Benutzergruppen ermöglichen einen kontrollierten Zugang zum Online-Terminbuchungskalender

Als Standard ist die Einstellung so gesetzt, dass alle Benutzer zu allen Online-Terminbuchungskalendern Deines Kontos Zugang haben. Das funktioniert in einfachen Situationen gut. Wenn Du möchtest, dass bestimmte Personen nur auf bestimmte Online-Terminbuchungskalender zugreifen sollen, dann bieten Nutzer Gruppen die geeignete Lösung.

Mit Nutzer Gruppen werden Benutzer in Gruppen eingeteilt, und diese können einem oder mehreren Online-Terminbuchungskalendern zugewiesen werden. Dabei kann jeder Online-Terminbuchungskalendern einer oder mehreren Nutzer Gruppe zugleich zugeordnet werden. So kannst Du sicherstellen, dass nur die richtigen Personen den passenden Online-Terminbuchungskalender sehen, dort Buchungen machen oder diese bearbeiten können. Zusätzlich erlaubt das Anlegen von Benutzergruppen einen Arbeitsablauf bei dem Benutzer auf eine Bestätigung warten müssen, bevor sie Zugang zu einem Kalender haben.

Einschränkung Kalenderzugang durch das Zuordnen von Nutzern zu einer Nutzer Gruppe

Nutzer Gruppen erstellen

Die meisten der Einstellungsmöglichkeiten von Benutzergruppen bleiben so lange verborgen bis Du mindestens eine Gruppe anlegst. Du findest den Link zu Nutzer Gruppen oben auf der Seite von Benutzer-Management. Klicke auf Nutzer Gruppen, um eine neue Gruppe zu erstellen. Gib der Gruppe einen Namen unter Beschreibung und klicke auf Hinzufügen.

Ordne einzelne Benutzer Gruppen zu

Um einen einzelnen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, gehe zu Benutzer-Management. Suche nach dem entsprechenden Nutzer und klicke auf das Symbol für das Bearbeiten neben dem entsprechenden Nutzer. Es öffnet sich ein Feld, gehe dort zu Gruppe, wähle im Drop-down-Menü die gewünschte Gruppe und klicke dann auf Benutzer aktualisieren. Damit ist dieser Nutzer der von Dir ausgewählten Gruppe zugeordnet.

Ordne mehrere Benutzer Gruppen zu

Wenn Du mehrere Benutzer einer Gruppe zuordnen möchtest, dann könntest Du überlegen alle Benutzer in einer CSV Datei zu exportieren, die Gruppenspalte in einer Tabelle zu bearbeiten und dann diese Datei erneut in das System zu importieren.

1. Gehe dafür auf der Dashboard-Seite zu Export
2. Wähle unter Format die CSV Datei im Drop-down-Menü aus und klicke auf Export
3. Öffne diese Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie beispielsweise Open Office
4. Trage bei allen Nutzern in der Spalte unter Gruppe die entsprechende Nutzer Gruppe ein
5. Speichere die Datei als CSV Datei unter demselben Namen ab
6. Klicke dann auf der Dashboard-Seite Import und wähle die gerade gespeicherte Datei aus
7. Wähle Bestehende Login-Namen mit den importierten Daten überschreiben und bestätige mit Jetzt hochladen
8. Alle Benutzer sind jetzt der von Dir ausgewählten Gruppe zugeordnet.

Ob diese Zuordnung korrekt ist, kannst Du unter Benutzer-Management kontrollieren.

Kalender Gruppen zuordnen

Unter KONFIGURIEREN > Zugang bei dem Online-Terminbuchungskalender, findest Du die Möglichkeit die Ansicht oder Bearbeitung für diesen Kalender auf eine bestimmte Gruppe zu begrenzen. Abhängig von den anderen Einstellungen auf dieser Seite werden Benutzer entweder ausgeschlossen davon Änderungen vornehmen zu können oder ganz blockiert. Wenn der Zugang ganz blockiert ist, dann sehen Nutzer von nicht autorisierten Gruppen eine Mitteilung darüber, dass sie blockiert sind, sollten sie versuchen Zugang zu dem Online-Terminbuchungskalender zu bekommen. Diese Mitteilung kann bearbeitet werden unter der Einstellung KONFIGURIEREN > Layout, beispielsweise um einen Link zu der Liste mit allen Kalendern einzufügen.

