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Kapazitätsplan

Erstelle einen online Veranstaltungskalender in 5 einfachen Schritten

Diese Anleitung nutzt einen Cupcake Workshop mit einer Wartelistenfunktion als Beispiel dafür, wie ein Online Eventkalender erstellt wird. Diese Art von Kalender ist ein Kapazitätsplan und Du kannst diese Anleitungen an Deine speziellen Anforderungen anpassen. Wenn Du beispielsweise vorhast, dass sich die Leute zu einem Sportereignis anmelden oder wenn Du eine Party organisieren willst, dann passt dieser Leitfaden ebenfalls.

Wenn Du mehrere Veranstaltungen hast, dann müssen die Leute sich ein Veranstaltungsdatum aus dem Kalender auswählen. Wenn Dein Event mehrere Elemente anbietet, die gesondert ausgewählt werden können, dann passt die Anleitung Kapazitätsplan Kalender wahrscheinlich besser zu Deinen Anforderungen.

Wenn Du die Veranstaltung in Zeiteinheiten aufteilen möchtest, wo jede Einheit von einer Person gebucht werden kann, wie das bei einem Elterngespräch in der Schule der Fall wäre, dann ist die Anleitung Ressourcenplan Kalender wahrscheinlich besser.

Anmelden für eine einzige Veranstaltung

In diesem Beispiel kannst Du einen online Terminbuchungskalender für eine einzige Veranstaltung, die sich an eine Gruppe von Leuten richtet, erstellen.

Die Anleitung zeigt die folgenden Anpassungen:

  • den Eventplanungskalender als ein einfaches Anmeldeformular nutzen
  • umfangreichere Funktionen, wie eine automatische Warteliste, hinzufügen
  • Zahlungen bei jeder Anmeldung erhalten

Das Ergebnis kannst Du auf der Demo Seite für den Cupcake Workshop sehen.

Erstelle den Kalender in 5 einfachen Schritten

Die effektivste Art und Weise Deinen Terminkalender einzurichten ist das Anwenden von einem Einrichten-und-Testen-Kreislauf:

Einrichtung eines Basis-Kalenders mit dem neuen Zauber-Werkzeug

Bevor Du anfängst

Um den Schritten in dieser Anleitung zu folgen, brauchst Du ein SuperSaaS-Konto. Es ist kostenlos und alles, was Du brauchst ist eine gültige Email-Adresse. Logge Dich in Dein Konto ein, um Dein Dashboard zu erreichen.

Wähle den richtigen Kalender Type

Klicke Neuer Plan im Menü auf der rechten Seite von Deinem Dashboard. Du wirst zu dem neuen Kalender-Zauber-Werkzeug geleitet, wo Du die richtigen Einstellungen für Deinen online Veranstaltungskalender einrichten kannst. Zuerst musst Du wählen, ob Du einen Ressourcenplan, Kapazitätsplan oder Serviceplan als Kalender erstellen willst.

Diese Auswahl ist wichtig, weil sie nicht mehr verändert werden kann. Dafür müsstest Du dann wieder mit einem neuen Kalender beginnen. Keine Sorge, denn Du kannst so viele Kalender erstellen, wie Du möchtest.

Bei dieser Anleitung brauchst Du einen Kapazitätsplan Kalender, weil mehr als eine Person den Workshop besuchen kann.

Gib Deinem Kalender einen Namen

Den Namen, den Du Deinem online Eventkalender gibst, ergibt zusammen mit dem Namen des Kontos die URL, die Deine Kunden in ihrem Browser sehen, wenn sie Deinen Kalender benutzen. Wähle einen kurzen und anschaulichen Namen für den Kalender, zum Beispiel “Cupcake Workshop” und klicke Nächster Schritt.

Du kannst den Namen Deines Kalenders, wie auch den Namen Deines Kontos, immer ändern, beachte dabei aber bitte, dass sich damit auch automatisch die URL des Kalenders entsprechend ändert.

