Zahlungen in bar, per Karte und kontaktlos vor Ort bearbeiten

Unser online Terminsystem, SuperSaaS, unterstützt online Zahlung für online Termine. Wenn dagegen eine Bezahlung erst später, beispielsweise zum gebuchten Termin oder kurz vor der eigentlichen Erbringung Deines Service erfolgen soll, kannst Du die Zahlung vor Ort annehmen. Die Zahlung kann dabei, entsprechend Deiner Möglichkeiten in bar, per EC- oder Bankkarte, per Kreditkarte und mit einer elektronischen Bezahlung, wie beispielsweise Google Pay erfolgen. SuperSaaS unterstützt dabei gleichzeitig die Möglichkeit der online Zahlung wie auch die vor Ort Zahlung. Wie Du eine vor Ort Zahlung einrichten kannst, erfährst Du in der folgenden Anleitung mit den folgenden Unterpunkten:

Zahlung im Buchungsvorgang zur Auswahl stellen
Supervisor-Feld zur Eingabe von vor Ort Zahlungen einsetzen
Eingang der Zahlung bestätigen und Buchung freigeben
Zahlungen der Buchungen im Überblick behalten
Teste den Zahlungsvorgang für vor Ort Zahlung
Lade eine Übersicht über die Zahlungen Deiner Buchungen herunter

Voraussetzung für eine vor Ort Zahlung, ist es dem Kunden bei dem Vorgang der Terminbuchung die Wahl zu lassen, ob er für den Service sofort online bezahlt oder später. Dabei können nur Administrator oder Superuser die Zahlungen annehmen, stornieren oder eine Notiz bei der jeweiligen Buchung über die Zahlung machen und die Buchung mit einem weiteren Schritt freigeben. Wie Du einen Superuser einrichten kannst, der Dir bei der Verwaltung helfen kann, erfährst Du unter Was können Benutzer auf meinem online Kalender machen.

Einige Terminierungen von Buchungen brauchen keine direkte Zahlung während der Reservierung. Beispielsweise können Leute ein Boot mieten beim Bootsverleih und später an der Kasse zahlen. Oder ein Mitglied eines Vereins kann einen Sport-Termin oder eine Wellnessanwendung buchen mit weiteren Zusatzkosten, weil der Grundbetrag bereits von den jährlichen Mitgliedsbeiträgen gedeckt ist. Wer keine Zahlungen seiner Kunden im Voraus braucht, kann diese auch vor Ort oder auch nach dem Termin abrechnen. Welche Zahlungsmöglichkeiten Du vor Ort anbieten möchtest, kannst Du dabei selber wählen.

Zahlung im Buchungsvorgang zur Auswahl stellen

Lasse Deine Kunden selber entscheiden, ob sie sofort bei der Buchung online zahlen für die Leistung zum Termin oder ob sie zu einem späteren Zeitpunkt bei Dir mit Bargeld, an einem EC-Terminal oder Kreditkartengerät die Zahlung vor Ort in Deinem Laden oder Deiner Firma zum Termin machen wollen. So kannst Du die Zahlung im Buchungsvorgang zur Auswahl stellen und damit auch an unterschiedlichen Orten stattfinden lassen. Das kann beispielsweise praktisch sein, wenn eine vorherige Buchung vor Ort bezahlt wird, wie die Vermietung eines Autos, und eine weitere Person an einem anderen Ort dann die Leistung erbringen kann, nachdem die Zahlung eingegangen ist, und dann zum Beispiel das Auto an den Mieter herausgibt. Wie Du das einrichten kannst, erfährst Du mit den folgenden Schritten:

Gehe zu dem entsprechenden Kalender. Wähle KONFIGURIEREN, dann ‚Vorgang‘ und wähle unter Zahlung oder Zustimmung anfordern? den Punkt Um Zahlung bitten, aber den Benutzer später zahlen lassen und klicke Änderungen speichern am Ende der Seite. So kommst Du zurück auf die Übersichtsseite der Einstellungen.
Gehe erneut unter KONFIGURIEREN unter ‚Vorgang‘ zum Link Zahlungseinrichtung rechts von der Überschrift Zahlung oder Zustimmung anfordern? und richte dort die Zahlungsmöglichkeiten ein, wenn Kunden im Voraus online bezahlen wollen.

Eine ausführliche Beschreibung, wie Du eine online Zahlung einrichten kannst, findest Du unter Online-Zahlung einsetzen und eine weitere Beschreibung zeigt Dir, wie Du Kunden mit Guthaben zahlen lassen kannst im Bereich Mit einem Guthabensystem arbeiten.

