Rechnung schreiben oder manuell Zahlung freigeben

Wenn Du keine direkte Zahlung zum Zeitpunkt der Buchung wünschst, dann kannst Du eine Rechnung schreiben oder die Zahlung manuell freigeben. Vielleicht möchtest Du im online Terminbuchungssystem nur einen Preis je Buchung zeigen und den Rest des Zahlungsprozesses aus dem Buchungssystem heraushalten und die Zahlungsabwicklung lieber als Offline-Zahlung erledigen.

Zahlung außerhalb vom Buchungssystem bearbeiten

Wenn Du Zahlungen für Deine Buchungen annehmen willst und diese aber nicht im Terminbuchungssystem verarbeitet werden sollen, dann findest Du hier mehrere Versionen, wie Du Zahlungen erhalten kannst per Rechnung, Überweisung, Scheck, Einzug per Kreditkarte, Direktbezahlung per Karte, Zahlung per Mobilgerät oder Barzahlung.

Hier ist eine Übersicht mit Anleitungen, wie Du die Zahlung außerhalb vom Buchungssystem mit Rechnungen bearbeiten kannst:

Hier ist eine Übersicht mit Anleitungen, wie Du die Zahlung außerhalb vom Buchungssystem manuell bearbeiten kannst:

Eingang der Zahlung im online Terminbuchungssystem erkennen

Nur bei der unmittelbaren online Zahlungen, kann das System den Eingang der Zahlung im online Terminbuchungssystem direkt erkennen. Falls Dir das lieber ist, dann nutze die Online-Zahlung. Bei anderen Zahlungsweisen, wie der Offline-Zahlung, entweder per Rechnung, Überweisung oder Barzahlung kann das Buchungssystem nicht automatisch zeigen, ob die Zahlung tatsächlich stattgefunden hat.

Eingang der Zahlung prüfen und Buchung freigeben

Den Eingang der Zahlung nach dem Versenden einer Rechnung kannst Du prüfen und dann die Buchung freigeben. Mit der Rechnungsstellung erhalten die Kunden nach der Buchung eine Rechnung. Und Du kannst den Zahlungsstatus bei Deinem Anbieter für die Rechnungsstellung prüfen. Wenn Du eine manuelle Zahlung wählst, dann kannst Du den Eingang der Zahlung abwarten und dann bietet das System für jede Buchung eine Schaltfläche „Freigeben“ an, die Du anklicken kannst, wenn Du die Zahlung erhalten hast.

Keine Zahlung im online Terminbuchungskalender nutzen

Wenn Du in SuperSaaS Zahlung nicht prüfen oder nutzen möchtest, dann findet keine Zahlung im online Terminbuchungskalender statt. Wähle in dem entsprechenden Kalender dafür KONFIGURIEREN und gehe zum Reiter „Vorgang“. Dort klickst Du unter der Überschrift Zahlung oder Zustimmung anfordern? den Punkt Keine Zahlung oder Zustimmung erforderlich an und anschließend auf „Änderungen speichern“ am Ende der Seite. Selbstverständlich kannst Du Deinen Kunden trotzdem bei jeder Buchung einen Preis zeigen.

Zahlung im online Terminbuchungskalender aktivieren

Wenn Du stattdessen Rechnungen schreiben und/oder Zahlungseingänge überprüfen und manuell eingeben möchtest, dann kannst Du Zahlung im online Terminbuchungskalender aktivieren. Wähle in dem jeweiligen Buchungskalender KONFIGURIEREN und gehe zum Reiter „Vorgang“. Dort klickst Du unter der Überschrift Zahlung oder Zustimmung anfordern? den Punkt Vor dem Fortfahren die Zahlung abschließen an und anschließend auf „Änderungen speichern“ am Ende der Seite. Wenn Du keine direkte online-Zahlung verwendest, bedeutet „Zahlung abschließen“ in diesem Zusammenhang „Rechnung senden“ oder „Guthaben abziehen“. Es erfolgt nicht unbedingt eine Zahlung.

Rechnung schreiben

Damit Du für jede Buchung eine Rechnung schreiben kannst, brauchst Du einen Anbieter für Rechnungsstellungen, der von SuperSaaS unterstützt wird. Aktuell unterstützen wir Stripe, PayPal für Geschäftskunden, Paystack und Moneybird. Zuerst musst Du ein Konto auf einer dieser Webseiten erstellen, bevor Du die Rechnungsstellung auf SuperSaaS einrichten kannst.

