Anleitung
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Terminkalender mit mehreren Ressourcen

Erstelle ein online Buchungssystem für Räumen in Deinem Unternehmen

Folge dieser Anleitung, um zu lernen, wie ein online Buchungssystem für mehrere Meeting Räume in Deinem Unternehmen erstellt werden kann. Du kannst diese Anleitung so ändern, wie es für Deine individuellen Ansprüche nötig ist.

Diese Anleitung ist ein Beispiel für einen Ressourcen Kalender mit mehreren Ressourcen. Dieser Typ von Kalender funktioniert hervorragend, wenn Du nur einige wenige Ressourcen hast und Buchungen auf einem einzigen Kalender verwalten willst, wie beispielsweise die Verfügbarkeit von drei Meeting Räumen und einem Projektor in Deinem Büro planen möchtest.

Wenn Du eine Planung für mehrere Ressourcen brauchst und automatisch viele Kalender gleichzeitig koordinieren willst, beispielsweise 15 Meeting Räume, 10 Projektoren und 12 White Boards, dann kannst Du mehrere einzelne Ressourcen Kalender mit Hilfe von unserer Anleitung Servicekalender zusammen verwalten. Wenn Du nach einem System für die Organisation von Veranstaltungen, Gruppen Events oder Schulungseinheiten für Dein Unternehmen suchst, dann wäre die Anleitung Kapazitätsplan für Deine Anforderungen besser geeignet.

Erstelle einen Reservierungskalender zum Buchen von Räumen

In diesem Beispiel wird ein online Raumbuchungssystem für ein kleines Unternehmen erstellt, das es den Benutzern ermöglicht einen von drei Meeting Räumen und weitere Ausstattung und Technik, wie Projektoren, White Boards, Verlängerungskabel zusätzlich zu ihrer Buchung hinzu zu buchen.

Diese Anleitung zeigt die folgenden Anpassungen:

  • SuperSaaS Buchungssystem als ein einfaches Mittel zum Buchen von Räumen einsetzen
  • Kundenspezifisch angepasste Bestätigungen und Erinnerungen an Benutzer senden
  • Den Zugang zu dem Kalender auf bestimmte Mitarbeiter einschränken
  • Pufferzeit zwischen den Buchungen einfügen

Du kannst das Ergebnis von diesem Raum-Buchungskalender im Meeting Raum Demo Kalender sehen.

Den Terminkalender in 6 einfachen Schritten einrichten

Benutze den erstellen-und-testen Kreislauf, damit Du sicher bist, dass Dein Raum-Buchungssystem genau so funktioniert, wie erwartet, auch aus Benutzersicht.

Basis-Kalender mit dem Assistent für neue Kalender einrichten

Bevor Du anfängst

Um Deinen online Buchungskalender einrichten zu können, brauchst Du ein SuperSaaS-Konto. Du kannst Dein kostenfreies Konto erstellen mit einer gültigen Email-Adresse. Klicke auf einloggen, um Dein SuperSaaS Dashboard zu erreichen.

Wähle Deinen Kalender Typ

Wähle Neuer Plan auf der rechten Seite von Deinem Dashboard. Das System bringt Dich zum Assistent für neuen Plan, der Dir hilft die Basiseinrichtung für die Erstellung eines Raumbuchungssystems zu machen.

Die erste Auswahl besteht darin, ob Du einen Ressourcenplan, einen Kapazitätsplan oder einen Serviceplan als Kalender Typ brauchst.

Neuer Kalender für Rauchbuchung
Den Kalender Typ bzw. die Art des Terminplans ist eine wichtige Wahl, weil die einzige Art das wieder zu ändern darin besteht erneut mit einem weiteren Kalender zu beginnen. Sieh dazu unser kurzes Video oder lies dazu unsere Dokumentation, um die Kalendertypen, die in SuperSaaS zur Verfügung stehen, zu verstehen.

Wähle den Ressourcenplan Kalender für Dein Raum-Buchungssystem, indem ein Meeting Raum von einer Person zur selben Zeit gebucht werden kann.

Bestimme, wer Zugang zu Deinem Kalender hat

Weiter und Du kannst wählen wer Zugang zu Deinem Kalender bekommt. Wähle Selbstbedienungsplan, so dass nur eine Person innerhalb Deines Unternehmens, der Du die Genehmigung gegeben hast, eine Reservierung in diesem Kalender machen kann. Für diese Art von Meeting Raum Buchungssystem möchtest Du nicht die Option Buchungs- oder Reservierungssystem nehmen, denn das würde jedem mit dem Link zum Kalender erlauben sich anzumelden und eine Reservierung zu machen. Wenn Du gewerbliche Buchungen für Deine Meeting Räume erlauben willst, dann wäre die Option Buchungs- oder Reservierungssystem eine gute Wahl bei der Benutzer sich anmelden können. Die Option Veranstaltungskalender ermöglicht es den Leuten den Kalender zu sehen, aber keine Änderungen vornehmen zu können. Du kannst so eine Option einsetzten, wenn Du möchtest, dass der Kalender die Termine für kommende Veranstaltungen oder Workshops zeigen soll.

wer darf den Raum-Buchungskalender ändern

Füge die Meeting Räume und Ressourcen hinzu

In dieser Anleitung gehen wir davon aus, dass Du 3 Firmen Meeting Räume hast, die Du organisieren willst. Du kannst mehr oder weniger Ressourcen in Deine Liste eintragen. In Schritt 3 kannst Du alle Ressourcen, die Du mit dem System organisieren willst, auflisten. Wähle die Option Mehr als eins, wenn Du zur Zeit mehr als einen Meetingraum organisieren willst. Du kannst die Option Eins auswählen, wenn Du möchtest, dass die Benutzer nur einen einzigen Meeting Raum oder ein Ressource buchen können sollen.

