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Den Buchungsprozess bearbeiten

Sollen Benutzer und Kunden sich wiederholende Buchungen machen dürfen oder nicht? Brauchen Buchungen eine Bezahlung oder eine Genehmigung? Sollen neue Buchungen bestätigt werden? An wen werden sie gesendet? Und was ist mit Erinnerungen an einen Termin? Das System bietet Dir eine engmaschige Kontrolle über jeden Schritt im Prozess.

Wiederholte Buchungen

Als Standard ist es so voreinstellt, dass Benutzer nur eine Buchung zur Zeit machen können. Auf jeden Fall können beide Ressourcenplan und Kapazitätsplan so eingestellt werden, dass sie wiederholte Buchungen erlauben, so dass der Benutzer und Kunde nicht jede Buchung einzeln machen muss.

Ressourcenplan

  1. Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  2. Wähle Fügen Sie dem Dialogfeld für neue Reservierungen die Option “Wiederholen” hinzu
  3. Klicke Änderungen speichern

Während der Buchung haben die Benutzer nun die Möglichkeit eine sich wiederholende Zeitspanne für die Buchung zu wählen, wie täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder Tag, bis zu einem (festgelegten) Enddatum.

Kapazitätsplan

Wenn der Administrator (oder Superuser) ein neues Zeitfenster für einen Termin erstellt, dann kann er diesen so einstellen, dass der Termin sich täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder monatlich auf Tagesbasis bis zu einem bestimmten Enddatum wiederholt. Das macht das Anbieten von beispielsweise wöchentlich sich wiederholenden Kursen einfacher. Diese sich wiederholenden Angebote im Kalender sind ein Muss, damit Dein Kunde diese auch im Wiederholungsmodus buchen kann. Also nur, wenn ein Zeitfenster und Termin sich selbst wiederholt und der Kalender entsprechend eingestellt ist, dann können Benutzer auch wiederkehrende und sich wiederholende Buchungen machen.

Wiederholte Buchungen in einem Kapazitätsplan

Um Benutzern und Kunden das wiederholte Buchen zu erlauben, mache bitte folgende Schritte:

  1. Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  2. Abhängig davon ob einem Benutzer oder Kunden erlaubt wird eine eigene wiederkehrende Einheit auszuwählen oder ob sie sich bei einer Reihe von wiederholenden Terminen, z.B. allen Stunden eines Kurses, anmelden sollen, wähle die passende Option unter Kann ein Teilnehmer sich wiederholende Buchungen erstellen? Ja, wenn sich die Stunde wiederholt kann sich der Benutzer für mehr als eine Einheit anmelden, oder Ja, wenn sich die Stunde wiederholt soll sich der Benutzer für alle Einheiten anmelden
  3. Klicke auf Änderungen speichern

Bitte beachte, dass das Termin-Planungs-System nicht mehr als 35 wiederholte Zeiteinheiten und Buchungen auf einmal erlaubt. Damit wird verhindert, dass der Benutzer eine endlose Serie von Buchungen erstellt, was dazu führen könnte, dass die Grenze Deines Abonnement-Pakets bei SuperSaaS überschritten wird. Um Buchungen mehr als 35mal zu wiederholen, können Benutzer einfach ihre letzte Serienbuchung bearbeiten und diese so oft wiederholen, wie sie es benötigen. Gleichermaßen, kannst Du eine Zeiteinheit oder ein Angebot in Serie wiederholen, indem Du auf Termin bearbeiten klickst, dann wird Dir eine Möglichkeit zur Wiederholung dort angeboten.

Beachte bitte, dass bei Buchungen, die eine Bezahlung im Voraus verlangen, das System den Preis jeder einzelnen Buchung und Zeiteinheit addieren wird. Dem Benutzer werden dann alle Buchungen auf einmal berechnet (nachdem jedes verbleibende Guthaben, das der Benutzer übrig hat, angerechnet wurde).

