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Kapazitätsplan

Erstelle ein online Terminsystem für ein Fitness Studio

Klicke auf den Pfeil, um die Videoanleitung anzusehen oder folge den Schritten unten.

Diese Anleitung zeigt Dir wie ein online Terminsystem für Gruppenkurse und Veranstaltungen, wie Fitnessklassen, eingerichtet wird. Diese Vorgaben kannst Du an Deine persönlichen Ansprüche anpassen.

Wenn Du Gruppenaktivitäten, Besichtigungen und Reisen für Gruppen oder Schulungen und Weiterbildungen für Unternehmen planen willst, dann ist diese Anleitung auch dafür passend. Dieses online Terminplanungssystem ist bekannt als Kapazitätsplan, der genutzt wird für Buchungen, die von mehreren Leuten zur gleichen Zeit gemacht werden können.

Wenn Du dagegen ein online Terminplanungssystem für einen Einzelevent brauchst, dann ist wahrscheinlich die Anleitung für Events die bessere Auswahl für Deine Anforderungen.

Wenn Du vorhast die Veranstaltung in Zeiteinheiten zu unterteilen, wo jede Einheit von einer Person gebucht werden kann, und die Einheiten in regelmäßigen Intervallen geplant werden, wie beispielsweise Elternabende, dann ist eine Anleitung Ressourcenplan wahrscheinlich die bessere Wahl.

Anmelden für eine Gruppenveranstaltung

Eine entscheidende Funktion von diesem Typ online Kalender besteht darin, dass der Administrator verfügbare Zeiteinheiten anlegen und definieren kann mit einer vorher bestimmten Kapazitätsmenge. Einzelne können nur Buchungen für vorherbestimmte Zeiteinheiten machen und sie können keine zufälligen Buchungen außerhalb dieser Zeiten vornehmen.

Dieses online Terminplanungssystem ist passend, wenn:

  • Du mehr als eine Veranstaltung hast
  • Du möchtest, dass Leute ein Veranstaltungsdatum aus einem online Kalender auswählen
  • Deine Veranstaltung verschiedene Komponenten hat, die separat ausgewählt werden können

Diese Anleitung zeigt die folgenden Anpassungen:

  • den online Kalender für das Planen von Gruppenveranstaltungen nutzen
  • ein Feld für den Ort anlegen
  • Zahlung erhalten von jedem Teilnehmer

Du kannst das Endergebnis auf der Demo Fitness Studio Kalender sehen.

Online Terminplanungssystem einrichten in 5 einfachen Schritten

Die effektivste Art Deinen online Termin Kalender einzurichten ist das Anwenden eines Einrichten-und-Testen-Kreislauf:

Einrichtung eines Basis-Kalenders mit dem Kalender-Tool

Bevor Du anfängst

Um den Schritten in dieser Anleitung zu folgen, brauchst Du ein SuperSaaS-Konto. Es ist kostenlos und alles, was Du brauchst ist eine gültige Email-Adresse. Logge Dich in Dein Konto ein, um Dein Dashboard zu erreichen.

Wähle den richtigen Kalender Typen

Klicke Neuer Plan im Menü auf der rechten Seite von Deinem Dashboard. Du wirst so durch das Kalender-Tool geleitet, dass Du die richtigen Einstellungen für Deinen Terminkalender auswählen kannst.

Zuerst musst Du wählen, ob Du einen Ressourcen-, Kapazitäts- oder Service-Plan als Kalender erstellen willst. Wähle den Kapazitätsplan für diese Anleitung, da mehr als eine Person einen Fitness Kurs besuchen kann.

Das ist am Anfang eine wichtige Wahl, weil die einzige Art das wieder zu verändern darin besteht wieder mit einem neuen Kalender zu beginnen. Beachte, dass alle anderen Einstellungen innerhalb des Kalenders jederzeit geändert werden können.

Gib Deinem Kalender einen Namen

Der Titel, den Du Deinem Terminkalender gibst, wird in Kombination mit dem Namen Deines SuperSaaS-Kontos zusammen die URL bilden, die Deine Kunden sehen, wenn sie Deinen online Buchungssystem nutzen.

Setze eine kurze, aber passende Beschreibung als Namen für den Kalender ein. Du kannst ihn später jederzeit verändern (genauso wie Deinen Konto-Namen), beachte dabei aber, dass sich die Webadresse Deines Kalenders dabei entsprechend mit verändert und Du es Deine Kunden wissen lassen solltest.

Tippe den Titel für den Kalender ein, beispielsweise “Fitness Studio” und klicke Nächster Schritt.

