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Buchungseinschränkungen festlegen

Durch Einschränkungen kannst Du das Verhalten von Deinem Kalender und Deinen Benutzern lenken. Das macht Dir eine detailgenaue Festlegung darüber möglich, wann und wie eine Buchung erstellt werden kann.

Die Einschränkungen erlauben Dir auch eine Kontrolle über das Maximum der zukünftigen Buchungen in Deinem SuperSaaS-Konto, so dass Du nicht plötzlich gezwungen werden kannst ein größeres Abonnement-Paket für mehr Buchungen machen zu müssen.

Einschränkungen im Kalender

Unter KONFIGURIEREN > Ressourcen (oder KONFIGURIEREN > Dienstleistungen im Falle eines Serviceplans) stehen verschiedene Einschränkungen zur Verfügung, um das Verhalten Deines Kalenders zu kontrollieren. Diese ermöglichen Dir eine Begrenzung pro Benutzer und/oder Zeiteinheit zu definieren. Verschiedene Zeiteinschränkungen helfen Dir dabei zu kontrollieren, wann Benutzer oder Kunden irgendeine Dienstleistung oder Servicequelle buchen können.

Einschränkungen pro Benutzer und Kunde

Jeder der Kalendertypen erlaubt Dir die Kontrolle darüber, wie viele Termine ein Benutzer und Kunde pro Tag, Woche oder Monat insgesamt oder in der Zukunft machen kann. Solche Einschränkungen sind beispielsweise sinnvoll, wenn mit einer Mitgliedschaft in einem Club oder Verein gearbeitet wird, die einer bestimmten Anzahl von Personen eine begrenzte Anzahl von Buchungen pro Woche erlaubt.

Einschränkungen pro Benutzer und Kunde

Einschränkungen pro Zeitfenster

Zusätzlich zu den Begrenzungen pro Benutzer bietet der Kapazitätsplan auch eine Einschränkung auf die Anzahl der Buchungen je Zeitfenster (Standardeinstellung der Kapazität je Zeitfenster). Dabei kannst Du auch kontrollieren, ob derselbe Benutzer mehrere Buchungen und Reservierungen für ein einziges Zeitfenster machen darf. Diese Option fügt dem Buchungsdialog ein Feld für “Menge” hinzu, damit Benutzer beispielsweise festlegen können, wieviele Plätze sie buchen möchten.

Einschränkungen pro Zeitfenster
Du kannst das Feld “Menge” zu etwas Passenderem umbenennen, wie “Anzahl der Karten”, in dem Du unter KONFIGURIEREN > Vorgang auf den Link “Anpassen” in der Tabelle klickst.

In der Standardeinstellung sind die Informationen über die Kapazitäten im Kalender für alle Benutzer und Kunden sichtbar. Wenn Du die Information darüber wieviele Einheiten zur Verfügung stehen verbirgst und Kunden und Benutzer das nicht mehr sehen können, dann wird stattdessen angezeigt, ob ein Zeitfenster zur Verfügung steht oder nicht.

Du kannst auch einem Einzelbenutzer erlauben mehrere Buchungen in ein und demselben Zeitfenster vorzunehmen. Das macht es Benutzern und Kunden möglich nicht nur für sich, sondern auch für ihre Freunde Buchungen und Reservierungen mit ihrem Benutzerkonto zu machen.

Warteliste

Wenn Du die Kapazität und Anzahl der Zeitfenster beschränkst, dann hast Du die Möglichkeit zur Überbuchung. Wenn ein Zeitfenster die Höchstzahl seiner Kapazität erreicht hat, dann werden weitere Buchungen in einer Warteliste angelegt. Derartige Überbuchungen können beschränkt werden auf Superuser und den Administrator oder sie werden jedem Teilnehmer oder Benutzer Deines Kalenders erlaubt. Wenn jeder Benutzer oder Kunde eine Überbuchung vornehmen darf, dann kannst Du auswählen, ob diese Benutzer automatisch in eine Warteliste aufgenommen werden oder es dem Kunden selber überlassen, ob er auf eine Warteliste gesetzt werden möchte.

Überbuchung

Du kannst aussuchen, ob ein Benutzer aus der Warteliste automatisch einen Platz oder Termin erhält, wenn eine andere Buchung gelöscht wird oder ob Du das per Hand eingibst.

Ein Benutzer, der auf der Warteliste platziert ist, wird entsprechend der allgemeinen Einstellungen der Mitteilungen benachrichtigt. Vorausgesetzt, dass die Email-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die Benutzer eine Bestätigungs-Email, wenn sie platziert wurden.

