termin diese zweite Terminerinnerung versendet werden soll.

Erstelle eine Folgenachricht nach dem Termin mit folgenden Schritten:

  1. Folgenachricht einrichten Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang und klicke auf Eine Email als Erinnerungswiederholung nach… und gibt dabei in der Zeitangabe an, wie viel Zeit nach dem Termin die Folgenachricht automatisch versendet werden soll. Klicke auf Änderungen speichern, um die Folgenacht einzurichten.
  2. Folgenachricht Text anpassen Gehe zu KONFIGURIEREN > Layout und gehe zu dem Textfeld mit dem Titel “Die Email mit der Wiederholungserinnerung soll folgende Nachricht enthalten”. Klicke auf Änderungen speichern, um den Text für die Folgenachricht zu aktivieren.
  3. Link in die Folgenachricht einfügen Gehe zu KONFIGURIEREN > Layout und gehe zu dem Textfeld mit dem Titel “Die Email mit der Wiederholungserinnerung soll folgende Nachricht enthalten”. Klicke in den Text an die Stelle, wo der Link platziert sein soll und gib hier den Link per Kopieren und Einfügen ein und klicke dann auf Änderungen speichern, um den Text für die Folgenachricht zu aktivieren.

Dynamische Nachrichten mit Autotext

Autotext besteht aus “magischen Wörter”, die automatisch von einem dynamischen Wert ersetzt werden, wenn die Nachricht erstellt wird. Das ermöglicht es Dir, beispielsweise den Nutzer (Kunden) mit einem persönlichen Namen anzusprechen oder eine Nachricht sprachabhängig zu machen. Ein Wort wird in Autotext mit dem vorhergehendem Symbol $ markiert, wie beispielsweise bei $name. In der nachfolgenden Tabelle findest Du Autotext Zeichenfolgen, die in Nachrichten für die online Termine in diesem online Buchungssystem eingesetzt werden können.

Autotext Zeichenfolgen zur Verwendung in Email-Nachrichten und SMS-Erinnerungen
Das Wort……wird ersetzt von
$nameDer Name der Person, an die die Mail adressiert ist, sofern verfügbar
$dearSchreibt "Liebe(r) $name," es sei denn, $name ist nicht bekannt
$loginDer Anmeldename des Erstellers (leer, wenn der Administrator angemeldet oder nicht angemeldet ist)
$subjectDer Rest dieser Zeile wird als Betreffzeile der Email verwendet. Sie kann andere magische Wörter enthalten
$urlEin Link, der auf den Terminplan zum Zeitpunkt der Reservierung verweist
$modurlEin Link, der ein Token enthält, das die Änderung dieser Reservierung ohne Anmeldung ermöglicht
$actionBeschreibt, welche Aktion diese E-Mail ausgelöst hat, z.B.: “Deine Reservierung ist $action” → “Deine Reservierung ist erstellt worden”
$detailsListet die Buchungsdetails auf, nützlich, wenn diese von dem unten stehenden $replace Kode entfernt wurden
$replaceEntfernt den gesamten vom System generierten Text. Es wird nur Dein Text angezeigt
$nourlEntfernt nur die URL aus dem vom System generierten Text
$idDie ID des Objekts. Dies ist nützlich, um schnell im Supervisor-Interface nachzusehen
$slot_idDie ID des Zeitfensters, zu dem dieses Objekt gehört (nur Kapazitätsplan)
$form_idDie ID des Formulars, wenn an dieses Objekt ein Formular angehängt ist
$start
$finish
$created
Die Anfangszeit, das Zeitende und das Erstellungsdatum für diese Buchung.
Benutze $start_time oder $finish_time, um nur die Zeit angeben zu können
$previous_startWenn der Termin aktualisiert wurde, wird die Startzeit/Anfangszeit vor dem Update angezeigt
$lengthDie Dauer des Termins dargestellt als H:MM (Stunde:Minuten)oder DD:HH:MM (Tag:Stunde:Minuten)
$icalDie Buchung wird als iCalendar-Datei an die Benachrichtigung angehängt
$formWenn ein Formular mit diesem Objekt verbunden ist, wird es als HTML-Datei angehängt
$pricePreis des Termins. Bei wiederkehrenden Terminen ist es der Preis des ersten Termins
$resourcesDie Namen der verbundenen Ressourcen (nur Serviceplan)
$field_1
$field_2
Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die im Konfigurationsbildschirm unter dem Reiter Vorgang definiert wurden
$field_1a
$field_2a
Zeigt den Wert der benutzerdefinierten Felder an, die auf der Seite Zugangskontrolle definiert sind
$if "action"Der Rest des Satzes wird nur ausgegeben, wenn action der aktuellen Aktion entspricht. Um die Bedingung auf mehrere Zeilen anzuwenden, schließe sie in geschweifte Klammern ein. Unten findest Du eine Liste möglicher Aktionen
$else {message}Der Kode $else kann nur einer $if Bedingung folgen. Die Nachricht muss in geschweifte Klammern eingefasst sein und wird nur gezeigt, wenn die vorhergehende $ifBedingung nicht wahr ist.
$title
$location
$quantity
$description
Die Überschrift (title), der Ort (location), die Beschreibung (description) und die Anzahl der Buchungen (nur Kapazitätsplan). Bei Terminplänen mit mehreren Ressourcen enthält $description den Namen der Ressource