Bezahlung und Bestätigung

Abhängig davon, wie Du Deinen Reservierungskalender einsetzen willst, möchtest Du vielleicht Buchungen zustimmen, bevor diese dem Benutzer bestätigt werden. Oder möchtest Du zuvor eine Zahlung verlangen. Unter KONFIGURIEREN > Vorgang, unter Zahlung oder Zustimmung anfordern?, kannst Du Deinen Kalender entsprechend einstellen.

Bezahlung und Bestätigung

Die Option Keine Zahlung oder Zustimmung erforderlich ist als Standard voreingestellt. Wenn Du gerne Buchungen manuell, also einzeln per Hand, genehmigen möchtest, dann wähle Vor der Bestätigung die Zustimmung des Administrators anfordern statt dessen. Damit sind alle Termine erst mal vorläufig gebucht und der Administrator (oder Superuser) muss die Buchung genehmigen, bevor sie verpflichtend ist und eine Bestätigung gesendet wird. Im Kalender werden anstehende und noch nicht genehmigte Buchungen und Termine mit einem leichten Schatten gekennzeichnet und mit einem P-Symbol in der Liste, wie in einer Benutzer-Agenda, markiert. Wenn diese Möglichkeit gewählt wird, erscheint die neue Option Für jede Freigabe einer Buchung eine Email an den Administrator senden. Mache dort ein Häkchen bei dieser Option, wenn Du per Email bei jeder neuen, aber unbestätigten Buchung, benachrichtigt werden möchtest.

Wenn Du einen oder mehrere Superuser benachrichtigen willst oder es bevorzugst statt dessen eine tägliche Übersicht zu erhalten, dann kannst unter Sollen wir noch jemanden von einer neuen oder geänderten Buchung benachrichtigen? eine automatische Benachrichtigung einrichten, indem Du dort die Email-Adressen mit Komma getrennt eingibst, an die diese Information gesendet werden soll. Siehe unten weitere Informationen.

Beachte bitte, dass Reservierungen und Buchungen, die durch den Administrator oder Superuser erstellt worden sind auch automatisch bestätigt werden. Das ist als Standardeinstellung im System so voreingestellt.

Andererseits kannst Du auch um eine Teilzahlung bitten und eine automatische Genehmigung und Bestätigung der Reservierung beim Erhalt der Zahlung versenden. Das erreichst Du mit der Auswahl von Vor dem Fortfahren die Zahlung abschließen. Wenn Du Deinen Benutzern und Kunden anbieten kannst später zu bezahlen, dann wähle stattdessen Um Zahlung bitten, aber den Teilnehmer später zahlen lassen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie der Bezahlvorgang selber eingestellt wird, gehe bitte zu dem Bereich Bezahlung.

Wenn Benutzern und Kunden ein “unbegrenztes Guthaben” gegeben wird, dann werden die Reservierungen und Buchungen automatisch bestätigt. Das ist eine sinnvolle Abkürzung des Buchungsprozesses für Leute, denen Du vertraust, um den Bestätigungsablauf zu umgehen. Um jemandem ein unbegrenztes Guthaben zu geben, wechsle zum Bereich Guthabensystem unter Zahlungseinrichtung.

Bestätigungen und Erinnerungen

Das SuperSaaS Reservierungssystem erlaubt Dir Bestätigungen und Erinnerungen per Email und/oder SMS zu versenden. Das kann eingesetzt werden, um Buchungen bei Benutzern zu bestätigen oder Dich selbst über neue oder aktualisierte Buchungen zu benachrichtigen.

Bestätigungen

Indem Du Immer eine Bestätigung senden unter KONFIGURIEREN > Vorgang wählst, wird eine Bestätigung per Email an den Benutzer versendet, sobald die Buchung genehmigt ist. Benutzer werden ebenfalls über alle wesentlichen Änderungen, die in den Buchungen vorgenommen werden oder falls sie diese löschen, benachrichtigt. Wenn Du es Deinen Benutzern und Kunden selber überlassen möchtest, ob eine Bestätigung gesendet wird, wähle stattdessen Den Teilnehmer wählen lassen, ob eine Bestätigung gesendet werden soll.