Lege die Kapazitätsmenge und die Dauer des Zeitfensters fest

Lege fest wie viele Teilnehmer Deinen Kurs belegen können und wähle Mehrmals: Gib eine Zahl ein, wie viele Nutzer eine Zeiteinheit gleichzeitig nutzen können und gib eine niedrige Zahl an, um die Funktion der Warteliste zu testen. Du kannst das später jederzeit anpassen. Wähle Unbegrenzt, wenn Du die Anzahl der Leute, die einen Kurs belegen können, nicht eingrenzen willst.

Auswahlmenü

Du kannst den Standardwert für die Zeitlänge eines Kurses einstellen, was in dieser Anleitung 60 Minuten ist. Wähle die Warteliste, um Teilnehmern die Möglichkeit anzubieten ihren Namen auf eine Warteliste zu stellen, wenn Dein Kalender ausgebucht ist.

Unter Kalender wähle Zeigen Sie einen Kalender mit Zeitfenstern an, unter denen die Teilnehmer wählen können, weil Dein Terminplanungssystem mehr als einen Kurs anbieten wird. Durch das Klicken auf Beenden wird ein Kalender erstellt, der online verfügbar ist.

Nun hast Du ein funktionierendes online Terminplanungssystem. Der nächste Schritt zeigt, wie Du die Kurse zeitlich festlegen und wie Du Dein Kalender testen kannst.

Den Kalender ausprobieren, um zu sehen ob er richtig funktioniert

Um Deinen Terminplaner als Administrator zu benutzen, klicke auf BENUTZEN im Hauptmenü des Kalenders. Das ist nur sichtbar, wenn Du als Administrator eingeloggt bist.

Auswahlfenster

Normale Benutzer werden denselben Terminkalender sehen aber mit weniger Optionen. Du findest BENUTZEN auch auf Deinem Dashboard.

Du hast Zugang zu Deinem Dashboard über den Link in der rechten oberen Ecke auf Deiner Bildschirmansicht. Du kannst die Seite in Deinem Browser für die tägliche Anwendung markieren und als Lesezeichen hinzufügen.

Wenn Du das erste Mal das Terminplanungssystem öffnest, dann wird es leer sein. Das meiste, was Du hier siehst, kann bearbeitet werden, wo Du Ansichten und ihre Proportionen anpassen kannst. Beispielsweise kannst Du wählen, ob ein Tag, eine Woche oder ein Monat sichtbar ist.

Leerer online Terminkalender

Erstelle ein Zeitfenster für einen Kurs

Kicke in den Kalender zu einer Zeit, wo Du gerne einen Kurs erstellen möchtest. Ein Neues Zeitfenster erscheint als Popup Fenster. Falls das Fenster an einer ungünstigen Stelle erscheint, kannst Du es einfach an einen besseren Platz auf dem Bildschirm ziehen.

Neue Zeiteinheit Dialogfenster

Gib das Datum, die Zeit und den Titel für den Kurs ein, wie beispielsweise “Pilates Anfänger”. In dem Feld Beschreibung kannst Du Bilder und Erklärungen über den Kurs eingeben. Bilder müssen online verfügbar sein, um hierhin verlinkt werden zu können (beispielsweise beginnt der Bild Name mit “https”).

Alternativ kannst Du den Platz über dem Kalender nutzen, um eine ausführliche Beschreibung zu geben. Es gibt dazu mehrere Einstellungsmöglichkeiten unter Layout dafür, was auch beinhaltet, wie Du Farben ändern oder Bilder hinzufügen kannst.

Wenn Du auf die von Dir erstellte Zeiteinheit klickst, dann zeigt sie einen leeren Kurs ohne jede Anmeldung. Unter Neue Reservierung kannst Du selber neue Teilnehmer für diesen Kurs einstellen, wenn Du beispielsweise Buchungen per Telefon annimmst. Beachte, dass die Leute, die Deinen online Kalender sehen nicht dieselben Funktionen haben, die Du als Administrator sehen kannst.

Erste Buchung

Erstelle eine Buchung

Klicke auf Neue Reservierung, um eine Kundenbuchung zu erstellen. Als Standard fragt das System nur nach einem Namen, aber Du kannst weitere Details einstellen unter KONFIGURIEREN Vorgang. Speichere die Buchung durch klicken auf Reservierung erstellen.

Der Kurs zeigt nun 1/3, was bedeutet, dass ein Platz von drei verfügbaren belegt ist.

Ein grüner Haken zeigt, dass dieses Zeitfenster jetzt eine Buchung hat. Das ist bequem für Deine Kunden, da sie schnell sehen können welche Kurse sie belegt haben.

Bearbeite den Kurs

Du kannst einen Kurs ändern, wenn Du auf den Kurs klickst und dann auf Zeitfenster bearbeiten klickst. Wenn Du einzelne Angaben für einen Kurs ändern willst, wie beispielsweise die Uhrzeit wann der der Kurs beginnt, dann verändere diese Zeitangabe und klicke auf Zeitfenster aktualisieren und alle Buchungen für diesen Kurs werden auf die neue Zeit verschoben.