Supervisor-Feld zur Eingabe von vor Ort Zahlungen einsetzen

Mit dem Supervisor-Feld erhältst Du in jeder Einzelbuchung ein zusätzliches Feld für Eingaben und Notizen für die Verwaltung dieser Buchung. Im Supervisor-Feld kannst Du beispielsweise eine Eingabe für die Zahlungen dieser Buchung machen, die unabhängig von der Buchung vor Ort gemacht wird, sodass Du immer einen Überblick über alle Zahlungen behalten kannst. Natürlich kannst Du dort auch zusätzliche Informationen, wie die Kundennummer und ähnlich wichtige Zusatzinformationen eintragen. Wie Du ein zusätzliches Supervisor-Feld einrichten kannst, erfährst in den folgenden Schritten:

Supervisor-Feld nutzen für Zahlungsinformationen bei vor Ort Zahlung

Gehe auf dem Dashboard zu Zugangskontrolle und wähle unter Möchten Sie ein Supervisor-Feld verwenden? den Punkt Verborgen und gib rechts daneben dem Supervisor-Feld einen Namen, wie ‚Zahlung‘, und klicke Änderungen speichern am Ende der Seite. So kommst Du zurück auf die Übersichtsseite der Einstellungen.
Gehe zu dem entsprechenden Kalender, wo Du das Supervisor-Feld nutzen möchtest, unter KONFIGURIEREN und ‚Vorgang‘ zu der Überschrift Möchten Sie ein Supervisor-Feld verwenden? und wähle Anzeigen, aber nur den Superbenutzern und mir und klicke Änderungen speichern am Ende der Seite.
Gehe zum Überprüfen der Eingaben erneut zu demselben Kalender unter BENUTZEN und klicke auf irgendeine Reservierung oder erstelle eine neue Reservierung. Dort findest Du nun das neue Feld ‚Zahlung‘ (unter dem Namen, den Du diesem Feld gegeben hast) mit dem Hinweis in Klammern ‚verborgen‘.

Supervisor-Feld nur Administrator und Superuser zeigen

Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll hier folgende Informationen einzugeben: Datum der Zahlung, Zahlungsweise, Betrag der Zahlung, wer hat die Zahlung angenommen (Kassierer), wer hat gezahlt (Kunde) und zu welcher Kundennummer oder Auftragsnummer gehört diese Buchung. Denk bitte daran, dass alle Zahlungen eine Rechnung brauchen und dort vermerkt sein muss, ob der Betrag in netto oder brutto berechnet wurde. Das kann mit einem Kassenbeleg oder einer schriftlichen Rechnung erfolgen. Es ist sinnvoll Dir von einem Spezialisten, wie einem Steuerberater, die gesetzlichen Pflichten dazu erklären zu lassen. Eine automatische Rechnungserstellung kannst Du integrieren mit Buchhaltungssoftware, wie beispielsweise ‚Invoice Ninja‘ oder ‚QuickBooks‘.

Alternativ dazu kannst Du mit einem Webhook oder einer API Schnittstelle von einem Programmierer eine Anbindung an Deine vorhandene Buchhaltung programmieren lassen. Der Programmierer Deiner Wahl findet eine Beschreibung für das Einbinden von einer Schnittstelle für Bezahlung als englischsprachige Anleitung in der Dokumentation für Entwickler.

Probiere die Systeme für Zahlungsverwaltung aus, bevor Du diese für Deine Kunden freigibst, damit Du sicher sein kannst, dass alle nötigen Abläufe funktionieren.

Eingang der Zahlung bestätigen und Buchung freigeben

Nachdem Du im Supervisor-Feld alle wichtigen Informationen eingetragen hast, kannst Du die Zahlung von den Kunden als Eingang entgegennehmen. Wie diese Zahlung erfolgt, kannst Du ebenfalls im Supervisor-Feld festhalten. Der Eingang der Zahlung und das Freigeben der Buchung kann nur von einem Administrator oder einem Superuser vorgenommen werden. Der Funktionsbutton zur Freigabe der Zahlung erscheint automatisch in jeder Buchung, wenn Du die Zahlung während der Buchung zur Auswahl gestellt hast, wie es in dem ersten Abschnitt auf dieser Seite erklärt wird und der Kunde die Buchung noch nicht online bezahlt hat, sondern auf die Auswahl ‚später bezahlen‘ beim Buchungsvorgang geklickt hat. Um die Zahlung und die Buchung zu bestätigen klickst Du einfach auf den Button Freigeben in der Buchung. Diese findest Du unter ÜBERWACHEN mit einem Klick auf das ‚Bearbeiten‘ Symbol. Wenn eine Buchung storniert wird, kannst Du auf demselben Weg die Buchung Zurückgeben und damit als unbezahlt markieren. Dabei musst Du zusätzlich das Geld manuell an den Kunden auszahlen oder per Zahlungsdienstleister zurückgeben. Trage diesen Vorgang ebenfalls in das Supervisor-Feld ein, sodass später der Vorgang klar nachvollziehbar ist.

