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Ressourcen Kalender

Wie ein Terminbuchungssystem für einen Therapeuten erstellt wird

Die Anleitung benutzt den Terminbuchungskalender eines Massage Therapeuten als Beispiel für die Einrichtung eines Ressourcen Kalenders. Es kann an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden, wie das Terminieren von Konferenzräumen, Buchungen eines Fotografen oder Fahrstunden. Du kannst diesen Leitfaden für Buchungen, die von einer Person zur gleichen Zeit gemacht werden soll, einsetzen.

Wenn Du Gruppenangebote, wie Klassen brauchst, dann ist die Anleitung Kapazitäts-Kalender die bessere Wahl. Wenn Du Deine Kunden aus einer Liste von Angeboten auswählen lassen möchtest, dann schau mal die Anleitung Service-Kalender an.

Einen Einzeltermin buchen

Der Ressourcen Kalender erlaubt es Leuten eine bestimmte Zeit als Einzeltermin mit einer Person, einer Sache oder einem bestimmten Raum zu buchen.

Diese Anleitung zeigt folgendes:

  • Wie der Terminplaner als einfaches Instrument zur Terminbuchung genutzt wird
  • Wie unterschiedliche Terminarten und Zeitlängen in einem Drop-down-Menü angeboten werden
  • Wie Zahlung bei jedem Termin eingesammelt wird

Du kannst das Endergebnis auf der Seite Therapeuten Demo sehen.

Den Kalender in 5 einfachen Schritten einrichten

Die effektivste Art und Weise Deinen Termin Kalender einzurichten ist das Anwenden von einem Einrichten-und-Testen-Kreislauf:

Einrichtung eines Basis-Kalenders mit dem neuen Zauber-Werkzeug

Bevor Du anfängst

Um den Schritten in dieser Anleitung zu folgen, brauchst Du ein SuperSaaS-Konto. Es ist kostenlos und alles, was Du brauchst ist eine gültige Email-Adresse. Logge Dich in Dein Konto ein, um Dein Dashboard zu erreichen.

Wähle den richtigen Kalender Typen

Klicke Neuer Plan im Menü auf der rechten Seite von Deinem Dashboard. Du wirst zu dem neuen Kalender-Zauber-Werkzeug geleitet, wo Du die richtigen Einstellungen für Deinen Terminkalender auswählen kannst. Zuerst musst Du wählen, ob Du einen Ressourcen-, Kapazitäts- oder Service-Plan als Kalender erstellen willst.

Das ist am Anfang eine wichtige Wahl, weil die einzige Art das wieder zu verändern darin besteht wieder mit einem neuen Kalender zu beginnen.

Wähle den Ressourcenplan, der den Leuten erlaubt einen Einzeltermin mit einer Person, einer Sache oder einem bestimmten Raum zu machen. Es ist ideal für einen Massage Therapeuten, der nicht zwei sich überschneidende Termine machen kann.

Bestimme wer Änderungen am Kalender machen darf

Wähle die erste Option, Buchungs- oder Reservierungssystem, die von Kunden verlangt sich für Deinen Terminkalender anzumelden, um einen Termin zu machen. Die zweite Möglichkeit, der Selbstbedienungsplan erlaubt den Benutzern einer bestimmten Gruppe Termine zu machen oder zu löschen. Das würde beispielsweise passen, wenn Du einen Terminplaner für einen Konferenzraum innerhalb einer Firma erstellst. Die letzte Option, der Veranstaltungskalender, erlaubt autorisierten Administratoren oder Superusern Änderungen vorzunehmen, während die Benutzer den Terminkalender sehen, dort aber keine Änderungen vornehmen können.

Wähle eine oder mehrere Ressourcen

Ein Massage Therapeut ist die einzige Ressource, die gebucht werden kann, so dass die erste Option Eins: Nur eine Ressource oder Person, ein Objekt oder einen Ort die beste Auswahl für diesen Typ Kalender ist. Wenn Du mehr als eine Person oder eine Sache hast, die gebucht werden kann, dann kannst Du diese bei der zweiten Option auflisten für mehrere Ressourcen.

Gib Deinem Kalender einen Namen

Der Titel, den Du Deinem Terminkalender gibst, wird in Kombination mit dem Namen Deines SuperSaaS-Kontos zusammen die URL bilden, die Deine Kunden sehen, wenn sie Deinen Kalender benutzen. Setze eine kurze, aber passende Beschreibung als Namen für den Kalender ein. Du kannst ihn später jederzeit verändern (genauso wie Deinen Konto-Namen), beachte dabei aber, dass sich die Webadresse Deines Kalenders dabei entsprechend mit verändert. Tippe den Titel für den Kalender ein, beispielsweise “Therapeut” und klicke Nächster Schritt.