Bestimme die Kapazität

Im nächsten Schritt kannst Du einstellen, wie viele Personen an Deiner Veranstaltung teilnehmen können. In unserem Beispiel klickst Du auf ‘Mehrmals’, damit mehrere Personen diese Veranstaltung buchen können. Wähle für unser Beispiel in dieser Anleitung eine kleine Anzahl, also 2 Personen, so dass Du den Terminplan schnell mit Teilnehmern auffüllen kannst, um die Funktion der Warteliste zu testen. Die Zahl der Teilnehmer kannst Du später immer noch verändern.

Wähle die Option Warteliste. Du kannst auch Unbegrenzt oder unsicher auswählen, wenn Du keine Grenze für die Zahl der teilnehmenden Personen, die Deine Veranstaltung besuchen dürfen, setzen möchtest. Setze die Standarddauer auf 4 Stunden für den Workshop.

Weil es nur eine Veranstaltung ist, wähle unter Kalender Dies gilt nur für eine einzelne Veranstaltung, legen Sie einfach ein Anmeldeblatt vor. Wenn Du auf Beenden klickst, erstellst Du einen leeren Kalender und stellst diesen sofort online. Jetzt hast Du einen voll funktionierenden Eventkalender. Gehe zu Schritt 2, um ihn auszuprobieren und zu testen, ob er so funktioniert, wie Du es erwartest.

Teste, ob der Kalender richtig funktioniert und alle Erwartungen erfüllt

Um Deinen online Veranstaltungskalender als Administrator zu benutzen, klicke auf BENUTZEN im Hauptmenü des Kalenders. Beachte, dass dieser Button nur sichtbar ist, wenn Du als Administrator eingeloggt bist.

Anfang vom Cupcake Veranstaltungskalender

Normale Benutzer und Kunden sehen denselben Kalender, nur mit weniger Optionen. Du findest BENUTZEN auch, wenn Du auf Dein Dashboard gehst.

Du kannst auf Dein Dashboard über den Link in der rechten oberen Ecke in Deiner Bildschirmansicht zugreifen. Du kannst diese Seite für die tägliche Anwendung auch als Lesezeichen in Deinem Browser speichern.

Erstelle ein Zeitfenster für Deinen Workshop

Erstelle ein Zeitfenster, das die Informationen enthält, die Deine Teilnehmer über den Workshop wissen sollen. Wenn Du auf Neues Zeitfenster klickst, öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Wenn dieses Fenster an einer ungünstigen Stelle liegt, dann kannst Du es einfach zu einer besser passenden Stelle in Deinem Bildschirm ziehen.

Beschreibung für den Cupcake Workshop in den Kalender einfügen

Wähle das Datum aus, indem Du auf die Terminfenster klickst und gebe der Veranstaltung einen aussagekräftigen Titel, wie “Cupcake Leidenschaft”. Du kannst ein Bild in das Feld Beschreibung hinzufügen, indem Du einen Link zu einem online verfügbaren Bild einstellst (beispielsweise beginnt es mit “http:”) das in einer kleine Größe dargestellt ist (idealerweise kleiner als 200 Pixel in der Höhe und 500 Pixel in der Breite).

Du kannst dieses Feld auch für eine ausführliche Beschreibung Deines Events in Deinem Veranstaltungskalender nutzen, wie beispielsweise: “Verbessere Deine Backfähigkeiten und komme zu unserem Workshop! Jeder der Streusel und Fondant liebt kann sich anmelden”.

Die Einstellungen korrigieren

Du kannst die weiteren Einstellungen und Anpassungen für Deinen Eventkalender unter KONFIGURIEREN vornehmen.

Cupcake Kalender Layout

Bei ÜBERWACHEN bekommst Du eine Zusammenfassung aller Optionen, die Du ändern kannst. Hier kannst Du den Terminkalender auch vorübergehend sperren oder ihn ganz löschen.

Das Neue Kalender-Erstellungs-Werkzeug hat eine ganze Reihe von Annahmen gemacht, als Du Deinen online Eventkalender eingerichtet hast. Eine der Annahmen ist, dass Du keine Kalenderansicht zeigen willst. Das kannst Du ändern, wenn Du beispielsweise mehrere Veranstaltungen im Angebot hast.

Ändere das Layout

Unter KONFIGURIEREN Layout kannst Du einstellen, welche Ansicht für Deine Teilnehmer verfügbar sein soll.

