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Erstelle ein Online-Buchungssystem für eine Unterkunft

Nutze diese Anleitung, um zu lernen, wie Du ein Online-Buchungssystem für ein Gästehaus oder eine Pension erstellen kannst. Du kannst diesen Leitfaden so anpassen, dass er für Dein Dienstleistungsangebot maßgeschneidert ist.

Diese Anleitung ist ein Beispiel für einen Ressourcen Kalender, der genutzt werden kann, um ganze Tage zu buchen. Er passt zu Situationen, wo eine Person in derselben Zeit ein Ding, einen Raum, Zeit oder andere Ressourcen buchen kann, wie beispielsweise wenn Du die Nutzung von einen Konferenzraum mit zusätzlichen Geräten planen willst.

Wenn Du ein Online-Buchungssystem erstellen musst, wo mehr als eine Person zugleich einen Platz buchen können, wie einen Yoga Kurs, dann passt die Anleitung “Kapazitätskalender” besser zu Deinen Ansprüchen.

Ein Reservierung machen

In diesem Beispiel wird ein Online-Buchungssystem für ein kleines Gasthaus erstellt. Es bietet einige Zimmer an und erwartet von Gästen, dass sie Annehmlichkeiten, wie ein Set Handtücher, zusätzlich dazu buchen.

Diese Anleitung zeigt die folgenden Anpassungen:

  • Wie das Online-Buchungssystem als einfache Anwendung für Buchungen genutzt wird
  • Wie kundenspezifische Email-Bestätigungen und -Erinnerungen versendet werdens
  • Wie Online-Zahlung eingesetzt wird
  • Wie Preise auf Hauptsaison basierend und für die Nebensaison eingestellt werden

Du kannst das Endergebnis von diesem Online-Buchungssystem auf der Ferienwohnung-Vermietungs Demo Seite sehen.

Den Terminplaner in 6 einfachen Schritten einrichten

Nutze einen erstellen-und-testen Kreislauf, um sicher zu stellen, dass Dein Online-Buchungssystem wie gewünscht arbeitet.

Richte einen Basis-Kalender mit dem einfachen Modul zur Erstellung von Kalendern ein

Bevor Du anfängst

Um den Schritten in dieser Anleitung zu folgen, brauchst Du ein SuperSaaS-Konto. Es ist kostenlos und alles, was Du brauchst ist eine gültige Email-Adresse. Logge Dich in Dein Konto ein, um Dein Dashboard zu erreichen.

Wähle den passenden Terminplan aus

Klicke Neuer Plan im Menü auf der rechten Seite von Deinem Dashboard. Du wirst zu dem neuen Kalender-Zauber-Werkzeug geleitet, wo Du die richtigen Einstellungen für Deinen Terminkalender auswählen kannst. Zuerst musst Du wählen, ob Du einen Ressourcen-, Kapazitäts- oder Service-Plan als Kalender erstellen willst.

Das ist am Anfang eine wichtige Wahl, weil die einzige Art das wieder zu verändern darin besteht wieder mit einem neuen Kalender zu beginnen.

Wähle den Ressourcenplan, für dieses Online-Buchungssystem, wo verfügbare Zeit nur von einer Person gebucht werden kann.

Bestimme den Zugang

Als nächstes, wähle die Option Buchungs- oder Reservierungssystem, so dass die Leute sich anmelden müssen, um eine Buchung zu machen. Für diese Art von Online-Buchungssystem solltest Du keinen Selbstbedienungsplan auswählen, weil das ein frei-für-alle System erstellt, wo jeder Reserbierungen machen oder löschen kann. Das wäre beispielsweise passend für einen Terminierungsplan eines Konferenzraumes innerhalb einer geschlossenen Gruppe. Die Option Veranstaltungskalender erlaubt den Leuten den Kalender zu sehen, dort aber keine Änderungen vornehmen zu können.

Positioniere Ressourcen

Wenn Du mehr als eine Ressource planerisch verwalten willst, dann fragt Dich das System diese aufzulisten. Ein Gästehaus bietet wahrscheinlich mehrere Zimmer an; in diesem Fall ist die zweite Option Mehr als eins: Mehrere Ressourcen, Personen oder Orte, die gleichzeitig geplant werden können die beste Wahl. In der Liste, die erscheint, kannst Du die Zimmer, die Gäste reservieren können aufzählen. Enter “Zimmer 1” und klicke Hinzufügen. Wiederhole diesen Schritt für “Zimmer 2” und klicke dann Nächster Schritt.

