Dokumentation
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Termine und Kunden managen

Die meisten Berührungspunkte bei SuperSaaS wirst Du mit dem Verwaltungsbereich unter dem ‘Dashboard’ haben. Hier kannst Du Deine Buchungen und Termine kontrollieren und falls nötig bestätigen oder ablehnen. Verschiedene Standard-Nutzungsberichte stehen hier zur Verfügung, die Dir zeigen, wie die Leute mit Deinem Kalendersystem interagieren und umgehen.

Via Kunden Management hast Du Zugang zu allen Kunden/Nutzer Informationen im Detail. Wenn Du einen anderen Begriff für Deine Nutzer, wie beispielsweise ‘Kunden’, wählst, dann würde diese Option Kunden Management genannt werden. Hier kannst Du auch die Termine und Buchungen im Namen von anderen Personen machen. Das Importieren und Exportieren von Kunden- und Nutzerinformationen kannst Du unter Import und Export.

Deine Buchungen und Termine auswerten

Unter ÜBERWACHEN >Übersicht kannst Du alle zukünftigen Buchungen sehen. Einen Überblick über alte und gelöschte Buchungen erhältst Du über Letzte anzeigen und Papierkorb anzeigen. Diese Übersicht kann sortiert werden, indem Du auf die Titel der jeweiligen Spalte klickst. Wenn Dein Kalender verschiedene Quellen oder Serviceangebote hat, erscheint ein Drop-down-Menü, wo Du Buchungen und Termine zu einer bestimmten Quelle oder einem speziellen Serviceangebot ausfiltern kannst.

Übersicht der Termine

Wenn Du die Übersicht unter der 'ÜBERWACHEN' auf einem Kalender anklickst, findest Du die Reservierungen für einzelne Personen. Auch über Kunden Management kannst Du Dir einen Überblick über die Buchungen von Kunden innerhalb eines Kalenders verschaffen.

Die Informationen in der Übersicht können Sie bearbeiten unter Konfigurieren > Layout. Hier können Sie die Pflicht- und optionalen Felder für die Buchungsinformationen auswählen. Dazu gehören auch die Felder, die üblicherweise in einer Liste, wie dieser, angezeigt werden.

Wähle Felder für die Listenansicht aus

Auf der rechten Seite jeder Buchungseinheit unter 'ÜBERWACHEN' siehst Du drei Bilder als Symbole: Kalender Symbol zeigt Dir die Buchungsoberfläche, während das Symbol für das Bearbeiten Symbol für Bearbeiten es Dir möglich macht Veränderungen in dieser Buchungseinheit vorzunehmen (sieh auch unten). Bei einem Kapazitätsplan bedeutet die Lupe Symbol Lupe, dass Du Dir eine Einheit/Kapazität für die Buchungseinheit genauer ansehen kannst.

Für Pläne und Kalender mit Zahlungen oder Buchungsbestätigung zeigt das System auch eine Spalte mit Symbolen wie + oder C an. Du kannst mit der Maus über das Symbol fahren, um ein Pop-up-Fenster mit einer Erklärung des Symbols zu sehen. Oder Du kannst in der Liste mit allen Symbolen des Systems die einzelnen Status Symbole sehen und ihre Bedeutung erfahren.

Buchungen von Hand bestätigen

Wenn Du mit Administrationsrechten arbeitest, siehst Du ein P in der Buchungsübersicht für ungeklärte Buchungen oder ein + für bestätigte Buchungen. Wenn die bestätigte Buchung mit Credits bezahlt wurde, siehst Du . In dem Kalender werden diejenigen Buchungen, die noch bestätigt werden müssen in einer hellerer Schattierung gezeigt. Der Administrator kann wählen, ob er eine Email für jede Anfrage einer Buchungsbestätigung erhalten möchte. (siehe Den Buchungsprozess bearbeiten).