Einstellungen anpassen

Jetzt hast Du einen Basis online Terminplanungssystem, das einen Fitness Kurs anbietet. Du kannst die Standardeinstellungen anpassen, damit sie Deinen Anforderungen gerecht werden.

Reiter Ressourcen

Ansicht zur Bearbeitung

Klicke KONFIGURIEREN, um zu Übersicht zu gelangen mit einer Auflistung aller Möglichkeiten, die Du verändern und anpassen kannst. Auf dieser Seite kannst Du Dein online Terminplanungssystem sperren oder ganz löschen.

Bestimme die Parameter der Ressourcen

Ressourcen enthalten die Einstellungen, mit denen die allgemeinen Parameter Deines online Terminplanungssystems bestimmt werden. Die erste Möglichkeit umfasst die Einstellung die Ressource richtig zu benennen, was in diesem Fall “Fitness Club” ist.

Die Begriffe, die Du wählst anstelle der Standardwerte, wie “Zeitfenster” und “Buchung” werden im gesamten System verwendet, inklusive der Fehlermeldungen, Email Erinnerungen und Hilfeseiten.

Du kannst den Begriff “Benutzer” beispielsweise in “Teilnehmer” ändern. Das kannst Du unter Layouteinstellungen (behalte dabei in Erinnerung, dass die Änderung der Benennung in Deinem gesamten Konto angewendet wird). Dabei werden die Werte für die Benennung erst in der Einzahl und dann mit Komma getrennt mit Mehrzahl eingegeben. Das Geschlecht der Wörter wird gekennzeichnet mit ª (für männlich), º (weiblich) oder · (sachlich). Für das Wort Teilnehmer würde das dann folgendermaßen aussehen: ªTeilnehmer,ºTeilnehmer

Bestimme die Anzahl/Kapazität

Du kannst festlegen, wie viele Leute an Deinem Kurs teilnehmen können. Und wenn Du mehrere Kurse mit unterschiedlicher Teilnehmerzahl erstellen willst, dann kannst Du für jeden eine andere passende Anzahl der Kapazität angeben. Bei der Eingabe Null wird die Begrenzung ganz aufgehoben.

Das zweite Feld legt fest, wie viel Plätze eine Person auf einmal für einen Kurs buchen kann. Jede Einstellung in diesem Feld, die von 1 abweicht, verändert die Ansicht und erweitert diese um ein Feld für die Menge der Buchungen.

Bei einem Fitness Kurs kann es sinnvoll sein diesen Wert bei 1 zu belassen. Wenn Du aber Karten für ein Spiel oder Konzert verkaufen möchtest, dann ist es ratsam den Leuten das Kaufen von mehreren Tickets zugleich zu erlauben.

Als nächstes kannst Du festlegen, wie viele Buchungen jemand für alle Kurse betrachtet zusammen machen darf. Du kannst auch bestimmen, ob diese Summe vergangene Buchungen umfassen soll. Wenn das Maximum erreicht ist, kann der Kunde nur bestehende Buchungen ändern oder vorhandene Buchungen löschen. Du kannst eine getrennte Begrenzung der Anzahl von Buchungen, die innerhalb eines Tages oder in derselben Woche stattfinden, vornehmen.

Es gibt zwei Kontrollkästchen, die bestimmen ob der Teilnehmer mehr Termine als vorgegeben machen darf für denselben Kurs und die Information über die Kapazität (Menge der Teilnehmer) sichtbar ist für andere Leute außer Dir. Beachte, dass das System nur durch den Login-Namen bestimmen kann, ob es sich um “dieselbe Person” handelt.

Wenn Du also den Leuten erlaubst selber ihre Login-Namen zu erstellen (oder Du anonyme Buchungen zulässt), dann kann das System die Leute nicht davon abhalten eine zweite Buchung zu machen mit einem anderen Login-Namen.

Bearbeite die Warteliste

Überbuchung bezieht sich auf die Warteliste. Du kannst festlegen ob Du die Grenze der maximalen Anzahl sofort überschreiten willst oder lieber Teilnehmer auf einer Warteliste platzierst bis eine Buchung storniert wurde.

Eine separate Liste wird für jeden Kurs erstellt, wenn der Kasten für eine automatische Platzierung auf der Warteliste mit einem Häkchen versehen wurde. Dann wird ihnen bei Eingabe ihres Namens automatisch ein Platz angeboten, wenn eine Stornierung reingekommen ist.

Wenn Du mehrere Buchungen pro Person erlaubst und jemand verlangt mehr Plätze als verfügbar sind, dann werden diese in die Warteliste verschoben. Während der Buchung erscheint ein Feld für die Menge, wo die Teilnehmer die Anzahl der Plätze, die sie wünschen, eingeben können.

