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Kombiniere mehrere Kalender zu einer komplexen Planung von online Terminen

Eine der besten Funktionen von SuperSaaS ist die Möglichkeit, mehrere Kalender zu kombinieren, um komplexe Planungen für online Termine zu erstellen. Zum Beispiel:

• Für eine Buchung sind mehrere Ressourcen als Voraussetzung erforderlich. Zum Beispiel erfordert eine Buchung für eine Behandlung, dass sowohl ein Raum und gleichzeitig auch ein Therapeut verfügbar sind.
• Zusammengefasste Ressourcen, die als eine Einheit dargestellt werden. Beispielsweise kann man 20 identische Objekte mieten und der Kunde soll dabei keinen bestimmten Artikel auswählen können.
• Einzelne Ressource, die als mehrere Einheiten dargestellt wird. Zum Beispiel können Mitglieder in einem Club einen Tennisplatz buchen, aber auch andere Kunden. Mitgliedern können, dieselbe Einheit (1 Tennisplatz) zu einem niedrigeren Preis oder zeitlich weiter im Voraus zu buchen, als Kunden ohne Mitgliedschaft.
• Mehrere Kalender in einer Ansicht für online Buchung kombinieren. Beispielsweise hat ein Tag in der Woche andere Einschränkungen. Dann erstelle für diesen Tag einen separaten Terminplan und kombiniere ihn mit einem weiteren Terminkalender, um dem Kunden eine einheitliche Ansicht der Woche, in der er Buchungen machen kann, zu zeigen.

Serviceplan Kalender kann Ressourcenplan Kalender benutzen

Von den drei Kalendertypen in SuperSaaS ist der “Serviceplan“ Kalender der einzige, der sich mit anderen Kalendern verbinden und kombinieren lässt und Du kannst ihn nur mit dem “Ressourcenplan” Kalender zusammen benutzen. (Diese Fähigkeit hat einen Nachteil: Es lassen sich keine wiederholenden Termine oder Termine mit variabler Länge im Serviceplan erstellen.)

Mehrere Ressourcen sind als Voraussetzung für eine Buchung nötig

Eine Dienstleistung setzt oft eine oder mehrere verfügbare Ressourcen voraus. Beispielsweise muss für das Angebot der Dienstleistung “Massage” sowohl die Ressource “Massage-Raum” und gleichzeitig die Ressource “Therapeut” zur Verfügung stehen. Die Verfügbarkeit von beiden Ressourcen sind damit die Voraussetzung für eine Buchung von “Massage”. Und der Service “Konferenzraum mit Projektor” würde für diese Dienstleistung beides voraussetzen, wie einen verfügbaren Konferenzraum und einen verfügbaren Projektor. Bei der Berechnung der Verfügbarkeit muss das System sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Damit das funktioniert, kannst Du einen oder mehrere Terminpläne des Typs Ressourcenplan erstellen. Jede Leistung, die für diese Dienstleistung nötig ist und damit eine Voraussetzung für eine Buchung ist, wird dabei in einem eigenen Ressourcenplan Kalender angelegt. Dabei kann es sich um die Verfügbarkeit einer Sache (beispielsweise Arbeitsmittel), um die Arbeitskraft einer Person (beispielsweise eine Fachkraft) oder um einen Arbeitsplatz (beispielsweise einen Raum) handeln. Den dazugehörigen Serviceplan Kalender kannst Du vorher oder hinterher erstellen. Dann kannst Du in dem Serviceplan Kalender jeden Ressourcenplan Kalender in Deinem Konto unter KONFIGURIEREN > Dienstleistungen in den Serviceplan Kalender einbinden. Wenn dann alle von Dir eingefügten Ressourcen in den jeweiligen Ressourcenplan Kalendern gleichzeitig verfügbar sind, dann kann ein Kunde im Serviceplan Kalender einen Termin machen. Diese Anleitung zeigt eine Schritt-für-Schritt Anleitung anhand von einem konkretem Beispiel.

