Kombiniere mehrere Kalender zu einer komplexen Planung von online Terminen

Eine der besten Funktionen von SuperSaaS ist die Möglichkeit, mehrere Kalender zu kombinieren, um komplexe Planungen für online Termine zu erstellen. Zum Beispiel:

Für eine Buchung werden mehrere Ressourcen benötigt. Zum Beispiel erfordert eine Buchung für eine Behandlung, dass sowohl ein Raum und gleichzeitig auch ein Therapeut verfügbar sind.
Die Belegung einer Ressource macht eine andere verfügbar. Beispielsweise muss, bevor ein Platz für eine Hilfeleistung gebucht werden kann, sich ein Freiwilliger für die Hilfeleistung gemeldet haben.
Zusammengefasste Ressourcen, die als eine Einheit dargestellt werden. Beispielsweise kann man 20 identische Objekte mieten und der Kunde soll dabei keinen bestimmten Artikel auswählen können.
Einzelne Ressource, die als mehrere Einheiten dargestellt wird. Ein Beispiel: Ein Club bietet seinen Mitgliedern die Möglichkeit, einen Tennisplatz zu buchen, lässt aber auch Laufkundschaft zu. Den Mitgliedern könnte gestattet werden, denselben Platz zu einem niedrigeren Preis oder weiter im Voraus zu buchen.
Kombiniere mehrere online Terminbuchungskalender in einer Ansicht. Beispielsweise hat ein Tag in der Woche andere Einschränkungen. Dann erstelle für diesen Tag einen separaten Terminbuchungsplan und kombiniere ihn mit einem weiteren Terminbuchungskalender, um dem Kunden eine einheitliche Ansicht der Woche zu zeigen.

Serviceplan Kalender kann Ressourcenplan Kalender benutzen

Von den drei Kalendertypen in SuperSaaS ist der “Serviceplan“ Kalender der einzige, der sich mit anderen Kalendern verbinden und kombinieren lässt und Du kannst ihn nur mit dem “Ressourcenplan” Kalender zusammen benutzen. (Diese Fähigkeit hat einen Nachteil: Es lassen sich keine wiederholenden Termine oder Termine mit variabler Länge im Serviceplan erstellen.)

Mehrere Ressourcen sind als Voraussetzung für eine Buchung nötig

Eine Dienstleistung setzt oft eine oder mehrere verfügbare Ressourcen voraus. Beispielsweise muss für das Angebot der Dienstleistung “Massage” sowohl die Ressource “Massage-Raum” und gleichzeitig die Ressource “Therapeut” zur Verfügung stehen. Die Verfügbarkeit von beiden Ressourcen sind damit die Voraussetzung für eine Buchung von “Massage”. Und der Service “Konferenzraum mit Projektor” würde für diese Dienstleistung beides voraussetzen, wie einen verfügbaren Konferenzraum und einen verfügbaren Projektor. Bei der Berechnung der Verfügbarkeit muss das System sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Damit das funktioniert, kannst Du einen oder mehrere Terminpläne des Typs Ressourcenplan erstellen. Jede Leistung, die für diese Dienstleistung nötig ist und damit eine Voraussetzung für eine Buchung ist, wird dabei in einem eigenen Ressourcenplan Kalender angelegt. Dabei kann es sich um die Verfügbarkeit einer Sache (beispielsweise Arbeitsmittel), um die Arbeitskraft einer Person (beispielsweise eine Fachkraft) oder um einen Arbeitsplatz (beispielsweise einen Raum) handeln. Den dazugehörigen Serviceplan Kalender kannst Du vorher oder hinterher erstellen. Dann kannst Du in dem Serviceplan Kalender jeden Ressourcenplan Kalender in Deinem Konto unter KONFIGURIEREN > Dienstleistungen in den Serviceplan Kalender einbinden. Wenn dann alle von Dir eingefügten Ressourcen in den jeweiligen Ressourcenplan Kalendern gleichzeitig verfügbar sind, dann kann ein Kunde im Serviceplan Kalender einen Termin machen. Diese Anleitung zeigt eine Schritt-für-Schritt Anleitung anhand von einem konkretem Beispiel.

Alle oder mehrere Ressourcen können auch in einem einzigen Ressourcenplan zusammen sein. Oder jede Ressource erhält einen eigenen Ressourcenplan Kalender. Wenn austauschbare Ressourcen vorhanden sind, wie beispielsweise mehrere gleichwertige Räume, wo die Dienstleistung genau so gut erledigt werden kann, dann ist es empfehlenswert, diese in demselben Ressourcenplan Kalender mit aufzunehmen.

