Wer kann sich als Benutzer anmelden?
Unter Zugangskontrolle findest Du alle Einstellungen darüber, wer sich für die Nutzung Deiner Online-Terminbuchungskalender anmelden kann und wie diese Registrierung aussehen soll. Dazu gehört auch, welche Schritte ein neuer Benutzer bei der Anmeldung durchführen und welche Informationen er dabei angeben soll.
Die Einstellung auf der Seite Zugangskontrolle ermöglichen es Dir, alle Aspekte des Registrierungsprozesses zu definieren:
- Kontrolliere den Zugriff auf Deinen Online-Terminbuchungskalender und lege fest, wer sich anmelden darf
- Erfasse Nutzerdaten bei der Registrierung
- Entscheide, ob eine Bestätigung und Überprüfung erforderlich ist
- Aktiviere weitere Einstellungen für den Zugriff auf Ihren Online-Terminbuchungskalender
Wer kann sich anmelden?
Es gibt sechs Möglichkeiten den Zugang zu Deinem Online-Terminbuchungskalender zu kontrollieren. Jede Option bietet ein anderes Maß an Sicherheit und Flexibilität, sodass Du die Option wählen kannst, die Deinen Bedürfnissen am besten entspricht. Im Folgenden findest Du eine Übersicht über diese Optionen:
- Jeder kann sich anmelden: Die einfachste und benutzerfreundlichste Möglichkeit, den Online-Terminbuchungskalender für Deine Kunden und Interessenten zugänglich zu machen, besteht darin jedem, der die Internetadresse (URL) kennt, eine Buchung auf Deinem Kalender zu erlauben. Falls Du den Kalender für gewerbliche Zwecke nutzen möchtest, kann das von Vorteil sein.
- Gemeinsames Password: nur Benutzer, die das gemeinsame Kennwort kennen, können sich anmelden. Mit dieser Option kannst Du zwar verhindern, dass zufällige Besucher Deines Online-Terminbuchungskalenders Zugang erhalten, aber es gibt keine Möglichkeit, den Zugang für einen bestimmten Benutzer zu sperren, sobald dieser das gemeinsame Kennwort kennt.
- Bestimmte IP-Adresse: Die IP-Filterung eignet sich nur dann, wenn alle potenziellen Nutzer über ein einziges Gateway auf das Internet zugreifen, d. h. alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Sobald ein Benutzer einen Anmeldenamen innerhalb des IP-Bereichs erstellt hat, kann er ihn auch außerhalb des IP-Bereichs verwenden. Unter Benutzer-Management ist es möglich, Benutzer außerhalb des IP-Bereichs manuell hinzuzufügen.
- Bestimmte E-Mail-Domain: Dies ist für Organisationen geeignet, die ihre eigene E-Mail-Domäne haben. Nach der Erstellung eines Anmeldenamens erhalten neue Benutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den sie anklicken müssen. Unter Benutzer-Management können Benutzer mit abweichenden E-Mail-Adressen manuell hinzugefügt werden.
- Bestimmte Benutzer: Anstatt den Benutzer zu erlauben ihre eigenen Anmeldenamen und Passwörter zu erstellen, kann das bei dieser Option der Administrator (oder Superuser) festlegen. Dies kann entweder manuell erfolgen über Benutzer-Management oder aus einer CSV-Datei über Import.
- Registrierung wird auf Deiner Website verwaltet: Wenn Du Deine Benutzer bereits auf Deiner eigenen Website dazu aufforderst, dass sie sich registrieren und anmelden, dann wäre es möglich, ein sogenanntes Single Sign-on einzurichten und sie automatisch auch bei SuperSaaS anzumelden. Auf diese Weise müssen sich Deine Benutzer nicht zweimal anmelden. Wenn Deine Website auf Drupal, Joomla!, Wix oder WordPress basiert, dann helfen Dir unsere kostenlosen Plugins bei der Einrichtung. Andernfalls müsste eine Schnittstelle zu Deinen Back-End-Systemen mithilfe der Dokumentation für Programmierer individuell eingerichtet werden.
Informationen über Benutzer und Kunden bei der Anmeldung erhalten
Bei der Anmeldung kannst Du zusätzliche Informationen von den Benutzern abfragen. Neben dem typischen Anmelde-Namen und dem Passwort können auch zusätzliche persönliche Daten abgefragt werden. Zwei weitere Textfelder stehen zur Verfügung, um ergänzende Informationen, die wichtig für Dich sind, als Pflichtfelder in das Anmeldeformular aufzunehmen. Falls weitere Abfragen nötig sein sollten, kannst Du ein integriertes Formular in den Anmeldeprozess einbinden.
