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Synchronisierung mit anderen Kalendern

Bitte beachte, dass die hier beschriebenen Funktionen nur für zahlende Abonnenten zur Verfügung stehen. Du kannst es allerdings für eine Woche kostenlos ausprobieren, indem auf “Starte gratis Test” auf der Seite “Synchronisieren” klickst. Gehe dazu zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren.

SuperSaaS bietet mehrere Arten, wie Deine Termine mit anderen online Kalender-Programmen verknüpft werden kann. Du kannst Deinen SuperSaaS Kalender bei der Verfügbarkeit der Terminen von Deinem Google Kalender abhängig machen. Und Du kannst die Informationen der Termine aus Deinem SuperSaaS Kalender in einem anderen Kalenderprogramm, wie Outlook, auf Deinem eigenen Computer oder Mobiltelefon einfügen.

Mache Deine SuperSaaS Verfügbarkeit von einem Google Kalender abhängig
Zeige Deine SuperSaaS Buchungen auf einem externen Kalender

Mache Verfügbarkeit in SuperSaaS abhängig von Deinem Google Kalender

SuperSaaS kann sich direkt mit Google Kalender verbinden und seine Informationen von freien oder besetzten Zeiten für die Verfügbarkeit in SuperSaaS nutzen. Wenn Du die Informationen für die freien und besetzten Zeiten von einem Programm, wie Outlook, nutzen möchtest, dann musst Du zuerst eine Synchronisierung von Outlook mit einem Google Kalender anlegen.

Wenn Du einen Link von einem Google Kalender zu einem SuperSaaS Kalender legst, dann werden die Termine aus Deinem Google Kalender als nicht verfügbar in Deinem SuperSaaS Kalender gezeigt.

Auf diese Weise können Kunden nur dann buchen, wenn beide Kalender, Dein persönlicher Kalender und die Öffnungszeiten, es erlauben. Es werden nur die Informationen für die freien oder besetzten Zeiten synchronisiert, so dass Deine Kunden keine Einzelheiten Deiner persönlichen Termine sehen.

Die Synchronisierung mit Google kann auch hilfreich sein, um komplexe Öffnungszeiten im Kalender darzustellen. Du kannst ein komplexes Muster sich wiederholender Termine im Google Kalender erstellen, so dass die gewünschten Öffnungszeiten für Buchungen frei bleiben.

Diese Schritte führen zu der Synchronisierung Deiner freien und besetzten Zeiten:

  1. Klicke auf den Google Kalender, den Du synchronisieren willst, in dem linken Balken.
  2. Dann klicke auf die drei vertikalen Pünktchen, die das Symbol für ‘bearbeiten’ sind. Dann öffnet sich ein neues Menü.
  3. Wähle Einstellungen und Freigabe
  4. Wähle Öffentlich freigeben und bestätige den Vorgang im Feld ‘Achtung’, das als Pop-up-Fenster erscheint
  5. Klicke rechts auf Alle Termindetails anzeigen
  6. Dann erscheint ein neues Pop-up-Fenster, wo Du auf Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details) klickst.
  7. Klicke auf LINK ZUM FREIGEBEN ABRUFEN und dann erscheint in einem neuen Fenster die Kalenderadresse, die Du kopiere kannst, indem Du auf den Button LINK KOPIEREN klickst. Du erhältst eine Mitteilung Link in Zwischenablage kopiert, die Du direkt bei Deinem SuperSaaS Konto einfügen kannst. Google Kalenderadresse
  8. Auf Deinem SuperSaaS Dashboard, gehe zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren. Hier kannst Du die Kalenderadresse bei Adresse für Ihren Kalender eingeben. Wenn Du auch in den belegten Zeiten des Google Kalenders Termine machen willst, dann setzte ein Häkchen unter Erlauben Sie … dem Administrator, alle zeitlichen Einschränkungen … zu ignorieren. Die Software wird die Verbindung überprüfen, wenn Du auf Änderungen speichern klickst. Und dann zeigt eine Mitteilung oben auf der Seitenansicht, ob die Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde.

Wenn es eingerichtet ist, prüft das SuperSaaS System den Google Kalender regelmäßig auf Änderungen. Frequenz und Intervalle, wie oft die Informationen Deines Google Kalenders aktualisiert werden, hängt davon ab, wie oft auf Deinen Kalender zugegriffen wird.

Immer, wenn jemand Deinen online Kalender benutzt, prüft das System, ob die Kopie der Informationen älter als 15 Minuten ist. Falls das zutrifft, wird die Information automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Dieser Aktualisierungsprozess kann einige Sekunden dauern und es kann ein neuer Aufruf der Webseite nötig werden, damit die aktualisierten Informationen angezeigt werden. Das sollte für die Kunden und Benutzer kein Problem sein, da sie immer mehr als eine Seite nutzen, bevor sie eine Reservierung machen können. Aktualisierungen können bis zu 5 Monate in die Zukunft reichen, so dass Du sicher stellen sollten, dass die Benutzer Deiner Webseite nicht weiter im Voraus buchen können.