Stelle Deine Verfügbarkeit ein

Die Einstellungen hier legen grundlegende Einschränkungen fest. Du kannst Die Öffnungszeiten für einzelne Tage (oder Ressourcen) ändern. Wenn Termine so eingestellt werden, dass sie zu einer vorbestimmten Zeit anfangen und enden, dann kann das System eine klare Benutzer-Schnittstelle erstellen, indem es vorbestimmte Zeitfenster (oder Bausteine) aufstellt, auf die Kunden klicken können, um einen Termin zu machen. The Therapeut Terminkalender Demo shows this type of setup.

Du kannst Terminen eine festgelegte Zeitlänge geben, indem Du beispielsweise *:00, *:30 bei der Option ‘Zu bestimmten Zeiten’ eingibst, wodurch das System ein Zeitfenster zu jeder halben Stunde erstellen wird. Wenn Du Behandlungen mit unterschiedlicher Länge anbietest, dann lasse lieber den Benutzer wählen auf jede Stelle im Kalender klicken zu können, um die passende Zeit auszuwählen.

Wenn Du auf Beenden klickst, erstellt sich automatisch der Kalender und ist online zugänglich. Jetzt hast Du einen funktionierenden Terminkalender. Gehe zu Schritt 2, um zu prüfen, ob er wie erwartet arbeitet.

Den Kalender ausprobieren, um zu sehen, ob er wie erwartet arbeitet

Um Deinen Terminplaner als Administrator zu benutzen, klicke auf BENUTZEN im Hauptmenü des Kalenders. Beachte, dass es nur sichtbar ist, wenn Du als Administrator eingeloggt bist.

Normale Benutzer werden den selben Terminkalender sehen aber mit weniger Optionen. Du findest BENUTZEN auch auf Deinem Dashboard.

Du hast Zugang zu Deinem Dashboard über den Link in der rechten oberen Ecke auf Deiner Bildschirmansicht. Du kannst die Seite in Deinem Browser für die tägliche Anwendung markieren und als Lesezeichen hinzufügen.
Leerer Kalender

Erstelle einen Termin

Klicke auf ein Zeitfenster (oder vorherbestimmte Bausteine, wie in der Demo zu sehen ist) und dann erscheint ein Neue Reservierung Dialog-Fenster. Wenn das Fenster an einer ungünstigen Stelle liegt, dann kannst Du es einfach mit der Maus auf einen besseren Platz ziehen.

Einen Termin erstellen

Um ein Datum festzulegen, kannst Du entweder aus einem Pop-up-Kalender auswählen oder von Hand ein Datum eingeben. Als Standard erfragt das System einen Namen und eine Telefonnummer. Du kannst hier zusätzliche Felder hinzufügen, um mehr Buchungsdetails zu sammeln.

Klicke auf Reservierung erstellen und der Terminplaner aktualisiert sich und zeigt das eingebuchte Zeitfenster. Wenn Du den Termin bearbeiten willst, klicke erneut darauf und mache die Änderungen. Klicke Reservierung aktualisieren bevor Du es schliesst, um die Änderungen zu speichern.

Kalender mit Termin

Die Einstellungen korrigieren

Du kannst die Standardeinstellungen für Deinen Terminkalender unter KONFIGURIEREN im Hauptmenü Deines Kalenders sehen und entsprechend Deiner Anforderungen ändern. Bei ÜBERWACHEN bekommst Du eine Zusammenfassung aller Optionen, die Du ändern kannst. Hier kannst Du den Terminkalender auch vorübergehend sperren oder ihn ganz löschen.

Ressourcen-Reiter für den Administrator

Bearbeite die Parameter der Ressourcen

Ressourcen enthalten die Einstellungen, die die Personen, die Dinge oder den Raum, den Du planst, festlegen. Beachte, dass Ressourcen ein anders aussehen wird, wenn Du einen Kapazitätskalender baust.

Bei einer Massagentherapie ist die Haupt-Ressource eine Person. Du kannst beispielsweise die Verfügbarkeit eines zweiten Therapeuten in demselben Kalender einfügen. Beachte, dass alle verknüpften Reservierungen auch gelöscht werden, wenn Du eine Ressource löschst.

Du findest weit mehr Informationen über die breite Auswahlmöglichkeit an Einstellungen unter Zugang, Vorgang und Layout auf den Seiten der Support Dokumentation.

