Dokumentation
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Bezahlungen verwalten

Abhängig vom der angewendeten Bezahlmethode – manuell, Online und/oder Guthaben per Credits – stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ausnahmen und Rückzahlungen zu regeln.

Bezahlung: Überblick und Verwaltung

Wenn Du mit dem Bezahlsystem arbeitest, dann werden die Symbole P und + eingesetzt, um den Bezahlstatus anzuzeigen; P bedeutet, dass die Zahlung noch unerledigt ist, während + anzeigt, dass die Zahlung abgeschlossen und die Buchung bestätigt wurde. Das Symbol erklärt, dass die Buchung (teilweise) mit Guthaben – also Credits – bezahlt wurde. Außerdem weisen diese Pünktchen darauf hin, dass die Zahlung in Gang gesetzt wurde, während L signalisiert, dass der Benutzer eine spätere Bezahlung gewählt hat. Es gibt einige weitere interessante Symbole, die sich auf Fehler im Bezahlprozess beziehen. Du findest diese in der Liste aller Status Kodes.

Übersicht über Termine

Wenn Du Dich entschieden hast mit manueller Bezahlung – Banküberweisung, Scheck oder Kredit Karte zu arbeiten, werden die Buchungen als unbezahlt mit P angezeigt. Wenn Du die Bezahlung erhalten hast oder die Kreditkarten Abrechnung überprüfst, dann kannst Du die Buchung manuell bestätigen (siehe auch Termine und Kunden managen).

Wenn Du die Shop Option in SuperSaaS freigibst, dann steht ein Überblick über Shop abhängige Zahlungen innerhalb Deines PayPal Konto zur Verfügung.

Korrektur des Bezahlstatus

Es gibt Umstände durch die es nötig wird den Bestätigungsvorgang der Zahlung manuell zu tätigen. Wenn Du beispielsweise Buchungen, Termine oder Reservierungen kostenfrei zur Verfügung stellen willst oder die Bezahlung bereits über einen anderen Weg erfolgt ist. Wenn Du die Einzelheiten der Buchung als Administrator betrachtest, dann siehst Du entweder einen Freigeben oder Zurücksetzen Schaltknopf, der dazu benutzt werden kann den aktuellen Bezahlstatus umzukehren und damit zu überschreiben.

Bestätigung Pop-up-Fenster

Wiederherstellung erloschener Buchungen

Wenn ein Benutzer eine Buchung macht, dabei aber nicht den kompletten Bezahlvorgang abschließt, dann wird diese Buchung nach 15 Minuten als erloschen betrachtet und automatisch in den Papierkorb bewegt um zu verhindern, dass dieser Buchungsplatz unnötig belegt wird. Im Papierkorb sind erloschene Buchungen mit einem T markiert. Wenn Du eine erloschene Buchung wieder aktivieren willst, gehe zu ÜBERWACHEN > Übersicht > Papierkorb anzeigen, klicke auf das Bild-Symbol rechts von der entsprechenden Buchung und klicke auf Reservierung wiederherstellen.

Wiederherstellung nach Erlöschen

Wenn ein Benutzer länger als 15 Minuten für die Bezahlung braucht und der Zahlungsvorgang in das automatische Time-Out gelangt, dann wird die Buchung bei abgeschlossener Zahlung von alleine aus dem Papierkorb wieder hergestellt. In diesem Fall gibt es eine geringe Chance, dass ein anderer Kunde die Buchungseinheit in derselben Zeit belegt hat. Falls das passieren sollte, erhält der Administrator eine Email, um ihn zu warnen und daran zu erinnern diese Doppelbuchung durch manuellen Nachtrag im System zu klären.

Rückzahlungen

Wenn Du Online Zahlung nutzt und einem Kunden etwas zurück zahlen willst, musst Du das mit Deinem mit SuperSaaS verbundenem PayPal-Konto erledigen. Kurze Zeit nachdem Du mit PayPal eine Bezahlung rückgängig gemacht hast, wird die damit verbundene Buchung und Zahlung automatisch als erstattet gekennzeichnet und die ganze Buchung in den Papierkorb bewegt. Beachte dabei bitte, dass durch Dich oder Deine Benutzer stornierte Buchungen in Deinem SuperSaaS Kalender nicht automatisch durch eine Zahlung von Deinem PayPal-Konto erstattet werden.

Das System unterscheidet nicht zwischen Teil- oder Vollrückzahlung. Wenn Du nur einen Teil der Buchungsgebühr zurückerstatten, dann wird die ganze Buchung in den Papierkorb bewegt. Falls dies ohne Absicht passieren sollte, kannst Du die Buchung, wie oben beschrieben, wieder herstellen.

Wenn Du das Guthabensystem mit den Credits einsetzen und Deinen Benutzern erlaubst ihre Buchungen selber zu stornieren, dann wird das Guthaben automatisch wieder gut geschrieben, sobald dieser Benutzer seine Buchung endgültig storniert hat.

Auf Informationen von Kreditkarten zugreifen

Wenn Dein Kunde seine Informationen von der Kreditkarte im Kassenbildschirm im Bezahl-Modus hinterlässt, wie kannst Du auf diese zugreifen? Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich Informationen von Kreditkarten per Email zu verschicken, so dass Du auf die SuperSaaS Seite kommen musst, um die Information zu erhalten. Um den Vorgang zu erleichtern, kannst Du festlegen, dass Du eine Mitteilung per Email bei jeder Transaktion wünschst unter KONFIGURIEREN > Vorgang. Diese Email enthält einen direkten Link zu einem sicheren Server, wo Du Dich mit Namen und Passwort Deines Kontos anmelden musst.

 Informationen von Kreditkarten

Das Symbol des Bezahlstatus der Reservierungen, das sich auf die Informationen von Kreditkarten bezieht, enthält einen Link zu dieser Information: P. Nur der Administrator und Superbenutzer können diese Information sehen, vorausgesetzt sie sind angemeldet. Um die ganze Kreditkartennummer sehen zu können, klicke bitte auf Aufdecken, um zu der verschlüsselten Verbindung zu gelangen, die Dir gefahrlos die Kreditkarten Informationen übermitteln kann.

Guthaben mit Credits verwalten

Mit Kunden Management kannst Du individuelle Grenzen für das Guthabensystem der Credits für Benutzer festlegen. Wenn Du größere Veränderungen bei diesen Daten vornehmen willst, dann exportiere am besten die Kundendaten beispielsweise mit Excel unter Export, speichere die Änderungen, speichern diese dann als kommaseparierte Datei (.csv) und laden diese dann wieder unter Import hoch. Wenn Du diesen Weg wählst, ist es besser keinen Export mit Excel vorzunehmen, weil dann zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, die vor einem Import wieder entfernt werden müssten. (siehe auch Fehlerbehebung)

Monatliche Neuerfassung der Credits

Unter Zugangskontrolle kannst Du wählen, ob das Guthaben der Credits sich automatisch am ersten Tag jedes Monats auf einen vorbestimmten Wert automatisch wieder zurücksetzt.