Pop-up-Fenster zur Bestätigung

Um eine Buchung tatsächlich zu bestätigen, klicke auf das Symbol für Bearbeiten Symbol für Bearbeiten. In dem Pop-up-Fenster, das unter den Buchungsdetails erscheint, erkennst Du den Status der Buchung in blau und siehst einen Freigeben Button. Wenn die Buchung bereits bestätigt wurde, wird das ein Zurücksetzen Button, der es Dir erlaubt, eine Buchung zurück zu nehmen, falls nötig.

Wenn Du auch von anderen Personen eine Buchungsbestätigung willst, kannst Du Weiterleitungsregeln in Dein Email Konto einfügen. Die meisten Email Programme können so eingestellt werden, dass sie eine Email mit einem bestimmten Titel weiterleiten können. So kannst Du sogar auch Bestätigungen für eine bestimmte Unterrichtseinheit an einen speziellen Lehrer weiterleiten.

Beachte, dass Superbenutzer auch Zugang zu der Buchungsübersicht haben. Dort können Superbenutzer standardmäßig Buchungen bestätigen. Das kann unter KONFIGURIEREN > Zugang geändert werden, falls nötig, indem das Häkchen unter ‘Welche zusätzlichen Dinge kann…' bei Superbenutzern erlauben, die Anwendung für andere Kunden zu sperren und freizugeben entfernt wird. (Siehe auch Zugangsrechte von Superusern)

Buchungen im Namen von anderen machen

Wenn Du eine Buchung per Telefon oder Email erhältst, kannst Du diese in Deinen Kalender einfügen. Falls Du als Administrator angemeldet bist, zeigt die Buchung an, dass diese Buchungen zum Administrator gehört. Um das zu vermeiden, kannst Du ‘im Namen eines anderen’ handeln. Wenn Du alles aus Deinen Buchungen herausholen willst und es unwichtig erscheint, ob sie auf den Administrator gebucht sind, dann gibt es einen schnelleren Weg, wie später erklärt wird.

Um im Namen von anderen Personen zu handeln, gehe zu Kunden Management. Du kannst nur im Namen von registrierten Nutzern agieren. Also solltest Du zuerst einen neuen Nutzer anlegen, falls diese Person noch nicht angemeldet ist. Als nächstes klickst Du auf den blauen Pfeil im Namen von jemand anderem handeln auf der rechten Seite des neu angelegten Kunden, um zu den Information über diesen Nutzer zu gelangen. Das bringt Dich zu Deinem Dashboard, wo Du den Kalender auswählen kannst, den Du für die Buchung für diesen Kunden aussuchen willst. Im Kopf neben Deinem eigenen Nutzernamen siehst Du den Namen und die Email Adresse der Person, in dessen Namen Du gerade handelst. Wenn Du so eine Buchung machst, wird diese so aufgelistet, als ob dieser Kunde die Buchung selbst vorgenommen hätte. Nach dem Namen dieser Person folgt nach einem Schrägstrich der Name der Person, die die Buchung tätsächlich getätigt hat. Damit ist sichergestellt, dass die Buchung im Kalender des gebuchten Nutzers erscheint und automatische Bestätigungen und Erinnerungen per Email an diesen Kunden gesendet werden, wenn dies im System so voreingestellt wurde.

im Namen der oberen Leiste handeln

Um nicht mehr im Namen einer anderen Person zu handeln, klicke einfach dessen Nutzername in der rechten oberen Seite des Bildschirms an. Während Du als jemand anderes agierst, behältst Du Deine Vorzugsrechte. Also wirst Du auch Informationen sehen, obwohl Du diese vorher für normale Nutzer eingeschränkt hast.

Wenn Du nicht mit angemeldeten Nutzern arbeitest, dann kannst Du auch nicht in deren Namen handeln. Trotzdem kannst Du Emails zur Bestätigung an Leute verschicken für die Du eine Buchung erstellt hast. Um das zu machen, stelle vorher sicher, dass kein Häkchen unter Email-Adresse als Login-Namen verwenden gesetzt ist (Zugangskontrolle) und mache ein Feld für die Email Adresse möglich unter KONFIGURIEREN > Vorgang. Das erlaubt es Dir eine Email Adresse einzupflegen für jede Buchung, die Du vornimmst, während Du als Administrator eingelogged bist. Wenn Du eine Bestätigung per Email im System ausgewählt hast, dann wird eine Bestätigung der Buchung automatisch an diese Adresse per Email versendet.