Normalerweise wird Dein benutzerdefinierter Text an die vom System generierte Email angehängt. Wenn Du dagegen die Zeichenfolge $replace irgendwo in die Nachricht einstellst, dann ersetzt Dein Text die Standard-Nachricht des Systems ganz.

Beachte, dass das Feld zum Anpassen des Textes von Terminbestätigungen alle möglichen Email-Bestätigungen steuert, nicht nur neue Buchungsbestätigungen. Um den Text für eine bestimmte Bestätigung anpassen zu können, brauchst Du die abhängige Aussage von einem $if Satz, wie unten erklärt.

Die Befehle können auch verkettet werden. Der folgende Code-Auszug (code snippet) würde nur die Überschrift ändern, wenn ein neuer Termin erstellt wird, und lässt ansonsten die Standard Überschrift:

$if "created" {$subject Sie haben einen neuen Termin um $start}

Erlaubte Werte nach dem $if Werte sind: created (erstellt), changed (geändert), deleted (gelöscht), approved (bestätigt), refunded (erstattet), placed_on_the_waiting_list (platziert auf der Warteliste), changed_on_the_waiting_list (geändert auf der Warteliste), removed_from_the_waiting_list (entfernt von der Warteliste)or placed (placed bedeutet von der Warteliste verschoben werden, um ein normaler Termin beziehungsweise eine normale Buchung zu werden). Du kannst auch eine Sprachkennung, wie EN für Englisch oder ES für Spanisch einsetzen, um nur dann eine Nachricht zu zeigen, wenn eine Person diese bestimmte Sprache im Kalender ausgewählt hat.

$if "ES" {Gracias} $else {Danke}
Eine weitere Anwendung für Autotext ist die Möglichkeit Deinen Kunden einen Link zur Verfügung zu stellen, der sie zu einer Ansicht weiterleitet, wo Deine Kunden ihren Termin selber bearbeiten können. Du könntest dafür diesen Text an Deine Email zur Terminbestätigung einfügen:
Um Ihren Termin online zu ändern, gehen Sie zu:
$modurl

Der Kode $modurl erstellt einen Link, der ein Zeichen enthält mit dem der Besucher dieses Links den Termin ändern oder löschen kann, ohne sich dafür einloggen zu müssen. Das ist dann besonders nützlich, wenn Du Nutzern das Erstellen von Terminen ohne Anmeldung erlaubst und sie auf diese Weise die Möglichkeit haben ihre eigenen Termine nachträglich ändern zu können.

Beachte, dass Emails im nur als Klartext gesendet werden. Es ist daher nicht möglich, HTML-Code in Email-Benachrichtigungen einzufügen.

