Dokumentation
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Termine und Kunden managen

Die meisten Berührungspunkte mit SuperSaaS werden Sie mit dem Verwaltungsbereich unter dem ‘Dashboard’ haben. Hier können Sie Ihre Buchungen und Termine kontrollieren und falls nötig bestätigen oder ablehnen. Verschiedene Standard-Nutzungsberichte stehen hier zur Verfügung, die Ihnen offenlegen, wie die Leute mit Ihrem Kalendersystem interagieren und umgehen.

Via Kunden Management haben Sie Zugang zu allen Kunden/Nutzer Detailinformationen. Wenn Sie einen anderen Begriff für Ihre Nutzer, wie beispielsweise ‘Kunden’, wählen, dann würde diese Option Kunden Management genannt werden. Hier machen Sie auch die Termine und Buchungen im Namen von anderen Personen. Importieren und exportieren von Kunden- und Nutzerinformationen können Sie unter Import and Export ausführen.

Ihr Buchungen und Termine auswerten

Unter ÜBERWACHEN >Übersicht können Sie alle zukünftigen Buchungen sehen. Einen Überblick über alte und gelöschte Buchungen erhalten Sie über Show history? und Show trash?. Diese Übersicht kann sortiert werden, indem Sie auf die Titel der jeweiligen Spalte klicken. Wenn Ihr Kalender verschiedene Quellen oder Serviceangebote hat, erscheint ein Drop-down-Menü, wo Sie Buchungen und Termine zu einer bestimmten Quelle oder einem speziellen Serviceangebot ausfiltern können.

Overview of appointments

Wenn Sie die Übersicht unter der 'Überwachen' auf einem Kalender anklicken, finden Sie die Reservierungen für einzelene Personen. Auch über Kunden Management können Sie sich einen Überblick über die Buchungen von Kunden innerhalb eines Kalenders oder Plans verschaffen.

Die Informationen in der Übersicht können Sie bearbeiten unter Konfigurieren > Layout. Hier können Sie die Pflicht- und optionalen Felder für die Buchungsinformationen auswählen. Dazu gehören auch die Felder, die üblicherweise in einer Liste, wie dieser, angezeigt werden.

Choose fields for list view

Auf der rechten Seite jeder Buchungseinheit unter 'Überwachen' sehen Sie drei Bildersymbole (Icons): Schedule icon zeigt Ihnen die Buchungsoberfläche, während das Bearbeitungs Icon Edit icon Ihnen erlaubt Veränderungen in der Buchungseinheit vorzunehmen (sieh auch unten). Bei einem Kapazitäts Plan bedeutet das Lupenglas Spyglass icon die Möglichkeit sich eine Einheit/Kapazität für die Buchungseinheit genauer ansehen zu können.

Für Pläne und Kalender mit Zahlungen oder Buchungsbestätigung zeigt das System auch eine Spalte mit Symbolen wie + oder C an. Sie können über das Symbol mit der Maus fahren, um ein Pop-Up-Fenster mit einer Erklärung des Symbols zu sehen. Oder Sie können in der Lister aller Symbole status codes nachsehen, was diese bedeuten.

Buchungbestätigungen von Hand

Wenn Sie mit Administrationsrechten arbeiten, sehen Sie ein P in der Buchungsübersicht für ungeklärte Buchungen oder ein + für bestätigte Buchungen. Wenn die bestätigte Buchung mit Credits bezahlt wurde sehen Sie . In dem Kalender werden diejenigen Buchungen, die noch bestätigt werden müssen in einer hellerer Schattierung gezeigt. Der Administrator kann wählen, ob er eine Email für jede Anfrage einer Buchungsbestätigung erhalten möchte. (siehe Configuring the booking process).