Wenn Du einen Termin in Deinen Google Kalender einfügen willst, der trotzdem als buchbare Zeiteinheit in Deinem SuperSaaS Kalender erscheinen soll, dann klicke auf das jeweilige Zeitfenster und wähle bearbeiten im Google Kalender und wähle die Option Anzeigen als: Verfügbar. Wenn Du selbst noch Termine während der Zeiten machen willst, die im Google Kalender belegt sind, dann setze ein Häkchen bei der Option Erlauben Sie Superbenutzern und dem Administrator, alle zeitlichen Einschränkungen und
die Öffnungszeiten zu ignorieren
unter ÜBERWACHEN auf dem Reiter 'Öffnungszeiten'.

Prüfe, ob Zeitzonen richtig eingestellt sind

Prüfe, ob die Zeitzonen im Google- und im SuperSaaS-Kalender richtig eingestellt sind. Die Zeitzonen müssen nicht dieselbe in beiden Kalendern sein, aber die Zeitangaben werden entsprechend angepasst, wenn sie von einander abweichen. Deswegen solltest Du darauf achten, dass eine solche Zeitzonenanpassung absichtlich vorgenommen wird.

Lasse Verfügbarkeit in SuperSaaS von Outlook abhängig sein

Um SuperSaaS Buchungsverfügbarkeiten von Deinem Outlook Kalender abhängig sein zu lassen, benötigst Du eine Drittlösung über ein Synchronisierungsprogramm, um zuerst eine Synchronisierung zwischen Outlook und dem Google Kalender einzurichten. Die Nutzung von Google Kalender ist kostenlos und einfach in der Einrichtung. Es ist nicht nötig, den Google Kalender aktiv zu benutzen, um Deinen Kalender zu verwalten. Du kannst ihn einfach als Verbindungselement zwischen Outlook und SuperSaaS einsetzen.

Es stehen verschiedene Programme zur Synchronisierung zur Verfügung. Hier ist eine Auswahl:

  • gSyncit (kostenlose Synchronisierung für einen Kalender)
  • Sync2
  • Sync Mac (für Mac Nutzer, kostenlose Kalender Synchronisation)

Du musst nur Outlook mit dem Google Kalender synchronisieren. Es ist nicht nötig andere Informationen, wie Kontakte oder Aufgaben zu synchronisieren. Nachdem Du die Synchronisierung zwischen Outlook und Deinem Google Kalender gemacht hast, stellst Du die Synchronisierung zwischen SuperSaaS und Google, wie oben beschrieben, ein. Wenn das Synchronisierungsprogramm die erste Aktualisierung gemacht hat, dann sind auch die Zeiten aus Deinem Outlook Kalender auf dem SuperSaaS Kalender blockiert.

Zeige einen SuperSaaS Kalender in einem anderen Kalender Programm

Du kannst Deinen Kalender in jedem anderen Kalender Programm, dass auf der Norm von ‘iCal feed’ basiert, wie Microsoft Outlook, iCal von Apple oder Google Kalender darstellen. Der Link von iCal ist eine Methode: wenn Du etwas in Deinem SuperSaaS Kalender änderst, wird es in einem anderen Kalender (beispielsweise Deinem Outlook Kalender) gezeigt, nachdem es synchronisiert wurde. Behalte dabei in Erinnerung, dass die Termine nicht in Outlook bearbeitet werden können.

Du kannst diesen iCal Link auch nutzen, um die Buchungen auf dem Kalender in Deinem Mobiltelefon zu zeigen. Die mobile Version unserer Webseite (m.supersaas.de) ist dabei generell die bessere Wahl, denn dort kannst Du die Termine auch direkt bearbeiten.

Hier sind die Schritte, um eine Synchronisierung einzurichten:

  1. Um eine Übertragung der Kalenderdaten eines Kalenders von SuperSaaS einzurichten, solltest Du zuerst den “webcal” Link zu Deinem Kalender finden. Gehe dafür zu ÜBERWACHEN > Synchronisieren Hier findest Du die ‘webcal’ Adresse, die Du bei Deinem persönlichen Kalender einfügen sollst.
  2. Wenn Du Google Kalender benutzt, dann gehe zur Hauptansicht für Kalender und klicke links neben dem Kalender auf das +Zeichen Weitere Kalender hinzufügen.
  3. Klicke im Pop-up-Menü auf Per URL
  4. Setze die Kalenderadresse (webcal link) in das neue Pop-up-Fenster ein
Über URL hinzufügen Kalenderadresse einfügen

In einem Kalender für Abonnenten sind die Daten separat von den anderen Terminen Deines Kalenders gespeichert; in einem Google Kalender ist es der Bereich Weitere Kalender. Die Kalenderdaten sind nicht wirklich zusammengeführt, so dass Du den zusätzlichen Kalender einfach löschen kannst, ohne Deine anderen Termine damit zu beeinflussen.