Gib Deinem Kalender einen Namen

Der Titel, den Du Deinem Terminkalender gibst, wird in Kombination mit dem Namen Deines SuperSaaS-Kontos zusammen die URL bilden, die Deine Kunden sehen, wenn sie Deinen Kalender benutzen. Setze eine kurze, aber passende Beschreibung, “wie Ferienwohung” als Namen für den Kalender ein und klicke Nächster Schritt.

Du kannst später noch immer den Titel ändern (wie auch Deinen SuperSaaS-Konto-Namen), aber beachte, dass wenn Du das tust, die URL von Deinem Kalender sich entsprechend verändert und Du vielleicht Deine Benutzer darüber informieren musst.

Stelle die Verfügbarkeit ein

Die Einstellungen hier legen eine Basis für Dein Online-Buchungssystem fest. Du kannst immer noch Öffnungszeiten für einzelne Tage oder Ressourcen ängern.

Durch das Klicken auf Beenden stellst Du Deinen Kalender online. Du hast jezt ein funktionierendes Reservierungssystem, das Du weiter bearbeiten kannst, um Online-Zahlung zu ermöglichen, Email- und Erinnerungsmitteilungen anzupassen und saisonale Funktionszeiten einzuführen.

Den Kalender ausprobieren, um zu sehen, ob er wie erwartet arbeitet

Um Deinen Terminplaner als Administrator zu benutzen, klicke auf BENUTZEN im Hauptmenü des Kalenders. Beachte, dass es nur sichtbar ist, wenn Du als Administrator eingeloggt bist.

Normale Benutzer werden den selben Terminkalender sehen aber mit weniger Optionen. Du findest BENUTZEN auch auf Deinem Dashboard.

Du hast Zugang zu Deinem Dashboard über den Link in der rechten oberen Ecke auf Deiner Bildschirmansicht. Du kannst die Seite in Deinem Browser für die tägliche Anwendung markieren und als Lesezeichen hinzufügen.
Leerer Kalender

Wenn Du Dein Online-Reservierungssystem zum ersten Mal öffnest, dann wirst Du von einem leeren Kalender begrüßt. SuperSaaS ist unglaublich flexibel und kann so eingestellt werden, dass es umfassenden Anforderungen gerecht werden kann unter dem Tab KONFIGURIEREN.

Erstelle eine Reservierung

Klicke irdendwo in den Kalender und dann öffnet sich ein neues Dialog-Fenster für eine Neue Reservierung. Wenn das Fenster an einer ungünstigen Stelle liegt, dann kannst Du es einfach mit der Maus auf einen besseren Platz ziehen.

Eine Reservierung erstellen

Anstatt im Hauptkalender zum richtigen Datum zu gehen, kannst Du einfach in das Datumsfeld bei Wann klicken, um es zu ändern. Als Standart fragt das System nur den Namen und die Telefonnummer ab, aber Du kannst zusätzliche Felder oder kundenspezifische Formulare hinzufügen, um mehr Informationen der Reservierungen zu sammeln. Das Fenster Neue Reservierung zeigt Dir eine Drop-down-Menü aus dem Du Zimmer 1 oder Zimmer 2 wählen kannst.

Klicke auf Reservierung erstellen und der Kalender aktualisiert sich und zeigt den Platz im Kalender als belegt an. Wenn Du die Reservierung gerne bearbeiten willst, dann klicke erneut darau un öffne das Fenster wieder und mache die Änderungen. Stelle sicher auf Reservierung aktualisieren zu klicken, um Deine Änderungen zu speichern.

Kalender mit Reservierungen

Die Einstellungen anpassen

Klicke KONFIGURIEREN und gehe zu Übersicht, wo Du eine Zusammenfassung der verschiedenen Optionen siehst, die Du an Deine Bedürfnisse anpassen kannst. Auf dieser Seite kannst Du vorübergehend den Kalender sperren oder in ganz löschen.

Administrator Ressourcen Reiter

Setze die Ressourcen ein

Der Ressourcen Reiter führt Dich zu den Einstellungen, die die Ressourcen festlegen, oder in diesem Fall die Zimmer, die Du für Dein Online-Reservierungssystem planst. Im ersten Bereich, kannst Du Ressourcen hinzufügen oder löschen. Du könntest beispielsweise eine weiteres Zimmer im Kalender hinzufügen.