Berichterstattung

Unter ÜBERWACHEN > Reporting hast Du Zugang zu einigen Standard Berichten, deren Daten Du herunterladen kannst. Indem Du die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten anklickst kannst Du Einsichten in das allgemeine Buchungsverhalten und die Nutzungen pro Tag, Woche oder Monat während eines bestimmten Zeitraumes erhalten für das Buchungs- oder Benutzungsverhalten Deiner Kunden. Die Daten, mit der die darunterliegende Grafik erstellt wird, kann als CSV oder XLS Format runtergeladen werden, indem Du auf Verhalten von Benutzern herunterladen klickst.

Bericht der Nutzungshäufigkeit

Beachte bitte, dass Du die reinen Buchungsdaten über einen bestimmten Zeitraum besser unter ÜBERWACHEN > Download herunterladen kannst. Diese Daten können dazu eingesetzt werden eigene Grafiken und Berichte in Excel, Numbers oder Google Docs zu erstellen.

Kunden Management

Via Kunden Management hast du Zugang zu allen Informationen der Benutzer Deines Kalenders. Falls Du mit einer Zahlungseinrichtung arbeitest, dann kannst die Option ‘bearbeiten’ image wählen, um das Credit-Guthaben individuell anzupassen. Auf dieselbe Weise kannst Du die Rolle eines normalen Benutzers in einen Superbenutzer aufwerten oder ihn insgesamt von Deinem System ausschließen.

Falls sich einer Deiner angemeldeten Benutzer schlecht benehmen sollte, dann solltest Du nicht dessen Konto löschen, weil ihm das die Möglichkeit einräumen würde sich neu anzumelden. Statt dessen kannst Du diesen Benutzer ausschließen, indem Du sein Konto blockierst über das Bearbeiten-Symbol: Klicke neben dem Benutzer auf dieses Symbol und klicke unter Rolle Gesperrt, um den Benutzer auszuschließen. Möglichen Schaden kannst Du beheben, indem Du auf das Symbol der Lupe neben dem entsprechenden Benutzer klickst und dann alle Aktivitäten dieser Person sehen kannst. Hier kannst Du direkt eingreifen und das Problem, das bis dahin vielleicht entstanden ist, entschärfen.
Informationen der Benutzer bearbeiten

Unter Export, das sich auf der rechten Seite des Dashboards befindet, kannst Du alle Daten von Benutzern im CSV, XLS, XML oder VCF/vCard Format herunterladen. Falls Du größere Änderungen bei Kundendaten vornehmen willst, dann kannst Du diese beispielsweise in Excel (.xls Format) herunterladen, die Änderungen dort vornehmen, diese dann als kommasepariertes Format (.csv) speichern und diese Datei dann wieder hochladen mit der Import-Funktion. Beachte bitte, dass die Funktion Import nur kommaseparierte Formate, also CSV-Formate (die Datei endet auf .csv), hochladen und in das System importieren kann.

Import Benutzer

Fehlerbehebung

Wenn während des Import eine Fehlermeldung auftaucht, wie “Fehlerhaftes CSV: ungültige Bit Sequenz im UTF-8”, dann prüfe folgendes:

  1. Prüfe, ob Du die Datei als .csv Format gesichert hast
  2. Manchmal verursachen auch Buchstaben mit Erweiterungen wie “é” Probleme. Diese Zeichen können von Hand entfernt werden. Es ist grundsätzlich schneller die Datei nach Google Docs zu kopieren und sie dort zu speichern
  3. Stelle sicher, dass die Datei kommasepariert ist. Ältere Versionen von Excel speichern manchmal die Datei im semikolonseparierten Format. Die Datei kann, wie oben beschrieben, auch über Google Docs repariert werden und so das Problem lösen