Nachdem Du die Auswahl Mehr als eins gewählt hast, kannst Du alle Meetingräume und Ressourcen, die Benutzer Deiner Firma buchen können hinzufügen. Gib “Meeting Raum 1” ein und klicke auf Hinzufügen. Wiederhole diesen Schritt für alle Meeting Räume und Ressourcen, die Du organisieren willst. Wenn alle benötigten Ressourcen eingetragen sind, klicke einfach auf Nächster Schritt, um die nächst Einstellung zu machen.

füge mehrere Meeting Räume und Ressourcen hinzu

Deinem Meetingraum Reservierungskalender einen Namen geben

Der Name von Deinem Kalender in Kombination mit dem Namen von Deinem Konto ergibt zusammen die URL für Deine Meeting Raum Buchungsplanung. Wir empfehlen einen kurzen und beschreibenden Namen, wie “ABC Meeting Räume” zu geben und klicke dann auf Nächster Schritt.

Es ist möglich den Namen für Deinen Kalender (wie auch den Namen für Dein Konto) zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern. Auf jeden Fall wird eine Änderung des Konto Namen oder des Kalender Namen die URL des Kalenders ebenfalls verändern, so dass Du diese neue URL allen Benutzern mitteilen musst, um sicher gehen zu können, dass alle auf der richtigen Webseite landen.

Festlegen, wer den Kalender sehen und ändern kann

Im letzten Schritt des Assistent für neuen Plan kannst Du festlegen, wer den Kalender sehen und ändern kann. Wähle Für Änderungen anmelden, damit jeder, der die Web-Adresse kennt den Plan sehen kann, sich aber für Änderungen, wie eine Raumbuchung, im System anmelden muss. Die Option Nie anmelden ist für die Benutzer bequem, weil sie so eine Buchung erstellen können, ohne sich vorher anmelden zu müssen. Damit ist allerdings auch die Gefahr verbunden, dass jemand, der Deinen Kalender findet ihn auch zerstören kann. Wenn Du ein hohes Maß an Kontrolle über den Zugang haben möchtest, dann wähle die Option Immer anmelden. Mit dieser Einstellung werden die Benutzer dazu gezwungen sich vorher anmelden zu müssen, bevor sie Zugang zum Kalender bekommen.

wer kann sich in Deinem Buchungskalender anmelden

Kalender ausprobieren, ob er wie erwartet funktioniert

Du kannst Dein Meeting-Raum-Reservierungssystem als Administrator testen, wenn Du auf den Schaltknopf BENUTZEN in der Menübox klickst. Du kannst diesen Schaltknopf nur sehen, wenn Du als Administrator eingeloggt bist.

Normale Nutzer innerhalb Deines Unternehmens werden den Kalender mit weniger Optionen sehen. Du kannst den Schaltknopf BENUTZEN auch finden, wenn Du auf Dein Dashboard gehst.

Du kannst immer auf Dein Dashboard zurück kommen über die rechte obere Ecke in der Bildschirmansicht. Ein anderer schneller Weg, um schnell zu Deinem Kalender zu kommen ist durch das Hinzufügen von einem Shortcut (einer Abkürzung) zu Deinem Kalender in der mobilen Ansicht von Deinem Kalender.
Demo Meeting Raum Buchungssystem

Wenn Du zum ersten Mal in Dein Meeting Raum Buchungssystem kommst, wirst Du einen komplett leeren Kalender sehen. SuperSaaS ist ein sehr flexibles und günstiges Buchungssystem. SuperSaaS kann einfach angepasst werden an Deine besonderen Voraussetzungen über den Schaltknopf KONFIGURIEREN.

Erstelle eine Buchung in Deinem Raum Buchungskalender

Erstelle Deine erste Musterbuchung, indem Du irgendwo in den leeren Kalender klickst. Eine neue Dialogbox für Neue Reservierung erscheint in der Ansicht. Wenn dieses Fenster an einer ungünstigen Stelle erscheint, dann kannst Du einfach das Fenster an eine besser passende Stelle auf Deiner Bildschirmansicht mit der Maus hinziehen.

erstelle neue Buchung im Meeting-Raum-Kalender

Um eine Buchung für ein bestimmtes Datum hinzufügen zu können, kannst Du entweder auf ein Datum, das Du möchtest, klicken oder einfach irgendwo klicken und im Dialogfenster von Wann zu dem gewünschten Datum gehen. Als Standard fragt das System nur nach Name und Telefonnummer. Du kannst für das Fenster für ‘Neue Reservierung’ vorhandene Standardfelder anpassen, weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder ein benutzerdefiniertes Formular anhängen, um spezifische Informationen anzufordern. Das Fenster für Neue Reservierung zeigt auch ein Drop-down-Menü für eine Auswahl aus den unterschiedlichen Meeting Räumen bei der Buchung.