Wenn Du eine Ressource löschst, dann werden alle damit verbundenen Reservierungen ebenfalls gelöscht.

Passe Begriffe an

Unter Begriff, mit dem ein Eintrag im Plan bezeichnet wird kannst Du einen Begriff aus der Liste wählen oder einen eigenen kundenspezifischen Begriff wählen mit dem sich das System auf die Reservierungen bezieht. Für ein Gästehaus ist der Begriff “Reservierung” am meisten passend. Dieser Begriff wird in allen Dialog-Feldern, Hilfstexten und Email-Bestätigunen verwendet.

Der Begriff, der sich auf den “Benutzer” bezieht, kann auch angepasst werden und diese Einstellung findest Du auf der Layouteinstellungen Seite auf dem Dashboard unter der Überschrift “Wie soll die Anwendung Ihre Nutzer nennen”. Beispielsweise kannst Du “Gast” oder “Urlauber” wählen. Eine eigene kundenspezifische Benennung solltest Du wie folgt einstellen: Gib den Begriff erst in der Einzahl und dann in der Mehrzahl durch ein Komma getrennt ein. Dann setze vor das jeweilige Wort die entsprechende kleine Kennzeichnung für das Geschlecht des Wortes. Stelle direkt ein ª vor ein weibliches Wort (die, eine), ein º vor ein männliches Wort (der, einer) oder ein · vor ein sachliches Wort (das, ein) ohne Leerzeichen vor dem Wort. In unserem Beispiel sollte das beispielsweise so aussehen, “ºGast, ªGäste”.

Lege Benutzer Begrenzungen fest

Du kannst die Anzahl der Reservierungen, die ein Gast machen kann begrenzen, indem Du diese unter Limit pro Benutzer einschränkst. Wenn dieses Maximus erreicht wurde, dann können Gäste nur noch ihre Reservierungen ändern oder löschen. Du kannst wählen, ob bisherige Reservierungen in der Gesamtzahl berücksichtigt werden oder ob es nur zukünftige Reservierungen umfassen soll. Du kanns auch eine zusätzliche Begrenzung der Anzahl von Reservierungen, die am selben Tag oder in derselben Woche stattfinden, einbauen.

Bestimme die Länge der Reservierung

Bei einem Kalender, der Reservierungen für einen ganzen Tag buchen kann, wollen Deine Gäste auswählen wieviele Tage sie gern buchen wollen.

Die nächsten 3 Optionen bestimmen die Reservierungslänge in Deinem Online-Reservierungssystem:

  1. Der Kunde bestimmt die Länge, indem er die Anfangs- und Endzeit auswählt. Du kannst eine Minimum-Aufenhaltsdauer und eine Maximum-Aufenthaltsdauer einstellen, um ihre Auswahl zu begrenzen.
  2. Alle Reservierungen haben dieselbe feste Länge. Lege die bestimmte Länge einfach als Standartwert fest.
  3. Der Kunde wählt die Länge aus einer Drop-down-Liste aus. Wenn Du diese Möglichkeit wählst, dann erscheint eine Auswahl-Feld, wo Du die unterschiedlichen Varianten auflisten kannst. Die entsprechenden Anleitungen und Hilfstexte erklären, wie diese Optionen festgelegt werden können.

Bestimme den Preis

SuperSaaS bietet eine breite Matrix an Zahlungs-Optionen für Dein Online-Reservierungssystem an. Das umfasst das Zeigen von Preisen, das Sammeln von Kreditkarteninformationen (ohne die dreistellige Sicherheitsnummer), den Umgang mit Online-Zahlungen mit PayPal oder Stripe oder das Anbieten eines Guthabensystems.

Zusätzlich zu diesen Zahlungs-Optionen, kannst Du unterschiedliche Arten von Ermäßigung und Werbeangeboten einbinden. Ob Du überhaupt eine Zahlung verlangst, kannst Du unter Vorgang einstellen. Die Bezahlmethode kann auf dem Dashboard unter Zahlungseinrichtung festgelegt werden. Weitere Informationen findest Du unter Füge Deinem Onlineterminkalender Bezahlung hinzu.

Unter Preis kannst Du festlegen, was Du von Deinen Gästen in Deinen Online-Reservierungssystem berechnen willst. Du kannst einen festen Preis oder einen Preis, der auf der Länge der Buchung, dem Wochentag oder verschiedenen anderen Faktoren beruht.

