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Drei Kalendertypen: Welchen soll ich nutzen?

Beim Erstellen eines neuen SuperSaaS Kalenders ist das Erste die Wahl für den Typ des online Terminkalenders, wenn Du auf Neuer Plan klickst. SuperSaaS bietet drei Arten von Kalendern, zugeschnitten auf unterschiedliche Anwendungen, Situationen oder Geschäftszweige.

Erklärungs-Video Online-Terminkalender-Typen

Die drei Kalender-Typen heißen Kapazitätsplan, Ressourcenplan und Serviceplan. Die Anwendungsmöglichkeiten dieser Kalender-Typen überlappen sich in den Einsatzmöglichkeiten teilweise. Für einige Anforderungen sind auch mehrere geeignet. Allerdings holst Du das Beste heraus, wenn Du genau den Kalender Plan-Typen auswählst, der genau Deine Anforderungen bedient.

Wähle einen Kapazitätsplan für Gruppen-Veranstaltungen

Um einen der Online-Kalender-Typen auszuwählen, frage Dich, wie viele Personen sich für die Veranstaltung anmelden können sollen. Falls Du das mit mehr als einer beantworten kannst, dann ist der “Kapazitätsplan” wahrscheinlich die beste Wahl.

Beispiele für Gruppenbuchungen, wo der Kapazitätsplan am besten funktioniert:

  • Unterrichtseinheiten (Weiterbildung, Schulungen, Ausbildung)
  • Veranstaltungen (Konzerte, Vorführungen, Messen)
  • Übungseinheiten (Sportgruppen, Vereine, Kultur)
  • Beratungen (Gruppeninformation, Einführungsveranstaltungen )

Beispiele wo ein Kapazitätsplan nicht so gut arbeitet und statt dessen ein Ressourcenplan oder ein Serviceplan genutzt werden sollte:

  • Termin mit einem Berater machen (mit nur einem Interessenten)
  • Eine Praxis mit mehreren Therapeuten (Kunden buchen gleichzeitig Termine, aber nicht bei demselben Therapeuten)
  • Eine Bootsvermietung mit verschiedenen Booten (die Leute wollen zu unterschiedlichen Zeiten Buchungen vornehmen)
Beispiel Kapazitätsplan Ein Kapazitätsplan mit mehreren Buchungen im selben Zeitraum

Der Ressourcenplan ist ideal für die 1-zu-1 Buchung

Eine einzige Ressource – ein Lehrer, ein Boot, ein Raum, ein Berater – wird direkt mit einem Termin gebucht und zwar als Einzelbuchung. Jede Ressource kann also nur einmal gebucht und reserviert werden. Der Kalender gibt eine Auswahl an möglichen Terminen vor und der Interessent bzw. Kunde wählt eine mögliche Zeiteinheit aus und reserviert diese für sich.

Der Ressourcenplan funktioniert in den meisten anderen Fällen gut

Wir empfehlen, dass Du zu Beginn einen Ressourcenplan erstellst. Der Ressourcenplan funktioniert in den meisten Fällen sehr gut und erfüllt in der Regel alle Anforderungen. Der Ressourcenplan sollte auf der wichtigsten Grundvoraussetzung, die für den Buchungsprozess notwendig ist, basieren. Das könnte beispielsweise, ein Raum (Meetingraum, Sporthalle, Messeabteil, Tennisplatz usw.), eine Person (Lehrer, Therapeut, Ausbilder usw.) oder/und ein Objekt (technisches Gerät, Vorführmodell, Sportgerät usw.) sein. Wenn Du einen Kalender erstellst, damit andere Personen einen Termin mit Dir machen können, dann bist Du selbst die Grundvoraussetzung.

Dabei kannst Du auch – mehrere Ressourcen gleichzeitig nebeneinander – im selben Zeitfenster anbieten. Dann stellst Du beispielsweise mehrere Fitnesskurse, Meetingräume oder Lehrer parallel zueinander für mehrere Buchungen im selben Zeitraum zur Verfügung. Besonders sinnvoll für Kunden und Interessenten wird das bei gleichzeitig stattfindenden Angeboten, die einen ähnlichen Charakter haben. Auch ergänzende Angebote, wie beispielsweise Raum + Equipment (z.B. Meetingraum + Beamer + Leinwand) können zur Reservierung angeboten werden, die dann jeweils einzeln gebucht werden. Dies lässt Interessenten die freie Wahl, ob sie ein zusätzliches Angebot gleichzeitig mit dazu buchen wollen oder nicht. So kann in einem Fuhrpark beispielsweise von einem Kunden gleichzeitig ein Auto und ein Anhänger gebucht werden, während der nächste ein Auto und einen Dachgepäckträger wählt, während ein Dritter sich nur für das Auto entscheidet. Deine Kunden, Mitarbeiter oder Interessenten klicken dabei die Optionen jeweils einzeln an und können sich so selbst ein Paket an Buchungen und Reservierungen individuell zusammenstellen.