Klicke unten im Fenster Reservierung erstellen, um eine Reservierung in Deinem Kalender eintragen zu können. Der Kalender aktualisiert sich automatisch und zeigt den gebuchten Zeitraum im Kalender als belegt an. Du kannst den Termin bearbeiten, indem Du einfach erneut darauf klickst, um die Angaben zu verändern. Vergiss nicht auf Reservierung aktualisieren zu klicken, um die Änderungen zu speichern, bevor Du die Dialogbox schließt.

Einstellungen der Buchung anpassen

Jetzt hast Du einen Basis Kalender für online Terminplanung für Deinen Meeting Raum und kannst ihn an Deine Anforderungen anpassen.

Den Kalender kannst Du Deinen individuellen Anforderungen anpassen, indem Du auf KONFIGURIEREN im Hauptmenü klickst. Unter ÜBERWACHEN ist das Blockieren oder Löschen Deines Kalenders möglich.

die Einstellungen der Raumbuchung verwalten

Konfiguriere die Ressourcenparameter

Ressourcen Reiter erlaubt die Definition der Ressourcen, die Du in Deinem Raum Buchungssystem planerisch verwalten willst. Beachte, dass der Ressourcen Reiter unterschiedlich aussieht, wenn Du einen Kapazitätsplan oder einen Serviceplan Kalender benutzt.

In unserem Fall sind die drei Meeting Räume die Ressourcen, die wir mit unserem Kalender verwalten wollen. Du kannst einfach mehr Räume hinzufügen, beispielsweise einen anderen Konferenzraum, der auch terminlich geplant werden soll. Es ist auch möglich weitere Ressourcen, wie einen Beamer, Leinwand, Flipchart, Magnetfeldtafel oder Pinnwand, usw. Wenn Du Deinen Benutzern gleichzeitig die Auswahl von mehr als einer Ressource oder die Kombination von mehreren Ressourcen zugleich erlauben möchtest, dann raten wir zu dem Serviceplan Kalender.

Wenn Du eine Ressource löschst, dann werden auch alle damit verbundenen Buchungen im System gelöscht. Wenn Du diese Buchungen erhalten möchtest, dann kannst Du alle Buchungen für diese spezielle Ressource über die Download Funktion unter ÜBERWACHEN runterladen.
alle Buchungen der Raumbuchung runterladen

Begriff für den Termin im Kalender anpassen

Unter dem Reiter Ressourcen kannst Du unter Begriff, mit dem ein Eintrag im Plan bezeichnet wird selber den Begriff anpassen, wie das System die Buchung von einem Termin in Deinem Kalender nennen soll. In unserem Raum Buchungssystem ist der Begriff “Meeting” die passende Bezeichnung. Da der Begriff in allen Dialogboxen, Hilfstexten und Email-Bestätigungen eingesetzt wird, sollte er mit geschlechtlicher Bestimmung in der Einzahl und in der Mehrzahl eingetragen werden, wie folgt:

·Meeting, ªMeetings (stellvertretend für das Meeting, die Meetings)

Der Begriff, wie die “Benutzer” im System bezeichnet werden, kann ebenso angepasst werden unter “Layouteinstellungen” über das Dashboard. Dabei wird dieser Begriff dann ebenfalls mit geschlechtlicher Bestimmung in der Einzahl und in der Mehrzahl eingetragen, wie beispielsweise:

ªTeamleiter, ªTeamleiter (stellvertretend für der Teamleiter, die Teamleiter)

Die Dauer (Länge) der Reservierung für die Raum Buchung festlegen

Du kannst die Vorgaben für die Dauer oder Länge der Reservierung als Standard für die Reservierung in Deinem Kalender selber festlegen. Das System erlaubt Dir 3 Möglichkeiten anzupassen:

  1. Beliebige Dauer der Buchung oder Reservierung: Der Benutzer kann jede beliebige Zeitlänge für die Reservierung wählen, beispielsweise 12 Minuten, 56 Minuten oder jede andere Zeitdauer, wenn der Benutzer die Dauer selber bestimmt. Das kann für andere Benutzer desselben Kalenders sehr merkwürdig aussehen. Deswegen hast Du eine bessere Kontrolle, wenn Du die Zeitdauer der Reservierung als Minimum-Zeitlänge oder Maximum-Zeitlänge für eine Reservierungseinheit festlegst. So kannst Du beispielsweise die zeitliche Beschränkungen als Mindestdauer auf 15 Minuten und die Höchstdauer auf 4 Stunden (240 Minuten) setzen.
  2. Alle Räume haben dieselbe feste Dauer für eine Reservierung: Du kannst eine Standarddauer für alle neuen Reservierungen der Meetingräume in Deinem Kalender einstellen.
  3. Benutzer können aus einer Liste die Buchungsdauer auswählen: Ermögliche den Benutzern aus einer Liste von vorher festgelegten Zeiteinheiten für die Buchungsdauer auswählen zu können. Wenn Du diese Option wählst, dann öffnet sich darunter eine Dialogbox, wo Du der Anleitung folgen kannst, um die Wert dort einzugeben. Dabei sind die eckigen Klammern für Dich hilfreich, da Du auf einen Blick bei einer bereits reservierten Buchung erkennen willst, was der Kunde gebucht hat. Falls Du mit Preisen arbeitest, addiert das System die Summe für den Kunden automatisch, so dass die Preis-Angaben nur der Übersicht dienen. Die Eingabe für die Liste der Buchungsdauer könnte beispielsweise so aussehen, wenn Du für mehrere unterschiedliche Einheiten an Stunden als Auswahl für die Buchung der Meeting Räume anbieten willst und eine Stunde 30,− € kosten würde (siehe Beispiel in grauem Kasten):
		Bitte wählen Sie Ihre Dauer für das Meeting []
		1:00 Stunde    30,− € [1 h]
		2:00 Stunden   60,− € [2 h]
		4:00 Stunden  120,− € [4 h]
		6:00 Stunden  180,− € [6 h]
		8:00 Stunden  240,− € [8 h]
		

