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Synchronisierung mit anderen Kalendern

Bitte beachte, dass die hier beschriebenen Funktionen nur für zahlende Abonnenten zur Verfügung stehen. Du kannst es allerdings für eine Woche kostenlos ausprobieren, indem auf “Starte gratis Test” auf der Seite “Synchronisieren” klickst. Gehe dazu zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren.

SuperSaaS bietet mehrere Arten, wie Dein online Terminplaner mit anderen online Kalender-Programmen verbunden werden kann. Du kannst Deinen SuperSaaS Kalender bei der Verfügbarkeit der Terminen von Deinem Google Kalender oder Outlook Kalender abhängig machen. Und Du kannst die Informationen der Termine aus Deinem SuperSaaS Kalender in einem anderen Kalenderprogramm, wie Apple Kalender oder Outlook einfügen.

Google Kalender synchronisieren mit SuperSaaS online Terminplan
SuperSaaS Terminplan synchronisieren mit Google Kalender und Buchungen in einem externen Kalender zeigen

Mache Verfügbarkeit in SuperSaaS abhängig von Deinem Google oder Outlook Kalender

SuperSaaS kann sich direkt mit Google Kalender verbinden und seine Informationen von freien oder besetzten Zeiten einsetzen, um die Verfügbarkeit in SuperSaaS zu bestimmen. Du kannst die Verfügbarkeit der SuperSaaS online Terminplanung auch von einem webbasiertem Outlook Kalender abhängig sein lassen. Wenn Du die Desktop Version von Outlook benutzt, dann musst Du diese erst mit outlook.com synchronisieren.

Wenn Du einen Google oder Outlook Kalender mit einem SuperSaaS Kalender verbindest, dann werden die Termine in Deinem Google oder Outlook Kalender als nicht verfügbar in Deinem SuperSaaS Kalender markiert, so dass zu diesen Zeiten kein Benutzer buchen kann.

Auf diese Weise, können Kunden nur dann buchen, wenn beide Kalender, Dein persönlicher Kalender und die Öffnungszeiten, es erlauben. Nur die Informationen für die freien oder besetzten Zeiten werden synchronisiert, so dass Deine Kunden keine Einzelheiten Deiner persönlichen Termine sehen.

Diese Art der Synchronisierung kann auch hilfreich sein, um komplexe Öffnungszeiten im Kalender zu erstellen. Du kannst ein komplexes Muster sich wiederholender Termine im Google oder Outlook Kalender erstellen, so dass die gewünschten Öffnungszeiten für Buchungen frei bleiben.

Schritt-für-Schritt zur Synchronisierung von freien und besetzten Zeiten im online Terminkalender:

  1. Gehe zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren in dem Kalender, für den Du die Verfügbarkeit festlegen möchtest
  2. Bei der Überschrift “Verfügbarkeit synchronisieren” wähle “Google Kalender” oder “Microsoft Outlook”
  3. Google oder Microsoft werden Dich nun möglicherweise bitten Dich einzuloggen und zeigen eine Ansicht zur Bestätigung der Aktion
  4. Wenn die Ansicht der Bestätigung geschlossen wurde, dann solltest Du eine Liste von Kalendern in Deinem Konto sehen
  5. Gehe dafür erneut zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren und klicke neben dem neuen Kalender, der die Email-Adresse zeigt, mit dem Du Dich in diesem Kalender anmeldest, auf “Änderungen speichern”

Wenn es eingerichtet ist, prüft das SuperSaaS System den Google und Outlook Kalender regelmäßig auf Änderungen. Frequenz und Intervalle, wie oft die Informationen Deines Google oder Outlook Kalenders aktualisiert werden, hängt davon ab, wie oft auf Deinen Kalender zugegriffen wird.

Immer, wenn jemand Deinen online Kalender benutzt, prüft das System, ob die Kopie der Informationen älter als 15 Minuten ist. Falls das zutrifft, wird die Information automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Dieser Aktualisierungsprozess kann einige Sekunden dauern und es kann ein neuer Aufruf der Webseite nötig werden, damit die aktualisierten Informationen angezeigt werden. Das sollte für die Kunden und Benutzer kein Problem sein, da sie immer mehr als eine Seite nutzen, bevor sie eine Reservierung machen können. Aktualisierungen können bis zu 5 Monate in die Zukunft reichen, so dass Du sicher stellen sollten, dass die Benutzer Deiner Webseite nicht weiter im Voraus buchen können.