Wenn Du Dein Anmeldeformular einrichtest, kannst Du jedes Informationsfeld in folgende Kategorien einteilen Pflichtfeld, Optional, oder Nicht fragen. Indem Du jedem Feld eine Kategorie zuweist, steuerst Du, welche Informationen bei der Benutzerregistrierung erfasst werden. Hier erfährst Du, was die einzelnen Kategorien bedeuten:
- Pflichtfeld: Benutzer müssen dieses Feld ausfüllen, um mit der Registrierung fortfahren zu können. Bleibt es leer, können sie nicht fortfahren.
- Optional: Benutzer können wählen, ob sie dieses Feld ausfüllen möchten. Es kann leer gelassen werden, ohne den Registrierungsprozess zu beeinträchtigen.
- Nicht fragen: Dieses Feld wird im Anmeldeformular nicht gezeigt.
Beachten Sie, dass auch das Feld Passwort ausgeschaltet werden kann. Dadurch wird das Passwortfeld aus dem Anmeldedialog für Deinen Online-Terminbuchungskalender entfernt. Dann erscheint beim Anmeldeprozess kein Feld zur Eingabe eines Passwortes und dann kann auch kein Passwort vergeben werden.
Die Benutzer können diese Informationen später ändern, indem sie auf den Link der Schaltfläche Ihre Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken. Dieser Link wird nur gezeigt, wenn die Benutzer angemeldet sind. Du kannst Benutzer auch daran hindern, ihre eigenen Informationen zu aktualisieren (siehe Andere Einstellungen unten).
Verwende benutzerdefinierte Felder oder Formulare, um zusätzliche Informationen zu sammeln
Zusätzlich zu den Standard-Fragefeldern kannst Du zwei zusätzliche Textfelder für weitere Abfragemöglichkeiten einsetzen, um benutzerdefinierte Informationen zu erfassen. Wenn Du eines oder beide zusätzliche Fragefelder aktivierst, dann stehen diese auch im Buchungsprozess zur Verfügung. Der Buchungsvorgang kann unter KONFIGURIEREN > Vorgang bearbeitet werden.
Falls Du mehr als zwei zusätzliche Fragefelder einfügen willst oder lieber Optionen wie Kontrollkästchen oder Dropdown-Menüs verwenden möchtest, kannst Du stattdessen ein benutzerdefiniertes Formular erstellen und dieses in den Anmeldevorgang einsetzen. Wenn Du dieses integrierte Formular erstellt hast (siehe dazu kundenspezifische Formulare hinzufügen), kannst Du es dem Anmeldevorgang hinzufügen, indem Du im Bereich unter der Überschrift Soll jedem Kunden ein Formular beigefügt werden, um zusätzliche Informationen zu erfassen? das entsprechende Formular auswählst. Wähle dann, wann und ob der Kunde das Formular selber ausfüllen soll, in den darunter liegenden Optionen.
Du kannst auch ein „Supervisor-Feld“ hinzufügen, ein Feld, das nur Du oder ein Superuser bearbeiten kann. Vorausgesetzt, dass das Supervisor-Feld noch nicht für andere Zwecke genutzt wird. Wenn das Supervisor-Feld keine vertraulichen Informationen enthält, kann es dem Benutzer auch angezeigt werden, indem der Benutzeranmeldevorgang auf gestellt wird. Für mehr Informationen über das Supervisor-Feld und seine Anwendung, siehe bitte unter Benutzerprozess und unter Zahlungen.
Bestätigung und Überprüfung der Registrierung
Neue Benutzer erhalten standardmäßig keine Bestätigung der Registrierung. Nach Abschluss des Registrierungsvorgangs werden sie sofort in Deinem System angemeldet und können mit der Nutzung Deiner online Terminbuchungskalender beginnen. Wenn Du unter Zugangskontrolle unter der Überschrift ‚Sollen wir eine neue Registrierung bestätigen?‘ die Auswahl anklickst und unten speicherst, sendet das SuperSaaS-System neuen Benutzern automatisch eine Bestätigungs-E-Mail für die Registrierung. Den Inhalt von dieser E-Mail kannst Du anpassen unter Layouteinstellungen in dem Textfeld unter der Überschrift ‚Nachricht, die den E-Mails an neue Nutzer hinzugefügt werden soll‘.