Das Raum Buchungssystem kannst Du für mehrere Zwecke einsetzen. Um einen strukturierten und übersichtlichen Kalender für die Raumbuchung zu erhalten, können wir die Anfangszeiten auf bestimmte Zyklen einstellen. Siehe den nachfolgenden Bereich für zeitliche Beschränkungen.

Dauer einer Raum Buchung auswählen

Zeitliche Beschränkungen verwalten

Unter dem Ressourcen Tab, im Bereich ‘Zeitliche Beschränkungen’ kannst Du die Standarddauer für Deine Buchungen festlegen, Pufferzeiten zwischen den Buchungen einbauen und die Anfangszeiten, wann eine Buchung beginnen darf, einschränken.

Im der weiteren Anleitung gehen wir jedoch davon aus, dass wir in dem vorhergehenden Schritt den Benutzern für die Dauer der Anmeldungen erlauben, dass der Benutzer diese selber bestimmen und die Anfangs- und Endzeit selber wählen kann.

Die Standarddauer für die Raum Buchung festlegen

Damit dabei der Buchungskalender nicht wild durcheinander gerät mit krummen Buchungszeiten und großen Lücken im Terminplan, kannst Du den Kalender anwenderfreundlich halten, indem Du die zeitliche Beschränkung für die Standarddauer auf 30 Minuten festlegst. Diese Standard-Länge der Buchungseinheit gibt die geringste Buchungseinheit, die Du natürlich an jeden Wert entsprechend Deiner Anforderungen anpassen kannst. Dieser Standardwert für die Dauer einer Buchungseinheit wird dem Benutzer dann automatisch vorgeschlagen, wenn er in Deinem Kalender auf eine Stelle klickt, um eine Reservierung für einen Meetingraum zu erstellen.

Die Mindestdauer und Höchstdauer für die Raum Buchung festlegen

Mit der Mindestdauer und Höchstdauer kannst Du festlegen wie lange die Buchungen in der kleinsten Einheit sein dürfen und wie viele Einheiten ein Benutzer am Stück zusammenhängend höchstens buchen kann (dabei ist die Höchstzahl ein Vielfaches der Mindestdauer, also beispielsweise 32 x 15 Minuten = 480 Minuten, was 8 Stunden und damit einem Tag entsprechen würde). In unserem Beispiel legen wir die Mindestzeit für die Dauer eine Reservierung auf 15 Minuten fest und die Maximumzeit für die Dauer eine Buchung auf 120 Minuten. Durch diese zeitlichen Beschränkungen wird jede einzelne Buchung nur innerhalb dieser vorgegebenen Begrenzung stattfinden können.

zeitliche Beschränkungen für die Dauer einer Buchung einstellen

Die Pufferzeit zwischen zwei Terminen für die Raum Buchungen festlegen

Wenn die Pufferzeit auf 0 gestellt bleibt, dann kann der Raum direkt hintereinander in unmittelbar nacheinander folgenden Einheiten gebucht werden, ohne einen Zeitraum für Aufräumarbeiten oder Reinigung nach einem Meeting zu lassen. Eine Pufferzeit zwischen den Meetings ermöglicht einen angenehmen Übergang zwischen den einzelnen Meetings. Das könnte beispielsweise eine Zeit sein, die dafür genutzt wird den Raum aufzuräumen, zu säubern und die technische Ausstattung zu überprüfen für das nächste Meeting. In unserem Fall, planen wir eine Pufferzeit von 15 Minuten vor dem nächsten Meeting ein.

Deinen Kalender mit Slack verbinden und automatische Erinnerungen an das Reinigungsteam oder den Techniksupport nach dem Termin per Slack Messenger versenden. Du kannst auch Deine Emails zur Termin-Erinnerung anpassen und SuperSaaS in Deine bevorzugte Software integrieren.

Die Anfangszeiten der Terminen für die Raum Buchungen beschränken

In dem Bereich Anfangszeiten beschränken auf kannst Du den Zeitpunkt, wann ein Termin für eine Raumbuchung beginnen kann auf bestimmte Zeitmuster einschränken. Wenn Du keine Einschränkungen für die Startzeit eingibst, dann kann die Buchung zu jeder beliebigen Zeit beginnen, wie beispielsweise um 15:09 Uhr oder um 11:32 Uhr und so weiter. Das Weglassen einer Beschränkung für die Anfangszeiten hinterlässt den Buchungskalender mit einer großen Anzahl von Lücken zwischen den Terminen und führt zu einer wenig effektiven Nutzung des Kalenders.

Du kannst diese Lücken schließen, indem Du die Anfangszeiten für den Beginn des Termins auf einen Intervall alle 15 Minuten einstellst. Gib dafür folgenden Angaben in der Dialogbox zur Beschränkung der Anfangszeiten ein: *:15, *:30, *:45, *:00. Das bewirkt, dass jeder Termin nur zu einem bestimmten Zeitintervall beginnen kann, beispielsweise um 15:15 Uhr, 11:45 Uhr und so weiter.