Bestätigungen

Um sicherzugehen, dass Bestätigungen richtig zugestellt werden können, willst Du vielleicht die Email-Adresse, die Benutzer während der Anmeldung einsetzen, überprüfen. Das kannst Du unter Zugangskontrolle einrichten. Wenn Du nicht mit registrierten und angemeldeten Benutzern arbeitest, dann stelle auf jeden Fall sicher, dass die Email-Adresse während des Buchungsprozesses abgefragt wird. Prüfe auch, ob die Option Email-Adresse als Login-Namen verwenden unter Zugangskontrolle dabei kein Häkchen hat.

Siehe unter Gebrauch im Alltag weitere Informationen über den Einsatz von Bestätigungen per Email oder SMS, wenn im Namen des Benutzers gehandelt wird.

Beachte, dass die meisten Mitteilungen nicht gesendet werden, wenn Du als Administrator angemeldet bist, weil das schnell Deine Mailverwaltung überschwemmen würde, während Du am System arbeitest. Um zu prüfen, ob Du die entsprechende Mitteilung erhältst, melde Dich als normaler Benutzer an, wie es bei “Teste den von Dir erstellten Kalender” erklärt wird.

Erinnerungen

Zusätzlich zu den Email-Bestätigungen, kannst Du einige Zeit vor Beginn des gebuchten Termins eine Erinnerung versenden, die im Ablauf von 2 Wochen oder bis zu 15 Minuten vor dem gebuchten Termin geschickt werden können. Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingestellt hast (siehe unten), dann kannst Du zwischen einer Erinnerung per Email oder SMS wählen. Im zweiten Fall, solltest Du sicherstellen, dass Du die mobilen Telefonnummern der Handys Deiner Benutzer während des Anmelde- und/oder des Buchungsprozesses abfragst.

Erinnerungen an Termin

Die Buchungssoftware erlaubt Dir auch eine nachträgliche Folge-Nachricht per Email nach Beginn des gebuchten Termins zu versenden. Nachdem Du bei Eine Email als Erinnerungswiederholung nach … Minuten schicken unter KONFIGURIEREN > Vorgang ein Häkchen setzt, wählst Du aus, wie viel Zeit vergehen soll (gerechnet ab dem Startpunkt des Termins oder der Buchung), damit dann diese nachträgliche Mitteilung versendet wird. Klicke dann auf Änderungen speichern. Wenn Du diese Möglichkeit aktiviert hast, kannst Du den Inhalt dieser Mitteilung unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).

Du kannst eine Email mit Erinnerungswiederholung auch wahlweise als eine zweite Erinnerung versenden, indem Du eine negative Zahl (im Minusbereich) für Minuten, Stunden, Tage oder Wochen im Verhältnis zu dem Beginn des Startzeitpunktes Deiner Buchung oder des Termins eingibst.

Eine SMS-Schnittstelle einrichten

Um SMS-Erinnerungen zu versenden, musst Du eine SMS-Schnittstelle einrichten. SuperSaaS verkauft keine SMS Guthaben, bietet aber eine Integration von zahlreichen nationalen und internationalen SMS-Anbietern (sieh unten eine Auswahl solcher Anbieter) an.

Beachte, dass einige Optionen der SMS-Benachrichtigung noch verborgen bleiben, bis Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast.

Wenn Du ein Konto bei einem der Anbieter hast, dann musst Du Deine Kontoangaben, wie den Namen und das Passwort, unter Einstellungen für eine SMS-Schnittstelle oder ein SMS-Gateway eingeben. Wenn Dein SMS-Anbieter von Dir verlangt den Gateway Typen (also die Art der Schnittstelle) zu spezifizieren, dann wähle HTTP.

SMS Anbieter
Wenn der SMS-Anbieter Deiner Wahl nicht in dem Drop-down-Menü zur Auswahl steht, dann fühle Dich frei den Support von SuperSaaS zu kontaktieren.