Einstellen der Absenderadresse

Standardmäßig werden Email-Benachrichtigungen von Deinem Konto mit keine_antwort@supersaas.de in dem “Von” Feld als Absenderadresse gesendet. Es ist eine gute Idee dieses Feld zu ändern, um Deinen Nutzern zu versichern, dass diese Nachricht von Dir kommt und damit Antworten zu Dir zurück kommen. Du kannst die Absenderadresse für Nachrichten ändern unter Layouteinstellungen. Dabei kannst Du entweder die “Antwort an” Einstellung ändern oder die Absenderadresse “Von” unter “Senden von” in Deine eigene Email Adresse ändern.

Wenn Du die Absenderadresse “Von” änderst, dann wird Dein Kontoname gezeigt in der Email und Antworten werden an Dich zurück gesendet. Diese Option bringt jedoch den wichtigen Vorbehalt mit sich, dass Benachrichtigungen ein höheres Risiko haben, als Spam markiert zu werden. Um den Internet-Standards zur Verhinderung von Spam zu entsprechen, wird immer noch eine Weitergeleitet-von: SuperSaaS-Kopfzeile hinzugefügt, die für den Empfänger manchmal sichtbar ist.

Die “Antwort an” Zeile andererseits wird weiterhin keine_antwort@supersaas.de in der Absenderadresse “Von” zeigen, aber die meisten Email Dienste werden Deinen Konto Namen als Absender zeigen und Antworten an Dich zurück schicken. Weil unser Mailserver die Nachricht kryptografisch signiert, wenn in der Absenderadresse “Von” supersaas.com steht, hat sie eine große Chance alle Spam Filter ungehindert zu passieren.

Jeder Link in Deinen Email Nachrichten zeigt supersaas.de, solange bis Du eine kundenspezifische Domain einstellst und mit Deinem Konto verknüpfst.

Einige Email Domains sind mit einem sogenannten SPF Record eingerichtet. Dieser Datensatz signalisiert anderen Mailservern, dass sie nur E-Mails von einem Absender akzeptieren sollen, der in diesem SPF-Datensatz aufgeführt ist. Wenn Du die “Von” Absenderadresse auf Deine eigene Email umstellen willst und das gespeichert hast, dann prüft unser System das Vorhandensein eines solchen SPF-Datensatzes im DNS für Deine Domain. Wenn der Datensatz vorhanden ist, muss angegeben werden, dass der Email-Server Emails senden darf. Wenn Du den SPF-Eintrag Deiner Domain ändern kannst, kannst Du das folgende zum SPF-Eintrag hinzufügen, um sicherzustellen, dass von unseren Servern gesendet werden darf: include:spf.supersaas.com
Wenn Du Deine eigene “Von” -Adresse verwenden möchtest und Deine Email-Domäne so konfiguriert ist, dass ein Dritter nicht in Deinem Namen senden kann, kannst Du auch Emails über Deinen eigenen Server senden. Deinen eigenen Server zu verwenden ist dann sinnvoll, wenn Du jeden Verweis auf SuperSaaS in den Email Kopfzeilen vermeiden willst und außerdem kannst Du dann die Nachricht kryptografisch signieren, um die Zustellbarkeit zu verbessern und die Mails besser versenden zu können.

Benutzerdefinierte SMS-Nachrichten

Auf der Seite SMS-Gateway kannst Du die standardisierten Inhalte als Text für SMS Erinnerungen an den Termin anpassen. Dieselben automatischen Textcodes, die zum Anpassen von E-Mail-Nachrichten verwendet werden, können zum Anpassen von SMS-Erinnerungen verwendet werden, die an Deine Kunden gesendet werden. Beachte, dass dies keine Auswirkungen auf SMS-Benachrichtigungen hat, die an Dich gesendet werden, um Dich über neue oder aktualisierte Buchungen zu informieren.

Der Standardinhalt der SMS Erinnerung ist:
Erinnerung: <Name Termin> für <Datum und Zeit>
Das erst eingegebene Feld zeigt den Namen des Termins und das zweite Feld zeigt das Datum und die Zeit für den Termin. Beispielsweise würde eine SMS Nachricht, vorausgesetzt Du hast diese nicht geändert, ähnlich wie das Folgende aussehen:
Erinnerung: Yoga (Briana) für 10/10/2019 18:00

Weitere Informationen, wie SMS Nachrichten für die Terminbestätigung angepasst werden können, findest Du in der Dokumentation Bestätigungen und Erinnerungen.