Dokumentation
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Synchronisierung mit anderen Kalendern

Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebenen Funktionen nur für zahlende Abonennten zur Verfügung stehen. Sie können es allerdings für eine Woche kostenfrei ausprobieren, indem Sie auf “Start free trial” auf der Seite “Synchronisieren” klicken. Gehen Sie dazu zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren.

SuperSaaS bietet verschiedene Wege, wie Ihr Kalender mit anderen Kalender-Programmen verknüpft werden kann. Sie können entweder die Verfügbarkeit von Terminen Ihres SuperSaaS Kalenders von einem Google Kalender abhängig machen oder die Termine einer oder mehrerer Ihrer Kalender auf einem Kalenderprogramm, wie Outlook, auf Ihrem eigenen Computer oder Mobiltelefon anzeigen lassen.

Machen Sie Ihre SuperSaaS Verfügbarkeit von einem Google Kalender abhängig
Zeigen Sie Ihre SuperSaaS Buchungen auf einem externen Kalender

Machen Sie Ihre Verfügbarkeit über SuperSaaS von Ihrem persönlichen Kalender abhängig

SuperSaaS kann sich direkt mit einem Google Kalender verknüpfen und die dortigen Informationen über freie oder besetzte Zeitfenster für die Verfügbarkeit für Ihren SuperSaaS Kalender nutzen. Wenn Sie die Informationen über freie oder belegte Zeiteinheiten aus einem Programm, wie Outlook, nutzen wollen, dann müssen Sie zuerst eine Synchronisierung von Outlook und einem Google Kalender erstellen.

Google Kalender

Wenn Sie einen Google Kalender mit einem SuperSaaS Kalender verlinken, dann werden die Termine aus dem Google Kalender als nich verfügbare Zeiteinheiten auf Ihrem SuperSaaS Kalender angezeigt. Auf diese Weise können Kunden nur dann buchen, wenn beides, Ihr persönlicher Kalender und die allgemeinen Öffnungszeiten es möglich machen. Nur die freien und belegten Zeiteinheiten werden synchronisiert, so dass Ihre Kunden keine Details Ihrer persönlichen Termine erfahren.

Die Verwendung dieser Art von Google Synchronisation kann auch hilfreich sein, um komplexe Öffnungszeiten im Kalender darzustellen. Sie können ein komplexes Muster sich wiederholender Termine im Google Kalender erstellen, so dass die gewünschten Öffnungszeiten für Buchungen frei bleiben.

Diese Schritte führen zu dem Aufbau einer Synchronisation:

  1. Klicken Sie in Ihrem Google Kalender auf den Namen des Kalenders, den Sie synchronisieren wollen. Dann klicken Sie auf den Drop-down Pfeil, der erscheint.
  2. Wählen Sie Diesen Kalender freigeben
    Klicke auf teilen
  3. Wählen Sie Diesen Kalender öffentlich machen und Nur Verfügbarkeit anzeigen aus.
  4. Klicke Sie auf Kalenderdetails und kopieren die Kalenderadresse, die nach dem Doppelpunkt nach Kalender-ID zu sehen ist, wie es unten gezeigt wird. Wenn Sie nur einen einzigen Google Kalender haben, dann ist die Kalender Kennnummer (Kalender-ID) wahrscheinlich identisch mit Ihrer Email Adresse. Google Kalenderadresse
  5. Auf Ihrem SuperSaaS Dashboard, gehen Sie zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren. Hier können Sie die Kalenderadresse als ‘Adresse für Ihren Kalender’ eingeben. Wenn Sie auch in den belegten Zeiten des Google Kalenders Termine machen können wollen, dann setzten Sie ein Häckchen unter Erlauben Sie … dem Administrator, alle zeitlichen Einschränkungen … zu ignorieren. Die Software wird die Verbindung überprüfen, wenn Sie auf Änderungen speichern klicken und eine Mitteilung oben auf der Seitenansicht anzeigt, ob die Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde oder nicht.