Stelle sicher, dass die SMS-Schnittstelle aktiviert ist, indem Du bei Den SMS-Gateway aktivieren ein Häkchen setzt und die Änderungen speicherst. Das SuperSaaS System wird dann Deine Kontoangaben bei Deinem SMS-Anbieter überprüfen. Eine Mitteilung am Kopf der Seite zeigt ‘Erfolgreich’ oder ‘Fehler’ als aktuellen Status, ob die Schnittstelle richtig aktiviert wurde.

Andere Mitteilungen

Unabhängig davon, ob Du mit einer Genehmigung durch den Administrator (oder Superuser) arbeitest oder nicht, kannst Du das System so einstellen, dass es Dich und andere Personen bei allen Änderungen von neuen oder aktualisierten Buchungen benachrichtigt. Diese Einstellung kannst Du unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter der Überschrift Sollen wir noch jemanden … benachrichtigen? finden. Hier kannst Du in einem Drop-down-Menü wählen, ob Du bei jeder einzelnen Änderung informiert werden willst oder einmal am Tag eine Übersicht über Buchungsänderungen erhalten möchtest. Um diese Emails an verschiedene Personen auf einmal zu versenden, gib deren Email-Adressen als kommaseparierte Liste in dem entsprechenden Textfeld ein. Beispielsweise sieht die Liste folgendermaßen aus: maxmustermann@gmx.de, beatebeispiel@web.de, stefanstellvertreter@gmail.com

Andere Mitteilungen

Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast (siehe oben), dann kannst Du eine Bestätigung der neuen oder aktualisierten Buchungen an eine oder mehrere Mobilfunknummern versenden. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Du über Änderungen in den letzten Minuten in Deinem Kalender informiert werden möchtest.

Prozess nach der Fertigstellung einer Buchung

Unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter Wohin soll der Teilnehmer geschickt werden …?kannst Du auch kontrollieren, wohin Benutzer gebracht werden und/oder welche Seite sie sehen nach der Fertigstellung einer Buchung. Als Standard ist voreingestellt, dass ein Benutzer auf der Seite bleibt, wo er ist, nachdem der Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Die neue Buchung ist im Kalender hervorgehoben und über dem Kalender erscheint eine Nachricht, die mitteilt, dass die Buchung erfolgreich erstellt wurde.

Prozess nach der Fertigstellung einer Buchung

Ansonsten kannst Du den Benutzer zu seiner Agenda schicken, wo er eine Übersicht von allen seinen bevorstehenden Terminen von Buchungen, die er bei Dir gemacht hat, findet. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine URL anzugeben, wohin die Benutzer nach Abschluss ihrer Buchung weitergeleitet werden. Es wird ausdrücklich empfohlen, dass die Seite auf die der Benutzer weitergeleitet wird, deutlich zeigt, dass ihre Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde. Eine Weiterleitung zu Deiner Homepage, ohne jede Bestätigung darüber, was genau passiert ist, würde verwirrend für Deine Benutzer und Kunden sein und PayPal verbietet dies ausdrücklich in Verbindung mit seinem Zahlungsprozess.

Um das Verfolgen oder Tracken einer erfolgreichen Buchung zu unterstützen, kannst Du die ‘magischen Wörter’ $name, $id, $price, $slot_id, $email oder $full_name in die URL einbinden, was entsprechend der Benennungen von dem Anmeldenamen des Termins, der ID, dem Preis, Zeitfenster ID, Email oder dem ganzen Namen ersetzt wird. Dann kannst Du diese Information, mit einem Skript auf der Seite, auf die Du den Benutzer weiterleitest, herausholen oder sie in einem Serverprotokoll für eine spätere Verarbeitung speichern.

Unter Layouteinstellungen kannst Du die URL festlegen, wohin die Benutzer weitergeleitet werden, wenn sie sich von SuperSaaS abmelden (oder klicke auf Dein Logo, wenn es angezeigt wird). Es kann eine andere URL sein: Deine Homepage zu nutzen wäre hier passend.