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Kundenspezifische Formulare hinzufügen

Wenn Du mehr Informationen erhalten möchtest, als durch die standardisierten Felder über Deine Benutzer reinkommen, dann kann das Hinzufügen eines kundenspezifischen Formulars bei der Anmeldung und/oder dem Buchungsvorgang Dir dabei helfen. Ein Formular kannst Du auch einzeln anwenden, wenn Du beispielsweise einen Vertrag in Deine Webseite einfügen möchtest.

Ein Formular erstellen

Wenn Du das neue Formular-Zauber-Werkzeug einsetzt, kannst Du ganz einfach ein Formular erstellen. Du kannst so viele Felder, wie Du willst, hinzufügen und hast eine genaue Kontrolle über das Verhalten und das Layout Deines Formulars.

Setze das neue Formular-Zauber-Werkzeug ein

Um ein neues Formular zu erstellen, gehe auf das Dashboard und wähle Neues Formular auf der rechten Seite des Menüs. Zuerst solltest Du wählen zwischen einem integrierten Formular und einem eigenständigen Formular. Du kannst auch einfach später einfach zwischen den Typen hin und her wechseln. Wenn Du unsicher bist, welches Du brauchst, dann wähle Integriert, weil es einfacher zu erstellen ist. Wenn Du bereits kundenspezifische Formulare zur Verfügung hast, dann wirst Du zusätzlich eine Option sehen, um eines der bereits vorhandenen Formulare als Basis Deines neuen Formulars auswählen zu können.

Felder einfügen

In der neuen Ansicht kannst Du das Design Deines Formulars anlegen. Beginne damit einen Typ für Dein erstes Feld auszusuchen, indem Du im unteren Kasten Dein erstes Formularfeld anklickst. Wähle beispielsweise ein Textfeld oder ein Optionsfeld. Beim Anklicken öffnet sich ein Pop-up-Fenster, indem Du dieses Feld persönlich anpassen kannst: Du kannst dem Feld einen Namen geben, einen bestimmten Wert einstellen oder weitere Optionen aussuchen, abhängig vom Typ des Feldes, das Du ausgewählt hast. Wenn Du ein Feld nicht markieren, benennen oder dort erklärenden Text einfügen willst, kann diese Möglichkeit ausgelassen werden und das entsprechende Feld leer bleiben. Das Layout des Formulars wird sich entsprechend anpassen.

Einem Formular neue Felder hinzufügen

Die meisten der Typen von Feldern bieten ein Erforderlich Kontrollkästchen zum Abhaken an. Das bedeutet, dass das Formular nicht übertragen wird, wenn dieses Feld leer bleibt. Einige Felder können auch ein Einmalig Kontrollkästchen beinhalten. Diese Option stellt sicher, dass jedes Formular einen anderen Wert in diesem Feld voraussetzt. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn wir wünschen, dass jede Person einen einzigartigen Benutzernamen wählt, der dann auch nur einmal vorkommen kann. Das Feld Hilfstext macht es Dir möglich einen Text direkt neben das Formularfeld zu stellen, der eine weiterführende Erklärung enthält und Deinen Kunden hilft dieses Feld richtig auszufüllen.

Verschiedene Formularfelder enthalten eine Liste von Möglichkeiten, die ein Optionsfeld und ein Drop-down-Menü umfassen. Für ein Drop-down-Menü listest Du jede Option auf einer neuen Zeile auf. Dabei kannst Du gleichzeitig zusätzlichen Text einfügen, der in der Datenbank gespeichert, aber nicht sichtbar ist. Stelle den unsichtbaren Text, der einer verbesserten Datenverwaltung und -auswertung dient, in eckige Klammern hinter den normalen Text, der sichtbar für Deine Kunden ist. Wenn beispielsweise eine Auswahlmöglichkeit im Drop-down-Menü dann New York Appartement [Raum 1] ist, bekommt der Kunde durch die Schnittstelle New York Appartement angezeigt, aber wenn Du das Formular runterlädst, dann zeigt das Formular Raum 1.