Wenn Du einen Termin in Deinen Google oder Outlook Kalender einfügen willst, der trotzdem als buchbare Zeiteinheit in Deinem SuperSaaS Kalender erscheinen soll, dann klicke auf das jeweilige Zeitfenster und wähle bearbeiten im Google Kalender und wähle die Option Anzeigen als: Verfügbar. Wenn Du selbst noch Termine während der Zeiten machen willst, die im Google Kalender belegt sind, dann setze ein Häkchen bei der Option Erlauben Sie Superbenutzern und dem Administrator, alle zeitlichen Einschränkungen und
die Öffnungszeiten zu ignorieren
unter ÜBERWACHEN auf dem Reiter 'Öffnungszeiten'.

Prüfe, ob Zeitzonen richtig eingestellt sind

Prüfe, ob die Zeitzonen im Google oder Outlook Kalender und im SuperSaaS-Kalender richtig eingestellt sind. Die Zeitzonen müssen nicht dieselbe in beiden Kalendern sein, aber die Zeitangaben werden entsprechend angepasst, wenn sie von einander abweichen. Deswegen solltest Du darauf achten, dass eine solche Zeitzonenanpassung absichtlich vorgenommen wird.

Zeige Termine aus dem SuperSaaS Kalender in einem anderen Kalender Programm

Du kannst Deinen online Terminplaner in jedem anderen Kalenderprogramm, das mit der Anforderung von iCal-Feed arbeiten kann, wie Microsoft Outlook, iCal von Apple oder Google Kalender darstellen. Der iCal-Link ist dafür eine Methode: Wenn Du etwas in Deinem SuperSaaS Terminplan änderst, wird es in einem anderen Kalender (beispielsweise Deinem Outlook Kalender) gezeigt, nachdem es synchronisiert wurde. So kannst Du alle Termine in Deinem persönlichen Terminkalender sehen. Allerdings können die Termine nicht im Outlook Kalender bearbeitet werden, sondern nur im Ursprungskalender in SuperSaaS.

Du kannst auch einen Webcal-Link einsetzen, um Deine Buchungen auf dem Kalender in Deinem Mobiltelefon sehen zu können. Die mobile Version Deiner Webseite (m.supersaas.com/deinkalender) zu benutzen ist dagegen generell die bessere Wahl, weil Du dort die Buchungen bearbeiten kannst.

Das ist die Schritt-für-Schritt Anleitung, wie ein SuperSaaS online Terminkalender in einem Google Kalender gezeigt werden kann:

  1. Um eine Übertragung der Kalenderdaten eines Kalenders von SuperSaaS einzurichten, solltest Du zuerst den “webcal” Link zu Deinem Kalender finden. Gehe dafür zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren. Hier findest Du die ‘webcal’ Adresse, die Du bei Deinem persönlichen Kalender einfügen sollst.
  2. Wenn Du Google Kalender benutzt, dann gehe zur Hauptansicht für Kalender und gehe oben zu dem Rädchen-Symbol und klicke auf Einstellungen und gehe zu Kalender hinzufügen. Google Kalender Integration mit SuperSaaS Kalender
  3. Klicke im Menü auf Per URL
  4. Setze die Kalenderadresse (Webcal Link von dem SuperSaaS Kalender, der im Google Kalender gezeigt werden soll) in das graue Eingabefeld ein und klicke dann auf Kalender hinzufügen Google Kalender per URL Kalenderadresse eingeben

In einem Kalender mit Übertragung (in Google auch abonnieren genannt) werden die Daten separat gehalten von den anderen Terminen in Deinem Kalender; in einem Google Kalender ist das der Bereich Weitere Kalender. Die Termine werden nicht zusammengeführt, so dass Du es auch einfach wieder löschen kannst, ohne dabei die anderen Termine im Kalender zu beeinträchtigen.