Alle oder mehrere Ressourcen können auch in einem einzigen Ressourcenplan zusammen sein. Oder jede Ressource erhält einen eigenen Ressourcenplan Kalender. Wenn austauschbare Ressourcen vorhanden sind, wie beispielsweise mehrere gleichwertige Räume, wo die Dienstleistung genau so gut erledigt werden kann, dann ist es empfehlenswert, diese in demselben Ressourcenplan Kalender mit aufzunehmen.

Zusammengefasste Ressourcen, die als eine Einheit dargestellt werden

Wenn die Ressourcen gleichwertig sind, dann kann es manchmal besser sein, dem Kunden keine Auswahl aus einer Reihe ähnlicher Ressourcen (Angebote) zu geben. Beispielsweise können mehrere Arbeitsräume, Arbeitsmittel oder auch Arbeitskräfte gleichwertig in der Buchung für den Kunden sein und Du möchtest für eine verteilte Auslastung sorgen. Vielleicht möchtest Du vermeiden, dass ein Kunde aus einer Liste von mehreren gleichwertigen Ressourcen, wie beispielsweise gleich gut geschulten Kundenberatern auswählen kann, sondern willst, dass der Kunde seinen Termin bei der ersten verfügbaren oder einer zufälligen Ressource, wie beispielsweise irgendeinem Berater, macht.

Wenn Du eine Dienstleistung unter KONFIGURIEREN > Dienstleistungen im Serviceplan Kalender mit einem Ressourcenplan Kalender verbindest, der mehrere Ressourcen in diesem Kalender verwaltet, dann kannst Du, wenn Du auf Neuer Dienst klickst folgende Variante auswählen: Bei Ressourcen findest Du neben der Auswahl eine Variante beziehungsweise Ressource auszuwählen auch die Option « Einer von … » den Ressourcen. Du kannst auch verschiedene Ressourcen aus dem Kalender auswählen, indem Du auf den Button oder klickst. Auf der Seite Dienstleistungen KONFIGURIEREN > Dienstleistungen im Serviceplan Kalender unter « Dienstauswahl » findest Du mehrere Optionen, um die Auswahlmöglichkeiten der Dienstleistungen für Deine Kunden anpassen zu können. Unter « Beim Erreichen des Bildschirm » kannst Du auswählen, ob die ausgewählten Ressourcen für Deine Kunden als Auswahlliste gezeigt werden oder automatisch immer die erste Dienstleistung als Dienst zur Auswahl für Deine Kunden gezeigt wird. Bei der zweiten Möglichkeit « Falls mehrere Ressourcen verfügbar sind », kannst Du entscheiden, ob Deine Kunden selber wählen können, die erste Dienstleistung immer zur Auswahl steht oder ob der Zufall über die Auswahl entscheidet und so alle Dienste und Angebote Deiner Dienstleistungen gleichmäßig verteilt angeboten werden.

Zusammengefasste Ressourcen, die als eine Einheit dargestellt werden

Du kannst mehrere Kalender für die Terminplanung mit unterschiedlichen Gruppen von Kunden verwalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Gesamtzahl der verfügbaren Ressourcen (Arbeitsmittel, Personal, Räume) nicht überschritten werden kann, wenn Termin in den einzelnen Terminkalendern gemacht werden. Beispielsweise ist das passend für einen Berater, der an unterschiedlichen Orten passende Termine für den jeweiligen Arbeitsbereich und Einsatzort anbieten möchte. Dabei kann jeder Ort für den Arbeitseinsatz einen anderen Preis, andere Dienstleistungen und andere Öffnungszeiten anbieten.

In diesem Fall kannst Du als Basis einen Ressourcenplan Kalender erstellen und dann einen oder mehrere Serviceplan Kalender im selben Konto anlegen und mit demselben Basis-Kalender, also dem Ressourcenplan Kalender, verbinden. Dabei kannst Du Deine Kunden festgelegten Benutzergruppen zuordnen. So kannst Du sicher sein, dass Benutzer, die für einen bestimmten Terminplan in Deiner Terminplanung gedacht sind, ausschließlich nur diesen einen bestimmten Terminkalender benutzen können. Kunden, die einer Benutzergruppe angehören, haben dann nicht mehr die Möglichkeit in einem anderen Terminplan von Dir Termine zu machen.