Wenn Du nur (leere) Klammern hinter eine Option setzt, wird nichts gespeichert in der Datenbank. In Kombination mit der Auswahl Erforderlich erstellst Du eine Möglichkeit, die nicht ausgewählt werden kann. Der Vorteil von dieser Einstellung ist, dass Du es als ersten Auswahlpunkt für das Drop-down-Menü mit einem Titel wie beispielsweise Bitte wählen Sie einen der Punkte aus (Bitte wählen Sie einen der Punkte aus [ ]) einsetzen kannst.

Eine weitere praktische Anwendungsmöglichkeit für die Option Erforderlich ist das Hinzufügen bei einem Feld mit einem einzigen Kontrollkästchen. Das erlaubt es Dir ein Sache wie Hiermit stimme ich den Nutzungsbedingungen zu in ein Formular zu integrieren, das üblicherweise unter einem HTML-Textfeld, das Deine Nutzungsbedingungen erklärt, angebracht ist.

Jedes Feld kann auf Normal (als Voreinstellung), Verborgen, oder Nur-Lesen gesetzt werden. Wenn ein Feld als verborgen eingestellt ist, kann es nur von Superusern oder dem Administrator gesehen werden. Das ist sinnvoll, um Kommentare oder interne Anweisungen zu hinterlegen, die von den Kunden nicht gesehen werden sollen. Beachte, dass es auch die Möglichkeit gibt ein komplettes Formular im System zu verbergen, wobei Du dann alle Felder einfach auf Normal eingestellt lassen kannst. Wenn ein Feld auf Nur-Lesen gestellt ist, dann kann jeder das Feld sehen, aber nur Superuser oder der Administrator können dort Änderungen vornehmen. Das kannst Du beispielsweise für den Einsatz von Mitgliedsnummern sinnvoll einsetzen, wo Kunden die Nummer zwar sehen, aber nicht bearbeiten können.

Wenn Du einmal auf Feld hinzufügen geklickt hast, erscheint das Feld in dem Formular und Du kannst ein weiteres Feld erstellen. Beachte, dass keine der Änderungen im Formular dauerhaft ist bis Du auf Änderungen speichern klickst. Du kannst auch auf Abschicken auf dem Formular selber klicken, um diese Seite zu sichern.

In den meisten Fällen ist es nicht empfehlenswert eines der Standard-Felder, wie die Email eines Kunden in ein von Dir erstelltes Formular zu stellen, das in den Kalender integriert werden soll. Benutze dafür stattdessen das vorgegebene Feld Deines Kalenders unter KONFIGURIEREN und dem Reiter Vorgang, um diese Dinge abzufragen, da ein kundenspezifisches Formular vom SuperSaaS-System selbst nicht abgefragt werden kann. Das System würde nicht wissen, wie die Daten aus Deinem Formular zur Versendung von Buchungsbestätigungen und Reservierungserinnerungen per Email verwendet werden können. Das System greift dafür immer auf die dafür im System unter ‘Vorgang' angegebenen Felder zurück. Diese Standardfelder kannst Du auch einfach in der Listenansicht unter dem Reiter 'Übersicht' in Deinem Kalender sehen.

Das Layout anpassen

Wenn Du ein Feld bearbeiten möchtest, dann klicke einfach darauf, dann erscheint das Feld bearbeiten Pop-up-Fenster. Wenn Du die Felder innerhalb Deines Formulars neu anordnen möchtest, dann halte die Maus gedrückt auf das entsprechende Feld und ziehe es an die gewünschte Stelle. Beachte bitte, dass bei dem Löschen eines Feldes auch alle darin enthaltenen Informationen ebenfalls gelöscht werden. Änderungen werden erst dauerhaft übernommen, wenn die Seite gespeichert wird.

