Bezahlungen verwalten

Abhängig von der angewendeten Bezahlmethode – manuell, Online und/oder Guthaben per Credits – stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ausnahmen und Rückzahlungen zu regeln.

Bezahlung: Überblick und Verwaltung

Einen Überblick über die Bezahlung der Termine findest Du in jedem Kalender in Deinem Konto auf der Seite ÜBERWACHEN. Für eine bessere Verwaltung der Zahlungen findest Du hier eine Auswahl der wichtigsten Symbole rechts neben der jeweiligen Buchung, die Dir den aktuellen Status der Zahlung des Termins sofort zeigen:

Das Symbol P bedeutet, dass die Zahlung noch unerledigt ist und noch auf Bezahlung wartet. Während + anzeigt, dass die Zahlung abgeschlossen und die Buchung bestätigt wurde. Das Symbol +© erklärt, dass die Buchung (teilweise) mit Guthaben – also Credits – bezahlt wurde. Außerdem weisen diese Pünktchen … darauf hin, dass die Zahlung in Gang gesetzt wurde, während L signalisiert, dass der Benutzer eine spätere Bezahlung gewählt hat. Es gibt einige weitere interessante Symbole, die sich auf Fehler im Bezahlprozess beziehen. Du findest diese in der Liste aller Status Kodes.

Wenn Du Dich entschieden hast mit manueller Bezahlung – Banküberweisung, Scheck oder Kredit Karte zu arbeiten, werden die Buchungen als unbezahlt mit P angezeigt. Wenn Du die Bezahlung erhalten hast oder die Kreditkarten Abrechnung überprüfst, dann kannst Du die Buchung manuell bestätigen (siehe auch Termine und Kunden managen).

Korrektur des Bezahlstatus

Es gibt Umstände, durch die es nötig wird den Bestätigungsvorgang der Zahlung manuell zu tätigen. Wenn Du beispielsweise Buchungen, Termine oder Reservierungen kostenfrei zur Verfügung stellen willst oder die Bezahlung bereits über einen anderen Weg erfolgt ist. Wenn Du die Einzelheiten der Buchung als Administrator betrachtest, dann siehst Du entweder einen Freigeben oder Zurücksetzen Schaltknopf, der dazu benutzt werden kann, den aktuellen Bezahlstatus umzukehren und damit zu überschreiben.

Wiederherstellung erloschener Buchungen

Wenn ein Benutzer eine Buchung macht, dabei aber nicht den kompletten Bezahlvorgang abschließt, dann wird diese Buchung nach 15 Minuten als erloschen betrachtet und automatisch in den Papierkorb bewegt um zu verhindern, dass dieser Buchungsplatz unnötig belegt wird. Im Papierkorb sind erloschene Buchungen mit einem T markiert. Wenn Du eine erloschene Buchung wieder aktivieren willst, gehe zu ÜBERWACHEN > Übersicht > Papierkorb anzeigen, klicke auf das -Symbol rechts von der entsprechenden Buchung und klicke auf Reservierung wiederherstellen.

Wenn ein Benutzer länger als 15 Minuten für die Bezahlung braucht und der Zahlungsvorgang in das automatische Time-Out gelangt, dann wird die Buchung bei abgeschlossener Zahlung von alleine aus dem Papierkorb wieder hergestellt. In diesem Fall gibt es eine geringe Chance, dass ein anderer Kunde die Buchungseinheit in derselben Zeit belegt hat. Falls das passieren sollte, erhält der Administrator eine E-Mail, um ihn zu warnen und daran zu erinnern diese Doppelbuchung durch manuellen Nachtrag im System zu klären.

Den Nutzern die Möglichkeit geben, nachträglich zu bezahlen

In vielen Unternehmen ist es üblich, dem Kunden eine Rechnung zu stellen, nachdem die Dienstleistung erbracht wurde und nicht zum Zeitpunkt der Buchung. In diesem Fall ist die Funktion Rechnung schreiben nützlich. Mit der Rechnungsstellung können Deine Kunden, falls von Dir gewünscht, vor der Erbringung der Dienstleistung bezahlen und müssen es so nicht unbedingt zum Zeitpunkt der Buchung tun.

In manchen Fällen willst Du Deinen Kunden vielleicht die Möglichkeit geben, im Voraus oder im Nachhinein zu bezahlen. Das kannst Du auf der Seite KONFIGURIEREN > Vorgang einstellen. Wähle dort die Option „Um Zahlung bitten, aber den Benutzer später zahlen lassen“ und speichere die Einstellung am Ende der Seite. Der Kunde sieht auf dem Bildschirm zur Zahlung dann eine zusätzliche Schaltfläche „Später bezahlen“, auf die er klicken kann, um die Bezahlung zu überspringen. Wenn der Kunde die Zahlung überspringt, wird seine Buchung mit einem L-Symbol gekennzeichnet. Beachte, dass Du Dich in diesem Fall selbst um den Einzug der Zahlung kümmern musst, da sich der Kunde nicht mehr auf unserer Website befindet und wir die Zahlung nicht von ihm einholen können. Du kannst dann die Zahlung für die Buchung auch vor Ort bearbeiten.