Mehrere Kalender in einer Ansicht für online Buchung kombinieren

Manchmal braucht man mehr Flexibilität, als die Einstellungen von einem einzigen Kalender als Lösung anbieten. Beispielsweise kann es vorkommen, dass Du an den Wochenenden eine andere Pufferzeit als an Wochentagen benötigen wirst, da die Reisezeiten am Wochenende anders sind. Oder Du möchtest die Anzahl der Buchungsmöglichkeiten nur für den Wochentag Freitag höher ansetzen, um mehr Leute zu ermutigen, an diesem Tag zu buchen.

In dem Fall kannst Du zwei (oder mehr) Kalender vom Typ Ressourcenplan erstellen. Nennen wir sie “Wochentag” und “Wochenende” und bearbeiten jeden der Kalender einzeln, um die verschiedenen Einschränkungen in jedem der Kalender mit einer anderen Vorgabe anwenden zu können. Danach erstellst Du einen Serviceplan Kalender und erstellt einen Dienst, der abhängig ist von “Wochentag” oder “Wochenende”. Das Ergebnis wird die logische Kombination der Einstellungen von jedem der beiden Kalendern sein. Das kann mit beliebig vielen Kalendern ausgeführt werden. Beachte dabei bitte, wie die Kalender bei der Zusammenführung untereinander zusammenarbeiten. Im nächsten Abschnitt kannst Du Informationen finden, wie die Kalender miteinander in Interaktion treten.

Wie Terminkalender miteinander interagieren

Wenn das System die Verfügbarkeit für die Vergabe von Terminen überprüft, dann prüft es natürlich zuerst, ob bereits andere Termine vorhanden sind, die damit in Konflikt treten können. Ist also ein Termin in einem Kalender bereits vergeben, kann dieser automatisch nicht mehr in einem anderen Kalender, der mit dem ersten verbunden ist, gebucht werden. Dabei können in den einzelnen online Buchungskalendern viele andere Bedingungen als Voraussetzung für eine Buchung eingestellt werden:

• Allgemeine Öffnungszeiten in ÜBERWACHEN
• Schließzeiten als abweichende Öffnungszeiten für Sonderurlaub in ÜBERWACHEN
• Zeitraum, wie lange im Voraus eine Buchung gemacht werden darf, kannst Du festlegen entweder für den Serviceplan Kalender für alle damit verbundenen Kalender gleichermaßen in KONFIGURIEREN > Dienstleistungen oder für die einzelnen verknüpften Ressourcenplan Kalender jeweils abweichend von den anderen Ressourcenplan Kalendern in KONFIGURIEREN > Vorgang
• Zahl der Termine pro Zeitraum oder insgesamt kannst Du begrenzen entweder für den Serviceplan Kalender für alle damit verbundenen Kalender gleichermaßen in KONFIGURIEREN > Dienstleistungen oder für die einzelnen verknüpften Ressourcenplan Kalender jeweils abweichend von den anderen Ressourcenplan Kalendern in KONFIGURIEREN > Ressourcen
• Synchronisierung mit einem Google Kalender, um freie Zeiten im Terminplan mit anderen Terminen (außerhalb des Buchungssystems) abzustimmen in ÜBERWACHEN > Synchronisieren