Approval pop-up

Um eine Buchung tatsächlich zu bestätigen, klicke auf das Bearbeitungs-Icon. In dem Pop-Up-Fenster, das unter den Buchungsdetails erscheint, sehen Sie den Status der Buchung in blau und einen Freigeben Schaltknopf. Wenn die Buchung bereits bestätigt wurde, wird das ein Zurücksetzen Schaltknopf, der es Ihnen erlaubt eine Buchung zurück zu nehmen, falls nötig.

Wenn Sie auch von anderen Personen eine Buchungsbestätigung wollen, können Sie Weiterleitungsregeln in Ihr Email Konto einfügen. Die meisten Email Programme können so eingestellt werden, dass sie eine Email mit einem bestimmten Titel weiterleiten können. So können Sie sogar auch Bestätigungen für eine bestimmte Unterrichtseinheit an einen speziellen Lehrer weiterleiten.

Beachten Sie, dass Superbenutzer auch Zugang zu der Buchungsübersicht haben. Dort können Superbenutzer standardmäßig Buchungen bestätigen. Das kann unter Konfigurieren > Zugang geändert werden, falls nötig, indem das Häckchen unter ‘Welche zusächtlichen Dinge kann…' bei Superbenutzern erlauben, die Anwendung für andere Kunden zu sperren und freizugeben entfernt wird. (Siehe auch Superusers’ access rights)

Buchungen im Namen von anderen machen

Wenn Sie eine Buchung per Telefon oder Email erhalten, können Sie diese in Ihren Kalender einfügen. Falls Sie als Administrator angemeldet sind, dann zeigt die Buchung an, dass diese Buchungen zum Administrator gehört. Um dies zu vermeiden, können Sie ‘im Namen eines anderen’ handeln. Wenn Sie alles aus ihren Buchungen herrausholen wollen und es unwichtig erscheint, ob sie auf den Administrator gebucht sind, dann gibt es einen schnelleren Weg, wie später erklärt wird.

Um im Namen von anderen Personen zu handeln, gehen Sie zu Kunden Management. Sie können nur im Namen von registrierten Nutzern agieren. Also sollten Sie zuerst einen neuen Nutzer anlegen, falls diese Person noch nicht angemeldet ist. Als nächstes klicken Sie auf den blauen Pfleil Act on behalf auf der rechten Seite, um zu den Details der Nutzer zu gelangen. Das bringt Sie zu Ihrem Dashboard, wo Sie den Kalender bzw. Plan auswählen können, den Sie für die Buchung aussuchen wollen. Im Kopf neben Ihrem eigenen Nutzernamen sehen Sie dann den Namen und die Email Adresse der Person, in deren Namen Sie handeln. Wenn Sie eine Buchung vornehmen, wird diese so aufgelistet, als ob diese die Buchung selbst vorgenommen hätte. Nach dem Namen dieser Person folgt nach einem Schrägstrich der Name der Person, die die Buchung tätsächlich getätigt hat. Damit ist sichergestellt, dass die Buchung im Kalender des gebuchten Nutzers erscheint und automatische Bestätigungen und Erinnerungen per Email an diese gesendet werden, wenn dies voreingestellt wurde.

Act on behalf indicator in top bar

Um nicht mehr im Namen von einer anderen Person zu handeln, klicken Sie einfach dessen Nutzername in der rechten oberen Seite des Bildschirms. Während Sie als jemand anderes agieren, behalten Sie Ihre Vorzugsrechte. Also werden Sie auch Informationen sehen, obwohl Sie die vorher für normale Nutzer eingeschränkt haben.

Wenn Sie nicht mit angemeldeten Nutzern arbeiten, dann können Sie auch nicht in deren Namen handeln. Trotzdem können Sie Bestätigungs Emails an Leute verschicken für die Sie eine Buchung erstellt haben. Um das zu machen, stellen Sie vorher sicher, dass kein Häckchen unter Email-Adresse als Login-Namen verwenden gesetzt ist (Zugangskontrolle) und machen ein Feld für die Email Adresse möglich unter KONFIGURIEREN > Vorgang. Das erlaubt Ihnen eine Email Adresse einzupflegen für jede Buchung, die Sie vornehmen, während Sie als Administrator eingelogged sind. Wenn Sie eine voreingestellte Email Bestätigung im System angeklickt haben, dann wird eine Bestätigung der Buchung automatisch an diese Adresse per Email versendet.