Wie Du danach die Benachrichtigungen und Bestätigungen nach einer Buchung individuell ändern kannst, erfährst Du in der Übersicht wie Du Benachrichtigungen an Kunden anpassen kannst.
Wenn Du neben den E-Mails als Bestätigung für neue Kunden ebenfalls als Administrator von neuen Buchungen informiert werden willst, dann setze bei dem entsprechenden Online-Terminbuchungskalender unter KONFIGURIEREN > Vorgang ein Häkchen bei unter der Überschrift ‚Sollen wir noch jemanden von einer neuen oder geänderten Buchung benachrichtigen‘.
Um unerwünschte Besucher davon abzuhalten, sich bei Deinem Online-Terminbuchungskalender anzumelden, kannst Du von ihnen verlangen ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren. Damit kannst Du die Registrierung Deiner Kunden überprüfen. Dazu wählst Du unter Zugangskontrolle die Überschrift ‚Sollen wir eine neue Registrierung bestätigen?‘ und setzt ein Häkchen bei . Damit umgehst Du die Leute, die eine falsche oder ungültige E-Mail-Adresse benutzen, da sie keine Bestätigung per E-Mail erhalten und so nicht ihren Zugang aktivieren können.
Um zu verstehen, wie die Anmeldung für neue Benutzer aussieht, kannst Du den Registrierungsvorgang unter Zugangskontrolle in Einzelschritten in der Darstellung eines Ablaufdiagramms überprüfen. Alle Änderungen, die Du an den Einstellungen vornimmst, werden sofort übernommen.
Wenn Du beispielsweise die Option wählst, zeigt der Ablaufplan einen neuen Schritt an, der sagt, dass die IP Adresse geprüft wird. Dies betrifft dann allerdings nur den Anmeldevorgang. Für den Buchungsablauf liegt ein anderes Ablaufdiagramm unter KONFIGURIEREN > Vorgang vor.
Andere Einstellungen
Am Ende der Seite unter Zugangskontrolle findest Du drei weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zum Thema Anmeldung und Zugangsrechte. Unter der Überschrift ‚Sollen neue Kunden einen Start-Credit bekommen?‘ kannst Du festlegen, ob neue Benutzer bei der Anmeldung ein Guthaben erhalten. Das funktioniert allerdings nur, wenn Du das Zahlungssystem eingerichtet hast. Wie das genau funktioniert, erfährst Du unter Guthabensystem.
Die zweite Rubrik ‚Benötigen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen‘ ermöglicht es Dir zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einzubauen, um beispielsweise zu verhindern, dass Browser Anmelde-Namen und Passwörter speichern. Hier kannst Du die Benutzer davon abhalten die Informationen, die sie bei der Anmeldung gemacht haben, wieder verändern zu können (siehe oben). Abonennten der bezahlten Pakete von SuperSaaS haben auch die Möglichkeit eine sichere Verbindung zu ihren Kalendersystemen via SSL/TLS einzurichten, um Daten und geplante Zahlungsvorgänge optimal zu sichern. Mehr über die Wichtigkeit der Sicherheit Deiner Verbindung kannst Du in diesem Blog über HTTPS Sicherheit erfahren.
Wenn Du mehrere Online-Terminbuchungskalender in einem Konto hast, dann siehst Du eine Reihe von Einstellungen, die es Dir möglich machen, Deinen Benutzern und Kunden eine Liste aller verfügbaren Online-Terminbuchungskalender zu zeigen. Es gibt auch eine Einstellung mit der Du genauer festlegen kannst, dass Benutzer sich zuerst einloggen müssen, bevor sie diese Liste sehen können. Diese mögliche Einstellung ist besonders nützlich in Kombination mit Nutzer Gruppen (sieh Dir diese Seite an für die vollständige Erklärung). Bei der letzten Einstellung dieser Seite kannst Du entscheiden, ob Superbenutzer neue Benutzer im Online-Terminbuchungssystem erstellen können und in deren Namen handeln dürfen. (siehe auch im Alltag mit dem Kalender arbeiten mit weiteren Tipps, wie diese Einstellungen sinnvoll genutzt werden können).