Wähle Vereinfacht anzeigen, wenn nur ein Zeitfenster, was die Ansicht für eine Einzelveranstaltung optimiert. Wenn Du das Häkchen wieder entfernst und unter Verfügbar andere Ansichten mit einem Häkchen aktiviert sind, dann ändert sich die Ansicht des Eventkalenders entsprechend für mehrere Events, die Du zusätzlich eingeben kannst.

In der Standard-Ansicht kannst Du das Zeitfenster für Dein Event bearbeiten, indem Du auf die entsprechende Veranstaltung klickst und dann auf Zeitfenster bearbeiten klickst. Du kannst alle Zeitfenster im vereinfachten Modus unter Überwachen mit einem Klick auf das Bearbeitungssymbol rechts neben der Lupe bearbeiten, die Du unter ÜBERWACHEN findest. Für eine Einzelveranstaltung, wie einen Cupcake Workshop, ist es ratsam die Ansicht des Kalenders auf die Ansicht Verfügbare Zeit und Agenda zu beschränken unter der Auswahl Verfügbar unter dem Reiter Layout.

Vereinfachter Cupcake Kalender

Auf dieser Seite unter Meldung, die in dem weißen Feld über dem Plan angezeigt werden soll, kannst Du eine kundenspezifische Mitteilung inklusive HTML Text, Bildern oder Links eingeben, um Teilnehmern mehr Informationen über den Workshop zu geben. Speichere die Änderungen am Ende der Seite, bevor Du zum Reiter Zugang gehst.

Bestimme, wer Zugang zum Kalender hat

Das System stellt Standardeinstellungen bereit, wer sich für Deinen Workshop anmelden kann. Du kannst beispielsweise von Teilnehmern verlangen, dass sie einen Login-Prozess durchlaufen vor der Anmeldung oder Du kannst jedem, der den Kalender sieht, erlauben sich für Deinen Workshop anzumelden. Finde mehr über die Zugangsmöglichkeiten bei der Anleitung Zugang zu Deinem Kalender kontrollieren

Cupcake Kalender Zugang

Bestimme die Parameter Deiner Ressource

Unter dem Reiter Ressourcen sind Einstellungen enthalten, die sich auf alle Parameter Deines online Veranstaltungskalenders auswirken. Die erste Option gibt Dir die Möglichkeit, die Ressource richtig zu benennen. Wenn Du Dich dafür entscheidest Deiner Veranstaltung einen neuen Namen zu geben, dann kannst Du das hier machen.

Cupcake Kalender Ressourcen

Die Begriffe, die Du auswählst statt der Standardbezeichnung “Zeitfenster” und “Reservierung” werden im gesamten online Eventkalender angewendet – inklusive aller Fehlermeldungen, Email Bestätigungen und Hilfe-Seiten. In diesem Fall kannst Du den Standard-Begriff “Veranstaltung” wählen. Indem Du die Einzahl eines der Standard-Begriffe wählst, wird das System diese automatisch in die entsprechende Pluralform setzen, wenn es nötig ist. Wenn Du lieber bei ‘sonstiges’ Workshop eingeben willst, dann musst Du (eine Geschlechtskennzeichnung im Singular und Plural durch Komma getrennt) für den Begriff, wie folgt eingeben: ºWorkshop, ªWorkshops

Du kannst auch den Begriff für “Benutzer” zu “Teilnehmer” ändern unter Layouteinstellungen (beachte dabei, dass Änderungen, die Du hier vornimmst, in Deinem gesamten Konto angewendet werden), indem Du ‘sonstiges’ auswählst und im Fenster rechts davon folgendes eingibst: ªTeilnehmer, ºTeilnehmer

Du kannst die Kapazität des Workshops festlegen (beispielsweise wie viele Personen an der Veranstaltung teilnehmen können). Wenn Du verschiedene online Eventkalender mit unterschiedlichen Kapazitäten erstellen willst, dann kannst Du die entsprechende Anzahl der Teilnehmer für einzelne Veranstaltungen festlegen, wenn Du diese erstellst. Wenn Du bei Kapazität bei ‘Wie oft kann ein Zeitfenster gleichzeitig gebucht werden?' Null eingibst, dann wird die Begrenzung der Teilnehmer ganz aufgehoben.