Nutze keine Sache als Grundvoraussetzung bzw. Ressource, die regelmäßig zur Verfügung steht. Falls also beispielsweise ein Meetingraum immer zur Verfügung steht, macht es keinen Sinn ihn als Grundvoraussetzung oder Ressource einzusetzen.

Beispiel Ressourcenplan Ein Ressourcenplan mit drei Ressourcen, die jeweils eine eigene Buchungsmöglichkeit innerhalb desselben Zeitraums anbieten

Der Serviceplan zeigt Termine in Abhängigkeit von weiteren Kalendern

Der Hauptvorteil des Serviceplans liegt in seiner Fähigkeit Termine in Abhängigkeit von anderen Kalendern darzustellen. Wenn ein Serviceangebot davon abhängig ist, dass zum selben Zeitpunkt mehrere Dienste zur Verfügung stehen, dann kann der Serviceplan in verknüpften Kalendern prüfen, ob diese zur Verfügung stehen, bevor er einen Termin für Kunden und Interessenten anbietet. Erst wenn alle Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind, erstellt der Serviceplan einen Termin, der gebucht werden kann. Anders als der Ressourcenplan können hier keine beliebig lange Einheiten oder sich wiederholende Buchungen gemacht werden.

So wählt beim Serviceplan der Teilnehmer zuerst eine Serviceeinheit, wie beispielsweise – eine Unterrichtsstunde, einen Ritt auf einem Pferd, eine Kosmetikbehandlung – und erst danach zeigt der Kalender die entsprechenden Zeitfenster an, zu denen alle Voraussetzungen für die Erfüllung der Service-Einheit gleichzeitig zur Verfügung stehen. Bei einer Kosmetikbehandlung stehen beispielsweise gleichzeitig ein Raum, die Kosmetikerin, das entsprechende Gerät und die anzuwendende Kosmetika zur Verfügung. Weitere Beispiele für die Benutzung eines Serviceplanes:

  • Therapeutische Behandlung: 1 spezieller Raum, 1 bestimmter Therapeut und 1 typisches Behandlungsbesteck sollen gleichzeitig frei sein für diesen Termin
  • Produktvorführungen: 1 Raum + 1 Experte + 1 Testmodell stehen zeitgleich zur Verfügung
  • Reitunterricht: 1 Halle + 1 Reitlehrer + 1 Pferd sind frei für eine Reservierung
  • Special Event: 1 Raum + 3 Servicekräfte + 1 DJ stehen für eine Buchung bereit

Um den Serviceplan einsetzen zu können, ist es vorher nötig, für jede einzelne Voraussetzung einen eigenen Ressourcenplan zu erstellen.

Beispiel Ressourcenplan Ein Serviceplan: die Leiste auf der linken Seite listet die verfügbaren Serviceangebote allgemein auf, während rechts im Kalender die entsprechenden Termine gebucht werden können

Kombiniere verschiedene online Terminkalender

Wenn Dein Service-Plan-Kalender mit mehreren Ressourcen-Plan-Kalendern verlinkt ist, dann kannst Du die verschiedenen Kalender kombinieren, um hohen Ansprüchen in der Buchung gerecht werden zu können.

So hat beispielsweise ein Wellness Spa zwei Therapeuten und jeder kann besondere Behandlungen in einem bestimmten Raum anbieten. Du kannst festlegen, dass ein Service-Kalender “Therapeut 1” oder “Therapeut 2” und “Raum 1” braucht. Es ist nicht nötig, dass Therapeut 1 und Therapeut 2 in demselben Kalender sind, deshalb machen wir es möglich, dass jeder Therapeut seine eigene Google Kalender-Verfügbarkeit synchronisieren kann.

Wenn Du nachsehen möchtest, warum ein Nutzer eine bestimmte Kombination von Ressourcen nicht buchen kann, dann sollte die Möglichkeit, dass der Administrator die Öffnungszeiten ignorieren kann unter KONFIGURIEREN unter dem Reiter ‘Zugang' unter der Überschrift ‘Welche zusätzlichen Dinge kann ein Superbenutzer tun?' mit der Möglichkeit ‘Superbenutzern und dem Administrator erlauben, alle zeitlichen Beschränkungen und Öffnungszeiten zu ignorieren' bei jedem Kalender ausgeschaltet sein, also kein Häkchen gesetzt haben.
Kombiniert verschiedene Kalender Ein Service-Kalender kann benutzt werden, um andere Online-Kalender in einem einzigen miteinander zu verbinden

Welcher Kalender-Typ funktioniert am besten für Deine Bedürfnisse?