Eingang von vor Ort Zahlung bestätigen und Buchung freigeben

Vielleicht findet die Dienstleistung, die Du anbieten möchtest an einem anderen Ort oder auch unabhängig von dem Zeitpunkt der Zahlung statt. Dann kannst Du diese Buchung nach dem Eingang der Zahlung bestätigen und freigeben. Gleichzeitig kann eine andere Person, die ebenfalls über den Zugang als Superuser Rechte verfügen, sehen, welche der Buchungen in diesem Kalender freigegeben sind und welche das noch nicht sind. So können dann beispielsweise nur Personen mit bereits bezahlten Buchungen auch Zugang zu Deinem Angebot erhalten.

Die Funktion des Button Freigeben kann natürlich auch genutzt werden, um Personen eine Freigabe für einen Service zu geben, die nicht zahlen. Damit kannst Du besonderen Kunden, Partnern oder anderen Personen, die Dich unterstützen, wie beispielsweise Journalisten, einen freien Zugang geben und sie trotzdem ganz normal bei Dir vorher buchen lassen.

Zahlungen der Buchungen im Überblick behalten

Alle Buchungen für Deine online Termine und ein entsprechendes Symbol für die Zahlung findest Du unter ÜBERWACHEN unter der Überschrift Übersicht in Deinem jeweiligen Kalender. Auf dieser Seite bekommst Du schnell einen Überblick über die Zahlungen der Buchungen. Dort kannst Du sehen wann, von wem für welches Datum und zu welcher Uhrzeit eine Buchung besteht. Diese Informationen sind erst dann ersichtlich, wenn bereits Buchungen in diesem Kalender vorliegen. Rechts neben der Buchung findest Du drei Symbole. Was diese Symbole bedeuten und wie Du diese nutzen kannst, erfährst in der nachfolgenden Anleitung.

Symbol für Eingang der Zahlung in der Übersicht der Buchungen

Das Symbol für die Zahlung findest Du unmittelbar rechts neben der jeweiligen Buchung. Dabei bedeutet das Symbol +, dass diese Buchung freigegeben oder online bezahlt wurde, während das Symbol L Dir sagt, dass diese Buchung mit der Option ‚später zahlen‘ gebucht wurde und noch nicht freigegeben wurde. Dabei steht das L für das englische Wort ‚later‘, was auf Deutsch später bedeutet. Wenn Du mit der Maus über das Symbol gehst, erhältst Du eine kurze Beschreibung, was es bedeutet. Bei den freigegebenen Buchungen, die mit einem + Symbol gekennzeichnet sind, kannst Du sehen, wer die Zahlung angenommen hat. Wenn Du auf das Symbol L klickst, kommst Du auf die Webseite von der aus eine online Zahlung für diese Buchung stattfinden kann. Falls gewünscht kannst Du diesen Link mit der URL aus der Adresszeile Deines Browsers an den Kunden per E-Mail versenden, wenn dieser nachträglich noch eine online Zahlung statt einer vor Ort Zahlung machen möchte. Bei Zahlungen mit online Zahlung oder mit einem Kreditsystem können auch weitere Symbole für den Stand der Zahlung an dieser Stelle stehen. Eine Übersicht über alle Symbole in der Zahlung kannst Du auf der Seite Status Mitteilungen finden.

Symbol für den Kalender

Mit dem Klick auf das Symbol des Kalenders kommst Du schnell auf die Übersicht aller Buchungen im Kalender zurück, wie auch unter BENUTZEN. Dort kannst Du auf jede Buchung, in der für Kunden gewohnten Ansicht, gehen und dort Deine Informationen eingeben und den Kalender freigeben.

Symbol für das Bearbeiten von Kalendern

Ganz rechts neben der Buchung findest Du das ‚Bearbeiten‘ Symbol. Damit kommst Du am schnellsten zu der Übersicht, um die jeweilige Buchung und ihre Zahlungen bearbeiten zu können. Wenn eine Buchung beispielsweise storniert wird, kannst Du hier die Buchungen mit einem Klick auf den Button Zurückgeben wieder in eine unbezahlte Buchung zurückverwandeln. Den Betrag der Zahlung musst Du dabei entsprechend manuell zurückgeben in bar, per Überweisung oder über den Zahlungsdienstleister.