Die Dauer für die Raum Buchung auf feste Zeiten runden

Weitere Lücken im Kalender können geschlossen werden, indem Die Zeit zu dem ein Termin endet gerundet wird auf die nächste Viertelstunde. Damit würden Zeitangaben mit einem Terminende von beispielsweise 15:52 auf 16:00 Uhr, 13:07 Uhr auf 13:15 Uhr gerundet werden und so weiter.

Die Verfügbarkeit für die Raum Buchung allgemein festlegen

Du kannst die Verfügbarkeit einschränken für Dein Raumbuchungssystem, indem Du die Öffnungszeiten und Schließ- und Feiertage änderst. Klicke dafür auf Öffnungszeit ändern oder bearbeitest die Öffnungszeiten über den Button ÜBERWACHEN in Deinem Kalender.

Öffnungszeiten der Räume einstellen

Dabei kannst Du für jeden Meeting Raum oder jedes Konferenzzimmer eigene und abweichende verfügbare Zeiten über die Öffnungszeiten für Deinen Kalender einrichten.

Preise und Preisdarstellungen einstellen

Die Praxis einen Meeting Raum oder ein Konferenzzimmer auch an externe Benutzer zu vermieten, wird immer beliebter. Wenn Du einen Meeting Raum oder eine Bürogemeinschaft verwaltest und Du eine Vermietung von Räumen oder Büroflächen planst, dann kannst Du die Preise in SuperSaaS einstellen. SuperSaaS bietet ein breites Angebot an Preiseinstellungen für Dein Raumbuchungssystem. Das beinhaltet das manuelle Sammeln von Kreditkarten Informationen, online Zahlung mit PayPal, Stripe, Mollie oder ePay, das Erstellen eines Guthaben-Systems, das Einbauen von Preisregeln, und das Erstellen von Rabatten und Werbeaktionen.

In diesem Bereich kannst Du entscheiden, ob Du einen festen Preis, einen Preis der sich automatisch berechnet aus einer Liste von Dir gesetzten Auswahlmöglichkeiten oder Preise, die sich abhängig von Datum, Dauer, Ressource oder verschiedener anderer Faktoren anpassen, haben möchtest. Die Art der Zahlung kannst Du einstellen im Bereich Zahlungseinrichtung auf Deinem Dashboard. Folge den Schritten in der Anleitung zum Einrichten von Zahlung, um die Zahlungen einstellen zu können.

In unserer Anleitung erstellen wir ein Raum Buchungssystem für interne Zwecke und brauche daher keine Einstellungen für Zahlung vorzunehmen.

Kalendervorgang und Ablauf der Terminbuchung anpassen

Zusätzliche zu den Möglichkeiten unter dem Ressourcen Tag, kannst Du andere Bereiche von Deinem Raum-Buchungssystem anpassen unter den Reitern Zugang, Vorgang und Layout. In diesen Bereichen kannst Du kontrollieren, wer Zugang zu Deinem Kalender hat, automatische Nachrichten und Termin-Erinnerungen mit Email und SMS senden und das Aussehen von Deinem Kalender anpassen. Genaue Informationen dazu findest Du in unserer Support Dokumentation

Vorgang des Benutzers festlegen

Du kannst den Ablauf und damit den Vorgang, wie eine Buchung für den Benutzer in Deinem Raum-Buchungssystem in den Teilschritten aussehen soll einfach selber anpassen.

Kontakt-Felder im Buchungsvorgang für den Benutzer festlegen

Unter dem Reiter Vorgang kannst Du zuerst die Felder anpassen, die der Benutzer bei jeder Reservierung benutzen und ausfüllen soll. Dabei muss ein Benutzer das Pflichtfeld ausfüllen, hat selber die Wahl, ob er ein Optional-Feld ausfüllen möchte und die Felder unter ‘Nicht fragen’ werden dem Benutzer nicht gezeigt. Du kannst die beiden unteren Felder als weitere Funktion bei der Benutzer-Anmeldung selber anpassen. Wenn Du rechts auf ‘Anpassen’ klickst, kannst Du beispielsweise ein Feld für Gutscheinnummern oder Coupon Kodes einrichten, ein Textfeld eingeben oder ein Drop-down-Menü einfügen, aus dem der Benutzer auswählen kann.

Eingabefelder in Deinem Kalender anpassen

Formular in den Buchungsvorgang einfügen

Du kannst zusätzliche Informationen bei Deinen Kunden abfragen oder auch nur ein Zustimmung einfordern, indem Du ein Formular in den Buchungsvorgang einfügst. Formulare kannst Du in unserem Formular-Editor selber erstellen und dann unter Vorgang auswählen, welches Formular Du in den Buchungsvorgang integrieren möchtest.

Wiederholte Buchungen erlauben

Du kannst es den Benutzern erlauben ihre Buchung für die Raumreservierung zu wiederholen. Klicke dafür bei ‘Fügen Sie dem Dialogfeld für neue Meetings die Option Wiederholen hinzu’ und setze dort ein Häkchen. Du kannst Dir dazu unser kurzes Video in englischer Sprache ansehen.