Du kannst das Layout der Felder anpassen in den Rubriken in dem oberen linken grauen Kasten. In der Standardversion erscheint der Titel oberhalb des Textes. Du kannst das Formular in zwei Blöcke trennen, wenn Du unter ‘Formularlayout’ den rechten Auswahlknopf anklickst. Dann ist der Titel links und das entsprechende Feld rechts davon. Wenn Du ein Feld ohne Titel erstellt hast, geht das Feld bei dieser Auswahl über beide Reihen.

Die Voreinstellung Auto für die Breite des Formulars erlaubt dem Browser ein optimales Layout darzustellen, was typischerweise bedeutet, dass der Browser das Formular so anpasst, dass die Breite so groß ist, wie das breiteste Feld. Das kannst Du ändern, indem Du die Breite auf 600 (S), 750 (M) oder 900 (L) Pixel festlegst. Wenn Du das zweireihige Layout nutzt, kannst Du dem Browser sagen, dass die relative Breite der beiden Reihen entweder 20/80, 30/70 oder 40/60 sein soll. Wenn Du es auf Auto stehen lässt, trifft der Browser eine eigene Wahl, die auf der Breite der Reihe beruht. Außerdem kannst Du eine feste Breite bei Textfeldern und eine feste Höhe für Textbereiche anhand der Zeichenanzahl festlegen.

Formular gestalten

Unter Layouteinstellungen kannst Du die Farben der verschiedenen Elemente des Formulars ändern (siehe auch Das Erscheinungsbild eines Kalenders ändern). Ein HTML-Feld bietet die Möglichkeit den Text und die Hintergrundfarben nur für dieses einzelne Feld festzulegen. Wenn Du Bilder in ein HTML-Feld einfügen möchtest, dann müssen diese bereits irgendwo im Internet zugänglich sein, weil Du hier keine Bilder hochladen kannst.

Wenn Du ein Formular speicherst, wirst Du zu der Übersichtsseite, dem Dashboard, zurückgebracht. Du kannst das neue Formular ausprobieren, indem Du auf Benutzen in der Ecke rechts oben klickst. Wenn Du das Formular ändern möchtest, dann klicke auf Konfigurieren und wähle den Reiter Design, um weiter daran zu arbeiten.

Ein Formular bei Anmeldung oder Buchung hinzufügen

Ein integriertes Formular kann entweder in den Vorgang der Anmeldung oder den Ablauf der Buchung eingebunden werden. Wenn Du möchtest, dass das Formular bei jedem Termin ausgefüllt wird, dann solltest Du es an den Buchungsprozess dranhängen. Du kannst ein Formular einem Kalender unter KONFIGURIEREN > Vorgang hinzufügen. Als Administrator wirst Du einen zusätzlichen “übergehen” Auswahlpunkt haben, damit Du eine Buchung ohne das Ausfüllen eines kompletten Formulars machen kannst.

Ein Buchungsformular einbinden

Wenn Du das Formular dagegen pro angemeldeten Benutzer nur einmal ausgefüllt haben möchtest, dann solltest Du es in den Anmeldevorgang einfügen. Ein Formular kannst Du unter Zugangskontrolle in den Anmeldeprozess hinzufügen. Wenn Du nicht mit angemeldeten Benutzern arbeitest, dann hat dieses Formular natürlich keine Auswirkung.

Ein Anmeldeformular einbinden

Die Möglichkeit ein Formular einzubinden wird erst sichtbar, wenn Du mindestens ein kundenspezifisches Formular erstellt hast. Wenn Du ein Formular hinzufügst, wirst Du um eine Entscheidung gebeten, ob das Formular von Dir oder von den Benutzern ausgefüllt werden soll und ob das Formular für sie sichtbar sein soll.

Das Formular und das Objekt mit dem es verbunden ist, entweder ein Endkunden-Konto oder ein Termin, werden nur dann in der Datenbank gesichert, wenn beide verfügbar sind. Wenn also jemand einen Termin plant und dann den Browser schließt bevor das verbundene Formular ausgefüllt ist, dann wird der Termin nicht gespeichert.