Beachte, dass Du eine Anleitung zu den Zahlungsmethoden vor oder während der Buchung für die Kunden sichtbar machen solltest und eine Übersicht über die Zahlungsmethoden gesetzlich vorgeschrieben ist. Das kannst Du entweder in den Mitteilungen und Benachrichtigungen Deines Angebots unterbringen, in einem kundenspezifischem Formular in den Buchungsvorgang einbinden, mit einem Link auf Deine Webseite, wo die Zahlungsmethoden aufgelistet sind oder in Kunden-E-Mails zeigen.

Teste den Zahlungsvorgang für vor Ort Zahlung

Um den Zahlungsvorgang zu testen, solltest Du Dich als Administrator abmelden und als Kunde wieder den Kalender öffnen. Oder Du kannst dafür auch einen anderen Browser verwenden, als den, in dem Du gerade als Administrator angemeldet bist, und Dich dann als Kunde dort in Deinem eigenen Kalender bewegen. Den Link zu Deinem Kalender findest Du bei dem jeweiligen Kalender unter ÜBERWACHEN ganz oben unter Dieser Plan befindet sich an folgender Webadresse. Du kannst die ganze Zeile ab ‚https‘ einfach kopieren und in den neuen Browser einsetzen, um zu Deinem Kalender zu kommen. Mache nun mehrere Buchungen mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden und wechsle dabei zwischen dem Admin-Browser und dem Kunden-Browser hin und her, um zu sehen, ob alles so funktioniert, wie es für Deine Zahlungsabwicklung nötig ist.

Falls Du Deinen Kalender nach der Einrichtung der Zahlung noch mit weiteren Möglichkeiten ausstatten willst, wie einer verpflichtenden Anmeldung vor der Buchung per E-Mail, weil Du mit Deinen Kunden kommunizieren möchtest oder ihnen automatische Buchungsbestätigungen versenden willst, dann solltest Du ihn nach solchen Änderung erneut testen.

Lade eine Übersicht über die Zahlungen Deiner Buchungen herunter

Du kannst alle Buchungen im Download Bereich in unterschiedlichen Formaten herunterladen. Dabei wird auch das Supervisor-Feld mit allen darin enthaltenen Informationen für den Download verfügbar. Wähle HTML-Datei, um eine schnelle Übersicht im Browser über die per Datum ausgewählten Buchungen zu erhalten und diese sofort ausdrucken zu können. Ein Download mit den Dateiformaten Excel, Markup oder CSV können für Auswertungen oder Buchhaltungszwecke genutzt werden. Das Herunterladen der Buchungsübersicht im ICS Format ermöglicht Dir den Import der Termine in ein Kalenderprogramm. Die meisten modernen Kalenderprogramme bieten Dir dann das automatische Erstellen der Termine in Deinem Kalender auf Deinem Rechner an. Alternativ dazu kannst Du die Termine und Ihre Zahlungen auch in einer mobilen Ansicht zeigen.

Wenn Du eine E-Mail an den Kunden zur Bestätigung oder Erinnerung der Buchung schickst, kannst Du in der Mitteilung eine Übersicht von seinem Zahlungstatus in diese E-Mail einfügen. Damit wird automatisch der gesamte Inhalt aus dem Supervisor-Feld in diese E-Mail mit eingefügt. Nutze dafür den Autotext mit dem Kode $su an der Stelle im Text der E-Mail, wo Du die Informationen aus dem Supervisor-Feld, hier für Zahlung genutzt, für Deine Kunden sichtbar machen möchtest. Wie Du E-Mails und Mitteilungen für Benutzer und Kunden für Deinen online Terminplaner einrichten kannst erfährst Du unter Mitteilungen auf dem Bildschirm anpassen.

Übersicht über die Zahlungen Deiner Buchungen für einen Kalender in mobiler Ansicht sehen

Auch auf mobilen Geräten kannst Du Dir die Übersicht für die Zahlungen und Buchungen anzeigen lassen. Benutze dafür die folgende Eingabe in dem Browser von Deinem Smartphone https://www.supersaas.de/schedule/dein_kalender und ersetze dein_kalender durch die Angaben für den Link zu Deinem Kalender, die Du unter ÜBERWACHEN unter der Überschrift Übersicht in dem entsprechenden Kalender finden kannst. Dann meldest Du Dich an, gehe zu ÜBERWACHEN, wähle oben Download aus und wähle das Format html – druckfähige HTML-Datei und das entsprechende Datum aus und klicke auf Herunterladen. Damit erhältst Du die mobile Ansicht mit der Übersicht über die Zahlungen Deiner Buchungen für diesen Kalender. Bitte halte das Handy für eine bessere Lesbarkeit der Informationen im Querformat. Mit diesen Schritten kannst Du auch einem Mitarbeiter als Superuser ermöglichen eine Übersicht über die Buchungen und Zahlungen für einen Kalender auf seinem smarten Mobiltelefon zu erhalten.