Weil Du so viele Kalender erstellen und löschen kannst, wie Du willst, kann es nicht schaden verschiedene Arten von Online-Kalender-Typen auszuprobieren und unbenutzte später zu verwerfen. Probiere jeden Kalender Typ im Demo Bereich.

AnwendungKalender Typ
Anmeldung für eine Unterrichtstunde für viele StudentenKapazitätsplan
Teilnehmer registrieren sich für einen EventKapazitätsplan
Mitarbeiter buchen einen MeetingraumRessourcenplan
Nutzer entscheiden über die Länge des TerminsRessourcenplan
Verfügbarkeit von Ferienwohnungen zeigenRessourcenplan
Gleichzeitig ein Projektor und einen Raum buchenServiceplan
Jeden einzelnen Service mit Bildern illustrierenServiceplan
Kombinieren und verbinden unterschiedlicher KalenderServiceplan

Erweiterte Tipps

Das SuperSaaS System bietet eine Menge Flexibilität in der Gestaltung des Buchungsprozesses. Hier findest Du einige weiterführende Tipps, wie Du einigen besonderen Anforderungen mit Deinem Kalender gerecht werden kannst.

Buchungen einschränken

In einem Ressourcen- und einem Serviceplan können Deine Nutzer/Kunden überall Buchungen vornehmen, mit Ausnahme der Zeiten, die Du ausschließt. Das bedeutet, dass durch die Standardeinstellung der gesamte Kalender für Reservierungen frei ist, es sei denn Du blockierst bestimmte Zeiträume. In einem Kapazitätsplan ist es genau umgekehrt: Nutzer können nur dort buchen, wo Du eine Zeiteinheit freistellst. Wenn Deine Interessenten nur aus einigen wenigen Terminen die Auswahl erhalten sollen, dann kann es einfacher sein einen Kapazitätsplan zu nutzen. Spare Zeit und stellen dort den Zeitraum mit der Größe 1 (also der kleinsten Größe) ein, anstatt alle nicht verfügbaren Zeiten in einem Ressourcenplan zu blockieren.

Eigenständiger Serviceplan

Du kannst auch einen Serviceplan, der sich auf keinen anderen Kalender bezieht, erstellen. Wenn kein Zugriff auf einen anderen Zeitplan erfolgt, sind theoretisch unendlich viele Buchungen zur selben Zeit möglich; was selten nützlich ist. Um das zu vermeiden, kannst Du sich überlappende Termine ausschließen, wenn Dir das Format eines Serviceplans besser gefällt. Dann arbeitet dieser wie ein Ressourcenplan.

Mehrere Ressourcen bilden eine neue Einheit

Du kannst mit dem Serviceplan aus mehreren Dingen eine eigenständige Einheit bilden, die dann beispielsweise für Vermietungen zur Verfügung steht. Das kann hilfreich sein, wenn Du mehrere identische Artikel hast und der Kunde sich davon keinen speziellen aussuchen soll. Du kannst die Artikel dann in einer beliebigen Reihenfolge oder in einer bestimmten Anordnung einstellen und dann den zuerst verfügbaren Artikel rausgeben.

Bündelung mehrere Kalender, die aus weiteren Untereinheiten bestehen

Zwei oder mehrere Serviceplan Kalender (die bereits auf weiteren Kalendern beruhen) können genutzt werden, um ein Kalenderpaket aus unterschiedlichsten Einheiten mit einer einzigen Ausgabe zu bilden. So können verschiedene Gruppen oder Orte, denen spezifische und voneinander abweichende Buchungsattribute zugeordnet werden, in einem Kalender gebündelt werden. Damit kann dieses Buchungssystem auch anspruchsvollen Kundenstrukturen gerecht werden und diese gleichzeitig in einem einzigen Zeitorganisationssystem erfassen. Beispielsweise können so Dauermitglieder und Tageskunden eines Clubs in einem Kalender vereint werden. Dabei erhalten die Mitglieder bessere Konditionen für ihre Buchungen (geringerer Preis, längere Zeiten für eine Buchung im Voraus), während spontane Neukunden oder Tageskunden sich unter anderen Voraussetzungen in demselben Kalender eine Einheit buchen können. Dies bietet beispielsweise auch für Berater, die mit verschiedenen Kunden an unterschiedlichen Orten arbeiten, die Möglichkeit kundenspezifische Individualisierungen vornehmen zu können und gleichzeitig sicher zu stellen keine doppelten Termine zu machen.