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Mehrere Zeitzonen für Onlineterminplanung berücksichtigen

Wenn Deine Zielgruppen auf verschiedene Zeitzonen verteilt sind, kannst Du das System so einstellen, dass die Zeiten für online Termine in der jeweils eigenen Zeitzone angezeigt werden. Das System kann den Kalender für die Planung für online Termine komplett in einer anderen Zeitzone zeigen oder es kann Termin in zwei Zeitzonen zugleich zeigen oder beides zugleich.

Zeitzone ändern und Termine in bestimmten Zeitzonen erstellen

Um die Zeitzone ändern zu können und Termine in bestimmten Zeitzonen oder auch zwei Zeitzonen zu machen, muss Du prüfen, ob die Zeitzone in der Basiseinstellung richtig eingestellt ist unter Layouteinstellungen auf dem Dashboard. Als Standard ist die Zeitzone aus Deinem Land vorgegeben, aber es kann sein, dass diese Einstellung angepasst werden muss, beispielsweise in Ländern mit mehreren Zeitzonen. Der Administrator, wie auch Benutzer, die nicht eingeloggt sind, sehen die Zeit in dieser Zone. Beachte dabei, dass die Angabe der Zeitzone in der Basiseinstellung für die lokale Zeit die Informationen beeinflussen, die zu und von Kalenderprogrammen, wie Outlook oder Google Kalender, gelangen. Termine, die an andere Webservices weitergeleitet werden über Webhooks sind ebenfalls davon betroffen.

regionale Einstellung der Zeitzone im online Terminkalender
Sei vorsichtig damit die Basiseinstellung der regionalen Zeit in Deinem Kalender zu ändern. Wenn Du die Zeitangabe in den regionalen Optionen änderst, dann wird das System alle Termine in derselben lokalen Zeitzone anzeigen. So wird dann ein Termin am Mittag um 12:00 Uhr für lokale Benutzer in derselben Zeitzone weiterhin am Mittag um 12:00 Uhr sein. Aber für Benutzer in einer anderen Zeitzone wird dann diese Zeitangabe, entsprechend der eigenen Zeitzone des Nutzers, anders dargestellt sein und die Termine werden zu einer anderen Zeit (also der Zeit der Zeitzone des Nutzers) in den Kalender eingetragen. Wenn dagegen der Nutzer selber seine Zeitzone anzeigen kann, wie im letzten Kontrollkästchen der Zeiteinstellungen möglich, dann wird die Zeit in den Basiseinstellungen für die regionale Zeit dieselbe Zeit bleiben.

Wenn Du bei der Optionen Den Nutzern erlauben, die Zeit in ihrer eigenen Zeitzone anzuzeigen ein Häkchen setzt, dann öffnet sich eine Auswahl an Möglichkeiten. Diese erlauben Dir festzulegen, ob der gesamte Kalender in der Zeitzone des Nutzers gezeigt werden soll und/oder ob die Zeitangaben für Termine in beiden Zeitzonen (regionale Zeitzone des Kalenders und die Zeitzone des Nutzers) oder eines von beidem gezeigt werden soll.

Wenn Du dem Nutzer erlaubt hast seine eigene Zeitzone sehen zu können, dann wird jedem Benutzer bei der Anmeldung eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit für Zeitzonen angezeigt. Bestehende Benutzer können ihre Zeitzone über den Link Ihre Einstellungen in der oberen rechten Ecke auf der Seite ändern. Du kannst die Einstellungen der Zeitzone für den Nutzer unter Benutzer-Management über das Dashboard sehen und ändern.

