Dokumentation

Termine mit einer Videokonferenz verbinden

SuperSaaS bietet mehrere Möglichkeiten zur Verbindung mit (Video-)Konferenzdiensten wie Google Meet, Zoom, Jitsi Meet und Microsoft Teams. Das System kann automatisch Meetings in Google Meet und Zoom (demnächst verfügbar) erstellen. Alternativ können Sie auch manuell Meeting-Links zu diesen oder anderen Konferenzdiensten hinzufügen.

Die Links zur Video-Konferenz bleiben für den Benutzer verborgen, bis er sich für einen Kurs angemeldet oder einen Termin erstellt hat. Die Links zu den Video-Konferenzen werden automatisch in jede E-Mail zur Bestätigung und Erinnerung an den Termin eingefügt.

Erstelle eine Video-Konferenz in Google Meet

SuperSaaS kann automatisch einen Google Meet Termin für eine Video-Konferenz hinzufügen, wenn ein SuperSaaS-Terminplan in Google Kalender veröffentlicht ist.

So kannst Du Google Meet aktivieren:

  1. Aktiviere zuerst “Zeige Termine aus SuperSaaS in einem Google Kalender” mit In Google Kalender veröffentlichen
  2. Gehe dann in dem Terminbuchungskalender bei dem Du diese Funktion einsetzen willst zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  3. Finde die Überschrift “Soll bei jeder …-Buchung eine Video-Konferenz erstellt werden?”
  4. Wähle die Option “Google-Meet-Anrufe für Video-Konferenz erstellen” und speichere am Ende der Seite

Sobald diese Funktion aktiviert ist, fügt das System automatisch Meetings zu Videokonferenzen für neue Termine in Deinen Google-Kalender ein und fügt anschließend die Links zu den Meetings in die Termine in SuperSaaS hinzu.

Erstelle eine Video-Konferenz in Zoom

SuperSaaS kann automatisch einen Link zu einer Zoom-Video-Konferenz generieren, wenn ein Benutzer einen Termin mit Dir plant, und diesen Link dann dem Termin in Deinem Kalender hinzufügen.

Der kostenlose “Basic”-Tarif von Zoom ist auf Video-Konferenzen von bis zu 40 Minuten beschränkt. Unser System hindert Dich nicht daran, ein Meeting für die Video-Konferenz zu planen, das länger ist als Dein Zoom-Tarif erlaubt. Wenn Du längere Meetings in Deinen Video-Konferenzen abhalten möchtest, solltest Du ein Upgrade auf den “Pro”-Tarif in Betracht ziehen.

So kannst Du Deinen Terminbuchungskalender mit Zoom verbinden:

  1. Gehe zu der Seite Zoom Integration und melde Dich damit in Deinem SuperSaaS-Konto an.
  2. Für jeden online Terminbuchungskalender, den Du mit Zoom verbinden willst, klickst Du rechts auf Mit Zoom verbinden
  3. Wenn Du dich zum ersten Mal mit Zoom verbindest, wirst Du um die Erlaubnis gebeten, dies zu tun.

Wann auch immer eine Reservierung in einem verbundenen Terminkalender gemacht wird, erstellt das System automatisch ein Meeting für eine Video-Konferenz in Zoom. Dieser Vorgang kann bis zu einer Minute in Anspruch nehmen.

Sobald die Zoom-Meeting-Details verfügbar sind, wird der Meeting-Link in der SuperSaaS-Oberfläche sowohl für Superuser als auch für den Nutzer sichtbar, der gebucht hat.

Im Falle eines Gruppenterminplans vom Typ “Kapazitätsplan” wird der Link zum Meeting bei der Erstellung des Kurses im Feld “Ort” gespeichert. Er wird für die Nutzer sichtbar gemacht, nachdem sie sich für den Kurs angemeldet haben.

Bitte beachte, dass Du mit Zoom maximal 100 Meetings pro Tag erstellen kannst. Wenn Du vorhast, eine große Anzahl von Meetings im Voraus einzurichten, solltest Du diese auf mehrere Tage verteilen.

Die automatische Zoom-Integration erstellt für jedes Meeting eine neue Meeting-ID. Wenn Du stattdessen die Persönliche Meeting-ID (PMI) verwenden möchtest, die für jedes Meeting gleich ist, dann solltest Du die Zoom-Verbindung ausschalten und einfach den Meeting-Link in die E-Mail-Bestätigungen für Buchungen einfügen. Du kannst die entsprechende E-Mail auf der Seite KONFIGURIEREN > Layout ändern.

So entfernst Du die Verbindung zu Zoom:

  1. Gehe zu der Seite Zoom Integration
  2. Klicke für jeden Terminbuchungskalender bei dem Du die Verbindung zu Zoom entfernen möchtest, den Button Verbindung trennen

Wenn Du Zoom von all Deinen Terminbuchungskalendern im ganzen Konto trennst, entfernen wir automatisch Deine Zoom-Zugangsdaten aus SuperSaaS.

Meeting-Links zur Videokonferenz manuell hinzufügen

Wenn Du einen anderen Anbieter verwenden möchtest, der von SuperSaaS noch nicht unterstützt wird, oder wenn Du die Erstellung von Meeting-Links manuell vornehmen möchtest, kannst Du den Link zur Videokonferenz von Hand hinzufügen.

So kannst Du einen Meeting-Link zur Videokonferenz manuell hinzufügen:

  1. Für die online Terminbuchungskalender-Typen “Ressourcenplan” oder “Serviceplan”, aktiviere zunächst das Supervisor-Feld auf der Seite Zugangskontrolle, das Du über das Dashboard erreichst
  2. Gehe in dem Kalender wo Du diese Funktion aktivieren willst zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  3. Gehe zu der Überschrift “Soll bei jeder …-Buchung eine Video-Konferenz erstellt werden?”
  4. Wähle die Option “Fügen Sie den Link für eine Video-Konferenz manuell zum Feld … hinzu” und speichere am Ende der Seite

Die Links für die Meetings werden nur Nutzern und Kunden gezeigt, die für den Kurs oder den Termin angemeldet sind.