Behalte in Erinnerung, dass die automatische Platzierung den Zeitbeschränkungen bei den Einstellungen unter Vorgang folgen. Wenn der Kalender so eingestellt ist, dass Buchungen nur ein Tag im Voraus erlaubt sind, dann stoppt die automatische Platzierung dort ebenfalls.

Ergänze ein Orts-Feld

Du kannst festlegen, wo Deine Kurse stattfinden, indem Du den Ort in das Adressfeld eingibst. Wenn Du mehrere Kurse hast, wird die Schnittstelle Platz schaffen für die zusätzliche Information. Wenn Du Deinen Kalender veröffentlichst, wird diese Information an das passende Feld für den Ort in Outlook, iCal oder Google Kalender weitergeleitet.

Ort oder Lage

Stelle Preis und Zeit ein

Du kannst den Preis für Deinen Kurs eingeben oder Kreditkarteninformationen erhalten (aber nicht den dreistelligen Sicherheitscode). Der Wert, den Du eingibst, ist nur eine Standard-Vorgabe für den Preis. Du kannst jeden Kurs im Preis einzeln anpassen, falls nötig. Durch das Klicken auf Preise einstellen, kannst Du fortgeschrittene Preisregeln einstellen.

Beachte, dass das zeigen eines Preises es nicht nötig macht, dass Du die Zahlung über diese Webseite abwickeln musst. Du kannst entscheiden einen Preis zu zeigen, aber die Zahlung auf eine andere Art organisieren. Du findest mehr Informationen über die Einsatzmöglichkeiten der Preisregeln und Zahlungsmethoden unter Bezahlung.

Bei Zeit kannst Du die vorgegebene Zeitdauer für ein Zeitfenster eingeben und die Ansicht für den Nutzer ändern in welcher Form er die Zeit sehen kann. Alle Zeiten auf einen ganzen Tag runden macht Sinn für Veranstaltungen, die über mehrere Tage gehen.

Preise

Zugangskontrolle festlegen

Das System hat Standardwerte wer sich anmelden kann für Deinen Kurs oder Workshop. Du kannst beispielsweise von Teilnehmern verlangen, dass sie sich anmelden oder jedem, der Deinen Kalender sieht, erlauben sich für Deine Fitnesskurse anzumelden. Finde mehr raus über die Zugangsmöglichkeiten unter Zugang zu Deinem Kalender kontrollieren.

Zugang zum Kalender Cupcake Workshop

Teste den online Kalender aus Sicht eines Kunden

Behalte in Erinnerung, dass Dein online Terminplanungssystem für Dich anders aussieht als für Deine Kunden oder Besucher im Kalender. Um den Kalender wie ein regulärer Besucher zu erleben, logge Dich aus und komme zum Kalender zurück als normaler Benutzer. Eine gute Möglichkeit, um zwischen dem Modus als Administrator und Besucher/Benutzer hin und her zu wandern ist das Benutzen eines zweiten Browsers. Dann kannst Du den einen Browser verwenden, um Dich als Administrator einzuloggen und den anderen, um Dich als Benutzer einzuloggen.

Wenn Du jemanden direkt zu einem bestimmten Kalender leiten möchtest, dann kannst Du den Link dorthin unter KONFIGURIEREN Übersicht finden. Wenn die Kunden erst auf dem Kalender sind, können sie auf den Login-Bereich auf der rechten Seite des Bildschirms klicken.

Fitness Kalender Benutzer

Integriere das Buchungssystem auf Deiner Webseite

Wenn Du Dein online Terminplanungssystem eingerichtet und getestet hast, um sicher zu gehen, dass alles richtig funktioniert, dann kannst Du es mit Deinen Kunden teilen.

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten die Leute zu Deinem Kalender zu leiten:

  1. Erstelle ein Link zu Deinem online Terminplanungssystem und Kalender von Deiner Webseite aus.
  2. Bette die SuperSaaS Webseite in einem Fester auf Deiner eigenen Webseite ein.

Du kannst mehr darüber erfahren im Bereich Service Dokumentation, wie Du einen Kalender in Deine Webseite integrieren kannst.

Integration Beispiele

Dein online Terminplanungssystem kann den Benutzern und Kunden auf unterschiedliche Weise gezeigt werden. Es kann auf Deiner Webseite mit Hilfe eines iFrame integriert werden, auf einem mobilen Gerät verwendet werden oder einfach verlinkt werden zu SuperSaaS.

Wenn Du das Aussehen und die Farbe von Deinem Kalender ändern willst, erfährst Du mehr darüber, wie das gemacht werden kann und weitere Formatierungsmöglichkeiten unter Das Erscheinungsbild eines Kalenders ändern.