Ein besonderer Fall der oben genannten Möglichkeit auf derselben Seite ist „Benutzer auf der Warteliste zahlen nichts, bis sie platziert werden“. Der Kunde umgeht die Ansicht zur Bezahlung vollständig, wenn er auf der Warteliste steht. Wenn Du das Guthabensystem verwendest und der Kunde später einen bestätigten Platz erhält, zieht das System den Preis vom Guthaben des Kunden ab.

Du fragst Dich vielleicht, was passiert, wenn jemand auf der Warteliste steht, aber zu dem Zeitpunkt, an dem er einen bestätigten Platz erhält, kein Guthaben mehr hat. Vielleicht, weil es in der Zwischenzeit für einen anderen Termin ausgegeben wurde. In diesem Fall prüft das System, ob die Option „… den Benutzer später zahlen lassen“ aktiviert ist. Wenn sie aktiviert ist, erhält der Benutzer den Platz, und sein Status bleibt auf „Später bezahlen“. Wenn der Benutzer nicht nachträglich zahlen darf, wird er übersprungen, und der nächste auf der Warteliste erhält den Platz (vorausgesetzt, er hat genügend Guthaben).

Rückzahlungen

Wenn Du Online Zahlung nutzt und einem Kunden etwas zurückzahlen willst, musst Du das mit Deinem mit SuperSaaS verbundenem PayPal-Konto erledigen. Kurze Zeit, nachdem Du mit PayPal eine Bezahlung rückgängig gemacht hast, wird die damit verbundene Buchung und Zahlung automatisch als erstattet gekennzeichnet und die ganze Buchung in den Papierkorb bewegt. Beachte dabei bitte, dass durch Dich oder Deine Benutzer stornierte Buchungen in Deinem SuperSaaS Kalender nicht automatisch durch eine Zahlung von Deinem PayPal-Konto erstattet werden.

Wenn Du das Guthabensystem mit den Credits einsetzen und Deinen Benutzern erlaubst ihre Buchungen selber zu stornieren, dann wird das Guthaben automatisch wieder gut geschrieben, sobald dieser Benutzer seine Buchung endgültig storniert hat.

Auf Informationen von Kreditkarten zugreifen

Wenn Dein Kunde seine Informationen von der Kreditkarte im Kassenbildschirm im Bezahl-Modus hinterlässt, wie kannst Du auf diese zugreifen? Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich Informationen von Kreditkarten per E-Mail zu verschicken, sodass Du auf die SuperSaaS Seite kommen musst, um die Information zu erhalten. Um den Vorgang zu erleichtern, kannst Du festlegen, dass Du eine Mitteilung per E-Mail bei jeder Transaktion wünschst unter KONFIGURIEREN > Vorgang. Diese E-Mail enthält einen direkten Link zu einem sicheren Server, wo Du Dich mit Namen und Passwort Deines Kontos anmelden musst.

Das Symbol des Bezahlstatus der Reservierungen, das sich auf die Informationen von Kreditkarten bezieht, enthält einen Link zu dieser Information: P. Nur der Administrator und Superbenutzer können diese Information sehen, vorausgesetzt sie sind angemeldet. Um die ganze Kreditkartennummer sehen zu können, klicke bitte auf Aufdecken, um zu der verschlüsselten Verbindung zu gelangen, die Dir gefahrlos die Kreditkarten Informationen übermitteln kann.

Guthaben mit Credits verwalten

Mit Kunden Management kannst Du individuelle Grenzen für das Guthabensystem der Credits für Benutzer festlegen. Wenn Du größere Veränderungen bei diesen Daten vornehmen willst, dann exportiere am besten die Kundendaten beispielsweise mit Excel unter Export, speichere die Änderungen, speichern diese dann als kommaseparierte Datei (.csv) und laden diese dann wieder unter Import hoch. Wenn Du diesen Weg wählst, ist es besser keinen Export mit Excel vorzunehmen, weil dann zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, die vor einem Import wieder entfernt werden müssten. (siehe auch Fehlerbehebung)

Unter Zugangskontrolle kannst Du wählen, ob das Guthaben der Credits sich automatisch am ersten Tag jedes Monats auf einen vorbestimmten Wert automatisch wieder zurücksetzt.