Definiere Deine Reservierung

Unter Begriff, mit dem ein Eintrag im Plan bezeichnet wird kannst Du aus einer Liste einen Begriff auswählen mit dem Du “Reservierungen” im Kalender nennen willst oder Du kannst einen selbstgewählten benutzerdefinierten Begriff einsetzten, wie das System Deine Reservierungen nennen soll. In unserem Beispiel wäre “Sitzung” oder “Behandlung” vielleicht eine gute Wahl. Dieser Begriff wird in allen Dialogfeldern, Hilfstexten und Email-Bestätigungen verwendet.

Gib die Einzahl eins Wortes ein und das System wird es automatisch im Englischen in die Pluralform setzen, wo es passend ist. Für andere Sprachen, wie im Deutschen, gib den Begriff erst in der Einzahl und dann in der Mehrzahl durch ein Komma getrennt ein. Dann setze vor das jeweilige Wort die entsprechende kleine Kennzeichnung für das Geschlecht des Wortes. Stelle direkt ein ª vor ein weibliches Wort (die, eine), ein º vor ein männliches Wort (der, einer) oder ein · vor ein sachliches Wort (das, ein) ohne Leerzeichen vor dem Wort. In unserem Beispiel sollte das beispielsweise so aussehen, “ªBehandlung, ªBehandlungen”.

Der Begriff, mit dem der Kalender den “Benutzer” benennt, kann auch kundenspezifisch angepasst werden. Das findest Du unter Layouteinstellungen auf dem Dashboard unter der Überschrift “Wie soll die Anwendung Ihre Nutzer nennen”. Beispielsweise kannst Du “Kunde” oder “Mitarbeiter” wählen. Eine eigene kundenspezifische Benennung solltest Du genauso eingeben, wie im vorhergehenden Absatz beschrieben. Es wird bei allen Kalendern in Deinem SuperSaaS-Konto angewendet.

Begrenzung pro Benutzer

Als nächstes bestimmst Du die Anzahl der Termine, die ein Benutzer machen kann unter Limit pro Benutzer. Wenn das Maximum erreicht ist, kann der Kunde nur bestehende Termine ändern oder löschen.

Du kannst aussuchen ob bisherige Termine in die Gesamtzahl mit einberechnet werden sollen oder ob die Anzahl sich nur auf zukünftige Termine beziehen soll. Du kannst auch eine zusätzliche Begrenzung der Anzahl der Termine, die an einem Tag oder innerhalb einer Woche gemacht werden dürfen festlegen.

Terminlänge

Es gibt drei Optionen, um die Terminlänge oder Termindauer zu bestimmen:

  1. Der Kunde bestimmt die Zeitdauer des Termins (Terminlänge) selber, indem er eine Anfangs- und Endzeit wählt. Du kannst eine Minimum- oder Maximum-Zeitlänge als Dauer für den Termin vorgeben, um die Auswahlmöglichkeiten Deiner Kunden zu begrenzen.
  2. Alle Reservierungen haben dieselbe feste Zeitdauer. Lege diese Dauer einfach als Standardwert fest.
  3. Der Kunde wählt die Dauer aus einer Drop-down-Liste aus. Wenn Du diese Option wählst, öffnet sich ein Fenster, wo die Deine Auswahlmöglichkeiten auflisten kannst. Die begleitenden Anleitungen und Hilfstexte erklären, wie diese Option genau festgelegt werden kann.

Der Kalender in der Demo Therapeut bietet “Einführungssitzungen” (60 Minuten), “Mittlere Behandlungen” (90 Minuten) und “Lange Behandlungen” (120 Minuten) an. Also für dieses Beispiel wählst Du die Drop-down-Option.

Preis

Lege fest, was Du für eine Buchung verlangen möchtest. Ob Du eine Bezahlung verlangst oder nicht kannst Du unter Vorgang einstellen. Die Bezahlmethode kann auf dem Dashboard unter Zahlungseinrichtung festgelegt werden.

Du kannst einen festen Preis oder einen Basispreis, der auf der Länge des Termins, auf dem Wochentag oder einiger anderer Faktoren basiert, wählen. Wenn Du wiederholte Termine erlaubst, dann wird sich der genaue Betrag aus der Anzahl der Termine, die ein Kunde macht, addieren.

Preis

SuperSaaS bietet eine breite Matrix an Zahlungsoptionen, die vom Zeigen der Preise von Serviceangeboten und Ressourcen über das Sammeln von Kreditkarteninformationen (ohne die dreistellige Sicherheitsnummer), den Umgang mit Online-Zahlungen bis zur Nutzung unseres Guthabensystems reicht. Du kannst Deinen Kunden auch verschiedene Arten von Ermäßigung und Rabatt anbieten oder Werbeangebote machen.

Mehr Information findest Du unter Füge Deinem Onlineterminkalender Bezahlung hinzu.

