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Wer kann sich als Benutzer anmelden?

Unter Zugangskontrolle findest Du alle Einstellungen darüber, wer sich in Deinen Kalender eintragen kann und wie dieser Buchungsprozess aussehen soll; welche Schritte soll ein neuer Benutzer bei der Anmeldung durchlaufen und welche Informationen soll er dabei machen müssen.

Beachte: es ist auch möglich, dass Personen eine Buchung ohne jede Anmeldung machen können. In dem Fall brauchst Du die Einstellungen auf dieser Seite nicht und kannst direkt zum nächsten Thema weitergehen. Allerdings sind einige wichtige Funktionen nicht aktiv, solange die Benutzer sich nicht anmelden müssen: beispielsweise die Möglichkeit, dass die Benutzer ihre eigenen Buchungen verändern können.

Wer kann sich anmelden?

Es gibt sechs Möglichkeiten den Zugang zu Deinem Kalender zu kontrollieren. Das reicht von der Möglichkeit keine Beschränkung einzusetzen bis zu gezielt ausgesuchten Zugangsmöglichkeiten der Benutzer, die den Zugang sehr einschränken können.

Zugangskontrollmöglichkeiten

Die einfachste und benutzerfreundlichste Möglichkeit, den Kalender für Deine Kunden und Interessenten zugänglich zu machen, besteht darin jedem, der die Internetadresse (URL) kennt, eine Buchung auf Deinem Kalender zu erlauben. Falls Du den Kalender für gewerbliche Zwecke nutzen möchtest, kann das von Vorteil sein.

Obwohl SuperSaaS Suchmaschinen, wie Google, davon abhält den Index der Kalender auszulesen, so gibt es doch ein minimales Risiko, das Spammer Deinen Kalender finden und versuchen ihn zu verwenden, um ihre Nachrichten (Werbemüll oder Spam) zu verschicken. Die meisten kannst Du davon abhalten, indem Du eine Anmeldung von Deinen Benutzern verlangst. Die restlichen Spammer kannst Du auch noch ausschließen, indem Du unter Zugangskontrolle folgenden Punkt durch Anklicken auswählst Eine Bestätigungsmail mit einem Link, auf den der Kunde klicken muss, bevor er sich einloggen kann.

Übrigens kannst Du Benutzern, die sich bereits auf Deiner normalen Webseite anmelden, mit einer sogenannten Einfachanmeldung (single sign-on), auch einen automatischen Zugang zu Deinem SuperSaaS Terminkalender geben. So müssen sich Benutzer nicht zweimal auf einer Seite (Webseite + SuperSaaS Kalender) anmelden. Falls Deine Webseite mit einem Contentmanagement System, wie Drupal, Joomla! oder WordPress erstellt wurde, können Dir dabei unsere kostenlosen Zusatzprogramme als Plugin helfen diese Zusatzfunktion einzubauen. Andernfalls müsste dafür eine Schnittstelle als Interface zu Deinem Backend nach Plan eingearbeitet werden, indem Du die folgende Anleitung für Programmierer, wie Webhooks und API Schnittstellen eingesetzt werden können, anwendest.

Wenn Du den Zugang zum Kalender für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen einschränken willst findest Du die entsprechenden Einstellungen unter KONFIGURIEREN und dem Reiter ‘Zugang’. Du hast mehrere Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Gemeinsames Passwort – nur Benutzer, die das gemeinsame Passwort kennen, können sich anmelden. Obwohl damit zufällige Besucher von Deinem Kalender ferngehalten werden, gibt es keine Möglichkeit einzelne Benutzer auszuschließen, wenn sie erst mal das Passwort kennen.
  • Bestimmte IP-Adresse – IP Filter sind nur dann passend, wenn für alle potentielle Benutzer der Zugang zur Webseite über einen einfachen Zugang möglich ist, beispielsweise alle Angestellten einer Firma. Hat ein Benutzer eine Anmeldung innerhalb des vorgegebenen IP-Bereiches erhalten, dann kann er ihn auch außerhalb dieser IP-Adresse nutzen. Unter Kunden-Management ist es möglich zusätzliche Benutzer auch von außerhalb des IP-Bereiches hinzuzufügen.
  • Eine bestimmte Email-Domain – das ist nützlich für Organisationen, die eine eigene Email-Domain haben. Zu der Anmeldung erhalten neue Benutzer eine Email mit einem Bestätigungs-Link, auf das sie klicken müssen, um sich anzumelden. Unter Kunden-Management, können Benutzer mit einer abweichenden Email-Domain, von Hand ergänzt werden
  • Nur Personen, die Du im Voraus festgelegt hast – anstatt der Möglichkeit, dass die Benutzer sich selber anmelden und einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort erstellen, kann so der Administrator (oder Superbenutzer) dies an deren Stelle tun: Entweder manuell im Kunden-Management oder aus einer CSV Datei mit der Import Funktion.