Es kann sinnvoll sein, Nutzern, die nicht eingeloggt sind das Ansehen des Kalenders zu erlauben, aber dabei keine Änderungen vornehmen zu können. Das kann auch eingestellt werden unter KONFIGURIEREN > Zugang, wo es im Bereich Was können Benutzer machen … näher erklärt wird. Wenn ein Benutzer von einer anderen Gruppe nun den Online-Terminbuchungskalender sieht, dann kann er ihn ansehen, aber keine Änderungen vornehmen oder Buchungen und Termine erstellen.

Gruppen löschen

Sei vorsichtig beim Löschen von Gruppen. Die Nutzer darin werden nicht gelöscht, aber sie kehren in denselben Status zurück, wie Nutzer ohne Gruppe. Kalender, die noch immer zu einer gelöschten Gruppe gehören, bleiben so lange unzugänglich bis Du ihre Gruppe wieder in eine existierende Gruppe änderst oder die Beschränkungen der Gruppe aufhebst.

Setze Nutzer Gruppen ein, um die Kalender Liste zu filtern

Standardmäßig kannst Du eine Liste aller Online-Terminbuchungskalender in Deinem Konto zeigen, wenn Du die folgende URL einsetzt: www.supersaas.de/schedule/konto_name Wenn Du einen Wunsch-Domain Namen hast, dann zeigt diese Domain eine Liste von Kalendern inklusive aller Formulare.

Auf der Seite Zugangskontrolle findest Du eine Einstellung, mit der Du die Wahl hast zwischen dem Zeigen einer Kalender-Liste oder der Weiterleitung zu dem ersten Online-Terminbuchungskalender auf Deinem Dashboard hast. Die Anordnung der Online-Terminbuchungskalender kannst Du ändern, indem Du auf einen Online-Terminbuchungskalender klickst und bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle auf dem Dashboard ziehst.

Auf derselben Seite hast Du auch die Möglichkeit Verlange von Benutzer sich zuerst anzumelden auszuwählen. Wenn Du diese Möglichkeit wählst, dann muss sich der Nutzer zuerst anmelden, um sich zu registrieren, falls er noch kein Konto hat. Du kannst für die Ansicht beim Login auf der Seite Layouteinstellungen eine persönliche Willkommensnachricht eingeben.

Wichtig, nachdem der Nutzer sich angemeldet hat, wird die Liste der Online-Terminbuchungskalender gefiltert, sodass nur diejenigen gezeigt werden zu denen der Benutzer Zugang hat. Und wenn der Nutzer nur zu einem einzigen Online-Terminbuchungskalender Zugang hat, wird er automatisch zu diesem Kalender geleitet. Das ermöglicht es Dir einen einzigen Link für Deine Benutzer einzusetzen, beispielsweise auf Deiner Webseite, und erlaubt unterschiedlich gruppierten Nutzern zu dem Online-Terminbuchungskalender zu gelangen, wo Du sie haben möchtest.

Bestätigung verlangen vor dem Zugang zum Online-Terminbuchungskalender

Wenn von Benutzern ein Login verlangt wird und es sind keine Online-Terminbuchungskalender vorhanden, auf die sie zugreifen können, dann wird ihnen die Seite „Blockiert“ vom ersten Online-Terminbuchungskalender in Deinem Konto gezeigt. Weil neue Benutzer generell noch keiner Gruppe zugeordnet sind, kannst Du das nutzen, indem Du diesen Benutzern auf dieser Seite eine Nachricht zukommen lässt. Beispielsweise, wie folgt: „Wir freuen uns über Ihre Anmeldung. Sie können Reservierungen vornehmen, sobald der Administrator Ihren Zugang bestätigt hat.“ Deine eigene Nachricht für neue Benutzer kannst Du auf der Seite KONFIGURIEREN > Layout unter Meldung, die auf dem Login-Bildschirm angezeigt werden soll eingeben und speichern.