Wenn Du die Termine von Deinem SuperSaaS Kalender mit denen des Kalender Programms zusammenführen willst, dann kannst Du sie unter ÜBERWACHEN > Download runterladen und in Deinem Kalender Programm hochladen. In dem Fall werden die Termine dann nicht mehr automatisch aktualisiert. Ein Mittelweg wäre es Dir die Termine automatisch von SuperSaaS mit einem kleinen iCal-Anhang als Bestätigung per Email schicken zu lassen, wenn ein Termin gemacht oder verändert wird. Das macht es Dir möglich den Termin mit einem Klick in Deinen Kalender einzufügen. Du kannst einen iCal-Anhang in der Email automatisch zeigen, indem Du das magische Wort $ical in Deine Bestätigungen per Email integrierst und irgendwo in den Text stellst.

Die Frequenz mit der die Daten aktualisiert werden ist von dem jeweiligen Kalender Programm abhängig, nicht von SuperSaaS. Das iCal Protokoll ist ziemlich ineffizient, weil es die Übertragung aller Kalenderdaten bei jeder Aktualisierung verlangt. Das bewirkt, dass die meisten Kalender Programme nicht so häufig aktualisieren. Ebenfalls erlaubt das iCal Protokoll nur eine begrenzte Anzahl an Datenfeldern, die weitergeleitet werden. Das bedeutet, dass keines der angepassten Felder aus SuperSaaS übertragen wird.

Beachte bitte, dass die Häufigkeit der Aktualisierung der Kalenderinformationen durch Google nicht unserer Kontrolle untersteht und einige Stunden dauern kann. Es gibt eine schnellere Art, um Google zu synchronisieren, wie unten dargestellt. Die Aktualisierungen mit den meisten anderen Programmen, wie Microsoft Outlook, sollten eine halbe Stunde dauern, wenn die Standardeinstellungen genutzt werden.

Die Schnittstelle von iCal stellt keine Maßnahmen für die Zugangsregulierung zur Verfügung. Wenn Du Dir darüber Sorgen machst, dass Personen Deinen Webcal Link zu Deinem Kalender (webcal link) finden und ohne Dein Wissen nutzen, dann kannst Du das blockieren. Unter KONFIGURIEREN > Zugang am Ende der Seite kannst Du auswählen Den Zugang mit Kalenderprogrammen wie Outlook und Google Kalender sperren. Wenn Du diese Option auswählst, dann ist die Synchronisierung via iCal außer Kraft gesetzt.

Benutzerdefinierte Synchronisierung eines SuperSaaS Terminplans mit Google Kalender

Die normale iCal Integration von SuperSaaS mit Google Kalender ist ziemlich langsam, denn es synchronisiert nur ein- bis zweimal am Tag. Google kontrolliert die Geschwindigkeit der Aktualisierungen und das ist nicht einstellbar.

Um das zu umgehen, kannst Du einen Webhook nutzen, um die Termine auf Deinem Google Kalender fast sofort zu anzupassen, wenn eine Änderung in Deinem SuperSaaS Kalender gemacht wird. Das beinhaltet das Spiegeln von gelöschten oder geänderten Terminen in Deinem Google Kalender. Ein zusätzlicher Bonus besteht darin, dass Du genau anpassen kannst welche Information gesendet wird, so dass Du beispielsweise Preisinformationen aus SuperSaaS in Deinem Google Kalender zeigen kannst. Einen Webhook manuell zu bearbeiten wäre komplex, aber es gibt Webseiten, die einen Webhook automatisch erstellen. Insbesondere bieten Integromat.com und Zapier.com Vorlagen als Templates, die Dir das Einrichten von einem Link zwischen SuperSaaS und Google Kalender (und vielen anderen Diensten) mit ein paar Klicks erlauben.

Unsere Entwickler haben für Dich spezielle Vorlagen als Templates bei Integromat und Zapier erstellt, die Du benutzen kannst, damit Du sicher sein kannst, dass neue, geänderte oder gelöschte Termine aus dem SuperSaaS Kalender sofort in Deinem Google Kalender aktualisiert werden. Wenn Du Änderungen machst oder einen Termin löschst, werden diese Aktionen auch in Deinem Google Kalender gespiegelt. Die Templates können so, wie sie sind, eingesetzt werden. Du kannst sie auch an Deine Anforderungen anpassen, indem Du beispielsweise die Felder, die kopiert werden veränderst.

Synchronisieren mit Integromat zwischen Google und SuperSaaS