Beachte, dass bei der Aktivierung der Warteliste durch die Überbuchung eine zusätzliche Funktion unter Zahlung oder Zustimmung anfordern? auf der Seite unter KONFIGURIEREN > Vorgang erscheint; diese Einstellung macht es Benutzern der Warteliste möglich erst bei der Platzierung anstatt schon bei der Buchung selber zu bezahlen.

Zeitliche Einschränkungen

Abhängig von der Art des Kalendertypen, hast Du mehrere Begrenzungsmöglichkeiten, um die Länge und/oder den Startzeitpunkt einer Buchung zu kontrollieren.

Zeitlänge von Terminen

Bei einem Kapazitätsplan legt die Länge des Zeitfensters auch die Zeitdauer des Termins fest. Die Standardlänge eines Zeitfensters kann eingestellt werden unter KONFIGURIEREN > Ressourcen. Diese Länge und Zeiteinheit wird für jede neue Zeiteinheit, die Du in Deinem Kalender erstellst, als Standardzeitdauer für weitere Termine benutzt. Du kannst aber auch eine eigene Zeiteinheit für Dein Zeitfenster einstellen. Diese Abweichung von der Standardzeitlänge einer Buchungseinheit kannst Du während der Erstellung und auch danach ändern. Die Änderung der Länge, der Beschreibung eines Zeitfensters oder das Verschieben des Datums hat keinen Einfluss auf irgendeine Buchung, die in dem Zeitfenster gemacht wurde.

Standardlänge eines Zeitfensters in einem Kapazitätsplan

Im Falle eines Ressourcenplans kannst Du aus drei Arten der Festlegung der Länge bzw. der Zeitspanne für eine Reservierung wählen. Du kannst Benutzern erlauben einen eigenen Start- und Endpunkt selber festzulegen. Oder Du arbeitest mit einer festen Zeitdauer. Wahlweise kannst Du die Zeitdauer auch abhängig machen von den Produktionsmitteln und Dienstleistungen, die aus einem Drop-down-Menü mit der sogenannten ‘Zeitdauerauswahl’ von Kunden und Benutzern ausgewählt werden.

Länge von Reservierungen

Abgesehen von einer Standardzeitdauer erlaubt Dir die erste Option für eine Minimum-Zeitdauer oder eine Maximal-Zeitlänge zu sorgen. Darüber hinaus kann das Feld Pufferzeit eingesetzt werden, um eine gewisse Zeit zwischen zwei aufeinander folgenden Buchungsfeldern zu haben, beispielsweise, weil Du zwischen zwei Terminen saubermachen oder aufräumen möchtest.

Standardzeitlänge in einem Ressourcenplan

Wenn die Option mit festen Zeiteinheiten, wo alle Termine eine feste Dauer haben, eingestellt wird, dann wird diese Einstellung der Zeitdauer auf alle vorgenommenen Buchungen angewendet. Vielleicht möchtest Du auch eine gewisse Zeit zwischen zwei Buchungen und Terminen bekommen, in dem Du das Feld Pufferzeit einsetzt.

Wenn Du Deine Benutzer und Kunden die Länge des Termins aus einem Drop-down-Menü auswählen lässt, dann erscheint ein neuer Textbereich, in dem jede Auswahlmöglichkeit der Zeitdauer eines Termins einzeln auf jede Zeile getrennt eingegeben werden muss. Eine solche Zeile kann aus einer kurzen Beschreibung der eingesetzten Mittel und Dienstleistungen bestehen, gefolgt von einer Zeitdauer in Stunden und Minuten (H:MM) oder als Angabe von Datum, Stunden und Minuten (D:HH:MM). Wahlweise kannst Du auch einen Preis je Zeile hinzufügen (siehe auch Preise darstellen).

Auswahlliste mit Option eines Dauerwählers
Wenn Du nicht alle möglichen Kombinationen auflisten möchtest, dann kannst Du als Ausweichmöglichkeit mit einem standardisiertem Drop-down-Menü aus dem die Benutzer und Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung auswählen, arbeiten. Das kann mit der Zeitdauerauswahl zur Auswahl der Zeitlänge eines Termins unter dem Reiter Vorgang ausgewählt werden. Wenn bestimmte Zeiteinheiten nur für gewisse Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung stehen, dann kannst Du auch Kalkulierte Preise einsetzen, um eine bestimmte Zeitdauer zur Verfügung zu stellen, wenn eine entsprechende Auswahl von Deinen Benutzern und Kunden getroffen wurde.