Mehrere Ressourcen (Arbeitsraum, Arbeitsmittel, Arbeitskraft) werden als Voraussetzung für eine Buchung kombiniert.

Die Belegung einer Ressource macht eine andere verfügbar

Es kann sein, dass Du zwei (oder mehr) Ressourcen abgleichen willst. Du möchtest zum Beispiel, dass ein Kunde mit einem Vertriebsmitarbeiter zusammengebracht wird. Für eine Messe kannst Du das Vertriebsteam bitten, sich in einen Terminplan einzutragen, wodurch ein freier Platz in einem anderen Terminplan frei würde, den die Kunden dann buchen können. Eine andere Möglichkeit wäre, das Vertriebsteam zu bitten, einen Ressourcenplan in SuperSaaS zu erstellen, der ihre Verfügbarkeit widerspiegelt, und dann die Kunden zu bitten, dort zu buchen, aber das erfordert viel mehr Aufwand für das Vertriebsteam.

Normalerweise ist ein Dienst nur verfügbar, wenn alle angeschlossenen Ressourcen verfügbar sind. Und wenn ein Dienst gebucht wird, werden alle angeschlossenen Ressourcen als belegt markiert. Wenn Du jedoch einen Dienst einrichtest in einem Serviceplan Kalender, kannst Du auf die Schaltfläche mit dem Button ⊗ belegt klicken und als nächstes bei der Ressource, die belegt sein soll den Button ⊗ vor der entsprechenden Ressource anklicken. Mit dieser Aktion wird sich die Logik umkehren. Der Dienst ist dann nur verfügbar, wenn die Ressource belegt ist. Die Buchung dieses Dienstes hat keinen Einfluss auf die als “belegt” markierte Ressource. Daher solltest Du verhindern, dass der Dienst mehrfach buchbar ist, indem Du z. B. neben der “belegten” Ressource auch eine reguläre Ressource von demselben Kalender einbindest.

Mit dieser Art der Verbindung der Kalender dient eine Buchung in einem Ressourcenplan Kalender als Auslöser dafür, dass in dem damit verbundenem Serviceplan Kalender ein neues Zeitfenster erstellt wird. Es können in dem Serviceplan Kalender also nur Termine gemacht werden, wenn zuvor indem damit verbundenen Ressourcenplan Kalender Buchungen stattgefunden haben. Hier findest Du eine Anleitung für das Einrichten von Terminbuchungskalendern wo das Buchen einer Ressource einen Termin in einem anderen Kalender erstellt. Dort wird gezeigt, wie die Buchungen von Helfern (in einem Ressourcenplan Kalender) Termine frei werden lassen in einem Buchungsterminplan (Serviceplan Kalender) für Hilfesuchende.

Die Buchung in einem Kalender erzeugt Verfügbarkeit in einem anderen

Zusammengefasste Ressourcen, die als eine Einheit dargestellt werden

Wenn die Ressourcen gleichwertig sind, dann kann es manchmal besser sein, dem Kunden keine Auswahl aus einer Reihe ähnlicher Ressourcen (Angebote) zu geben. Beispielsweise können mehrere Arbeitsräume, Arbeitsmittel oder auch Arbeitskräfte gleichwertig in der Buchung für den Kunden sein und Du möchtest für eine verteilte Auslastung sorgen. Vielleicht möchtest Du vermeiden, dass ein Kunde aus einer Liste von mehreren gleichwertigen Ressourcen, wie beispielsweise gleich gut geschulten Kundenberatern auswählen kann, sondern willst, dass der Kunde seinen Termin bei der ersten verfügbaren oder einer zufälligen Ressource, wie beispielsweise irgendeinem Berater, macht.