In der nächsten Zeile legst Du fest, wie viel Plätze eine Person mit einer Reservierung gleichzeitig machen kann. Jede Einstellung mit einem Wert anders als 1 ändert die Benutzeroberfläche so, dass ein neues Feld für die Anzahl bei Teilnehmer bei der Erstellung einer neuen Reservierung erscheint. Für diese Veranstaltung kannst Du die Einstellung bei 1 lassen. Wenn Du aber einen Veranstaltungskalender, beispielsweise für den Verkauf von Eintrittskarten erstellst, dann ist es sinnvoll, den Personen zu erlauben mehrere Karten auf einmal zu kaufen.

Entscheide in der dritten Zeile, ob Du es Teilnehmern erlauben möchtest eine zweite Buchung für dieselbe Veranstaltung zu machen. Beachte, dass das System einen Benutzer nur über seinen Login-Namen identifizieren kann. Wenn Du den Personen also erlaubst ihre eigenen Login-Namen zu erstellen (oder anonyme Buchungen zulässt), dann kann das System die Personen nicht davon abhalten weitere Reservierungen zu machen, indem sie einen weiteren Login-Namen erstellen.

Setze eine Warteliste ein

Lege fest, ob Du Deinen Teilnehmern die Möglichkeit anbieten willst ihren Namen auf eine Warteliste zu setzen, wenn Dein Veranstaltungskalender völlig ausgebucht ist. Die Auswahl besteht einfach darin keine Überbuchung zuzulassen, ausschließlich denjenigen mit Zugangsrechten eines Administrators oder Superusers eine Überbuchung machen zu lassen, eine Einschränkung der Teilnehmeranzahl ganz zu übergehen oder den Zugang zu einer Warteliste möglich zu machen.

Die Warteliste erstellt eine zusätzliche Liste für jede Veranstaltung und merkt sich die Reihenfolge mit der die Personen ihre Namen eingeben. Wenn die Box für die automatische Platzierung der Warteliste ein Häkchen hat, dann wird die erste Person aus der Warteliste automatisch eingebucht, wenn jemand anders seine Buchung storniert.

Wenn Du mehrfache Buchungen pro Person erlaubst und jemand mehr Plätze buchen möchte, als vorhanden, dann wird diese Anfrage in die Warteliste verschoben. Während dem Vorgang der Buchung, erscheint ein Feld für die Anzahl der Plätze, mit dem die Teilnehmer, die Menge der Buchungen eingeben können, die sie reservieren wollen.

Du kannst den Namen von dem Feld “Menge” in einen passenderen Begriff ändern, wie beispielsweise “Anzahl der Plätze” unter Vorgang, wo Du den Bereich Welche Informationen soll der Kunde mit jeder Reservierung eingeben? findest. Wähle hier das zweite Feld für ‘Zusätzlicher Textbereich’ klicke auf Anpassen und gibt den passenden Namen, wie beispielsweise ‘Anzahl der Plätze’ ein, wählst dies als Pflichtfeld aus, ordnest den Elementtypen ‘Mengenfeld’ zu und speicherst die Änderungen.

Wenn jemand mehr Plätze anfragt, als verfügbar sind, dann werden sie solange in die Warteliste geschoben, bis genügend Plätze frei sind. Sollte ein Teilnehmer seine Buchung stornieren und seine Plätze damit freigeben, dann werden die freien Plätze erst aufgefüllt, wenn genügend Plätze für die Person auf dem 1. Platz in der Warteliste frei sind.

Als Administrator kannst Du jederzeit die Personen von der Warteliste bewegen, auch, wenn das bedeuten sollte, dass die Anzahl der Gruppe, die eingesetzte Obergrenze überschreitet.

Behalte dabei in Erinnerung, dass die automatische Platzierung dabei den Zeitregulierungen folgen wird, die Du unter Vorgang eingeben kannst. Wenn Du eine Begrenzung setzt bis wann die Personen sich vor dem Event noch anmelden können, beispielsweise einen Tag im voraus, dann wird die automatische Platzierung dann auch stoppen.