Damit Du über jede neue Anmeldung informiert wirst, kannst Du auf der Seite Zugangskontrolle die Einstellung Eine Benachrichtigungsmail an den Administrator senden aktivieren, um immer eine automatische E-Mail zu erhalten, wenn sich ein neuer Benutzer angemeldet hat.

Superbenutzer beschränken durch Zuordnen zu einer Nutzer Gruppe

Beschränke Superbenutzer auf bestimmte Online-Terminbuchungskalender

Als Standard haben Superusers Zugang zu allen Kalendern in allen Konten, unabhängig von der Gruppe, zu der sie zugeordnet wurden. Wenn ein Online-Terminbuchungskalender einer Gruppe zugeordnet wird, dann wird eine zweite Möglichkeit angezeigt, dass es Dir ermöglicht zu verlangen, dass Superbenutzer Teil der Gruppe sind. Superbenutzer werden außerhalb dieser Gruppe wie ein regulärer Besucher des Kalenders behandelt.

Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Du mehrere Therapeuten verwalten willst, jeder mit seinen eigenen Kunden in einem einzigen SuperSaaS Konto. Wenn Du mehrere Superbenutzer für einen Online-Terminbuchungskalender brauchst, aber nicht möchtest, dass sie Zugang zum gesamten Konto haben, dann kannst Du das so einrichten. Wenn Du eine einzige Person als Superbenutzer für einen Online-Terminbuchungskalender brauchst, wie meist üblich, dann brauchst Du keine separate Gruppe zu erstellen. In dem Fall kannst Du einfach die entsprechende E-Mail-Adresse auf der Seite KONFIGURIEREN > Zugang in das entsprechende Feld eingeben und damit wird die Person mit dieser E-Mail-Adresse als Superbenutzer nur für diesen Online-Terminbuchungskalender freigegeben.

Zugangsrechte der Superbenutzer für das Benutzer-Management ändern

Als Standard können Superbenutzer nur die Benutzer aus der eigenen Gruppe sehen und bearbeiten oder Benutzer, die noch keiner Gruppe zugeordnet wurden. Sie können nicht die Gruppe ändern oder einen Benutzer zu einem Superbenutzer machen. Darüber hinaus erstreckt sich die Beschränkung auf die Gruppe auf die Übersichtsseite des Dashboards (ÜBERWACHEN) sowie auf den Import und Export von Benutzern.

Am Ende der Seite Zugangskontrolle findest Du die Einstellung Superbenutzern erlauben, andere Benutzer anzulegen, ihre Zugriffsebene zu ändern …. Wenn Du diese Möglichkeit auswählst, dann kann der Superbenutzer alle Benutzer ändern oder aktualisieren unabhängig davon welcher Gruppe er selber zugeordnet wurde.

Zugang von Superbenutzern zu Formulare beschränken

Als Standard können Superbenutzer aus allen Gruppen alle Formulare sehen und bearbeiten. Superusers können ausgeschlossen werden von der Ansicht von Formularen, die nicht für sie gedacht sind auf der Seite KONFIGURIEREN > Übersicht in einem Formular. Das reguliert den Superbenutzer auf einen normalen Nutzer im Zusammenhang mit diesem Formular. Wenn das Formular also regulären Nutzern den Zugang erlaubt, dann kann auch der Superbenutzer neue Formulare ausfüllen.

Nutzer Gruppen zum Filtern von Produkten im Shop verwenden

Nachdem Du Nutzer Gruppen definiert und das Guthabensystem aktiviert hast, wird auf der Seite Shop-Management eine Option zur Zuweisung von Produkten zu Gruppen angezeigt. Normalerweise kann ein Produkt von jedem Benutzer gekauft werden, aber wenn es einer oder mehreren Gruppen zugewiesen wurde, können nur die Benutzer in diesen Gruppen das Produkt kaufen. SuperSaaS bietet nur eine Art von Guthaben, daher gibt es keine Option für eine bestimmte Art von Guthaben, das nur für einen bestimmten Online-Terminbuchungskalender oder einen bestimmten Kurs verwendet werden kann. Du kannst jedoch einschränken, welche Produkte die Benutzer kaufen können und in welchen Online-Terminbuchungskalendern sie diese ausgeben können.