Buchungen und Termine eindeutig zuordnen

Mit dem Feld ‘ID’ erhält jede Buchung eine einmalige Nummer, mit der Du Termine und Buchungen eindeutig zuordnen kannst. Es kann sinnvoll sein diese anderen Benutzern zu zeigen, wenn diese entweder mit Dir zusammenarbeiten und Deinen Kalender mit verwalten sollen oder Du Deinen Benutzern erlauben möchtest ihre Buchungen selber ändern zu dürfen.

Zahlung und Bezahlung

Eine ausführliche Beschreibung, wie Zahlung für Deinen Kalender eingerichtet werden kann findest Du unter Zahlungen für Deinen online Terminkalender ermöglichen. Unter Vorgang kannst Du dann festlegen, ob die bereits erfolgte Bezahlung für Dich und andere Superbenutzer sichtbar sein soll oder nicht und in welcher Form Du Deine Kunden und Benutzer um Bezahlung bitten möchtest.

In diesem Beispiel buchen die Benutzer innerhalb einer Firma und reservieren die firmeneigenen Konferenzzimmer und Meetingräume und deswegen ist keine Bezahlung nötig.

Automatische Bestätigung der Buchung per Email/SMS senden

Sende automatische Bestätigungen und Erinnerungen als Nachricht an Deine Benutzer, indem Du diese Einstellungen unter dem Reiter Vorgang einstellst. Du kannst aussuchen, ob die Reservierung bestätigt wird, den Benutzer selber wählen lassen, ob er eine Bestätigung der Reservierung zugesendet bekommen möchte oder Du entscheidest Dich immer eine automatische Email bei jeder Buchung zu versenden. In unserem Fall möchten wir, dass der Benutzer immer weiß, dass seine Buchung im Kalender bestätigt wurde.

sende automatische Bestätigungen der Buchungen per Email

Benutzer auf die richtige Webseite nach der Buchung schicken

Entscheide auf welche Webseite Dein Benutzer weitergeleitet werden soll, wenn die Buchung abgeschlossen ist. Entweder er bleibt auf der Kalenderansicht und Du lässt den Benutzer da, wo er ist oder Du schickst ihn auf die Agendaseite, eine Webseite, die alle Kalender in Deinem Konto zur Auswahl anzeigt. In der dritten Option kannst Du Deinen Benutzer auch wieder auf eine von Dir ausgesuchte richtige Webseite weiterleiten, sobald er die Buchung abgeschlossen hat. Damit kannst Du eine Weiterleitung zu Deiner Webseite einrichten. Das ist dann besonders empfehlenswert, wenn Du den Meeting Raum an fremde Personen vermietest und sie weitere Angebote auf Deiner Webseite ansehen sollen.

eine Weiterleitung zu Deiner Webseite einrichten

Automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Informationen von Buchungen versenden

Im nächsten Bereich kannst Du in mehreren Einzelschritten entscheiden wann und ob Bestätigungen, Erinnerungen und Informationen über die Buchungen automatisch versendet werden sollen.

Benutzer automatisch an ihren Termin erinnern

Als nächstes kannst Du die Häufigkeit von Erinnerungen oder auch Folgenachrichten, die der Buchung als automatische Email folgen sollen, einstellen. Wähle Eine Email-Erinnerung im Voraus senden und stelle die Zeit ein, wie viel Zeit vor dem gebuchten Meeting die Email-Erinnerung an Deinen Benutzer gesendet werden soll. Du kannst auch Termin-Erinnerungen per SMS senden. Teile weitere Anweisungen darüber, wie der Meeting Raum hinterlassen werden soll in einer automatischen Folgenachricht. Am besten soll der Benutzer die Nachricht erhalten kurz bevor das Meeting zu Ende geht in etwas 5 Minuten vor der Endzeit des Termins. Wähle dafür Eine Email als Erinnerungswiederholung schicken und gib einen negativen Wert ein, um eine Folgenachricht vor dem Terminende zu versenden. Du kannst jede Email Nachricht personalisieren und anpassen unter dem Reiter Layout in Deinem Kalender.

sende automatische Folgenachrichten

Als Administrator über alle Änderungen automatisch informiert werden

Wenn Du als Administrator über alle Änderungen informiert werden willst, dann kannst Du Dir eine automatische Nachricht darüber per Email zusenden lassen. Dabei kannst Du aussuchen, ob Du bei jeder Änderung, nie oder einmal am Tag informiert werden willst. Du kannst dabei alle Email-Adressen oder Telefonnummer, die einmal am Tag eine Übersicht erhalten sollen unter Sollen wir noch jemanden von einem neuen oder geänderten Meeting benachrichtigen? mit Komma getrennt hintereinander auflisten.

eine Übersicht der Termine senden und erhalten

Eigene Regeln für die Kündigung machen

Es ist unangenehm, wenn Kündigungen eine Lücke in Deinem Kalender erzeugen. Du kannst eigene Regeln für die Kündigung machen und Benutzer davon abhalten am Ende der Buchung selber irgendeine Änderung vornehmen zu können. Lege fest, wie weit im Voraus Benutzer weitere Buchungen hinzufügen und ihre eigenen Buchungen ändern oder löschen können.

Als Administrator unterliegst Du diesen Regeln nicht und kannst also jederzeit weitere Buchungen hinzufügen, ändern oder löschen.

Mache eigene Regeln für die Kündigung

Du kannst auch die Zeitzone zu der Deine Termine gemacht werden ändern, falls das für Dich nötig sein sollte.