Informationen über Benutzern und Kunden bei der Anmeldung erhalten

Bei der Anmeldung kannst Du zusätzliche Informationen von den Benutzern abfragen. Neben dem typischen Anmelde-Namen und dem Passwort, können auch zusätzliche persönliche Daten abgefragt werden. Zwei weitere Textfelder stehen zur Verfügung, um ergänzende Informationen, die wichtig für Dich sind, als Pflichtfelder in das Anmeldeformular aufzunehmen. Falls weitere Abfragen nötig sein sollten, kannst Du ein eigenes Formular in den Anmeldeprozess integrieren.

Informationen aus der Buchung über Kunden

Die entsprechenden Einstellungen für den Vorgang der Anmeldung kannst Du in Deinem Terminkalender unter Zugangskontrolle einstellen. Jede Information, die Du als Pflichtfeld oder Optional markierst, erscheint in dem Anmeldeformular während der Anmeldung eines neuen Benutzers. Wenn Du ein Fragefeld der Anmeldung als Pflichtfeld auswählst, dann darf das Antwortfeld auf diese Frage nicht unbeantwortet bleiben. Bei Optional hat der Benutzer die Wahl und kann das Fragefeld leer lassen oder beantworten. Angaben, die mit Nicht fragen markiert werden, erscheinen überhaupt nicht im Anmeldeformular. Achtung: Auch das Passwort kann als Fragefeld deaktiviert werden, wenn Du das Fragefeld Passwort auf ‘Nicht fragen’ einstellst. Dann erscheint beim Anmeldeprozess kein Feld zur Eingabe eines Passwortes und dann kann auch kein Passwort vergeben werden.

Diese Seite legt fest, welche Information Du während des Anmeldevorgangs abfragst. Auf der Seite KONFIGURIEREN > Vorgang kannst Du festlegen, ob dieselben Informationen, wie bei der Anmeldung oder andere Informationen während des Buchungsprozesses abgefragt werden sollen. Wenn Du festlegst, dass dieselben Informationen bei der Anmeldung, wie im Buchungsprozess abgefragt werden, dann werden die Informationen aus dem Anmeldevorgang als Standardwert vorgegeben, die während des Buchungsprozesses bearbeitet werden können.

Benutzer können diese Angaben später noch ändern, indem sie auf Ihre Einstellungen, einem Link in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, klicken. Dieser Link wird erst sichtbar, wenn der Benutzer sich angemeldet und eingelogged ist und Du ihn nicht davon ausgeschlossen hast seine eigenen Buchungen bearbeiten zu können, wenn er sich beispielsweise ohne Passwort anmelden kann. (siehe auch Zahlungssysteme, erhöhte Sicherheit und Superbenutzer unten).

Standardmäßig setzt SuperSaaS die Email-Adresse der Benutzer als Anmeldenamen ein. Falls Du keinen Anmeldevorgang nutzen willst, dann solltest Du darauf achten, dass kein Häkchen bei Email-Adresse als Login-Namen verwenden unter Zugangskontrolle gesetzt ist. Das erlaubt Dir die Abfrage der Email-Adressen während des Buchungsvorganges.

Zusätzlich zu den Standard-Fragefeldern, kannst Du zwei zusätzliche Textfelder für weitere Abfragemöglichkeiten einsetzen. Wenn Du einen oder beide Fragefelder aktivierst, dann stehen sie auch im Buchungsprozess zur Verfügung. Der Buchungsvorgang kann unter KONFIGURIEREN > Vorgang bearbeitet werden.

Falls Du mehr als zwei zusätzliche Fragefelder einfügen willst, kannst Du ein eigenes Formular erstellen und dieses für den Anmeldevorgang einsetzen. Wenn Du dieses integrierte Formular erstellt hast (siehe dazu kundenspezifische Formulare hinzufügen), kannst Du es dem Anmeldevorgang hinzufügen, indem Du im Bereich unter der Überschrift Soll jedem Kunden ein Formular beigefügt werden, um zusätzliche Informationen zu erfassen? das Formular auswählst. Wähle dann, wann und ob der Kunde das Formular selber ausfüllen soll, in den darunter liegenden Optionen.