Wenn Du eine Dienstleistung unter KONFIGURIEREN > Dienstleistungen im Serviceplan Kalender mit einem Ressourcenplan Kalender verbindest, der mehrere Ressourcen in diesem Kalender verwaltet, dann kannst Du, wenn Du auf Neuer Dienst klickst folgende Variante auswählen: Bei Ressourcen findest Du neben der Auswahl eine Variante beziehungsweise Ressource auszuwählen auch die Option « Einer von … » den Ressourcen. Du kannst auch verschiedene Ressourcen aus dem Kalender auswählen, indem Du auf den Button oder klickst. Auf der Seite Dienstleistungen KONFIGURIEREN > Dienstleistungen im Serviceplan Kalender unter « Dienstauswahl » findest Du mehrere Optionen, um die Auswahlmöglichkeiten der Dienstleistungen für Deine Kunden anpassen zu können. Unter « Beim Erreichen des Bildschirm » kannst Du auswählen, ob die ausgewählten Ressourcen für Deine Kunden als Auswahlliste gezeigt werden oder automatisch immer die erste Dienstleistung als Dienst zur Auswahl für Deine Kunden gezeigt wird. Bei der zweiten Möglichkeit « Falls mehrere Ressourcen verfügbar sind », kannst Du entscheiden, ob Deine Kunden selber wählen können, die erste Dienstleistung immer zur Auswahl steht oder ob der Zufall über die Auswahl entscheidet und so alle Dienste und Angebote Deiner Dienstleistungen gleichmäßig verteilt angeboten werden.

Zusammengefasste Ressourcen in einem Terminplan — Mehrere Ressourcen (entweder Personen, Objekte oder Räume) derselben Art können als eine Einheit dargestellt werden.

Es ist auch möglich zusammengefasste Ressourcen mit mehreren Ressourcen zu kombinieren, wie es oben erklärt wird. Ein Beispiel könne eine Gruppe sein, die einen Ausflug buchen möchte, für den sie 5 Fahrräder und einen Führer brauchen, wobei es unwichtig ist welches Fahrrad oder welcher Führer aus dem Pool der angebotenen Ressourcen ausgewählt wird. Wähle dann einfach die Option « Einer von … » mehrere Male aus.

Einzelne Ressource, dargestellt als mehrere Einheiten

Du kannst mehrere Kalender für die Terminplanung mit unterschiedlichen Gruppen von Kunden verwalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Gesamtzahl der verfügbaren Ressourcen (Arbeitsmittel, Personal, Räume) nicht überschritten werden kann, wenn Termin in den einzelnen Terminkalendern gemacht werden. Beispielsweise ist das passend für einen Berater (hier die einzelne Ressource), der an unterschiedlichen Orten passende Termine für den jeweiligen Arbeitsbereich und Einsatzort anbieten möchte. Dabei kann jeder Ort (hier die unterschiedlichen Einheiten) für den Arbeitseinsatz einen anderen Preis, andere Dienstleistungen und andere Öffnungszeiten anbieten.

In diesem Fall kannst Du als Basis einen Ressourcenplan Kalender erstellen und dann einen oder mehrere Serviceplan Kalender im selben Konto anlegen und mit demselben Basis-Kalender, also dem Ressourcenplan Kalender, verbinden. Dabei kannst Du Deine Kunden festgelegten Benutzergruppen zuordnen. So kannst Du sicher sein, dass Benutzer, die für einen bestimmten Terminplan in Deiner Terminplanung gedacht sind, ausschließlich nur diesen einen bestimmten Terminkalender benutzen können. Kunden, die einer Benutzergruppe angehören, haben dann nicht mehr die Möglichkeit in einem anderen Terminplan von Dir Termine zu machen.

Eine einzelne Ressource wird in mehreren Kalendern gezeigt — Eine einzelne Ressource (ein Ort oder ein Arbeitsmittel oder ein Mitarbeiter) wird in mehreren Kalendern mit jeweils eigenen Einstellungen gezeigt.

Mehrere Kalender in einer Ansicht für online Buchung kombinieren

Manchmal braucht man mehr Flexibilität, als die Einstellungen von einem einzigen Kalender als Lösung anbieten. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Du an den Wochenenden eine andere Pufferzeit als an Wochentagen benötigen wirst, da die Reisezeiten am Wochenende anders sind. Oder Du möchtest die Anzahl der Buchungsmöglichkeiten nur für den Wochentag Freitag höher ansetzen, um mehr Leute zu ermutigen, an diesem Tag zu buchen.

In dem Fall kannst Du zwei (oder mehr) Kalender vom Typ Ressourcenplan erstellen. Nennen wir sie “Wochentag” und “Wochenende” und bearbeiten jeden der Kalender einzeln, um die verschiedenen Einschränkungen in jedem der Kalender mit einer anderen Vorgabe anwenden zu können. Danach erstellst Du einen Serviceplan Kalender und erstellt einen Dienst, der abhängig ist von “Wochentag” oder “Wochenende”. Das Ergebnis wird die logische Kombination der Einstellungen von jedem der beiden Kalendern sein. Das kann mit beliebig vielen Kalendern ausgeführt werden. Beachte dabei bitte, wie die Kalender bei der Zusammenführung untereinander zusammenarbeiten. Im nächsten Abschnitt kannst Du Informationen finden, wie die Kalender miteinander in Interaktion treten.