Zugang zum Kalender kontrollieren

Du hast die komplette Kontrolle darüber, wer Zugang zu Deinem Kalender hat. Unter ‘Zugangskontrolle’ auf Deinem Dashboard kannst Du den Zugang für Dein gesamtes Konto kontrollieren. Den Zugang für jeden einzelnen Kalender hast Du in Deinem Kalender unter dem Reiter Zugang in der Übersicht und kannst so jedem Kalender eigene Zugangsrechte geben. Darüber hinaus kannst Du einzelnen Benutzern besondere Rechte für den Zugang geben und Benutzergruppen anlegen und diese nur für den Zugang zu bestimmten Kalendern freigeben.

Benutzer-Rollen & Verantwortung vergeben

Besondere Rechte an Benutzer für den Zugang zum Kalender in Deinem Team vergeben, weil Du sie als Superuser hinzufügen kannst und dabei kontrollieren kannst, was Superuser in Deinem Kalender machen dürfen. Wer den Kalender sehen darf, neue Reservierungen machen darf und eingegangene Buchungen aktualisieren oder löschen darf, kannst Du auch festlegen. Du kannst die Informationen für jede Buchung vor externen Besuchern der Seite verbergen, falls gewünscht.

vergib Benutzer-Rollen und Verantwortung

Es ist möglich den Zugang zu allen Kalendern in einem Konto einzuschränken in dem Bereich ‘Zugangskontrolle’ auf dem Dashboard. Einfach dort festlegen, wer einen Login-Namen für Deinen Kalender erstellen darf. Wenn Du den Kalender ausschließlich innerhalb Deiner Organisation verwenden willst, dann kannst Du beispielsweise nur Benutzern mit einem Email-Namen, der den Domain-Namen Deiner Firma beinhaltet, erlauben damit einen Login-Namen zu erstellen.

verwalten wer sich in den Kalender einloggen kann

Erstelle Benutzergruppen

Eine genaue und detaillierte Kontrolle über den Zugang zu Deinem Kalender erhältst Du mit unserer Benutzergruppen Funktion. Erstelle Gruppen für jede Abteilung, wie beispielsweise der Marketing Abteilung, Finanzabteilung und so weiter. Als nächstes teile die Benutzer ihrer entsprechenden Benutzergruppe zu. Nachdem Du eine Benutzerliste erstellt hast, kannst Du Kalender zu jeder Gruppe zuordnen. Diese Funktion ist dann sehr hilfreich, wenn es Meeting Räume oder andere Arbeitsräume und Ressourcen gibt, die nur für eine bestimmte Abteilung verfügbar sind, während andere Räume für alle zur Verfügung stehen. Dabei können auch mehrere Benutzergruppen einem Kalender zugeordnet werden.

Buchungsstatistiken überwachen

Behalte Deine Buchungsstatistiken im Auge und überwache sie regelmäßig. Du kannst Statistiken zu Buchungen unter der Ansicht ÜBERWACHEN in Deinem Kalender sehen.

Statistik der Raum-Buchung ansehen

Kalender aus Benutzersicht testen

Du solltest den Kalender aus der Benutzersicht testen, damit Du sicher sein kannst, dass alles so funktioniert, wie Du es brauchst. Ein Kalender sieht für einen Administrator anders aus als für einen Benutzer. Deswegen empfehlen wir einen wiederholten Durchgang mit bauen, testen und der Wiederholung von diesem Durchgang.

Ein schneller Weg für den Test ist das Kopieren der URL von Deinem Kalender in ein ‘Inkognitofenster’ (Chrome) oder in ein ‘Neues Privates Fenster’ (Safari, Firefox) in Deinem Browser. Dann loggst Du Dich in das private Fenster als Benutzer ein, während Du in dem anderen Fenster als Administrator angemeldet bleibst. Alternativ kannst Du Dich auch einfach in einem zweiten anderen Browser als Benutzer anmelden und dort den Raum Buchungskalender ausprobieren.

Den Link zu Deinem Kalender findest Du oben im Bereich ÜBERWACHEN in Deinem Kalender. Wenn Du zufrieden bist, wie Dein Buchungskalender funktioniert, dann kannst Du damit anfangen Buchungen in Deinem Kalender anzunehmen, indem Du den Link zu Deinem Kalender mit anderen teilst. Jeder Kalender hat eine eigene Webadresse, auf die der Benutzer klicken kann, um dort Buchungen machen zu können.

online Raum Buchungskalender

Beachte bitte: Neue Benutzer brauchen beim ersten Mal eine Login-ID und ein Passwort. Beim nächsten Mal können sie sich einfach mit ihrer vorhandenen ID in den Systemeinstellungen einloggen, um neue Buchungen zu erstellen oder vorhandene zu aktualisieren. Die schnellste Art eine Buchungserstellung im Kalender zu vereinfachen, besteht darin den Kalender-Link auf mehreren Kanälen zu teilen.