Preis

Wenn Du eine tägliche Rate für die Unterkunft berechnen möchtest, dann wähle unter Ressourcen bei Preis Abhängig von Datum, Länge oder Ressource. Du kannst auf Preise einstellen, um die täglichen oder saisonalen Gebühren einzustellen. Beispielsweise, wenn Du den Preis im Juni um €50 anheben willst, dann legst Du eine Preisregel fest, die sagt: “Aktion ausführen: Erhöhe Preis um 50€” wenn das Datum zwischen 6/1 und 6/30 ist”.

Begrenze Zeiten

Unter Zeitliche Beschränkungen unter dem Reiter Ressourcen und unter KONFIGURIEREN, kannst Du die Zeit-Dauer-Anforderungen, Pufferzeit und die Anfangszeiten für Dein Onlinereservierungssystem einstellen. Wahrscheinlich möchtest Du, dass Deine Gäste ganze Tage, statt Stunden und Minuten, was als Standart voreingestellt ist, buchen können. Wenn Du dafür Zeiten auf den nächsten Tag runden einstellst, dann übergeht die Benutzer-Schnittstelle das Anzeigen von Stunden und Minuten.

Dann willst Du auch die Minimum-Länge der Reservierung auf 1 Tag setzen, indem Du unter Zeitliche Beschränkungen die Standarddauer für neue Reservierungen auf 1 Tag einstellst. Als Standard behandelt das System einen Tag als 24 Stunden, die ab Mitternacht 00:00 Uhr beginnen. Ein 1-Tag-Reservierung wird dann seinen Anfangzeit und Endzeit am selben Tag haben.

Bei Einrichtung für ein Gästehaus oder Hotel kann es passender sein mit Check-in-Zeiten und Check-out-Zeiten zu arbeiten. Wenn Du diese Zeiten in dem entsprechenden Feld (labeled Anfangszeiten beschränken auf) eingibst, dann werden die Reservierungen entsprechend verschoben. Gibt dort beispielsweise 11:00, 15:00 ein und das System wählt die spätere Zeit als Anfangszeit und die frühere Zeit als Endzeit. So dass in diesem Beispiel Leute ein Zimmer ab 15:00 Uhr reservieren können und es am nächsten Tag um 11:00 Uhr verlassen müssen. Ein Termin für einen Tag hat dann seinen Anfangs- und Enddatum an hintereinanderliegenden Tagen.

Wenn Du eine andere Pufferzeit als 0 auswählst, dann wird das System sicherstellen, dass dann etwas Zeit, die nicht verfügbar ist, zwischen den Buchungen bleibt. Diese Zeit kann beispielsweise verwendet werden, um zwischen den Buchungen sauber machen zu können. Die Pufferzeit wird nicht angewendet zwischen der Öffnungszeit und der ersten Buchung und der letzten Buchung und der Schließzeit.

In dem Feld Anfangszeiten beschränken auf kannst Du die Zeiten auflisten, die Deine Kunden als Anfangszeit auswählen können. Beachte, dass eine Buchung potentiell zu jeder Zeit beginnen kann, wenn Du die Anfangszeiten nicht beschränkst, wodurch Dein Onlinebuchungssystem viele Lücken enthalten könnte.

Wenn Du eine passende Einheit zum aufrunden der Zeit eingibst, dann kannst Du verhindern, dass Kunden ungewöhnliche Zeiten auswählen, wie von 14:07 Uhr bis zu 14:23 Uhr. Wenn Du die Anfangszeiten und Rundungszeiten auswählst, dann wird nur die Endzeit abgerundet. In diesem Beispiel, gibst Du bitte “12:00pm” (für 12:00 Uhr) und “2:00pm” (für 14:00 Uhr) als Beschränkung der Anfangszeiten ein.

Du kannst die Verfügbarkeit weiter einschränken, indem Du Öffnungszeiten festlegst. Du kommst zu der Ansicht, wo Öffnungszeiten festgelegt werden, indem Du auf Change opening hours at the bottom of the page.

Zeitliche Beschränkungen

Building on the basic schedule

Zusätzlich zu dem Reiter Ressourcen findest Du auch Zugang, Vorgang und Layout, als Optionen für Dein Online Buchungssystem. Diese Reiter beinhalten Einstellungsmöglichkeiten für den Zugang zum Terminkalender, Benachrichtigungen an Kunden und die Variantionen für das Erscheinungsbild des Onlinekalenders und detaillierte Informationen dazu findest Du unter den allgemeinen Anleitungen auf den Support-Dokumentations Seiten.