Die Struktur der Vorgaben für miteinander verbundene Kalender

Dabei gilt, dass Vorgaben aus einem Serviceplan Kalender automatisch in allen mit ihm verbundenen Ressourcenplan Kalendern auch gelten, aber die jeweilige Ressourcen (im Ressourcenplan) Einschränkungen haben kann, die eine Buchung im Servicekalender zusätzlich einschränken kann. Die möglicherweise jeweils abweichenden Vorgaben aus jedem einzelnen Ressourcenplan Kalender sind die Vorgaben für die Buchungen im jeweiligen Ressourcenplan Kalender (hier empfehlen wir eine Zuordnung der Kunden zu Benutzergruppen, die dann in einem oder mehreren Kalendern buchen dürfen), der mit anderen Kalendern vom Typ Ressourcenplan im Serviceplan Kalender zusammengeführt wird. So können beispielsweise die Benutzergruppe “Mitglieder” oder “Mitarbeiter” in allen Kalendern buchen und andere Kundengruppen, wie “Laufkundschaft” oder “Reparatur”, nur in den für sie vorgesehenen Terminplänen. Gleichzeitig sind aber alle diese Termine aus unterschiedlichen Kalendern in einem Terminplan (Serviceplan Kalender) vereint.

Das bedeutet, dass die allgemeinen Einschränkungen, die für alle Kunden und Gruppen gelten im Serviceplan Kalender gemacht werden sollten. Diese Vorgaben und Einschränkungen für Buchungen im Serviceplan sollten deswegen am großzügigsten ausgelegt werden. Während die Vorgaben und Einschränkungen für Buchungen im Ressourcenplan Kalender dann enger und genauer definiert werden können und an den jeweiligen Kundenkreis oder die Benutzergruppe angepasst werden können mit noch strenger oder enger gefassten Beschränkungen.

Wie Zeitregeln aus mehreren verbundenen Terminkalendern miteinander interagieren

Ein Zeitraum ist nur dann für das Buchen von Terminen verfügbar, wenn er mit allen Vorgaben aus jeder Ressource, von dem der Dienst abhängig ist, übereinstimmt. Es müssen also alle Vorgaben der Zeitregeln von allen miteinander verbundenen Terminkalendern (Ressourcenplan Kalender) gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Zeitfenster für den Kunden zur Buchung im Serviceplan Kalender entsteht. Ein Beispiel für den Unterschied bei der Vorgabe “und” oder “oder”, wenn mehrere Kalender verbunden werden und wie dann die Terminkalender miteinander interagieren bei denselben Zeitregeln: Kalender A ist um 9:00 und 10:00 Uhr verfügbar und Kalender B um 10:00 und 11:00 Uhr. Dann kann ein Dienst, der von beiden Kalendern, Kalender A und Kalender B, abhängig ist, nur um 10:00 Uhr verfügbar sein. Wenn ein Dienst von Kalender A oder Kalender B abhängig ist, dann wäre er verfügbar um 9:00, 10:00 und 11:00 Uhr.

In der Ansicht “ÜBERWACHEN” unter dem Reiter “Öffnungszeiten” findest Du einen Bereich am Ende der Seite, wo Du festlegen kannst, wie die Verfügbarkeit angewendet wird. Dort kannst Du auch ein Kontrollkästchen finden mit dem der Administrator alle zeitlichen Einschränkungen in diesem Kalender ignorieren kann. Wenn Du hier die zeitlichen Einschränkungen und Vorgaben für den Administrator freigibst, werden dieses auch in dem Dienst, der mit diesem Kalender verbunden ist ebenfalls ignoriert. Damit kann der Administrator auch Buchungen außerhalb der vorgegebenen Zeitregeln machen.

Wie Regeln für Email-Nachrichten, Preise und Zahlungen aus mehreren verbundenen Terminkalendern miteinander interagieren

Alle Einstellungen in einem Kalender finden nur Anwendung bei den Buchungen, die in diesem bestimmten Kalender gemacht werden. Insbesondere wird nur eine Email-Bestätigung und eine Email-Erinnerung gesendet, wie in der Einstellung zur Bestätigung von Buchungen in diesem Kalender festgelegt, in dem der Benutzer die Buchung erstellt hat. Email-Einstellungen in den Kalendern für die abhängigen Ressourcen werden ignoriert. Außerdem gelten nur die Preis- und Zahlungseinstellungen für den Kalender, in dem der Termin vereinbart wurde.