Wenn es so eingestellt wurde, wird das SuperSaaS System regelmäßig den Google Kalender auf Änderungen überprüfen. Die Frequenz und Intervalle, wie oft die Informationen Ihres Google Kalenders aktualisiert werden, hängt davon ab, wie oft auf Ihren Kalender zugegriffen wird. Wann immer jemand Ihren Kalender benutzt, prüft das System, ob die Kopie der Informationen älter als 15 Minuten ist. Falls dies zutrifft, wird die Information automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Dieser Aktualisierungsprozess kann einige Sekunden dauern und es kann ein neuer Aufruf der Webseite nötig werden, damit die aktualisierten Informationen angezeigt werden. Das sollte für Kunden und Benutzer Ihres Buchungssystems kein Problem sein, da sie immer mehr als eine Webseite nutzen, bevor sie eine Reservierung oder einen Termin machen können. Aktualisierungen können bis zu 6 Monate in die Zukunft reichen, so dass Sie sicher stellen sollten, dass die Benutzer Ihrer Webseite nicht weiter im Voraus buchen können.

Wenn Sie einen Termin in Ihren Google Kalender einfügen wollen, der trotzdem als buchbare Zeiteinheit in Ihrem SuperSaaS Kalender erscheinen soll, dann klicken Sie auf das jeweilige Zeitfenster und wählen bearbeiten im Google Kalender und wählen die Option Anzeigen als: Verfügbar.

Problemlösung

Stellen Sie sicher, dass die Zeitzonen im Google- und im SuperSaaS-Kalender richtig eingestellt sind. Die Zeitzonen müssen nicht dieselbe in beiden Kalendern sein, aber die Zeitrahmen werden entsprechend angepasst, wenn sie von einander abweichen. Deswegen sollten Sie darauf achten, dass eine solche Zeitzonenanpassung absichtlich vorgenommen wird.

Verfügbare Zeiten aus Outlook in SuperSaaS nutzen

Um SuperSaaS Buchungsverfügbarkeiten von Ihrem Outlook Kalender abhängen zu lassen, benötigen Sie eine Drittelösung über ein Synchonisierungsprogramm, um zuerst eine Synchronisierung zwischen Outlook und dem Google Kalender einzurichten. Die Nutzung von Google Kalender ist kostenfrei und einfach in der Einrichtung. Es ist nicht nötig den Google Kalender aktiv zu benutzen, um Ihren Kalender zu führen. Sie können ihn einfach als Verbindungselement zwischen Outlook und SuperSaaS einsetzen.

Es stehen verschiedene Programme zur Synchronisierung zur Verfügung:

Sie müssen nur den Outlook Kalender mit Google synchronisieren. Es ist nicht nötig andere Informationen, wie Kontakte oder Aufgaben zu synchronisieren. Bei den erweiterten Einstellungen können Sie die Häufigkeit der Aktualisierung einstellen, die auf alle 5 Minuten oder weniger gesetzt werden kann.

Nachdem Sie die Synchronisierung zwischen Outlook und Ihrem Google Kalender gemacht haben, stellen Sie die Synchronisierung zwischen SuperSaaS und Google, wie oben beschrieben, ein. Wenn das Synchronisierungsprogramm die erste Aktualisierung gemacht hat, dann sind auch die Zeiten aus Ihrem Outlook Kalender auf dem SuperSaaS Kalender blockiert.

Einen SuperSaaS Kalender in einem anderen Kalender Programm darstellen

Sie können Ihren Kalender in jedem anderen Kalender Programm, dass auf der Norm von ‘iCal feed’ basiert, wie Microsoft Outlook, iCal von Apple oder Google Kalender darstellen. Der Link von iCal ist eine Methode, wenn Sie etwas in Ihrem SuperSaaS Kalender ändern, wird er es in einem anderen Kalender, beispielsweise Ihrem Outlook Kalender, zeigen, nachdem es sychronisiert wurde. Allerdings können die Termine nicht in Outlook bearbeitet werden. Sie können diesen iCal Link auch nutzen, um die Buchungen auf Ihrem Kalender Ihres Mobiltelefons ansehen zu können. Die mobile Version unserer Webseite (m.supersaas.de) ist dabei allerdings die bessere Version, denn dort können Sie die Termine auch direkt bearbeiten.