Füge einen Ort hinzu

Zeige, wo die Veranstaltung stattfindet, indem Du die Adresse in das Orts Feld eingibst. Diese Erweiterung der Informationen kannst Du unter Ressourcen aktivieren, wenn Du im Bereich Ort bei ‘Ein Orts Feld zum Dialog “neue Buchungseinheit anlegen” hinzufügen’ ein Häkchen setzt und dies speicherst. Dann kannst Du die vorhandene Veranstaltung anklicken und die vollständige Adresse des Veranstaltungsortes dort in das neue Feld eingeben. Wenn Du mehrere Kurse oder Events anbietest, dann wird in der Benutzeransicht mehr Platz erscheinen für weitere Informationen. Das kann dafür genutzt werden, um genauer zu beschreiben, wo die einzelen Veranstaltungen stattfinden. Wenn Du Deinen Veranstaltungskalender veröffentlichst, dann wird diese Information in die passenden Felder bei Outlook, iCal oder Google Kalender eingetragen.

Füge einen Preis hinzu

Du kannst den Preis für Deine Veranstaltung einstellen oder Informationen von Kreditkarten (aber nicht die dreistellige Sicherheitsnummer) abfragen. Wenn Du unter dem Reiter Ressourcen unter der Überschrift ‘Preis’ auf Ein Preisfeld zum Dialog “neue Buchungseinheit” hinzufügen klickst und speicherst, kannst Du erweitere Preisregeln einstellen unter Preise einstellen, wie etwa zusätzliche Kosten für ein Essen vor der Veranstaltung. Wie die Festlegung von Preisen und Zahlung im Detail eingestellt werden kann, findest Du unter Füge Deinem Onlineterminkalender Bezahlung hinzu.

Passe die Zeit an

Unter Zeit kannst Du die übliche Standard Dauer für ein Zeitfenster einstellen und die Benutzeransicht der Zeitdarstellung ändern. Alle eingegebenen Zeiten auf den ganzen Tag zu runden ist dann eine gute Wahl, wenn Du SuperSaaS für Veranstaltungen nutzt, die mehrere Tage dauern.

Teste den Kalender aus Sicht eines Besucher

Teste den Ablauf der Buchung aus der Sicht eines Kunden, um sicher zu sein, dass der Terminkalender sich wie erwartet verhält. Dafür musst Du zwischen dem Zugang für den Administrator und dem Benutzer-Zugang hin und her wechseln, was ausführlich unter Teste den von Dir erstellten Kalender erklärt wird.

Du kannst eine Buchung als Benutzer bzw. Kunde erstellen und sie später wieder löschen, wenn Du getestet hast, ob Dein Veranstaltungskalender gut funktioniert.

Jeder Terminkalender hat seine eigene URL, die Du unter KONFIGURIEREN unter Übersicht sehen kannst. Wenn Du einen Kunden direkt zu einem bestimmten Kalender leiten möchtest, dann kannst Du diesen Link per Kopieren und Einfügen in eine Email oder SMS einfügen. Wenn ein Teilnehmer den Kalender öffnet, dann kann er sich rechts oben in der Ecke einloggen.

Cupcake Kalender Benutzer

Integriere den Veranstaltungskalender in Deine Webseite

Wenn Du Deinen Veranstaltungskalender eingerichtet und soweit getestet hast, dass er Deinen Erwartungen entspricht, dann kannst Du jetzt Deine Kunden dort hinleiten.

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten Deinen Veranstaltungskalender Deinen Kunden anzubieten:

  1. Setze einen Link auf Deine eigene Webseite, der auf Deinen SuperSaaS Terminkalender weiterleitet.
  2. Bette die SuperSaaS-Seite mit einem Fenster auf Deiner eigenen Webseite ein.

Lerne mehr darüber auf den Seiten Integriere einen Online-Terminplan und -kalender in Deine Webseite.

Beispiele für die Integration

Dein Veranstaltungskalender kann Deinen Benutzern auf unterschiedliche Arten gezeigt werden und er kann auf Deiner Webseite mit Hilfe eines iFrames integriert werden, auf einem mobilen Gerät angewendet oder einfach zu SuperSaaS verlinkt werden.

Wenn Du gerne das Aussehen von Deinem Kalender ändern möchtest, dann gibt es dafür verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, lerne mehr darüber und über weitere Möglichkeiten der Gestaltung Deines Veranstaltungskalenders unter Formatierungsoptionen.