Vorausgesetzt, dass das Supervisor Feld nicht für interne Zwecke genutzt wird, kann es auch dafür genutzt werden, durch das Setzen eines Häkchen bei einem Benutzeranmeldevorgang, sichtbar gemacht zu werden. Für mehr Informationen über das Supervisor Feld und seine Anwendung, siehe bitte unter Benutzerprozess und unter Zahlungen.

Buchungsbestätigung und -prüfung

Normalerweise erhalten neue Benutzer keine Bestätigung der Buchungen. Nach der vollständigen Anmeldung, sind sie automatisch sofort eingelogged in Dein Terminverwaltungssystem und können einen oder mehrere Kalender benutzen. Wenn Du ein Häkchen unter KONFIGURIEREN > Vorgang bei Immer eine Bestätigung senden, wenn die Erstellung … setzt, dann schickt das SuperSaaS System Deinem Benutzer automatisch eine Email zur Bestätigung der Buchung. Den Inhalt dieser Email kannst Du unter Layout (siehe auch Layout) unter ‘Benutzerdefinierte Nachrichten’ anpassen. Wenn Du neben den Emails als Bestätigung für neue Kunden ebenfalls als Administrator von neuen Buchungen informiert werden willst, dann setze unter KONFIGURIEREN > Vorgang ein Häkchen bei Eine Kopie der Erinnerung an den Administrator senden (bcc) unter der Überschrift ‘Sollen wir noch jemanden von einer neuen oder geänderten Buchung benachrichtigen’.

Genehmigungen und Bestätigung von Buchungen

Um unerwünschte Besucher davon abzuhalten, sich bei Deinem Kalender anzumelden, kannst Du von ihnen verlangen ihre Email-Adresse zu verifizieren. Dazu wählst Du unter Zugangskontrolle die Überschrift ‘Sollen wir eine neue Registrierung bestätigen?' und setzt ein Häkchen bei Eine Bestätigungsmail mit einem Link senden, auf den der Kunde klicken muss…. Damit umgehst Du die Leute, die eine falsche oder ungültige Email-Adresse benutzen, da sie keine Bestätigung per Email erhalten und so nicht ihren Zugang aktivieren können.

Um zu verstehen, wie die Anmeldung für neue Benutzer aussieht, kannst Du den Registrierungsvorgang unter Zugangskontrolle in Einzelschritten in der Darstellung eines Ablaufdiagramms überprüfen. Wenn Du beispielsweise die Option Nur Personen mit einer bestimmten IP-Adresse wählst, zeigt der Ablaufplan einen neuen Schritt an, der sagt, dass die IP Adresse geprüft wird. Dies betrifft dann allerdings nur den Anmeldevorgang. Für den Buchungsablauf liegt ein anderes Ablaufdiagramm unter KONFIGURIEREN > Vorgang vor.

Zugangskontrolle Ablaufdiagramm

Zahlungssysteme, erhöhte Sicherheit und Superbenutzer

Am Ende der Seite unter Zugangskontrolle findest Du drei weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zum Thema Anmeldung und Zugangsrechte. Unter der Überschrift ‘Sollen neue Kunden einen Start-Credit bekommen?' kannst Du festlegen, ob neue Benutzer bei der Anmeldung ein Guthaben erhalten. Das funktioniert allerdings nur, wenn Du das Zahlungssystem eingerichtet hast. Wie das genau funktioniert, erfährst unter Guthabensystem.

Andere Einstellungen der Anmeldung/Genehmigung

Die Rubrik ‘Benötigen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen’ ermöglicht es Dir zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einzubauen, um beispielsweise zu verhindern, dass Browser Anmeldenamen und Passwörter speichern. Hier kannst Du die Benutzer davon abhalten die Informationen, die sie bei der Anmeldung gemacht haben, wieder verändern zu können (siehe oben). Abonennten der bezahlten Pakete von SuperSaaS haben auch die Möglichkeit eine sichere Verbindung zu ihren Kalendersystemen via SSL/TLS einzurichten, um Daten und geplante Zahlungsvorgänge optimal zu sichern.

Wenn Du mehrere Kalender in einem Konto hast, dann siehst Du eine Reihe von Einstellungen, die es Dir möglich machen, Deinen Benutzern und Kunden eine Liste aller verfügbaren Kalender zu zeigen. Bei der letzten Einstellung dieser Seite kannst Du entscheiden, ob Superbenutzer neue Benutzer in das Buchungssystem einstellen können und in deren Namen handeln dürfen. (siehe auch Im Alltag mit dem Kalender arbeiten mit weiteren Tipps, wie diese Einstellungen sinnvoll und gewinnbringend genutzt werden).