Wenn Du eine Bestätigung über neu erstellte Termine oder Konten versendest, dann kannst Du das Formular an die Bestätigungsmitteilung hängen, indem Du das magische Wort $form in den Email Text einfügst (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).

Im Bereich Mit Formularen arbeiten erhälst Du noch weitere Angaben, wie Du auf die von Benutzern abgegebenen Informationen aus Formularen zugreifen kannst.

Ein eigenständiges Formular

Ein eigenständiges Formular ist identisch mit dem integrierten Formular und kann auch als integriertes Formular eingesetzt werden, hat darüber hinaus aber zusätzliche Funktionen, womit Du es auch unabhängig einsetzen kannst. Es kann beispielsweise genutzt werden, um ein Anmeldeformular zu Deiner Webseite hinzuzufügen.

Du kannst ein Formular als eigenständig kennzeichnen, wenn Du es anfangs erstellst. Ansonsten kannst Du ein bereits vorhandenes integriertes in ein eigenständiges Formular umwandeln und auch anders herum. Gehe dafür einfach bei einem Formular auf KONFIGURIEREN > Übersicht und klicke auf Umwandeln am Ende der Seite.

Ein eigenständiges Formular hat eine eigene URL, durch die es direkt erreicht werden kann. So, wie Du die URL Deines Kalenders anpassen kannst, so kannst Du die URL Deiner eigenständigen Formulare anpassen, indem Du Deinen eigenen Domain Namen integrierst. Es gibt auch zwei weitere Seiten für Einstellungsmöglichkeiten: unter dem Reiter Vorgang, wo Du den Übertragungsprozess des Formulars anpassen kannst und dem Reiter Meldungen, wo Du die Mitteilungen, die Teil des Prozesses sind, einstellen kannst. Die Einstellungen auf diesen beiden zusätzlichen Seiten haben keine Auswirkung, wenn das Formular als integriertes Formular verwendet wird. In dem Fall können die Einstellungen über die Einstellungsmöglichkeiten des jeweiligen Kalenders angepasst werden, in den das Formular integriert wurde.

Formularvorgang einstellen

Unter dem Reiter Vorgang wird der Ablauf, wie das Formular ausgefüllt wird, beschrieben. Ein Ablaufdiagramm am Ende der Seite ändert sich dynamisch entsprechend der Änderungen, die Du vornimmst. Der erste Absatz regelt, wer auf das Formular zugreifen darf und wann das Formular verfügbar ist. Du kannst beispielsweise das Formular schließen, nachdem eine bestimmte Anzahl von Leuten sich eingetragen haben oder bis ein bestimmtes Datum erreicht ist und anschließend eine entsprechende Nachricht zeigen. Diese entsprechende Nachricht kann unter dem Reiter Meldungen angelegt werden. Hier können auch die “Danke” Mitteilungen persönlich angepasst werden, die nach einer erfolgreichen Registrierung folgt, genauso, wie mögliche Bestätigungs-Emails.

Du kannst einen Link von Deiner eigenen Seite zu dem Formular einstellen. Oder Du setzt das Formular in einen eigenen iFrame, ähnlich, wie Du Deinen Kalender auf Deiner eigenen Webseite integrieren kannst (siehe Integration für mehr Information). Wenn die Benutzer bzw. Kunden das Formular ausgefüllt haben, kannst Du sie auf Deine Seite zurückleiten oder eine “Vielen Dank” Mitteilung anzeigen.

Wenn Du verborgene Felder nutzt, dann erscheint das Formular Deinen Kunden anders, als es Dir erscheint. Wenn Du sehen möchtest, wie Deine Kunden das Formular sehen werden, dann solltest Du Dich als Administrator abmelden und Dich neu als normaler Besucher der Seite anmelden oder einen anderen Browser benutzen, um Dich dort wie ein Kunde anzumelden, um das Formular sehen zu können. Dieser Vorgang ist identisch mit dem Testen eines Kalenders.