Wie kann ich eine Rechnung schreiben?

Hier bekommst Du eine Übersicht, wie Du automatisch eine Rechnung schreiben kannst bei jeder Buchung im online Terminbuchungskalender. Der Ablauf für die automatische Rechnungsstellung sieht, wie folgt aus:

Du selber brauchst Dich für die Einrichtung einer automatischen Rechnungsschreibung nur um die ersten beiden Punkte zu kümmern. Dann testest Du das System der Rechnungslegung mit einem von Dir erstellten Testkunden. Wenn alles klappt, brauchst Du nur einmal vor einem Termin die Eingänge der Zahlungen beim Anbieter der Rechnungsstellung prüfen und dann die bezahlten Buchungen freigeben. Bei unbezahlten Buchungen kannst Du Deine Kunden auch noch direkt zum Termin zahlen lassen und die Buchung vor Ort freigeben oder diese Buchungen durch Löschen von der Teilnahme ausschließen. Wir empfehlen Deine Zahlungsbedingungen zur Teilnahme am gebuchten Termin in den Mitteilungen im Buchungssystem, die für Kunden sichtbar werden, und in den automatisch gesendeten E-Mails Deinen Kunden mitzuteilen. Falls ein Kunde verspätet oder nachträglich zahlt, kannst Du eine gelöschte Buchung wieder aktivieren und dann freigeben. Wie das funktioniert findest Du am Ende dieser Seite im letzten Absatz.

Festlegen, wann die Rechnung versendet wird

Du kannst selber festlegen, wann die Rechnung versendet wird. Gehe auf dem Dashboard zu Zahlungseinrichtung und gib dort ein, wie lange nach (oder vor) dem Termin die Rechnung gesendet werden soll. Damit diese Einstellung sichtbar wird, muss unter der Überschrift Allgemeine Einstellungen der Punkt Automatische Fakturierung und Rechnungsstellung – Stripe oder Moneybird. angeklickt werden. Dann erscheint unten ein neuer Bereich unter dem Titel „Einstellungen der Rechnungserstellungssoftware“. Dort kannst Du einstellen, wie viel Tage vor oder nach dem gebuchten Termin, die Rechnung versendet werden soll und welches Fälligkeitsdatum die Zahlung Deiner Rechnung haben soll.

Was passiert mit der Rechnung, wenn ich eine Buchung verschiebe oder lösche?

Wenn Du eine Buchung zeitlich verschiebst, wird auch die Rechnung entsprechend verschoben (vorausgesetzt, sie wurde noch nicht versendet). Wenn Du eine Buchung löschst, bevor die Rechnung versandt wurde, wird die Rechnung nicht mehr versendet.

Wo finde ich alle Rechnungsdaten?

Auf der Seite Zahlungseinrichtung gibt es einen Link unter „Zeige geplante Rechnungen“, der zu einer Liste aller Rechnungsdaten weiterleitet, die zum Versand anstehen. Dort kannst Du die Rechnungsdaten manuell löschen oder sie sofort versenden. Buchungen, bei denen die Rechnungsdaten auf den Versand warten, werden auch mit einem I in dem online Terminbuchungsplan unter ÜBERWACHEN markiert. Die Bedeutung aller Symbole zur Zahlung kannst Du auf Englisch unter Status Mitteilungen finden.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung bereits versendet wurde?

Beachte, dass Rechnungen in Stapeln erstellt werden, sodass es einige Zeit dauern kann, bis eine Rechnung erscheint. Wenn Du Dir eine Buchung in Deinem Terminbuchungskalender oder über die Ansicht unter „ÜBERWACHEN“ ansiehst, kannst Du erkennen, ob eine Rechnung zu der Buchung versendet wurde. Der Indikator +I und der Text „Rechnung gesendet“ zeigt, ob die Rechnung bereits gesendet wurde.

Rechnungslegung einrichten

Stripe

Wenn Du Stripe nutzen möchtest, um automatisch Rechnungen zu schreiben, dann erstelle zuerst ein Konto bei Stripe und gehe auf dem Dashboard zu ‚Entwickler‘ zum Bereich „API Schlüssel“ in Deinem Stripe Konto.