Kalender-Link mit Deinen Benutzern teilen

Wenn Du Deinen Raum Buchungskalender erfolgreich getestet hast und sicher bist, dass er voll und ganz in seinen Funktionen Deine Erwartungen erfüllt, dann kannst Du anfangen den Kalender-Link zu teilen und Benutzern erlauben Buchungen im Kalender zu machen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Du Deinen Kalender-Link mit Deinen Benutzern teilen kannst:

  1. Einen Link zu Deinem SuperSaaS Raum Buchungssystem auf Deine eigene Webseite einsetzen
  2. Einen Link zu Deinem SuperSaaS Raum Buchungssystem auf einen Call-to-Aktion-Button, wie beispielsweise ‘Jetzt Buchen’ auf Deiner eigenen Webseite einsetzen
  3. Die Seite mit der Raumbuchung auf Deiner eigenen Webseite mit einem iFrame einbetten

Finde mehr darüber raus, wie Du einen Kalender in Deine Webseite integrieren kannst.

Geräte

Auf allen Geräten erreichbar sein

Dein SuperSaaS Buchungskalender kann einfach jederzeit und überall auf den unterschiedlichsten Geräten über seinen Kalender-Link erreicht werden. Du bist damit über jedes Gerät, das Internetzugang hat, erreichbar.

Den Kalender mit dem eigenen Markennamen einsetzen

Du kannst auch einen eigenen Domain Namen erstellen und einsetzen und die Software von SuperSaaS mit einem White Label versehen und damit den Namen quasi unsichtbar machen, damit das System ganz zu Deinem eigenen Buchungssystem mit Deinem eigenen Markennamen wird.

Termine aus dem Raum Buchungssystem mit anderen Arbeitskalendern synchronisieren

Du kannst die Termine der Buchungen Deiner Benutzer einfach bereit stellen, damit diese sie in ihren Kalender übernehmen können. Das kannst Du erreichen, indem Du in den Text der Email zur Terminbestätigung das magische Wort '$ical' integrierst. Das magische Wort exportiert dann automatisch die Termindaten der Buchung in den Kalender des Benutzers, wenn er auf das ical-Symbol klickt. Unten findest Du ein Beispiel, wie ein Benutzer von Gmail, die Mitteilung sehen wird. Gehe dafür unter KONFIGURIEREN zu dem Reiter Layout in Deinem Kalender und füge das Wort ‘ical' in das weiße Feld unter der Überschrift ‘Nachricht, die Email-Bestätigungen für Meetings hinzugefügt werden soll' ein.

Hier kannst Du sehen, wie diese Nachricht zur Buchungsbestätigung für einen Gmail Benutzer aussehen wird:

von SuperSaaS gesendete Emails zur Buchungsbestätigung mit einem automatischen Kalendereintrag erweitern

Beachte bitte: Die Email kann in unterschiedlichen Email Providern anders aussehen. Auf jeden Fall wird die iCal-Datei immer als Anhang der Email erscheinen, egal welcher Email-Service-Provider die Email versendet.

Das Aussehen und den Look des Kalenders anpassen

Das Aussehen des Kalenders und was der Benutzer sehen kann, kannst Du unter KONFIGURIEREN unter dem Reiter ‘Layout’ einstellen. Das Aussehen des gesamten Kontos und der darin enthaltenen Kalender und auch die Farben im Dashboard werden unter dem Bereich ‘Layouteinstellungen’ auf dem Dashboard eingestellt.

Emails und Meldungen im Kalender anpassen

Du kannst die Meldung, die im dem weißen Feld über dem (Termin)Plan angezeigt werden soll persönlich anpassen und dort Deinen Benutzern weitere Informationen über die Buchungen mitteilen. Diese Meldung kannst Du einfach mit Informationen, wie Name, aktuellem Stand von Guthaben oder einem Link zur Weiterleitung (damit Benutzer die Buchung selber verändern können) und weiteren Möglichkeiten anpassen und personalisieren. Lies unseren Blog Beitrag, um zu erfahren, wie Du Deine Emails bei SuperSaaS personalisieren kannst.

Bilder und Videos einfügen

In die Meldungen für den Kalender kannst Du auch Fotos, Bilder und Videos einfügen, die Dein Angebot veranschaulichen. Beachte dabei, dass diese Bilder und Filme bereits im Internet verfügbar sein müssen. Wie Du dabei vorgehen kannst, erfährst Du in unserem Blog Beitrag, wie Du Bilder und Videos in Deinen Kalender einfügen kannst.

Dein Logo einfügen

Wie Du Dein Firmen Logo einfügen kannst, erfährst Du in unserem Video.

Aussehen und Farben des Kalenders anpassen

Wenn Du das Aussehen und die Farben des Kalenders anpassen möchtest, dann kannst Du verschiedene Möglichkeiten für die Formatierung ausprobieren. Wie Du die Farben des Kalenders anpassen kannst, erfährst Du in unserem Service Bereich.

SuperSaaS im Alltag einsetzen

Wenn jetzt Dein Raum Buchungssystem vollständig funktioniert, dann kannst Du weitere Tipps zur Verbesserung finden im Bereich im Alltag mit dem Kalender arbeiten.

Setze unsere Webhooks und API ein, um Deinen Meeting Raum mit Deinen Geräten zu verbinden. Beispielsweise kann damit die Tür zum Meeting Raum zu einer bestimmten Zeit geöffnet werden bei internetbasierten Schlossfunktionen.

Erstelle Deinen eigenen Arbeitsablauf mit SuperSaaS und entdecke einige fortschrittliche Funktionen, wie ein geheimes Supervisor Feld hinzufügen, ein kundenspezifisches Drop-down-Menü erstellen, URL Erweiterungen einsetzen, um verschiedene versteckte Optionen zu ermöglichen und viel mehr.