Zeitliche Beschränkungen

Du kannst die Standard-Zeitlänge von Terminen und Pufferzeit dazwischen festlegen. Wenn Du die Pufferzeit auf eine andere Zahl als Null stellst, dann hält das System diese Zeit zwischen den Terminen frei. Das kann genutzt werden, um zwischen den Terminen alles wieder aufzuräumen und für den neuen Termin vorzubereiten.

Diese Pufferzeit wird nicht zwischen der Öffnungszeit und dem ersten Termin und nach dem letzten Termin vor der Schließzeit eingerechnet.

Unter dem Reiter Ressourcen im Feld Anfangszeiten beschränken auf kannst Du auflisten welche Zeiten Deine Kunden als Anfangszeit auswählen können. Wenn die Anfangszeit sowie auch die Länge des Termins festgelegt sind, dann kann das System eine Schnittstelle mit ‘Bausteinen’ zeigen, auf die der Kunde klickt, um einen Termin zu machen. In dem Fall bestimmt die Standardlänge die Größe des Bausteins.

Beachte, dass wenn Du keine Begrenzungen der Anfangszeit eingibst, der Termin möglicherweise zu jeder Zeit beginnen kann und vielleicht Deinen Terminkalender voller leeren Stellen lässt. Setzte eine Rundungszeit ein, um zu vermeiden, dass Kunden zu unregelmäßigen Zeiten, wie beispielsweise von 14:07 bis 14:23 buchen. Wenn Du Begrenzungen der Anfangszeit und auch Rundungszeiten eingesetzt hast, dann wird nur die Endzeit gerundet.

Solltest Du einen Service anbieten, der den Kunden erlaubte eine Ressource für einen ganzen Tag zu buchen, wie beispielsweise Fahrradverleihstationen, dann kannst Du alle Zeiten entsprechend runden. Durch die Auswahl von Zeiten auf den nächsten Tag runden wird die Bildschirmanzeige alle Stunden und Minuten auslassen.

Du kannst weiter die Verfügbarkeit durch Öffnungszeiten begrenzen.

Begrenzungen

Teste den Kalender aus Sicht eines Besuchers

Teste den Planungsablauf aus der Sicht eines Kunden, damit Du sichergehen kannst keinen Fehler zu übersehen, bevor er an die Kunden rausgeht und um sicher zu sein, dass der Terminkalender sich wie erwartet verhält. Dafür musst Du zwischen dem Zugang für den Administrator und dem Benutzer-Zugang hin und her wechseln, was ausführlich unter Teste den von Dir erstellten Kalender erklärt wird.

Jeder Terminkalender hat seine eigene URL, die Du unter KONFIGURIEREN unter Übersicht sehen kannst. Wenn ein Kunde den Kalender öffnet, dann kann er sich rechts oben in der Ecke einloggen.

Den Kalender testen

Integriere das Registrierungssystem in Deine Webseite

Wenn Du Deinen Terminkalender eingerichtet und getestet hast, um sicher zu gehen, dass er sich so wie erwartet verhält, dann musst Du Deine Kunden dort hinleiten.

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Du die Leute dazu bewegen kannst Deinen Kalender zu besuchen:

  1. Setze einen Link auf Deine eigene Webseite, der auf Deinen SuperSaaS Terminkalender weiterleitet.
  2. Bette die SuperSaaS-Seite mit einem Fenster auf Deiner eigenen Webseite ein.

Lerne mehr darüber auf den Seiten Integriere einen Online-Terminplan und -kalender in Deine Webseite.

Geräte

Dein Terminkalender kann Deinen Benutzern auf unterschiedliche Arten gezeigt werden und er kann auf Deine Webseite mit Hilfe eines iFrames integriert werden, auf einem mobilen Gerät angewendet oder einfach zu SuperSaaS verlinkt werden.

Aussehen

Du kannst den Platz über dem Kalender benutzen, um eine ausführlichere Beschreibung zu geben oder eine Anweisung zu ergänzen. Wenn Du gerne das Aussehen von Deinem Kalender ändern möchtest, dann gibt es dafür verschiedene Formatierungsoptionen inklusive der Änderung der Farben und dem Hinzufügen von Bildern.

Nun, da Du einen voll funktionsfähigen Terminkalender hast, kannst Du noch sinnvolle Tipps für die tägliche Arbeit mit Deinem Kalender finden. Du kannst Deinen eigenen Arbeitsablauf mit SuperSaaS gestalten mit Hilfe von diesem Bereich, der sich auf ein paar operative Prozesse konzentriert, die am wahrscheinlichsten für die meisten unserer Kunden von Nutzen sein können.