Mehrere Kalender und Terminpläne für Buchungen in einer Ansicht kombinieren und als einen Kalender zeigen.

Wie Terminkalender miteinander interagieren

Wenn das System die Verfügbarkeit für die Vergabe von Terminen überprüft, dann prüft es natürlich zuerst, ob bereits andere Termine vorhanden sind, die damit in Konflikt treten können. Ist also ein Termin in einem Kalender bereits vergeben, kann dieser automatisch nicht mehr in einem anderen Kalender, der mit dem ersten verbunden ist, gebucht werden. Dabei können in den einzelnen online Buchungskalendern viele andere Bedingungen als Voraussetzung für eine Buchung eingestellt werden:

Allgemeine Öffnungszeiten in ÜBERWACHEN
Schließzeiten als abweichende Öffnungszeiten für Sonderurlaub in ÜBERWACHEN
Zeitraum, wie lange im Voraus eine Buchung gemacht werden darf, kannst Du festlegen entweder für den Serviceplan Kalender für alle damit verbundenen Kalender gleichermaßen in KONFIGURIEREN > Dienstleistungen oder für die einzelnen verknüpften Ressourcenplan Kalender jeweils abweichend von den anderen Ressourcenplan Kalendern in KONFIGURIEREN > Vorgang
Zahl der Termine pro Zeitraum oder insgesamt kannst Du begrenzen entweder für den Serviceplan Kalender für alle damit verbundenen Kalender gleichermaßen in KONFIGURIEREN > Dienstleistungen oder für die einzelnen verknüpften Ressourcenplan Kalender jeweils abweichend von den anderen Ressourcenplan Kalendern in KONFIGURIEREN > Ressourcen
Synchronisierung mit einem Google Kalender, um freie Zeiten im Terminplan mit anderen Terminen (außerhalb des Buchungssystems) abzustimmen in ÜBERWACHEN > Synchronisieren

Die Struktur der Vorgaben für miteinander verbundene Kalender

Dabei gilt, dass Vorgaben aus einem Serviceplan Kalender automatisch in allen mit ihm verbundenen Ressourcenplan Kalendern auch gelten, aber die jeweilige Ressourcen (im Ressourcenplan) Einschränkungen haben kann, die eine Buchung im Servicekalender zusätzlich einschränken kann. Die möglicherweise jeweils abweichenden Vorgaben aus jedem einzelnen Ressourcenplan Kalender sind die Vorgaben für die Buchungen im jeweiligen Ressourcenplan Kalender (hier empfehlen wir eine Zuordnung der Kunden zu Benutzergruppen, die dann in einem oder mehreren Kalendern buchen dürfen), der mit anderen Kalendern vom Typ Ressourcenplan im Serviceplan Kalender zusammengeführt wird. So können beispielsweise die Benutzergruppe “Mitglieder” oder “Mitarbeiter” in allen Kalendern buchen und andere Kundengruppen, wie “Laufkundschaft” oder “Reparatur”, nur in den für sie vorgesehenen Terminplänen. Gleichzeitig sind aber alle diese Termine aus unterschiedlichen Kalendern in einem Terminplan (Serviceplan Kalender) vereint.

Das bedeutet, dass die allgemeinen Einschränkungen, die für alle Kunden und Gruppen gelten im Serviceplan Kalender gemacht werden sollten. Diese Vorgaben und Einschränkungen für Buchungen im Serviceplan sollten deswegen am großzügigsten ausgelegt werden. Während die Vorgaben und Einschränkungen für Buchungen im Ressourcenplan Kalender dann enger und genauer definiert werden können und an den jeweiligen Kundenkreis oder die Benutzergruppe angepasst werden können mit noch strenger oder enger gefassten Beschränkungen.

Viele unterschiedliche Voraussetzungen in einem einzigen Buchungskalender kombinieren — Viele unterschiedliche Voraussetzungen (Ressourcen), wie Personal, Räume und Arbeitsmittel werden in einem einzigen Buchungskalender kombiniert. Aus dem Google Kalender werden private Zeiten als nicht verfügbar in den Kalender des Personals übernommen.