• Erstelle einen neuen „Eingeschränkten Schlüssel“
• Auf der Seite „Eingeschränkten API-Schlüssel erstellen“ vergib einen Namen in dem Textfeld unter „Schlüsselname“, beispielsweise „SuperSaaS“
• Gib die Berechtigungen „Schreiben“ bei den Ressourcentypen „Customers“, „Credit notes“ und „Invoices“.
• Klicke unten rechts auf „Schlüssel erstellen“.
• Kopiere diesen neuen „Eingeschränkten Schlüssel“.
• Schiebe oben rechts auf der Seite den Regler „Testdaten anzeigen“ nach rechts bis die Farbe auf orangerot wechselt. Und wiederhole die oben stehenden Schritte und erhalte so einen „Eingeschränkten Test Schlüssel“. Der Test Schlüssel wird eingesetzt, um das Senden von Rechnungen zu simulieren, ohne diese tatsächlich zu versenden. Der Live-Schlüssel wird dagegen echte Rechnungen an Deine Kunden abschicken.
• Gehe auf dem Dashboard bei SuperSaaS zu „Zahlungseinrichtung“ zur Überschrift „Einstellungen der Rechnungslegung“, aktiviere „Stripe“ und gib die von Dir erstellten API Schlüssel ein und klicke dann auf Änderungen speichern
• Gehe zu Deinem Stripe Konto und wähle dort mindestens eine der Zahlungsmethoden aus. Nutze dazu den Link oder Du findest Zahlungsmethoden unter „Einstellungen“, „Produkteinstellungen“ und „Payments“. Damit kannst Du festlegen, wie Deine Kunden ihre Rechnungen online bei Dir bezahlen können.

Manuelle Zahlung

Unser online Terminbuchungssystem unterstützt eine Zahlung mit PayPal, wie auch eine manuelle Zahlung. Auch wenn eine Bezahlung erst später, beispielsweise zum gebuchten Termin oder kurz vor der eigentlichen Erbringung Deines Service erfolgen soll, ist es manchmal sinnvoll die Informationen zu den Bank- und Kreditkarten der Kunden vorher einzusammeln, um damit eine „Unterstützung zur Zahlungsmoral“ zu geben. Du kannst Zahlungen dabei auch manuell bearbeiten. Wie das Bezahlsystem für Deinen Onlinekalender genutzt werden soll, bleibt dabei ganz Deiner eigenen Wahl überlassen.

Zahlungen später erhalten und manuell bestätigen

Es ist auch möglich Zahlungen später erhalten und manuell bestätigen zu können. Einige Situationen verlangen keine direkte Bezahlung während der Buchung. Beispielsweise können die Leute einen Termin beim Friseur machen und später im Laden zahlen. Oder ein Mitglied einer Fitnessgruppe kann einen Spinning Kurs buchen ohne Zusatzkosten, weil der Betrag bereits von dem monatlichen Mitgliedsbeitrag getragen wird. Auch wenn Du keine Zahlungen Deiner Kunden im Voraus wünschst, kann es manchmal sinnvoll sein, einen einzelnen Termin zu prüfen, bevor Du ihn freigeben willst. SuperSaaS unterstützt beide Möglichkeiten. Wie Du dabei eine vor Ort Zahlung für die Buchung Deiner Termine einrichten kannst, erfährst Du bei der Anleitung vor Ort Zahlung.

Freigeben von Buchungen ausschalten

Du kannst das manuelle Freigeben von Buchungen generell ausschalten. Dann brauchst Du Buchungen von Kunden nicht freigeben und sind automatisch bestätigt. Wenn keine weitere Bestätigung von Reservierungen gemacht werden soll, dann gehe unter KONFIGURIEREN zum Reiter ‚Vorgang‘ und wähle dort Keine Zahlung oder Zustimmung erforderlich unter der Überschrift Zahlung oder Zustimmung anfordern. Du kannst den Eingang von Zahlungen auch mithilfe eines Downloads der gebuchten Termine prüfen. Den Download für jeden online Terminkalender findest Du unter ÜBERWACHEN am Ende der Seite als Link „Plan herunterladen“. Damit kannst Du alle Termine, Kundendaten und Angaben des online Terminbuchungskalenders als Excel- oder CSV-Datei herunterladen.

Freigeben von Buchungen anschalten

Das Freigeben von Buchungen anschalten: Wenn Du eine Buchung oder Reservierung lieber erst prüfen möchtest, bevor Du diese Buchung freigibst und damit auch bestätigst, dann gehe unter KONFIGURIEREN zum Reiter ‚Vorgang‘ und wähle dort Vor der Bestätigung die Zustimmung des Administrators anfordern. Bitte gehe zu Termine und Kunden managen, um mehr über die Bestätigung von Terminen zu lernen. Das Freigeben von Buchungen kannst Du benutzen, um den Eingang von Teilzahlungen, Anzahlungen und Pfand bei jeder Einheit zu bestätigen. Solange bis Du die Buchung freigibst, sieht der Kunde die Mitteilung auf dem Bildschirm „Die Buchung wartet auf Freigabe“.