Definiere den Vorgang für den Benutzer

Der Reiter Vorgang kannst Du unter KONFIGURIEREN finden. Hier kannst Du Artikel hinzufügen, die zusätzlich zum Raum mit gebucht werden können, wie beispielsweise ein Set Handtücher. Du kannst auch die Termin-Bestätigungs-Email und die Termin-Erinnerungs-Mitteilung anpassen und einstellen.

Biete Zusatzangebote in einem Drop-down-Menü an

Die kundenspezifischen Buchungsfelder unter dem Reiter Vorgang können ein Drop-down-Menü zu erstellen, um dem Kunden während dem Buchungsprozess mehrere Möglichkeiten anbieten zu können. Drop-down-Menüs sind besonders passend, wenn Du optionale Serviceangebote oder Zusatzartikel im Programm hast, die dem Kunden bei zusätzliche Zahlungen zur Verfügung stehen. Eine separate Anteilung erklärt, wieein Basis Drop-down-Menü erstellt wird.

Bestätigungen

Du findest ausführliche Informationen, wie diese Termin-Bestätigungen eingestellt werden unter Den Buchungsprozess bearbeiten.

Den Kalender aus Sicht des Besuchers testen

Teste den Vorgang der Teminplanung aus Sicht eines Kunden, um sicher zu stellen, dass alles so funktioniert, wie es soll. Dabei musst Du zwischen dem Zugang für den Administrator und dem Benutzerzugang hin und her wechseln, was ausführlich im Detail unter Teste den von Dir erstellten Kalender. Du kannst als Benutzer Übernachtungen buchen und sie dann wieder löschen, wenn Du geprüft hast, dass das Online Buchungssystem funktioniert.

Jedes Online Buchungssystem hat seine eigene Webadresse bzw. URL, die Du unter dem Reiter Übersicht unter der Ansicht von KONFIGURIEREN findest. Wenn Du einen Kunden direkt zu einem speziellen Kalender leiten möchtest, dann kannst Du das einfach machen, indem Du den Link mit kopieren und einfügen in eine Email oder SMS einstellst. Wenn ein Kunde das Online Buchungssystem öffnet, dann können sie sich rechts oben einloggen.

Kalender testen

Integriere das Reservierungssystem in Deine Webseite

Wenn Du zufrieden mit dem Aussehen Deines Online Buchungssystems bist und Du es getestet hast, um sicher zu gehen, dass es sich so verhält, wie es ein Besucher Deines Kalenders erwarten würde, dann bist Du bereit andere Leute dahin zu leiten.

Es gibt zwei Möglichkeiten die Leute zu Deinem Kalender zu bewegen:

  1. Erstelle einen Link zu Deinem SuperSaaS Online Buchungssystem über Deine eigene Webseite.
  2. Bette die SuperSaaS Seite als iFrame auf Deiner Webseite ein.

Finde mehr darüber heraus, wie die MöglichkeitIntegriere einen Online-Terminplan und -kalender in Deine Webseite umgesetzt werden kann.

Geräte

SuperSaaS kann den Benutzern auf verschiedene Weisen gezeigt werden. Du kannst es auf Deiner Webseite mit einem iFrame in einer mobilen Ansicht integrieren oder einfach mit SuperSaaS verlinken.

Das Aussehen ändern

Du kannst den Platz über dem Kalender nutzen, um Bilder, eine ausführliche Beschreibung der Dienstleistung oder eine Anleitung zu Deinem Online Buchungssystem einzufügen. Wenn Du das Aussehen des Kalender oder die Farbpalette ändern möchtest, dann gibt es dafür mehrere Formatierungsmöglichkeiten unter dem Layout Reiter. Du kannst bei Deinem Kalender auch einen Ressourcen Auswahlknopf hinzufügen und Ansichtstypen auswählen.

SuperSaaS im Alltag anwenden

Nun, da Du ein voll funktionsfähiges Online Buchungssystem hast, willst Du Dir vielleicht ein paar Tips ansehen, wie Du im Alltag mit dem Kalender arbeiten kannst und das Best für Dich dabei rausholst. Du kannst Deinen eigenen Arbeitsablauf mit SuperSaaS erstellen und außerdem konzentriert sich dieser Bereich auf einige gebräuchlichen Abläufe, die vielleicht hilfreich für Dich sind.