Möglichkeiten Nutzer

Online Terminplan in einer anderen Zeitzone verwenden

Nehmen wir beispielsweise an, dass Du Deinen Benutzern erlaubst beide Zeitzonen zu sehen und das Konto auf die Regionale Zeitzone USA Ostküsten Zeit eingestellt ist. Wenn ein Nutzer aus Japan, der seine Zeitzone auf Japanische Standardzeit eingestellt hat, Deinen Terminplan besucht, dann würde er beide Zeiten sehen, die in einem Pop-up-Fenster gezeigt werden, wenn er auf den Terminplan klickt. Wenn die Zeit sich über das Datum von einem Termin erstreckt, dann wird die Zeit für diesen Termin der Zeit hinzugerechnet. Weiterhin, wenn ein Termin sich über mehrere Zeitzonen erstreckt, dann wird das auch korrekt angezeigt, indem die Namen der Zeitzonen neben jeder Zeitangabe gezeigt werden. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn ein Termin sich über mehrere Tage erstreckt und zum Beginn des Termins Sommerzeit aktiv ist und einige Tage später diese bereits geendet hat. Wenn die Unterschiede in der Berechnung der Zeitzonen vom System erstellt werden, dann werden die Unterschiede, die durch eine Umstellung von Sommerzeit zu Winterzeit entstehen (und umgekehrt natürlich auch) sowohl für die Zeitangaben Deiner lokalen Zeit, wie auch für die Zeitangabe des Nutzers, automatisch mit einberechnet. Diese beiden Zeitangaben werden auch in jeder Email zur Benachrichtigung und als Erinnerung an den Termin gezeigt.

Zeitzone des Benutzers sehen und bearbeiten

Wenn Du sehen willst, wie Deine Benutzer die Zeitzonen im online Terminkalender sehen, dann kannst Du unter Benutzer-Management im Namen eines Benutzers handeln. Klicke dafür auf den Pfeil rechts neben dem entsprechenden Benutzer und gehe zu dem entsprechenden Terminplan unter BENUTZEN und kannst nun sehen, was dieser Benutzer beim Buchen der Termine sieht. Termine, die Du so machst sind dann echte Termine im Konto des Kunden, den Du ausgewählt hast. Deswegen solltest Du dafür einen Test-Benutzer anlegen oder Absprachen mit diesem Kunden treffen. Verlasse diesen Modus, indem Du oben auf dem Dashboard auf den Benutzernamen des Nutzers klickst. Damit handelst Du wieder als Administrator.

Du kannst die Autotext Wörter $now und $zone in dem weißen Feld über dem Plan des Kalenders anzeigen, um die aktuelle Zeit und Zeitzone des aktuell angezeigten Terminplans anzuzeigen. Die Meldung für das weiße Feld über dem Plan des Kalenders kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout bearbeiten.
Im Pop-up-Fenster Zeitzone zeigen
Im Pop-up-Fenster Zeitzone und Datum zeigen

Zeitzonen von iCal als Unterstützung einsetzen

Du kannst einen sogenannten “iCal-Anhang” in die Email zur Bestätigung des Termins einfügen, indem Du den Autotext $ical in den Text der Email einfügst. Wenn ein Kunde in seiner Email auf das iCal-Symbol klickt, kann er den Termin automatisch in seinen persönlichen Kalender übertragen. Den Text für die Emails kannst Du unter KONFIGURIEREN > Layout ändern.

Der iCal-Anhang enthält alle nötigen Informationen für das Kalender Programm in dem Computer oder mobilen Telefon des Benutzers, um den Termin in der richtigen Zeit in seiner eigenen Zeitzone zeigen zu können. Ein Kalenderprogramm, wie Outlook, wird normalerweise die Zeit in der Zeitzone zeigen, die der Einstellung des Computers entspricht, die Zeitzone, die der Benutzer in SuperSaaS eingestellt hat, wird dabei nicht angewendet.

Du kannst auch einen iCal-Feed als Link zur Verknüpfung mit einem anderen Kalenderprogramm, wie Outlook oder Apple Kalender, für einen regelmäßigen Austausch von Terminen einrichten. Eine Anleitung dazu findest Du unter Synchronisierung mit anderen Kalendern. Damit werden die Zeiten von Terminen in dem Kalenderprogramm auf Deinem Computer in der Zeitzone angezeigt, die auf Deinem Computer eingestellt worden ist.

Zeitzonen von Google Kalender als Unterstützung einsetzen

Wenn Du die Informationen über freie/besetzte Zeiten aus Deinem Google Kalender importierst und in Deinem online Terminplan anzeigen lässt, dann übersetzt das System automatisch die Zeitzone, die in dem Google Kalender eingestellt ist, und die Zeitzone, die in SuperSaaS angewendet wird. Aus diesem Grund solltest prüfen, ob die Zeitzone in Deinem Google Kalender richtig eingestellt ist.