Berichterstattung

Unter ÜBERWACHEN > Reporting haben Sie Zugang zu einigen Standart Berichten, deren Daten Sie herunterladen können. Indem Sie die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten anklicken können Sie Einsichten in das allgemeine Buchungsverhalten und die Nutzungen pro Tag, Woche oder Monat während eines bestimmten Zeitraumes erhalten für das Buchungs- oder Benutzungsverhalten Ihrer Kunden. Die Daten mit der die darunterliegende Grafik erstellt wird, können als CSV oder XLS Format runtergeladen werden, indem Sie auf Herunterladen klicken.

Utilization report

Beachten Sie bitte, dass Sie die reinen Buchungsdaten über einen bestimmten Zeitraum besser herunterladen können unter ÜBERWACHEN > Download. Diese Daten können dazu eingesetzt werden eigene Grafiken und Berichte in Excel, Numbers oder Google Docs zu erstellen.

Kunden Management

Via Kunden Management haben Sie Zugang zu allen Informationen der Benutzer Ihres Kalenders oder Planes. Falls Sie mit einer Zahlungseinrichtung arbeiten, dann können Sie die Option ‘bearbeiten’ image wählen, um das Credit-Guthaben individuell anzupassen. Auf dieselbe Weise können Sie die Rolle eines normalen Benutzers in einen Superbenutzer aufwerten oder ihn insgesamt von Ihrem System ausschließen.

Falls sich einer Ihrer angemeldeten Benutzer schlecht benehmen sollte, dann sollten Sie nicht dessen Konto löschen, weil ihm das die Möglichkeit einräumen würde sich neu anzumelden. Statt dessen können Sie diesen Benuzter ausschließen, indem Sie sein Konto blockieren über die Bearbeitungsoption image: Klicken Sie neben dem Benutzer auf dieses Symbol und klicken unter Rolle Gesperrt um den Benutzer auszuschließen. Möglichen Schaden können Sie beheben, indem Sie auf das Lupensymbol Spyglass icon neben dem entsprechenden Benutzer klicken und dann alle Aktivitäten dieser Person sehen. Hier können Sie direkt eingreifen und das Problem, das bis dahin vielleicht entstanden ist, entschärfen.
Editing user details

Unter Export, das sich auf der rechten Seite des Dashboards befindet, können Sie alle Daten von Benutzern im CSV, XLS, XML oder VCF/vCard Format herunterladen. Falls Sie größere Änderungen bei Kundendaten vornehmen wollen, dann können Sie diese beispielsweise in Excel (.xls Format) herunterladen, die Änderungen dort vornehmen, diese dann als kommasepariertes Format (.csv) speichern und diese Datei dann wieder hochladen mit der Import-Funktion. Beachten Sie bitte, dass die Funktion Import nur kommaseparierte Formate, also CSV-Formate (die Datei endet auf .csv), hochladen und in das System importieren kann.

Import users

Fehlerbehebung

Wenn während des Import eine Fehlermeldung auftaucht, wie “Fehlerhaftes CSV: ungültige Bit Sequenz im UTF-8”, dann prüfen Sie folgendes:

  1. Bitte prüfen Sie, ob Sie die Datei als .csv Format gesichert haben
  2. Manchmal verursachen auch Buchstaben mit Erweiterungen wie “é” Probleme. Diese Zeichen können von Hand entfernt werden. Es ist grundsätzlich schneller die Datei nach Google Docs zu kopieren und sie dort zu speichern
  3. Stellen Sie sicher, dass die Datei kommasepariert ist. Ältere Versionen von Excel speichern manchmal die Datei im semikolonseparierten Format. Die Datei kann, wie oben beschrieben, auch über Google Docs repariert werden und das Problem so lösen