Wie Zeitregeln aus mehreren verbundenen Terminkalendern miteinander interagieren

Ein Zeitraum ist nur dann für das Buchen von Terminen verfügbar, wenn er mit allen Vorgaben aus jeder Ressource, von dem der Dienst abhängig ist, übereinstimmt. Es müssen also alle Vorgaben der Zeitregeln von allen miteinander verbundenen Terminkalendern (Ressourcenplan Kalender) gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Zeitfenster für den Kunden zur Buchung im Serviceplan Kalender entsteht. Ein Beispiel für den Unterschied bei der Vorgabe “und” oder “oder”, wenn mehrere Kalender verbunden werden und wie dann die Terminkalender miteinander interagieren bei denselben Zeitregeln: Kalender A ist um 9:00 und 10:00 Uhr verfügbar und Kalender B um 10:00 und 11:00 Uhr. Dann kann ein Dienst, der von beiden Kalendern, Kalender A und Kalender B, abhängig ist, nur um 10:00 Uhr verfügbar sein. Wenn ein Dienst von Kalender A oder Kalender B abhängig ist, dann wäre er verfügbar um 9:00, 10:00 und 11:00 Uhr.

In der Ansicht “ÜBERWACHEN” unter dem Reiter “Öffnungszeiten” findest Du einen Bereich am Ende der Seite, wo Du festlegen kannst, wie die Verfügbarkeit angewendet wird. Dort kannst Du auch ein Kontrollkästchen finden mit dem der Administrator alle zeitlichen Einschränkungen in diesem Kalender ignorieren kann. Wenn Du hier die zeitlichen Einschränkungen und Vorgaben für den Administrator freigibst, werden dieses auch in dem Dienst, der mit diesem Kalender verbunden ist ebenfalls ignoriert. Damit kann der Administrator auch Buchungen außerhalb der vorgegebenen Zeitregeln machen.

Wie Benachrichtigungen und Webhooks aus mehreren verbundenen Terminkalendern miteinander interagieren

Auf der Seite KONFIGURIEREN > Vorgang des Serviceplan Kalenders kannst Du angeben, ob ein Termin auch Benachrichtigungen und Webhooks auf allen verbundenen Plänen auslösen soll. Um das einzurichten gehe zu der Überschrift "Sollen wir für die Reservierung eine Erinnerung senden?" und aktiviere die Auswahl Eine E-Mail-Erinnerung. Als nächstes gehst Du zu der Überschrift "Sollen wir noch jemanden von einer neuen oder geänderten Reservierung benachrichtigen?" und setzt ein Häkchen bei der Auswahl “Wenn das einen verbundenen Kalender betrifft, löse dort auch alle eingerichteten Benachrichtigungen und Webhooks gleichfalls aus”. Klicke anschließend auf “Änderungen speichern”.

Wenn dann ein Termin mehrere Terminbuchungskalender betrifft, wird für jeden betroffenen Terminbuchungskalender eine zusätzliche E-Mail und für jede betroffene Ressource ein Webhook gesendet. So kann ein Termin für eine Reise, die Fahrrad 1, Fahrrad 2 und Fahrrad 3 reserviert, eine E-Mail und einen Webhook im Terminbuchungskalender für die Reise auslösen sowie eine weitere E-Mail und drei weitere Webhooks im Terminbuchungskalender für die Fahrräder.

Wenn eine Änderung in einem Serviceplan Kalender einen Termin von einem Kalender zu einem anderen verschiebt, dann wird nur für den Kalender mit dem neuen Termin eine Aktualisierung als Ereignis gesendet. Für den Kalender, indem die Ressource bzw. der Termin gelöscht wurde, wird weder eine E-Mail noch ein Webhook für dieses Ereignis ausgelöst.

Wie Regeln für E-Mail-Nachrichten, Preise und Zahlungen aus mehreren verbundenen Terminkalendern miteinander interagieren

Alle anderen Einstellungen im Terminbuchungskalender gelten nur für Buchungen, die in diesem bestimmten Kalender gemacht wurden. So wird beispielsweise nur eine E-Mail-Erinnerung gesendet, wie in der Einstellung zur Bestätigung von Buchungen in diesem Kalender festgelegt, in dem der Benutzer die Buchung erstellt hat. E-Mail-Einstellungen in den Kalendern für die abhängigen Ressourcen werden ignoriert. Außerdem gelten nur die Preis- und Zahlungseinstellungen für den Kalender, in dem der Termin vereinbart wurde.