Wenn Du Zahlungen erhalten möchtest, aber keine der integrierten Zahlungsoptionen nutzen willst, bietet SuperSaaS Dir zwei Möglichkeiten, Zahlungen manuell abzuwickeln. Welche Option Du wählen solltest, hängt davon ab, ob Du Kreditkarten akzeptieren möchtest.

Manuelle Zahlung ohne Kreditkarte

Die erste Option, manuelle Zahlung ohne Kreditkarte, ist die einfachste. Beim Auschecken werden den Kunden Anweisungen zur Zahlungsweise auf dem Bildschirm gezeigt, und sobald Du die Zahlung erhalten hast, bestätigst Du die Buchung manuell auf der Website von SuperSaaS. Diese Option ist besonders nützlich, um Schecks oder Banküberweisungen anzufordern: zwei Zahlungsarten, die in vielen europäischen Ländern noch immer mehr gebraucht werden als Kreditkartenzahlungen.

Manuelle Zahlung mit Kreditkarte

Die zweite Option, manuelle Zahlung mit Kreditkarte, ermöglicht es Dir, Kreditkarteninformationen von Deinen Kunden zu sammeln. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, Kreditkarteninformationen per E-Mail zu versenden. Daher werden sie für Dich in Deinem Konto auf der SuperSaaS Website gespeichert. Du kannst das System so einstellen, dass Du per E-Mail benachrichtigt wirst, wenn neue Informationen verfügbar sind.

Anweisungen zur Zahlung geben

5. Scrolle zu dem Feld mit der Überschrift Meldung, die auf dem Abrechnungsbildschirm angezeigt werden soll. Hier kannst Du Deine Anweisungen zur Zahlung eingeben, wie „Bitte schicken Sie einen Scheck zahlbar an MeineFirma“

Erfassen von Kreditkartendaten

Testen des Kreditkartenverfahrens

Kopiere die Webadresse von dem Terminbuchungskalender, den Du testen möchtest. Die Webadresse mit der URL findest Du bei jedem Buchungskalender unter KONFIGURIEREN unter dem Reiter „Überwachen“ oben als Link. Dann logge Dich aus, um sicherzustellen, dass Du Deinen online Terminbuchungskalender genau so siehst, wie Deine Kunden ihn sehen würden. Gib die Webadresse im Browser ein, die zu Deinem Terminbuchungskalender leitet. Wenn Du nun, wie ein Kunde, eine Buchung in Deinem Kalender machst, solltest Du nun nach Deinen Kreditkartendaten gefragt werden. Du kannst eine beliebige gültige Kreditkartennummer eingeben oder die ungültige Visa-Kartennummer 4111 1111 1111 1111 für Testzwecke verwenden. Ein Kunde sieht seine Buchung mit einem P gekennzeichnet, das „Wartet auf Zahlungseingang“ anzeigt, wenn der Mauszeiger darüber fährt. Kunden können diese Informationen zu ihren Zahlungen selber finden, indem Sie auf das P Symbol klicken.

Melde Dich als Kunde ab und wieder als Administrator an. Neben der Reservierung, die Du gerade gemacht hast, solltest Du dasselbe P Symbol, wie zuvor, sehen. Wenn Du darauf klickst und zur Bezahlansicht kommst, wirst Du feststellen, dass dort jetzt ein Freigeben Schaltknopf ist. Wenn Du die Reservierung und/oder Bezahlung nicht freigeben willst, kannst Du einfach auf ‚Reservierung löschen‘ klicken. Falls Du das Löschen der Reservierung später wieder rückgängig machen möchtest, dann gehe zu ÜBERWACHEN auf den Reiter ‚Übersicht‘ und klicke auf die Lupe neben den Bereich, den Du untersuchen möchtest. Scrolle zu den Steuerelementen und klicke auf Zeige Papierkorb, um eine Liste aller gelöschten Buchungen und Reservierungen für diesen Bereich (Slot) zu erhalten. Wenn Du auf das ‘Bearbeitungs-Symbol’ der entsprechenden Reservierung klickst, wird diese Buchung wiederhergestellt als wartend oder Du kannst sie dann doch noch freigeben.