Wenn Du die Termine von Deinem SuperSaaS Kalender mit denen des Kalender Programms zusammenführen willst, dann kannst Du sie unter ÜBERWACHEN > Download runterladen und in Deinem Kalender Programm hochladen. In dem Fall werden die Termine dann nicht mehr automatisch aktualisiert. Ein Mittelweg wäre es Dir die Termine automatisch von SuperSaaS mit einem kleinen iCal-Anhang als Bestätigung per Email schicken zu lassen, wenn ein Termin gemacht oder verändert wird. Das macht es Dir möglich den Termin mit einem Klick in Deinen Kalender einzufügen. Du kannst einen iCal-Anhang anhängen, indem Du das magische Wort $ical in Deine Bestätigungen per Email integrierst.

Die Frequenz mit der die Daten aktualisiert werden ist von dem jeweiligen Kalender Programm abhängig, nicht von SuperSaaS. Das iCal Protokoll ist ziemlich ineffizient, weil es die Übertragung aller Kalenderdaten bei jeder Aktualisierung verlangt. Das bewirkt, dass die meisten Kalender Programme nicht so häufig aktualisieren. Ebenfalls erlaubt das iCal Protokoll nur eine begrenzte Anzahl an Datenfeldern, die weitergeleitet werden. Das bedeutet, dass keines der angepassten Felder aus SuperSaaS übertragen wird.

Beachte bitte, dass die Häufigkeit der Aktualisierung der Kalenderinformationen durch Google nicht unserer Kontrolle untersteht und einige Stunden dauern kann. Es gibt eine schnellere Art, um Google zu synchronisieren, wie unten dargestellt. Die Aktualisierungen mit den meisten anderen Programmen, wie Microsoft Outlook, sollten eine halbe Stunde dauern, wenn die Standardeinstellungen genutzt werden.

Die Schnittstelle von iCal stellt keine Maßnahmen für die Zugangsregulierung zur Verfügung. Wenn Du Dir darüber Sorgen machst, dass Personen Deinen webcal-Link zu Deinem Kalender (webcal link) finden und ohne Dein Wissen nutzen, dann kannst Du das blockieren. Unter KONFIGURIEREN > Zugang am Ende der Seite kannst Du auswählen Den Zugang mit Kalenderprogrammen wie Outlook und Google Kalender sperren. Wenn Du diese Option auswählst, dann ist die Synchronisierung via iCal außer Kraft gesetzt.

Passe die Synchronisierung von einem SuperSaaS Kalender mit einem Google Kalender an

Die normale iCal Integration von SuperSaaS mit Google Kalender ist ziemlich langsam, denn es synchronisiert nur ein- bis zweimal am Tag. Google kontrolliert die Geschwindigkeit der Aktualisierungen und das ist nicht einstellbar.

Um das zu umgehen, kannst Du einen Webhook nutzen, um die Termine auf Deinem Google Kalender fast sofort zu anzupassen, wenn eine Änderung in Deinem SuperSaaS Kalender gemacht wird. Das beinhaltet das Spiegeln von gelöschten oder geänderten Terminen in Deinem Google Kalender. Ein zusätzlicher Bonus besteht darin, dass Du genau anpassen kannst welche Information gesendet wird, so dass Du beispielsweise Preisinformationen aus SuperSaaS in Deinem Google Kalender zeigen kannst. Einen Webhook manuell zu bearbeiten wäre komplex, aber es gibt Webseiten, die einen Webhook automatisch erstellen. Insbesondere bieten Intergroamt.com und Zapier.com Vorlagen als Templates, die Dir das Einrichten von einem Link zwischen SuperSaaS und Google Kalender (und vielen anderen Diensten) mit ein paar Klicks erlauben.

Unsere Entwickler haben für Dich spezielle Vorlagen als Templates bei Integromat und Zapier erstellt, die Du benutzen kannst, damit Du sicher sein kannst, dass neue, geänderte oder gelöschte Termine aus dem SuperSaaS Kalender sofort in Deinem Google Kalender aktualisiert werden. Wenn Du Änderungen machst oder einen Termin löschst, werden diese Aktionen auch in Deinem Google Kalender gespiegelt. Die Templates können so, wie sie sind, eingesetzt werden. Du kannst sie auch an Deine Anforderungen anpassen, indem Du beispielsweise die Felder, die kopiert werden veränderst.

Integromat