Um eine Übertragung der Kalenderdaten eines SuperSaaS-Kalenders einzurichten, sollten Sie zuerst den “webcal” Link zu Ihrem Kalender finden. Dafür gehen Sie zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren. Hier finden Sie die ‘webcal’ Adresse, die Sie bei Ihrem persönlichen Kalender einfügen sollten. Wenn Sie Google Kalender benutzen, dann gehen Sie auf die Ansicht des Hauptkanders und klicken auf den Pfeil im Drop-down-Menü neben Weitere Kalender. Sie können nun Über URL hinzufügen auswählen und den ‘webcal’-Link hinzufügen.

Über URL hinzufügen Kalenderadresse einfügen
Beachten Sie bitte, dass die Häufigkeit der Aktualisierung der Kalenderinformationen durch Google nicht unserer Kontrolle untersteht und einige Stunden dauern kann. Die Aktualisierungen mit Mircosoft Outlook sollten circa 15 Minuten dauern, wenn die Standardeinstellungen genutzt werden.

Bei einem Kalender von Abonnenten, sind die Daten separat von den anderen Terminen auf Ihrem Kalender gespeichert; bei einem Google Kalender ist das die Abteilung Weitere Kalender. Die Termine werden nicht miteinander vermischt, so dass Sie diesen Ergänzungskalender einfach löschen können, ohne dadurch Ihre anderen Termine zu beeinflussen.

Falls Sie die Termine des SuperSaaS Kalenders mit Ihrem persönlichen Kalenderprogramm zusammenfassen wollen, dann können Sie diese unter ÜBERWACHEN > Download runterladen und sie dann in Ihrem Kalenderprogramm hochladen. Allerdings können so die Termine nicht mehr automatisch aktualisiert werden. Eine mögliche Alternative erhalten Sie, indem Sie sich vom SuperSaaS System automatische Terminbestätigungen per Email mit einem iCal Anhang bei jeder Terminerstellung schicken lassen. Das macht es Ihnen möglich den Termin Ihrem Kalender mit einem Klick hinzuzufügen. Sie können einen iCal Anhang automatisch hinzufügen, indem Sie das Magische Wort $ical Ihrer Email Bestätigung hinzufügen.

Die Häufigkeit in der die Termine abgeglichen werden hängt von dem jeweiligen Kalenderprogramm und nicht von SuperSaaS ab. Das Protokoll von iCal ist ziemlich ineffizient, weil es die Übertragung aller Kalenderdaten bei jeder Aktualisierung verlangt. Das bewirkt, dass die meisten Kalenderprogramme eine weniger häufige Aktualisierung wählen. Ebenfalls erlaubt iCal nur eine begrenzte Anzahl an Datenfeldern, die übertragen werden können. Das bedeutet, das keines der üblichen Felder, die Sie in SuperSaaS angelegt haben, übertragen werden.

Wenn Sie ein Programmierer sind, dann können Sie diese Einschränkung aufheben, indem Sie eine API-Schnittstelle zu SuperSaaS nutzen. Das ist wesentlich effizienter und stellt gleichzeitig alle wichtigen Datenfelder zur Verfügung: Das setzt allerdings die technischen Kenntnisse, wie ein Interface gebaut wird, voraus.

Das Interface von iCal enthält keine Maßnahmen zur Regelung der Zugangsberechtigung. Falls Sie besorgt sein sollten, dass jemand Kenntnis über Ihren Webcal Link bekommt, dann können Sie das unterbinden. Unter KONFIGURIEREN > Zugang, unter ‘Zugangsdetails bearbeiten’ am Ende der Seite setzen Sie ein Häckchen bei Den Zugang mit Kalenderprogrammen wie Outlook und Google Kalender sperren. Durch dieser Auswahl ist die Synchronisierung mit iCal blockiert.