Einschränkungen der Startzeit

Abgesehen von der Länge einer Reservierungstermin, kannst Du Deinen Kalender derart einstellen, dass er Benutzern das Erstellen einer Buchung nur zu einer bestimmten Startzeit erlaubt. Dabei kannst Du entweder eine genaue Startzeit vorgeben, wie beispielsweise 9:00 AM, 9:30 AM, 10:00 AM, usw., wobei AM für die Zeit vor dem Mittag steht (also von 00:00 Uhr nachts bis 12:00 Mittag) und PM für die Zeit nach Mittag (also von 12:00 Mittag bis 24:00 nachts). Schreibe also für 13 Uhr 1:00 PM und für 19 Uhr entsprechend 7:00 PM. Oder Du kannst ein sogenanntes ‘Zeitmuster’ für die Genehmigung eines Startpunktes vorgeben. Das Zeitmuster *:00, *:20, *:40 beispielsweise würden Buchungen zu jeder vollen Stunde und auch 20 und 40 Minuten nach der vollen Stunde als Startpunkt zulassen.

Einschränkungen der Startzeit

Die Option Zeige nur die erste mögliche Anfangszeit jeden Tages öffnet für den Benutzer und Kunden nur ein einzelnes Zeitfenster je Zeitpunkt. Das zwingt die Leute Buchungen in benachbarten und angrenzenden Zeitfenstern zu machen, wodurch Leerzeiten im Kalender vermieden werden, einem Konzept, das auch als “cluster booking” (gebündeltes Buchen) bekannt ist. Wenn ein Termin oder eine Buchung gelöscht wird, dann springt die Ansicht zuerst auf dieses Zeitfenster, um die Lücke in den gebuchten Terminen aufzufüllen. Als Administrator kannst Du immer noch auf die Startzeit klicken und einen Termin oder eine Buchung per Hand anders platzieren.

Wenn Du keine Startzeit Einschränkungen einsetzt, dann kann ein Termin möglicherweise irgendwann beginnen. In dem Fall solltest Du darüber nachdenken eine entsprechende Rundungszeit anzuwenden. Auf diese Weise kannst Du verhindern, dass Benutzer ungeregelt Zeiten, wie 12:07 Uhr oder 12:23 Uhr eingeben, was zu vielen Lücken in Deinem Kalender führen würde. Wenn Du die Funktion für die Rundungszeit in Kombination mit der Einschränkung der Startzeit einsetzt, dann wird nur die Endzeit abgerundet.

Wenn Du Zeiten auf … runden Tag wählst, dann wird die Benutzer-Schnittstelle das Anzeigen von Stunden und Minuten auslassen. Das ist sinnvoll bei Veranstaltungen, die mehrere Tage umfassen, wie beispielsweise das Vermieten von Ferienhäusern, wo es unpassend wäre die Zeitdauer in Minuten anzugeben. Du kannst auch die Zeit, in der Benutzer und Kunden buchen können, einschränken, in dem Du Deine Öffnungszeiten angibst und besondere Schließzeiten, wie Feiertage oder Urlaubsschließtage hinzufügst. Das kannst Du unter ÜBERWACHEN > Öffnungszeiten / Abweichende Öffnungszeiten eingeben.

Einschränkungen für den Buchungsvorgang

Zusätzlich zu den Einschränkungsmöglichkeiten eines Planungskalenders, wie oben gezeigt, gibt es auch eine kleine Auswahl an Einschränkungen, die Dir selbst Kontrolle über den Vorgang einer Buchung geben.

Hinzufügen und Änderungen von Reservierungen

Unter KONFIGURIEREN> Vorgang kannst Du festlegen ab welchem Zeitpunkt eine Reservierung oder Buchung nicht mehr geändert oder gelöscht werden kann und auch wann Reservierungen hinzugefügt werden dürfen.

Wann können Reservierungen gemacht werden?

Beachte bitte, dass wenn Du Benutzern erlaubst nur einmal am Tag im Voraus zu buchen, dass es dann nicht möglich ist, eine Reservierung für 14:00 Uhr am nächsten Tag zu machen, wenn es noch nicht 14:00 Uhr am Tag davor ist. Wenn Du dagegen den gesamten nächsten Tag für Buchungen freigeben willst, dann wähle Mache den gesamten Tag zu den Öffnungszeiten verfügbar.